مدیریت هوشمند فرآیندهای کسب‌وکار با بهترین نرم افزار BPMS

در دنیای دیجیتال امروز، مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (Business Process Management) یا همان BPM به یکی از نیازهای اصلی سازمان‌ها تبدیل شده است. کسب‌وکارها به دنبال روش‌هایی هستند که بتوانند فرآیندهای داخلی خود را به صورت هوشمند، بهینه و سریع مدیریت کنند. نرم‌افزارهای BPMS (Business Process Management System) ابزارهایی هستند که این امکان را فراهم می‌کنند.

نرم‌افزارهای BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار) ابزارهای مدیریتی‌ست که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را به صورت اتوماتیک، دقیق و کارآمد مدیریت کنند. هدف اصلی BPMSها بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی از طریق طراحی، اجرا، نظارت و بهبود مداوم آن‌هاست.

افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها، بهبود هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان، انعطاف‌پذیری در مواجهه با تغییرات سازمانی، مستندسازی فرآیندها و تسهیل انتقال دانش از جمله ویژگی‌های نرم افزارهای BPMS است. ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار BPMS  عبارت هستند از:

• مدلسازی فرآیندها: به کاربران این امکان را می‌دهد که فرآیندهای کسب‌وکار خود را به صورت بصری و گرافیکی طراحی کنند.
• اجرای فرآیندها: بعد از طراحی، فرآیندها به صورت خودکار اجرا می‌شوند و وظایف بین افراد و سیستم‌ها تقسیم می‌شود.
• نظارت بر عملکرد: نظارت لحظه‌ای بر عملکرد فرآیندها و شناسایی گلوگاه‌ها و مشکلات در زمان واقعی.
• بهبود مستمر: قابلیت بهبود و بهینه‌سازی فرآیندها با استفاده از داده‌ها و اطلاعات تحلیلی که از نظارت به‌دست آمده‌اند.

اما با وجود گزینه‌های متعدد در بازار، انتخاب بهترین نرم‌افزار BPMS کار ساده‌ای نیست. در این مقاله به بررسی معیارهای مهم برای انتخاب بهترین نرم‌افزار BPMS و مقایسه‌ای بین نرم‌افزارهای مختلف موجود در بازار می‌پردازیم و همچنین بهترین نرم‌افزار BPMS  ایرانی را معرفی می‌کنیم.

معیارهای انتخاب بهترین نرم‌افزار BPMS

پیش از معرفی بهترین نرم افزار BPMS باید با ویژگی‌ها و معیارهای کاربردی آن آشنا شد. هر کسب‌وکاری نیازها و اولویت‌های خود را دارد، اما معیارهایی وجود دارند که برای همه مهم هستند و برای انتخاب یک نرم‌افزار BPMS مناسب، باید به فاکتورهای مورد نیاز سازمان توجه ویژه‌ای داشت. در ادامه به مهم‌ترین معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار BPMS اشاره می‌کنیم:

– رابط کاربری (UI)

یکی از عوامل مهم در انتخاب یک نرم‌افزار BPMS رابط کاربری آن است. نرم‌افزار باید یک رابط کاربری ساده و جذاب داشته باشد تا کاربر بتواند به راحتی از آن استفاده کند. پیچیدگی‌های اضافی ممکن است منجر به عدم استفاده صحیح از نرم‌افزار توسط کاربران شود.

– قابلیت استفاده آسان

یکی دیگر از معیارهای مهم، سهولت استفاده از نرم‌افزار است BPMS باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که کاربران با هر سطح مهارتی بتوانند به سرعت آن را فرا گیرند و از آن استفاده کنند.

– ویژگی‌ها و کارایی

یک BPMS مناسب باید ویژگی‌های گسترده‌ای داشته باشد تا بتواند تمام نیازهای مختلف یک کسب‌وکار را پوشش دهد. این ویژگی‌ها ممکن است شامل اتوماسیون فرآیندها، نظارت بر عملکرد، گزارش‌گیری و… باشند.

– تقویت پایگاه داده BPM

یک نرم‌افزار BPMS قوی باید امکان تقویت و نگهداری پایگاه داده‌های مربوط به فرآیندهای سازمانی را داشته باشد. این ویژگی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات خود را بهینه‌سازی کرده و فرآیندهایشان را بهتر مدیریت کنند.

– مدل‌سازی بصری گردش کار

یک BPMS مناسب باید امکان مدل‌سازی بصری گردش کار را فراهم کند. این ویژگی به کاربران کمک می‌کند تا فرآیندها را به صورت تصویری مشاهده کرده و درک بهتری از آن‌ها داشته باشند.

– ادغام IT و غیر IT

یکی از نقاط قوت نرم‌افزار BPMS توانایی آن در ادغام بخش‌های IT و غیر IT سازمان است. نرم‌افزارهای قدرتمند BPMS قابلیت این را دارند که به‌طور همزمان نیازهای فنی و غیرفنی سازمان را پوشش دهند.

– قابلیت ادغام و ارتباط با سایر ابزارها

نرم‌افزار BPMS باید توانایی ادغام با سایر سیستم‌ها و ابزارهای موجود در سازمان مانند CRM و ERP را داشته باشد. این قابلیت، به‌ویژه برای سازمان‌هایی که از چندین سیستم اطلاعاتی مختلف استفاده می‌کنند، بسیار مهم است.

– مقایسه قیمت

هرچند قیمت نباید تنها معیار انتخاب باشد، اما همیشه یکی از عوامل مهم تصمیم‌گیری است. باید به نسبت قیمت و ارزش ارائه‌شده توسط نرم‌افزار توجه شود.

– مدل‌سازی بصری فرآیندها

نرم‌افزار باید امکان مدل‌سازی بصری فرآیندها (با استفاده از BPMN یا استانداردهای مشابه) را فراهم کند تا کاربران بتوانند به سادگی فرآیندها را طراحی و مدیریت کنند.

– پشتیبانی و به‌روزرسانی‌ها

اطمینان از پشتیبانی خوب و ارائه به‌روزرسانی‌های منظم توسط ارائه‌دهنده نرم‌افزار بسیار مهم است، چرا که کمک می‌کند نرم‌افزار با تغییرات جدید سازگار بماند.

– قابلیت گزارش‌دهی و نظارت

نرم‌افزار باید ابزارهای قوی برای تحلیل و گزارش‌دهی در مورد عملکرد فرآیندها داشته باشد تا سازمان بتواند به‌طور مداوم به بهبود آنها بپردازد.

بیشتر بخوانید: مزایای مدیریت فرایند کسب و کار

لیست بهترین نرم‌افزارهای BPMS در ۲۰۲۴

با توجه به معیارهای ذکر شده، در این بخش به بررسی چندین نرم‌افزار BPMS می‌پردازیم که در سال ۲۰۲۴ بهترین عملکرد را دارند. این نرم‌افزارها هم شامل محصولات خارجی و هم محصولات داخلی هستند تا نیازهای مختلف کسب‌وکارها را پوشش دهند.

– آی‌کن  ( ICan BPMS )

یکی از بهترین نرم‌افزارهای BPMS ایرانی، نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار آی‌کن است. این نرم‌افزار با دارا بودن ویژگی‌های متعددی مانند رابط کاربری کاربرپسند، قابلیت ادغام با سایر سیستم‌ها و امکانات قدرتمند مدیریت فرآیندها، توانسته است به یکی از برترین گزینه‌ها برای کسب‌وکارهای ایرانی تبدیل شود. با استفاده از این نرم‌افزار بازده عملیاتی سازمان ارتقا یافته و با انجام اتوماسیون امور فرآیندها با حداقل خطا انجام می‌پذیرد. دسترسی به گزارش فرآیندها و داده‎‌ها در هر مرحله و لحظه یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار آی‌کن است تا مدیریت پیچیده‌ترین فرآیندها کار ساده و سریعی باشد.

– Bizagi 

یکی از پرکاربردترین و محبوب‌ترین نرم‌افزارهای BPMS در سطح جهان، Bizagi است. این نرم‌افزار با امکانات گسترده‌ای مانند مدل‌سازی فرآیندها و اتوماسیون گردش کار، بسیار کاربرپسند و قدرتمند است. این نرم‌افزار سه بخش اصلی دارد؛ Bizagi Modeler ، Bizagi Studio و Bizagi Engine که به ترتیب مدلسازی بصری فرآیند، اتوماسیون و نظارت را بر عهده دارند.

– Bonita BPM

نرم‌افزار Bonita BPM نیز یکی دیگر از نرم‌افزارهای شناخته‌شده در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است. این نرم‌افزار امکان ادغام با سیستم‌های مختلف و مدل‌سازی پیشرفته را فراهم می‌کند. با دانلود نرم افزار bpms بونیتا امکان طراحی بصری گردش کارها، ادغام با سیستم‌های مختلف و همچنین ایجاد برنامه‌های کاربردی مبتنی بر فرآیند ایجاد می‌شود. یکی از ویژگی‌های برجسته Bonita BPM انعطاف‌پذیری بالای آن است که به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد فرآیندهای سفارشی خود را به راحتی پیاده‌سازی کنند و از طریق اتوماسیون، بهره‌وری و کارایی خود را افزایش دهند. نرم‌افزار Bonita BPM برای سازمان‌هایی مناسب است که به دنبال یک راهکار مقرون‌ به‌صرفه و منعطف برای مدیریت فرآیندهای پیچیده خود هستند.

– Camunda BPM

نرم‌افزار Camunda BPM یک پلتفرم متن‌باز است که به دلیل انعطاف‌پذیری بالا و امکانات سفارشی‌سازی قوی، در بین کسب‌وکارهای مختلف بسیار محبوب است. این نرم‌افزار از استانداردهای BPMN (مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار) و DMN (مدل‌سازی تصمیم‌گیری) پشتیبانی می‌کند و به کاربران اجازه می‌دهد فرآیندهای پیچیده را به صورت شفاف و قابل فهم طراحی و مدیریت کنند. در واقع Camunda به دلیل قابلیت ادغام آسان با سیستم‌های مختلف و عملکرد قوی در محیط‌های بزرگ و پیچیده شناخته می‌شود و برای سازمان‌هایی که به دنبال راهکاری مقیاس‌پذیر و قابل سفارشی‌سازی هستند، گزینه‌ای ایده‌آل است.

– Oracle BPM

نرم‌افزار Oracle BPM یکی از محصولات شناخته‌شده شرکت Oracle است که به دلیل قابلیت‌های گسترده و انعطاف‌پذیری، انتخابی مناسب برای سازمان‌های بزرگ است. این نرم‌افزار به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای خود را مدل‌سازی، اتوماسیون و بهینه‌سازی کنند. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های Oracle BPM، یکپارچگی کامل با سایر محصولات Oracle است که به کسب‌وکارهای بزرگ این امکان را می‌دهد تا فرآیندهای خود را به‌صورت یکپارچه در کل سازمان پیاده‌سازی کنند. این نرم‌افزار از استانداردهای جهانی مانند BPMN و BPEL پشتیبانی می‌کند و با ارائه ابزارهای پیشرفته برای مدل‌سازی، شبیه‌سازی، و مانیتورینگ فرآیندها، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا بهره‌وری و کارایی خود را به‌طور قابل توجهی افزایش دهند.

– Pega BPM

نرم‌افزار پگاه Pega یکی از قوی‌ترین پلتفرم‌های BPMS است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد فرآیندهای پیچیده را به سادگی مدیریت کنند. این نرم‌افزار بیشتر برای سازمان‌های بزرگ و چندملیتی مناسب است. این پلتفرم پیشرفته مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار توسط شرکت Pegasystems توسعه یافته و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای پیچیده و تصمیم‌گیری‌های خود را به صورت خودکار و بهینه مدیریت کنند. این نرم‌افزار به دلیل استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین برای بهبود فرآیندها، یکی از پیشروترین پلتفرم‌ها در حوزه BPMS محسوب می‌شود. مهم‌ترین ویژگی Pega BPM قابلیت پشتیبانی از توسعه سریع اپلیکیشن‌های سفارشی است که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا بدون نیاز به کدنویسی پیچیده، فرآیندها و اپلیکیشن‌های خود را به سرعت طراحی و پیاده‌سازی کنند. این ویژگی به کسب‌وکارها انعطاف‌پذیری بالایی برای سازگاری با تغییرات سریع در محیط‌های کسب‌وکار می‌دهد.

حالا با شناختی که از بهترین نرم‌افزارهای BPMS پیدا کردیم، می‌توانیم با مقایسه معیارها و فاکتورهای مهم گزینه مناسب بسته به ابعاد سازمانی و نیازهای هر کسب‌وکار را بررسی کرد. با نگاهی گذرا به ویژگی‌ها و معیارها میتوان به این نتیجه رسید که بهترین نرم‌افزار BPMS ایرانی با انواع خارجی برابری کرده و پاسخگوی نیازهای کسب‌وکارها در ایران بوده است.

مقایسه نرم‌افزارهای BPMS

در جدول زیر، مقایسه‌ای از ویژگی‌های کلیدی برخی از بهترین نرم‌افزارهای BPMS ذکر شده را مشاهده می‌کنید.

نرم افزار	قابلیت ادغام	قیمت	مدلسازی بصری گردش کار	تقویت پایگاه داده BPM	ویژگی‌ها و کارایی	سهولت استفاده	رابط کاربری (UI)
آی‌کن (ICAN)	بله	مناسب	بله	قوی	بالا	بالا	بسیار کاربرپسند
Bizagi	بله	متوسط	بله	قوی	گسترده	متوسط	کاربرپسند
Bonita BPM	بله	متوسط	بله	متوسط	قوی	بالا	کاربرپسند
Camunda BPM	بله	مناسب	بله	متوسط	قابل سفارشی سازی	متوسط	ساده
Oracle BPM	بله	بالا	بله	بسیار قوی	بسیار قوی	پیچیده	حرفه‌ای
Pega BPM	بله	بالا	بله	پیشرفته	پیشرفته	بالا	بسیار حرفه‌ای

بهترین نرم‌افزار BPMS ایرانی کدام است؟

مهم‌ترین ویژگی بهترین نرم‌افزار BPMS ایرانی سازگاری و بومی‌سازی آن با نیازها و الزامات خاص کسب‌وکارهای داخلی است. این ویژگی به معنای ارائه راهکارهایی است که متناسب با محیط کسب‌وکار ایران، فرهنگ سازمانی، مقررات و قوانین داخلی طراحی شده‌اند. نرم‌افزارهای BPMS ایرانی مانند آی‌کن، با در نظر گرفتن این نکات، امکاناتی چون رابط کاربری فارسی، پشتیبانی محلی قوی، انعطاف‌پذیری در سفارشی‌سازی فرآیندها و هزینه‌های مقرون‌به‌صرفه‌تر نسبت به محصولات خارجی را ارائه می‌دهند. این ویژگی‌ها باعث می‌شود تا سازمان‌های ایرانی به راحتی از این نرم‌افزارها استفاده کنند و فرآیندهای خود را بهینه‌سازی و خودکارسازی کنند.

با توجه به معیارهای مطرح‌شده و بررسی نرم‌افزارهای مختلف BPMS ایرانی، می‌توان گفت که آی‌کن (ICAN BPMS) به عنوان بهترین گزینه ایرانی شناخته می‌شود. آی‌کن با داشتن ویژگی‌های منحصر به فردی مانند رابط کاربری ساده و کاربرپسند، قابلیت ادغام با سایر سیستم‌های موجود در سازمان و امکانات پیشرفته مدل‌سازی و مدیریت فرآیندها، به انتخاب اول بسیاری از کسب‌وکارهای ایرانی تبدیل شده است.

یکی از مزایای سیستم مدیریت کسب‌وکار آی‌کن، پشتیبانی قوی و آموزش‌های گسترده آن است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کرده و بهترین عملکرد را از این نرم‌افزار به دست آورند. از طرفی، این نرم‌افزار نسبت به رقبای خارجی، از لحاظ قیمت نیز بسیار اقتصادی‌تر است.

نتیجه‌گیری

انتخاب یک نرم‌افزار BPMS مناسب می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها داشته باشد. با توجه به ویژگی‌هایی مانند رابط کاربری، قابلیت استفاده، ادغام با سایر سیستم‌ها و مقایسه قیمت، نرم‌افزار آی‌کن به عنوان بهترین نرم‌افزار BPMS ایرانی مطرح شده و نرم‌افزارهایی مانند Bizagi و Camunda نیز به عنوان گزینه‌های محبوب جهانی معرفی شدند.

هر کسب‌وکاری باید با توجه به نیازهای خاص خود و با دقت به ویژگی‌های مختلف نرم‌افزارها، بهترین انتخاب را انجام دهد. توجه به معیارهای مطرح‌شده در این مقاله می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا نرم‌افزار BPMS مناسبی را انتخاب کنند.