کمیته امداد از آن جمله نهادهایی است که میزان ورود و خروج پرسنل آن به دلیل بررسی‌های میدانی و یا شرکت در پروژه‌های حمایتی و… در سازمان زیاد است؛ لذا به کارگیری سامانه ورود و خروج کمیته امداد، می‌تواند در مدیریت کنترل تردد پرسنل و محاسبه دقیق کارکرد آنها نقش مؤثری داشته باشد. در حالی که محاسبه دستی و یا ثبت ورود و خروج کارکنان کمیته امداد به صورت سنتی می‌تواند هزینه‌های هنگفتی را برای واحدهای مالی و منابع انسانی به بار آورد؛ اما سامانه ورود و خروج کمیته امداد می‌تواند در برقراری نظم و افزایش بهره‌وری و رضایت کارکنان مفید واقع شود.
نقش سامانه ورود و خروج در کمیته امداد
ورود و خروج کارکنان کمیته امداد می‌تواند به روش‌های مختلفی مدیریت و کنترل شود. یک نرم افزار حضور و غیاب، ساعت کار کارکنان، زمان ورود به سازمان، زمان خروج، بازه استراحت، اضافه‌کاری، تاخیر و یا زمان مرخصی و… را به منظور افزایش دقت در جمع آوری اطلاعات مورد نیاز برای واحدهای کارگزینی و حسابداری و همچنین جلوگیری از تخلفات در ثبت تردد کارمندان، ردیابی می‌کند.
سامانه ورود و خروج کمیته امداد یک ابزار فناوری مرتبط با واحد منابع انسانی است که برای خودکار سازی مدیریت حضور و غیاب کارکنان کمیته امداد و کنترل تردد آنها مورد استفاده قرار می‌گیرد. سامانه ورود و خروج کمیته امداد، با سیستم حضور و غیاب بیومتریک ادغام می‌شود تا ورودی‌های کنترل تردد را به طور خودکار همگام سازی کند. برخی از سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب کارکنان، با فناوری تشخیص چهره ارائه می‌شوند که هویت کارمندان را در زمان ورود و خروج تأیید می‌کند. این ورودی‌های حضور و غیاب، در یک سیستم واحد متمرکز شده‌اند و تیم‌های منابع انسانی از هر کجا و در هر زمان می‌توانند به آنها دسترسی داشته باشند. از جمله دستاوردهای سامانه ورود و خروج کمیته امداد می‌توان به موارد زیر اشاده کرد:
- کنترل و تحلیل کارایی کارکنان
- تسهیل پردازش حقوق و دستمزد
- مدیریت غیبت کارکنان
- مستند سازی عملکرد کارکنان
- نظارت از راه دور بر کارکنان
مزایا و ویژگی‌های سامانه ورود و خروج آیکن
۱) ارتباط با سایر سیستم‌ها:
کنترل تردد کارکنان می‌تواند مزایای متعددی را برای یک سازمان به همراه داشته باشد. یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزار حضور و غیاب (آیکن) این است که ضمن یکپارچگی و ارتباط با سایر سیستم‌ها، قادر است اطلاعات را از دستگاه‌های ساعت‌زنی دریافت و همچنین داده‌های مورد نیاز واحد مالی و منابع انسانی را برای احکام و حقوق تأمین کند. سامانه ورود و خروج آیکن به واحدهای منابع انسانی و حسابداری کمک امکان می‌دهد تا حقوق و دستمزد و پرداختی کارکنان را به طور دقیق و به دور از هرگونه خطای محاسباتی، پردازش کنند.
۲) انطباق با قوانین:
از سوی دیگر به دلیل انعطاف‌پذیری بالا در پوشش کلیه قوانین در سامانه ورود و خروج آیکن، ردیابی و ذخیره داده‌های حضور و غیاب توسط این نرم افزار، به تیم منابع انسانی کمک می‌کند تا از رعایت کامل قوانین اداره کار اطمینان حاصل کند. حتی هنگام روبرو شدن با تغییراتی در این قوانین، سامانه ورود و خروج کمیته امداد آیکن، قادر است خیلی سریع نسبت به این تغییرات واکنش نشان دهد و با تکیه بر موتور تولید قوانین، خود را با آن سازگار کند.
۳) گردش خودکار درخواست‌ها:
لازم به ذکر است سامانه حضور و غیاب آیکن قادر است به واسطه‌ی موتور تولید گردش کار، انواع درخواست‌های مجوز را به راحتی پیاده سازی کند و به صورت خودکار به گردش بیندازد. همچنین ساده‌سازی استراتژی‌های مدیریت تردد کارکنان توسط سامانه حضور و غیاب ، می‌تواند نقش مهمی در ارزیابی عملکرد پرسنل ایفا کند و به سازمان اطمینان دهد که برای تکمیل پروژه‌ها در زمان مقرر، همیشه نیروی انسانی کافی را در اختیار دارد.
۴) کارتابل مبتنی بر سمت:
علاوه بر این، با توجه به اینکه امروزه کارمندان ترجیح می‌دهند ساعات کاری انعطاف‌پذیری داشته باشند و از نقاط مختلف جغرافیایی کار کنند و از طریق کارتابل شخصی به اطلاعات شغلی خود دسترسی داشته باشند، روش‌های سنتی کنترل حضور و غیاب نمی‌تواند پاسخگوی این نیاز باشد. اینجاست که سامانه حضور و غیاب تحت وب آیکن جای خود را باز می‌کند تا سازمان‌ها از مزایای آن بهره‌مند شوند.
امکانات سامانه حضور و غیاب آیکن
- قابلیت تعریف تقویم کاری دقیق و شخصی سازی شده
- قابلیت تعریف شیفت‌های کاری به صورت ثابت، شناور، گردشی و نامنظم و…
- امکان تعریف سفارشی دوره‌های کارکرد ماهانه
- قابلیت تعریف انواع قوانین و انعطاف پذیری در اعمال سریع تغییرات قوانین
- امکان تعریف انواع مجوزهای مرخصی، اضافه‌کاری، تأخیر، شب‌کاری، دورکاری و…
- اتصال به انواع دستگاه‌های ساعت‌زنی جهت دریافت کارکرد پرسنل به شیوه‌های مختلف
- مدیریت سقف اضافه کاری و تعریف انواع سطوح دسترسی برای کاربران و محاسبات افراد چند سمتی
- محاسبه دقیق کارکرد برای ثبت در فیش حقوقی
- امکان یکپارچگی با سایر سیستم‌های مالی و منابع انسانی
- مجهز به سیستم گزارش‌گیری پیشرفته جهت دریافت انواع گزارش‌های کاربردی
- امکان مانیتورینگ و نظارت بر تردد پرسنل
- قابلیت سفارشی کردن نحوه نمایش پارامترهای موجود در فرم کارکرد برای هر پرسنل
- ایجاد تناسب در پرداخت‌ها مطابق با عملکرد پرسنل
- و ده‌ها قابلیت دیگر
سؤالات متداول
آیا سامانه ورود و خروج آیکن امکانات امنیتی مناسبی دارد؟
بله. سامانه ورود و خروج آیکن، به دلیل طراحی و تولید در بستر BPMS ICAN، که دارای تأییدیه امنیتی افتا است، از نظر امنیتی کاملاً تضمین شده است. همچنین سطوح مختلف دسترسی پرسنل در این سامانه بر اساس چارت و قوانین سازمان پیاده سازی می‌شود.
چگونه می‌توانم از امکانات گزارش‌گیری در سامانه ورود و خروج آیکن بهره‌برداری نمود؟
سامانه حضور و غیاب آیکن قادر است به صورت کاملاً منعطف، انواع گزارش‌های تفکیکی و تجمیعی را با خروجی‌های مختلف از طریق گزارش ساز تهیه کند. بهره‌مندی از موتور تولید گزارش قوی برای ایجاد گزارش‌های سفارشی مورد نیاز سازمان و در جهت ارائه گزارش‌های متنوع مانند کارکرد پرسنل، احکام و… از ویژگی‌های سامانه حضور و غیاب آیکن برای راهبران و مدیران است.
نحوه حفظ حریم خصوصی اطلاعات کارکردی در سامانه چگونه است؟
از آنجایی که سامانه حضور و غیاب آیکن همراه با BPMS ارائه می‌شود و دارای کارتابل یکپارچه است، سطوح دسترسی کاربران مدیریت می‌شود و هر کاربر می‌تواند متناسب با پست سازمانی خود از طریق کارتابل اتوماسیون اداری، به گزارش‌های کارکرد خود دسترسی داشته باشد.
نحوه پشتیبانی و ارتباط با پشتیبانی فنی سامانه حضور و غیاب آیکن چگونه است؟
هدف تیم پشتیبانی آیکن این است که خریداران، هیچگونه دغدغه فنی نسبت به سامانه ورود و خروج نداشته باشند. کلیه شرایط برای آموزش حضوری یا برخط و از راه دور فراهم گردیده تا در کوتاه‌ترین زمان، کارشناسان پشتیبانی پاسخگوی نیاز مشتریان باشند.
آیا می‌توانم از این سامانه بر روی تلفن همراه استفاده کنم؟
بله. چرا که سامانه ورود و خروج کارکنان آیکن، بر بستر وب بنا شده و کاربران می‌توانند با هر دستگاهی که قابلیت اتصال به اینترنت را داشته باشد، به کارتابل خود دسترسی پیدا کنند.
نتیجه‌گیری
فارغ از اینکه سامانه ورود و خروج می‌تواند فرایندهای طولانی را کاهش دهد و با حذف برگه‌های کاغذی، در زمان انجام درخواست‌ها صرفه‌جویی کند، دقت داشته باشید که با توجه به پیچیدگی‌ها و تنوعی که در نحوه انجام محاسبات کارکرد پرسنل وجود دارد، به‌کارگیری از سامانه حضور و غیاب برای پاسخگویی به این نیازها ضروری است. سامانه ورود و خروج کارکنان آیکن، امکان دسترسی آسان به انواع اطلاعات و گزارش‌های مورد نیاز را فراهم می‌کند و فرایند دریافت اطلاعات از سیستم کارگزینی و انتقال اطلاعات به سیستم حقوق و دستمزد را سرعت می‌بخشد؛ که منجر به تسریع در روند پرداخت مزایای پرسنل نیز می‌گردد. مهم‌تر از همه این است که با بهره‌گیری از موتور تولید قوانین، قادر است الزامات مختلف را اجرا کند.
