در دنیای فوق رقابتی امروز، هر کسب و کاری باید تا حد امکان کارآمد باشد تا بتواند پایدار بماند و پیشرفت کند. همه فرایندها باید به طور مداوم بهبود یابند تا یک کسب و کار در میان تحول بازار و رقبا، پیشتاز باقی بماند. و این کار را bpms انجام می‌دهد. اگر می‌خواهید بدانید هدف اصلی BPMS چیست، جواب تنها یک کلمه است: بهبود مستمر.
ابزارهای BPMS سازمان‌ها را توانمند می‌کند تا به طور انعطاف‌پذیر و سریع، به تغییراتی که در چشم‌انداز رقابتی رخ می‌دهد واکنش نشان دهند. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)یک رویکرد مدیریتی از بالا به پایین است که بر بهینه سازی فرایندهای کسب و کار برای افزایش کارایی و دستیابی به اهداف سازمان تمرکز دارد.
bpms چیست ؟
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) شامل طراحی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار برای بهبود کارایی، چابکی و اثربخشی است. BPMS سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا فرایندهای خود را به گونه‌ای مدیریت کنند که خطاها کاهش یافته و در هزینه‌ها صرفه جویی شود.
با وجود سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار، سازمان یک گام به عقب برمی‌دارد و به تمام مسائل فرایند به صورت کلی و جداگانه نگاه می‌کند. این‌جاست که درخواهید یافت BPMS چیست؟ به این دلیل که یک دید گسترده در اختیار مدیران قرار می‌دهد که با تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی فرایندها و شناسایی زمینه‌های بهبود آنها، به ساخت یک سازمان کارآمدتر و موثرتر کمک کنند.
به عبارت ساده، یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار شامل تمام آن فعالیت‌هایی است که کارکنان به صورت روزانه برای دستیابی به اهداف مختلف سازمان انجام می‌دهند. با خودکارسازی فرایندها، شکاف ارتباطی بین بخش‌ها از بین می‌رود که بهره‌وری و روحیه کارکنان را بهبود می‌بخشد. درواقع کاری که یک BPMS با فرایند کسب و کار می‌کند این است:
- فرایندهای پیچیده ای که چندین بخش کسب و کار را در بر می گیرد، ایجاد می‌کند
- برای اطمینان از بهره وری بهینه، بر فرایندها مدیریت و نظارت می‌کند
- با رشد سازمان، فرایندهای موجود را با ایجاد تغییرات در فرایند ساده می‌کند.
فواید و مزایای استفاده از BPMS چیست؟
مزیت آشکاری که BPMS برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد، بهره‌وری است، که به صرفه‌جویی در هزینه و زمان منجر می‌شود. اما مزایای سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بسیار بیشتر است. اجازه دهید تمام فواید استفاده از سیستم BPMS را در این بخش بررسی کنیم و بگوییم مزایای BPMS چیست:
- برنامه‌ریزی و سازماندهی:
یک BPMS به وضوح وظایف و ترتیبی که قرار است اجرا شوند را مشخص می‌کند. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، سازماندهی و استانداردسازی را با اجرای وظایف مبتنی بر قوانین وارد فرایند می‌کنند. در واقع یک طرح فرایندی که به خوبی تنظیم شده باشد، اساس سیستم BPMS است که منجر به برنامه ریزی و سازماندهی فرایند و تعیین نقش‌های مناسب برای کاربران می‌شود. - نتایج قابل پیش‌بینی:
زمانی که وظایف در یک فرایند به شیوه‌ای برنامه‌ریزی شده اجرا می‌شوند، نتایج فرایند نیز قابل پیش‌بینی هستند. نتایج قابل پیش بینی از فرایندهای کسب و کار باعث ایجاد ثبات در سراسر سازمان می‌شود و به نوبه خود قابلیت اطمینان کسب و کار و رضایت مشتری را بهبود می‌بخشد. - تصمیم‌گیری آگاهانه:
یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار وظایف را به طور دقیق مستند می‌کند و دسترسی متمرکز به داده‌های فرایند را برای همه کاربران فراهم می‌کند. این امر به مدیران امکان می‌دهد تا پیشرفت کارها را بصورت لحظه‌ای و به‌روز رصد کنند. در نهایت با تکیه بر گزارش‌های دقیق و تجزیه و تحلیل عملکرد، می‌توان تصمیمات کلیدی فرایند را به سرعت و به طور موثر اتخاذ کرد. - استفاده موثر از منابع:
برای به دست آوردن نتایج بهینه از یک فرایند، استفاده بهینه از منابع ضروری است. منابع تنها زمانی به طور بهینه مورد استفاده قرار می‌گیرند که وظایفی متناسب با مهارت ها و قابلیت‌هایشان به آنها محول شود. یک طرح فرایند که در آن الزامات و وابستگی‌های هر کار به وضوح مستند شده است به ساخت BPMS کمک می‌کند. - تمرکز یکپارچه بر بهبود مستمر:
هدف سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بهبود نتایج کسب و کار است. یک رویکرد بهبود مستمر، عملکرد فرایند را نظارت، بررسی و بهبود می‌بخشد. پس از پیاده سازی BPMS، هر زمان که در فرایندهای کسب و کار تغییری ایجاد شود، آن فرایند به‌طور مستمر نظارت، بررسی و اصلاح خواهد شد. - دقت و امنیت داده‌ها:
برخلاف فرایندهای دستی که در معرض خطای انسانی هستند، فرایندهای مبتنی بر BPMS امتیاز بالایی در دقت داده دارند. حذف عنصر انسانی در فرایندهای کسب و کار، سطوح بالایی از دقت و امنیت داده‌ها را تضمین می‌کند. همچنین دسترسی مبتنی بر نقش در BPMS از دستکاری و سوء‌استفاده از داده‌ها جلوگیری می‌کند. - راه‌اندازی یک سازمان چابک:
یک BPMS که به درستی پیاده‌سازی شده باشد، انعطاف پذیری و چابکی را در سازمان ایجاد می‌کند. BPMS نقشه راه روشنی را برای فرایندها ارائه می‌دهد که ایجاد تغییرات در آینده یا اصلاح روند فرایند را آسان می‌کند.
برای اطلاعات بیشتر در مورد مزایا و همچنین معایب سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، مقاله مزایا و معایب Bpms را مطالعه کنید.
انواع سیستم مدیریت فرایند کسب و کار
BPMS مناسب به شما کمک می‌کند تا نیازهای متعدد را در حوزه‌های مختلف کسب و کار خود برآورده کنید. اما حال که دانستیم BPMS چیست و چه ویژگی‌هایی دارد، بهتر است این را هم بدانید هنگامی که BPMS را انتخاب می‌کنید، باید بتوانید ویژگی‌های مناسب را برای برآوردن نیازهای دقیق خود شناسایی کنید. برای انجام این کار، باید سه نوع اصلی فرایند کسب و کار را بشناسید:
۱) BPMS یکپارچه محور
این نوع BPMS برای ساده‌سازی جریان اطلاعات و داده‌ها بین بخش‌ها، افراد و ابزارهای نرم افزاری مختلف و همچنین در مواقعی که دخالت انسانی زیادی برای انجام فرایند وجود ندارد، بسیار کاربرد دارد. این امر برای کسب‌وکارهایی با عملیات پیچیده‌تر که ترکیبی از فرایندهای انسانی و داده‌محور دارند، بسیار مهم است.
۲) BPMS سند محور
برخی از انواع BPMS کاملاً خودکار هستند، اما برخی دیگر، به دلیل ماهیت فرایند، نمی‌توانند بصورت خودکار عمل کنند. BPMS سندمحور، همانگونه که از نامش پیداست، در فرآیندهایی استفاده می شود که عمدتاً یا به طور کامل بر اساس اسناد کاغذی یا دیجیتالی هستند. هدف این سیستم ارائه اسناد دقیق و جاری به طرف‌های مربوطه است.
۳) BPMS انسان محور
این یک نوع سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار است که برای وظایف و فرایندهایی که عمدتا یا به طور کامل توسط افراد تکمیل می شوند، مناسب است. بخش عمده ای از این نوع BPMS به تصمیم گیری مربوط می شود. در نتیجه فقط افراد می‌توانند آن را تکمیل کنند. مانند ساخت یک فرم بوسیله موتور فرم‌ساز که عمل drag & drop توسط فرد انجام می‌شود.
نحوه عملکرد BPMS
یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) در چهار مرحله کار می‌کند:
- مرحله ۱: کاربران کسب و کارها، فرایندهای خود را مستند می‌کنند و اقدامات مناسب و کارآمد را برای انجام وظایف تعیین می‌کنند. یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار برای مدیریت کارآمد چرخه‌ی حیات فرایند، نیازمند فرایندهای مشخص و مستند شده است.
- مرحله ۲: در فرایندهای کسب و کار یک جریان از پیش تعریف شده از وظایف با شروع و پایان مشخص وجود دارد. کاربران فرایندها را به صورت نمودارها و… ترسیم می‌کنند و مجموعه‌ای از قوانین را برای مدل سازی فرایند انعطاف پذیر ایجاد می‌کنند.
- مرحله ۳: با جمع آوری اقدامات و ایجاد مدل‌های فرایند کسب و کار، برای شبیه سازی رفتار فرایند و بررسی نتایج، فرایندها به طور دقیق خودکار می شوند. عملیاتی کردن فرایندهای کسب و کار در حالت دستی، علاوه بر احتمال خطای انسانی، ناکارآمدی و گلوگاه ایجاد می‌کند. علاوه بر این، مسئولیت ها و رویه‌های کارکنان، به وضوح در یک سیستم دستی و سنتی تعریف نشده است.
- مرحله ۴: کاربران می‌توانند به منظور بهبود مستمر توانایی خود در به دست آوردن نتایج مطلوب کسب و کار، فرایندهای جدید را با نظارت بر آنها و اعمال تغییرات بهبود بخشند.
عواملی که باید در انتخاب bpms در نظر گرفته شوند؟
عوامل و نکات مهم در انتخاب و سنجش یک BPMS چیست؟ خیلی ساده به شما می‌گوییم، سیستمی را برگزینید که نیازهای خاص شما را برطرف کند و انعطاف پذیر و مقیاس پذیر باشد، تا به سازمان شما کمک کند با پیشرفت‌های تکنولوژیکی و شرایط متغیر بازار هماهنگ باشد. به همین منظور در اینجا چند متغیر وجود دارد که باید از آنها آگاه باشید:
۱) سهولت استفاده
یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باید یک رابط بصری داشته باشد و استفاده از آن آسان باشد تا کارمندان بتوانند به سرعت خود را با آن تطبیق دهند. یک پلتفرم پیچیده می‌تواند به معنای تاخیر در کار باشد. زیرا کاربران زمان بیشتری را صرف یادگیری و نحوه استفاده از نرم افزار می‌کنند تا کار. همچنین، پیشنهاد می‌شود یک BPMS سفارشی برای کسب و کار خود انتخاب کنید زیرا راه‌اندازی و استفاده از آن آسان‌تر است.
۲) بازده مورد انتظار سرمایه (ROI)
تعداد کاربرانی که BPMS می‌تواند در خود جای دهد، تعداد کل فرایندها، ویژگی‌های آن و تأثیری که بر سازمان شما خواهد داشت را بسجنید. سپس ROI را بر اساس هزینه خرید لیسانس، صرفه جویی در هزینه ها با خودکارسازی وظایف تکراری و کاهش اشتباهات نظارتی و ذخیره منابع تخمین بزنید. حتما شگفت زده خواهید شد.
۳) مسائلی که باید حل کنید
قبل از تصمیم گیری در مورد تهیه BPMS، آن را به خوبی بشناسید، به طور گسترده با صاحب نظران و مشاوران این حوزه مشورت و تحقیق کنید تا بدانید BPMS چیست. سپس ماهیت کسب و کار خود، تعداد فرایندهایی که دارید، محدوده پروژه و بودجه خود را در نظر بگیرید. همچنین نقاط ضعف و گلوگاه‌های سازمان خود را مشخص کنید. در نهایت مشکلات را به وضوح تعریف کنید و بهترین نرم افزار BPMS را برای حل آنها انتخاب کنید.
۴) مقیاس پذیری بالا
در ابتدا که تعریف کردیم BPMS چیست، به مقیاس‌پذیر بودن آن اشاره شد. پس در انتخاب یک BPMS، ابزاری را بیابید که نیازهای خاص شما را برطرف کند و به شما امکان توسعه فرایندهای کسب و کارتان را بدهد. یک سیستم منعطف به شرکت شما کمک می‌کند تا با پیشرفت‌های تکنولوژیکی و شرایط متغیر بازار هماهنگ باشد و نیازهای امنیتی را نیز برآورده کند.
۵) مدلسازی انسان محور
نرم افزار انسان محور از یک محیط بسیار ساده شده برای ایجاد فرایند استفاده می‌کند که به صاحب فرایند غیر فنی اجازه می‌دهد تا فرایند را به ساده‌ترین شکل ممکن ایجاد کند. چنین نرم افزاری، الزاما نیاز به متخصص برنامه نویس برای طراحی و اجرای فرایندها نخواهد داشت.
معرفی بهترین نرم افزارهای bpms
اگر مایل هستید بدانید موفق‌ترین BPMSها در دنیا کدام هستند، به اطلاعتان می‌رسانیم که طبق آخرین بررسی ها در سال ۲۰۲۳، بهترین نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار به شرح زیر نام برده شدند:
- monday.com: بهترین پلتفرم برای سفارشی سازی
- Pneumatic Workflow: بهترین سیستم برای مدیریت گردش کار در سطح سازمانی
- Wrike: بهترین ابزار BPMS برای تیم‌هایی در هر اندازه
- Integrify: بهترین برای ویژگی‌های تست فرایند قبل از استقرار
- beSlick: بهترین برای فرایندهای مشارکتی و مدیریت وظایف
- Kintone: بهترین برای ایجاد فرایندهای کسب و کار سفارشی
- Revver: بهترین برای مدیریت و کنترل اسناد
- Qntrl: بهترین BPMS برای سازمان‌هایی که به سرعت در حال رشد هستند
- Kissflow: بهترین سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بصری
- Quixy: بهترین نرم افزار BPMS بدون کد
نتیجه گیری
در این مقاله آگاه شدید که BPMS چیست. حال به خوبی می‌دانید یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا از منابع موجود به‌طور مؤثرتری برای کسب نتایج بهتر در کسب و کار استفاده کنند. بهبود عملکرد فرایندها و سیستم‌ها را می‌توان با کمک یک BPMS انجام داد. یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا جریان‌های فرایند خود را ساده کنند.
فرایندهای کسب و کار از چندین وظیفه تشکیل شده است که برخی از آنها ماهیت تکراری دارند. کارمندان مقدار قابل توجهی از زمان کار خود را صرف چنین وظایفی می‌کنند. در نهایت، کار بر روی کارهای پیش پا افتاده و کم ارزش، روحیه کارکنان را پایین می آورد. علاوه بر این، بهره‌وری گردش کار تحت تأثیر این وظایف تکراری قرار می‌گیرد.
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، وظایف تکراری در فرایندهای کسب و کار را حذف می‌کند تا گردش کار را ساده کند. خودکار کردن وظایف تکراری در فرایندهای پر زحمت، باعث کاهش خطاهای انسانی و صرفه جویی قابل توجهی در زمان می‌شود.
