اين روزها در همه جا سخن از مهاجرت به سوی سازمان فرایندگرا است اما واقعا فرایندگرایی چیست؟ تعریف فرایندگرایی چگونه است؟
شرکت ها و سازمان ها معمولا برای اداره خود از ساختار وظیفه ای استفاده می کنند. ساختاری به شدت سنتی. این ساختار، همانگونه که از نامش پیدا است روی وظیفه ها تاکید دارد. مانند دریافت و خدمت مشتری، وارد کردن آن به رایانه، بررسی اعتبار مشتری، بررسی موجودی کالا، گزینش و بسته بندی سفارش، حمل و نقل، بارگیری و ارسال کالا به مشتری. سازمان وظیفه ای بر اساس وظیفه طراحی و ایجاد می شود. از این رو برای قسمت واحدهای جداگانه در نظر گرفته می شود از طراحی محصول تا تولید، انبار، بازاریابی و فروش. از آنجایی که این بخش های طراحی شده به هم وابسته هستند و وظایف مستقل نیستند، کارایی به این شیوه کاهش می یابد. از سوی دیگر ارزیابی ها مشکل شده و مشخص نمی شود که مسئولیت واحدهای مختلف با چه کسانی است. در این سیستم اگر کسی عملکرد ضعیفی داشت یا اشتباهی کرد مربوط به کدام بخش است و چه تاثیری روی فعاليت کل مجموعه خواهد داشت. از سوی دیگر با این شیوه هزینه های سازمان زیاد می شود و سازمان مربوطه توسعه نیافته و بهبود نخواهد یافت. بنابراین توصیه می شود که سازمان ها به سمت سیستم فرایندگرا و فرایند محور حرکت کنند.
اما چرا؟ ساختار فرایند گرا چه هدفی را دنبال می کند؟ سازمان فرایندگرا سازمانی کاملا مقابل سازمان وظیفه ای است. به عبارتی سازمانی با رویکرد فرایند گرا تمام کارهایش به هم وابسته است مانند یک زنجیره می ماند که یکی بدون یکی دیگری بی معنا می شود و به تنهایی ارزشی ندارد.
کارکنان به فرایندگرایی می اندیشند و به تمام مراحل کار و زنجیره حساس هستند. این سیستم دارای رهبر است و کارکنان را با طراحی و برنامه ریزی به سمت هدف سازمان هدایت می کند. برای سازمان فرایندگرا رضایت مشتری مهم است چرا که مجموعه وظایف در نظر گرفته می شود. طراحی سازمان فرایند محور منجر به ارتقا کیفیت محصول، ورود سریع به بازار، سرعت در تحویل، بهبود عملکرد مالی و … می گردد.
سازمان فرایندگرا کارایی کارکنان را نیز افزایش می دهد البته باید توسط رهبر به سمت هدف سازمان هدایت شوند بنابراین باید فرهنگسازی صورت گیرد و کارکنان آموزش ببینند. وقتی این اتفاق ها بیفتد کارکنان کار گروهی را ترویج می دهند و بر کارهای گروهی تاکید و آن را به همکاران جدید خود انتقال می دهند. از سوی دیگر تعهد را می آموزند و انگیزه ذاتی آنها افزایش می یابد و این موضوع بر افزایش عملکرد سازمان تاثیر مثبتی می گذارد و کارایی سازمان را افزایش می دهد. هر عضو سازمان می دانند که باید فعالیت های خود را به درستی انجام دهند تا در رسیدن سازمان به اهدافش کمک کنند.
در سیستم فرایند گرا مدیران می دانند کارها از ابتدا و تا انتها چگونه انجام می شود چون برای هر کدام از آنها به صورت شفاف برنامه ریزی شده است. برای تمام فرآیندها تعریف درستی ارائه شده است و کارکنان نیز با آموزش با آن آشنا شده اند. کارکنان می دانند که هماهنگی با همکاران رمز موفقیت است تا خروجی خوبی در سازمان حاصل شود.
سازمان ها و شرکت هایی که به فکر پیشرفت، توسعه، افزایش کارایی به همراه بکارگیری تمام کارکنان و همکاری آنان هستند، بهتر است که به جای تمرکز کردن روی سازمان وظیفه گرا به دنبال مهاجرت به سوی سازمان فرآیند محور و شرکت هایی که ابزار نرم افزاری منطبق با سازمان فرایندگرا را تولید کرده اند باشند.
