بررسی مزایا و معایب BPMS ( سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار )

کسب‌وکارهایی که می‌خواهند در محیط رقابتی امروزی پیشرفت کنند، باید از ابزارهای فناوری به‌ عنوان بخشی از استراتژی بهینه‌سازی فرایندهای خود بهره ببرند. یکی از این ابزارها سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) است. در نتیجه آگاهی از مزایا و معایب BPMS، نکته‌ای است که برنده‌ها را از بازنده‌ها جدا می‌کند.
مزایای مدیریت فرایند کسب‌وکار می‌تواند به طور قابل‌ توجهی کارایی سازمان شما را بهبود بخشد. در این مقاله نیز به بررسی مزایا و معایب BPMS می‌پردازیم:

معرفی سیستم مدیریت فرایند کسب‌ و کار

در کنار مزایا و معایب BPMS، باید گفت سیستم مدیریت فرایند کسب‌ و کار یک راهکار ایده‌آل برای شناسایی، طراحی، اجرا، مستندسازی، اندازه‌گیری، نظارت و کنترل فرایندهای خودکار و غیر خودکار برای دستیابی به نتایج هدفمند و سازگار با اهداف استراتژیک سازمان است. BPMS مزایای با ارزشی که ایجاد می‌کند، سازمان را قادر می‌سازد تا اهداف خود را با چابکی بیشتری دنبال کند.
به عبارتی؛ BPMS نوع جدیدی از محیط کسب‌وکار را فراهم می‌کند. در اینجا از اصطلاح «محیط» استفاده می‌کنیم به این دلیل که سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار، محیط عملیاتی که فرم‌ها و فرایندها را به آسانی و دقیق پیاده سازی می‌نماید.

به‌طورکلی:

1. مدل‌سازی فرایند به کسب‌ و کارها کمک می‌کند تا دید بهتری به فرایند داشته باشند.
2. مدیریت قوانین کسب‌ و کار به کسب‌ و کار کمک می‌کند تا به انطباق و سازگاری دست یابد.
3. بهینه‌سازی و یا شبیه‌سازی فرایند به کسب‌ و کار کمک می‌کند تا مشکلات فرایند را پیدا کند و سناریوهای «what if» را آزمایش نماید.
4. مشاهده فرایند و نظارت بر فعالیت‌های کسب‌وکار، به وضوح مشکلات مربوط به فرایند را شناسایی می‌کند.

بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار bpms چیست؟

مزایای BPMS

۱) افزایش کارایی و بهره‌وری:
BPMS برای سازمان‌هایی که تمایل دارند فرایندهای کسب‌ و کارشان را بهبود دهند، ضروری است. این سیستم با حذف گردش کارهای اضافی، بهره‌وری را افزایش و عملکرد سازمان را ارتقاء می‌دهد. همچنین درک و پیاده‌سازی فرایندهای کسب‌وکار را آسان‌تر می‌کند.

۲) بهبود مستمر و چابکی:
از مزایای BPMS این است که سازمان‌ها می‌توانند با ایجاد فرایندهای ترکیبی، چابکی را افزایش دهند و به‌سرعت با شرایط متغیر بازار سازگار شوند. این سیستم قابلیت سفارشی‌سازی گردن کار را دارد تا آنها را با قوانین سازمان سازگاری کند.

۳) کاهش هزینه‌ها:
با استفاده از مزایای BPMS هزینه‌های عملیاتی کمتر به حاشیه سود بالاتر و بودجه سازمانی بهتر منجر می‌شوند. یک سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار، فرایندها را کنترل می‌کند و مطمئن می‌شود که آنها هیچ مسیر غیرضروری را طی نمی‌کنند و یا اقدامات ناخواسته‌ای انجام نمی‌دهند. این ابزار گلوگاه‌های فرایندها را از بین می‌برد و ریسک سازمان را به حداقل می‌رساند.

۴)  افزایش سودآوری:
هنگامی که سازمان‌ها عملیات ناکارآمد را حذف می‌کنند، سود بیشتری به دست می‌آورند. نرم افزار BPMS فرایندهای موجود را بهبود می‌بخشد تا سازمان بتواند راه‌حل‌های بهتری برای گردش کارها پیدا کند و با تخصیص درست منابع، هرگونه اتلافی را از بین ببرد. این عمل، به طور قابل‌ توجهی زمان چرخه فرایند را تسریع می‌کند.

۵) تضمین انطباق و امنیت:
سازمان‌ها باید با مقررات مرجع خود مطابقت داشته باشند و از مزایای BPMS همین مورد است که می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند. به‌طوری‌که انطباق با استانداردها و الزامات نظارتی را تضمین می‌کند. در نتیجه اجرای سیاست‌ها و کنترل‌های داخلی نیز آسان‌تر خواهد شد. سازمانی که از BPMS استفاده می‌کند ایمن‌تر، سازماندهی شده‌تر و قابل اعتماد تر است.

۶) دید کامل‌تر:
هنگامی که فرایندها استاندارد می‌شوند، خطاهای انسانی کاهش می‌یابند. تجزیه‌ و تحلیل‌های بکار گرفته شده در BPMS به کاربران دید بیشتری درمورد عملکرد فرایند داده می‌شود و به آن‌ها کمک می‌کند تا به‌سرعت گلوگاه‌ها را شناسایی کنند.

معایب BPMS

در کنار تمام مزایای سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار، یکی از معایب BPMS، احتمالاً سنگین بودن سرمایه‌گذاری اولیه در پیاده‌سازی ابزارهای BPMS برای بسیاری از مشاغل کوچک است. همچنین طراحی، اجرا و نگهداری یک سیستم مدیریت فرایند می‌تواند بسیار هزینه‌بر باشد و باید هزینه‌های تعمیر و نگهداری زیرساخت‌ها را هم در نظر گرفت.

از دیگر معایب BPMS، پیچیدگی و طراحی دوباره‌ی تمام فرایندهای سازمان است که مستلزم صرف زمان و تلاش بسیاری است. همچنین، ساختار آن به گونه‌ای است که به کارمندان اجازه نمی‌دهد تا به هر طریقی که خودشان مناسب می‌دانند روی راه حل‌ها کار کنند. آنها باید تابع فرایندهای مشخص شده باشد و همین موضوع ممکن است باعث مقاومت کارکنان در استفاده و همسو شدن با BPMS شود.

چرا نرم افزار ICAN BPMS؟

1. سهولت استفاده:
   از مزایای مدیریت فرایند کسب‌ و کار آی‌کن، رابط بصری و سهولت استفاده از آن است، تا کاربران بتوانند به‌سرعت خود را تطبیق دهند. یک پلت فرم پیچیده می‌تواند به معنای تاخیر در اجرا و نهایی کردن کارها باشد زیرا کاربران باید زمان بیشتری را صرف یادگیری نحوه استفاده از نرم‌افزار کنند تا کار.
2. نرخ بازگشت سرمایه (RIO):
   فقط کافی است نگاهی به درخت صرفه‌ جویی تعدادی از پروژه‌های اجرا شده توسط BPMS ICAN داشته باشید تا مزایای BPMS در بازگشت سرمایه و تأثیری که بر سازمان شما خواهد داشت را بیابید. ROI را می‌توانید براساس صرفه‌جویی در هزینه خودکارسازی وظایف تکراری و اشتباهات نظارتی و منابع ذخیره شده تخمین بزنید.
3. مقیاس‌پذیری بالا:
   ICAN BPMS نیازهای خاص شما را برطرف می‌کند و به شما فرصت افزایش مقیاس سازمان را می‌دهد. یک سیستم منعطف به سازمان شما کمک می‌کند تا با پیشرفت‌های تکنولوژیکی و شرایط متغیر بازار هماهنگ باشد.
4. طراحی به‌ سادگی یک DRAG & DROP:
   ابزارهای طراحی فرم پیچیده می‌توانند کارمندان شما را از پذیرش کامل ابزار BPMS شما منصرف کنند. برای استفاده از نرم افزار ICAN BPMS و زیرسیستم‌های آن، نیازی به دانش برنامه‌نویسی و دوره‌های آموزشی طولانی نخواهید داشت. این نرم‌افزار به کاربران غیرفنی اجازه می‌دهد تا انواع فرایندها را به ساده‌ترین شکل ممکن ایجاد کنند.

نتیجه:

بسیاری از شرکت‌ها از مجموعه‌ای از ابزارها برای کارهای روزمره استفاده می‌کنند، اما انجام همه کارها در یک پلتفرم برای کارمندان بسیار آسان‌تر است. فارغ از مزایا و معایب BPMS، این سیستم تمام داده‌های برنامه‌های مختلف را متمرکز می‌کند، تا دسترسی و یکپارچه‌سازی ابزارهای موردنیاز، راحت‌تر از قبل فراهم شود.

با این حال، برای به‌دست‌آوردن مزیت رقابتی نسبت به سایرین، قبل از تصمیم‌گیری در مورد انتخاب BPMS، ابتدا به طور دقیق، مزایا و معایب BPMS را برای سازمان خود بررسی کنید. ماهیت کسب‌وکار خود، تعداد فرایندهایی که دارید، گستره‌ی پروژه‌ها و بودجه خود را در نظر بگیرید. همچنین نقاط درد (گلوگاه‌های) خود را مشخص کنید. مشکلات را تا جایی که امکان دارد به طور شفاف ترسیم کنید و سپس بهترین سیستم BPMS را برای حل آنها انتخاب کنید.