انتخاب ابزار مناسب برای مدیریت و بهبود فرآیندها یکی از چالش‌های مهم در سازمان‌هاست. بسیاری از مدیران هنگام تصمیم‌گیری با این سال روبه‌رو می‌شوند که تفاوت RPA و BPM چیست و کدام‌یک می‌تواند نیازهای کسب‌وکار را بهتر پاسخ دهد.
RPA یا همان اتوماسیون فرایند رباتیک، بیشتر بر اجرای خودکار وظایف تکراری و مبتنی بر قوانین تمرکز دارد؛ در حالی‌که BPMS برای طراحی، مدیریت و بهینه‌سازی کل فرآیندها مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تفاوت باعث شده که سازمان‌ها گاهی به سراغ RPA برای رفع سریع نیازهای عملیاتی بروند و در مواقع دیگر از BPMS برای مدیریت جامع فرآیندها استفاده کنند.
در ادامه ابتدا به معرفی RPA می‌پردازیم، سپس کاربردها و مزایای آن را بررسی کرده و در نهایت یک مقایسه کامل میان RPA و BPMS ارائه خواهیم داد.
اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) چیست؟
RPA یا اتوماسیون فرایند رباتیک یک فناوری نرم‌افزاری است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد وظایف تکراری، وقت‌گیر و مبتنی بر قوانین را بدون دخالت نیروی انسانی انجام دهند. این ربات‌های نرم‌افزاری می‌توانند با سیستم‌ها و نرم‌افزارهای موجود تعامل کنند، اطلاعات را از یک منبع به منبع دیگر منتقل کنند، فرم‌ها را پر کنند، ایمیل‌ها را پاسخ دهند و حتی گزارش‌های پیچیده تهیه کنند.
یکی از مهمترین مزایای اتوماسیون فرایند رباتیک، کاهش خطاهای انسانی است. وقتی وظایف روتین توسط ربات‌ها انجام می‌شوند، خطاهای ناشی از خستگی، بی‌دقتی یا کمبود اطلاعات به حداقل می‌رسند. علاوه بر این، RPA باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها می‌شود و کارکنان را آزاد می‌کند تا روی وظایف خلاقانه و استراتژیک تمرکز کنند.
RPA معمولا در سازمان‌هایی که حجم بالای تراکنش‌ها یا داده‌های تکراری دارند، بیشترین کاربرد را دارد. به‌طور مثال، در بخش مالی و حسابداری، ورود داده‌های فاکتور، تطبیق حساب‌ها و گزارش‌دهی می‌تواند توسط ربات‌ها انجام شود. در خدمات مشتری، پاسخ به ایمیل‌های متداول یا به‌روزرسانی اطلاعات مشتریان از دیگر نمونه‌های کاربردی است.
یکی از نکات مهم این است که اتوماسیون فرایند رباتیک نیازی به تغییر سیستم‌های موجود ندارد. ربات‌ها مانند کارمندان دیجیتال عمل می‌کنند و می‌توانند با نرم‌افزارهای فعلی بدون ایجاد اختلال کار کنند. این ویژگی باعث می‌شود که پیاده‌سازی RPA سریع و کم‌هزینه باشد و سازمان‌ها بتوانند بهره‌وری را به سرعت افزایش دهند.
کاربردهای سیستم RPA
اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) در بخش‌های مختلف سازمان کاربرد گسترده‌ای دارد و به‌طور کلی وظایف تکراری و زمان‌بر را خودکار می‌کند. استفاده از RPA باعث افزایش دقت، کاهش هزینه و صرفه‌جویی در زمان می‌شود و کارکنان را از کارهای تکراری آزاد می‌کند تا روی فعالیت‌های استراتژیک و خلاقانه تمرکز کنند.
برخی از کاربردهای کلیدی RPA عبارت‌اند از:
- پردازش داده‌ها و ورود اطلاعات: انتقال داده بین سیستم‌ها، پر کردن فرم‌ها، به‌روزرسانی اطلاعات مشتریان بدون خطای انسانی.
- مالی و حسابداری: انجام تراکنش‌های بانکی، تطبیق حساب‌ها، پردازش فاکتورها و گزارش‌دهی خودکار.
- خدمات مشتری: پاسخ‌دهی به ایمیل‌ها و چت‌های متداول، ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات مشتریان، ایجاد تیکت پشتیبانی.
- مدیریت منابع انسانی: ثبت و پردازش اطلاعات کارکنان، پردازش درخواست‌های مرخصی، به‌روزرسانی پرونده‌های پرسنلی.
- عملیات فروش و بازاریابی: به‌روزرسانی پایگاه داده مشتریان، ارسال ایمیل‌های خودکار و جمع‌آوری اطلاعات بازار.
- مدیریت زنجیره تأمین: نظارت و به‌روزرسانی موجودی کالا، ثبت سفارشات، هماهنگی با تأمین‌کنندگان و مدیریت حمل‌ونقل.
تفاوت‌های اصلی بین RPA و BPMS
ابتدا باید دانست رویکرد BPMS چیست؟ درک تفاوت RPA و BPM برای سازمان‌ها اهمیت بالایی دارد، زیرا انتخاب ابزار مناسب می‌تواند تاثیر مستقیم بر بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و سرعت انجام وظایف داشته باشد. گرچه هر دو فناوری به بهبود فرآیندها کمک می‌کنند، اما رویکرد، سطح کاربرد و اهداف آن‌ها کاملا متفاوت است.
از مهمترین تفاوت های بین RPA و BPMS می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- رویکرد عملکردی
- سطح کاربرد
- پیچیدگی و انعطاف‌پذیری
- مقیاس‌پذیری و بهبود مستمر
- انعکاس تأثیر در بهره‌وری سازمان
۱. رویکرد عملکردی
RPA بر خودکارسازی وظایف تکراری و مبتنی بر قوانین تمرکز دارد. ربات‌های نرم‌افزاری می‌توانند داده‌ها را از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل کنند، فرم‌ها را پر کنند و گزارش‌های تکراری تولید کنند، بدون اینکه تغییری در زیرساخت‌های IT ایجاد شود. این فناوری مانند یک کارمند دیجیتال عمل می‌کند و از خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند. در مقابل، BPMS بر مدیریت جامع فرآیندها و بهینه‌سازی جریان کار تمرکز دارد. این سیستم‌ها امکان مدل‌سازی، پایش و اصلاح فرآیندها را فراهم می‌کنند و ابزارهای تحلیلی و مدیریتی قدرتمندی برای تصمیم‌گیری ارائه می‌دهند.
۲. سطح کاربرد
RPA عمدتا در سطح عملیاتی سازمان کاربرد دارد و برای کارهای روتین و زمان‌بر مانند ورود داده‌ها، پردازش فاکتورها، پاسخ به ایمیل‌ها و ثبت اطلاعات مشتریان مناسب است. این فناوری می‌تواند حجم بالایی از کارهای تکراری را بدون نیاز به نیروی انسانی انجام دهد. از سوی دیگر، BPMS در سطح استراتژیک سازمان به کار می‌رود و به مدیران امکان می‌دهد کل فرآیندها را پایش کنند، نقاط ضعف را شناسایی کرده و اصلاحات لازم را اعمال کنند. به عبارت دیگر، BPMS برای مدیریت جامع و بلندمدت فرآیندها طراحی شده است.
۳. پیچیدگی و انعطاف‌پذیری
پیاده‌سازیRPA نسبتا سریع و کم‌هزینه است و معمولا نیاز به تغییرات اساسی در سیستم‌های موجود ندارد. سازمان‌ها می‌توانند با نصب ربات‌های نرم‌افزاری روی سیستم‌های فعلی، فرآیندها را به سرعت خودکار کنند. در مقابل، BPMS نیازمند تحلیل دقیق فرآیندها، بازنگری در جریان کار و گاهی تغییر ساختار سازمانی است. این پیچیدگی باعث می‌شود BPMS برای برنامه‌ریزی بلندمدت و مدیریت فرآیندهای پیچیده مناسب باشد، در حالی که RPA بیشتر برای رفع نیازهای عملیاتی و سریع کاربرد دارد.
۴. مقیاس‌پذیری و بهبود مستمر
سیستم‌های BPMS ابزارهای نظارتی و تحلیلی قوی دارند که امکان بهبود مستمر فرآیندها و تصمیم‌گیری داده‌محور را فراهم می‌کنند. در مقابل، RPA بیشتر بر اجرای دقیق وظایف محدود تمرکز دارد و اگرچه می‌تواند حجم کار را افزایش دهد، اما ابزارهای تحلیلی و مدیریتی BPMS را ارائه نمی‌دهد. به همین دلیل، سازمان‌ها معمولا از RPA برای خودکارسازی وظایف خاص و از BPMS برای مدیریت کل فرآیندها استفاده می‌کنند.
۵. انعکاس تأثیر در بهره‌وری سازمان
به‌طور کلی، RPA باعث افزایش بهره‌وری عملیاتی و کاهش خطاهای انسانی می‌شود و کارکنان می‌توانند روی فعالیت‌های ارزش‌آفرین تمرکز کنند. BPMS اما به سازمان کمک می‌کند تا فرآیندها را بهبود داده و منابع را بهینه‌تر مدیریت کند. بنابراین انتخاب بین RPA و BPMS بستگی به هدف سازمان دارد؛ نیاز به خودکارسازی سریع و عملیاتی یا مدیریت جامع و بهینه‌سازی مستمر فرآیندها.
جدول مقایسه: تفاوت‌های کلیدی بین RPA و BPMS
| RPA (اتوماسیون فرایند رباتیک) | BPMS (سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار) | ویژگی |
| خودکارسازی وظایف تکراری و مبتنی بر قوانین | مدیریت جامع، طراحی و بهینه‌سازی کل فرآیندها | رویکرد |
| عملیاتی، کارهای روتین و تکراری | استراتژیک و مدیریتی، کل جریان فرآیندها | سطح کاربرد |
| سریع و کم‌هزینه، بدون تغییر سیستم‌های موجود | نیازمند تحلیل فرآیند، بازطراحی جریان کار و سرمایه‌گذاری بیشتر | پیاده‌سازی |
| کاهش قابل توجه خطاهای انسانی در وظایف مشخص | افزایش دقت در کل فرآیندها، اما وابسته به اجرای دستی برخی فعالیت‌ها | دقت و کاهش خطا |
| انعطاف‌پذیر در تغییرات کوچک و سریع | نیازمند تحلیل و مدل‌سازی برای تغییرات گسترده | انعطاف‌پذیری در تغییرات |
| افزایش حجم وظایف بدون نیاز به نیروی انسانی اضافی | مقیاس‌پذیری کل فرآیندها با ابزارهای تحلیلی و مدیریتی | مقیاس‌پذیری |
| محدود، بیشتر بر اجرای دقیق وظایف تمرکز دارد | ابزارهای تحلیلی برای بهبود مستمر و تصمیم‌گیری داده‌محور | تحلیل و بهبود مستمر |
| مالی، حسابداری، خدمات مشتری، منابع انسانی و عملیات IT | تمام سطوح سازمان، مدیریت پروژه‌ها و بهینه‌سازی میان‌بخشی | کاربرد در بخش‌های سازمان |
مقایسه عملکرد RPA و BPMS در سازمان‌ها
مقایسه عملکرد RPA و BPMS در سازمان‌ها به مدیران و کارشناسان کمک می‌کند تا تشخیص دهند کدام فناوری برای رفع نیازهای خاص کسب‌وکار مناسب‌تر است. هر دو فناوری هدف افزایش بهره‌وری و بهبود فرآیندها را دنبال می‌کنند، اما روش و حوزه کاربرد آن‌ها متفاوت است.
RPA تمرکز اصلی خود را روی خودکارسازی وظایف تکراری و عملیاتی دارد، در حالی که نرم افزار BPMS به مدیریت جامع فرآیندها، بهینه‌سازی جریان کار و تحلیل عملکرد کلی سازمان می‌پردازد. در ادامه مقایسه عملکردی آن‌ها را در جنبه‌های مختلف مشاهده می‌کنید:
- سرعت اجرای فرآیندها: RPA می‌تواند وظایف تکراری را بسیار سریع انجام دهد و زمان انجام کارهای دستی را به حداقل می‌رساند. BPMS تمرکز بیشتری بر بهینه‌سازی جریان کلی فرآیند دارد و سرعت اجرای عملیاتی آن به اندازه RPA بالا نیست.
- دقت و کاهش خطا: RPA به دلیل اجرای دقیق قوانین و وظایف مشخص، خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند. BPMS نیز با طراحی فرآیندهای استاندارد و ابزارهای نظارتی، دقت کلی فرآیندها را افزایش می‌دهد اما وابسته به اجرای دستی برخی فعالیت‌هاست.
- انعطاف‌پذیری در تغییر فرآیندها: RPA برای تغییرات کوچک در فرآیندهای عملیاتی بسیار انعطاف‌پذیر است و سریع قابل تنظیم است. BPMS برای تغییرات در فرآیندهای کلان نیازمند تحلیل، مدل‌سازی و بازطراحی جریان کار است.
- توانایی مقیاس‌پذیری: RPA می‌تواند حجم زیادی از وظایف تکراری را بدون افزایش نیروی انسانی انجام دهد، اما قابلیت تحلیل و بهبود مستمر محدود دارد. BPMS با ابزارهای مدیریتی و تحلیلی خود امکان مقیاس‌پذیری فرآیندها و تصمیم‌گیری داده‌محور را فراهم می‌کند.
- کاربرد در بخش‌های مختلف سازمان: RPA بیشتر در بخش‌های عملیاتی مانند مالی، حسابداری، خدمات مشتری و منابع انسانی کاربرد دارد. BPMS در تمام سطوح سازمان، به خصوص برای مدیریت پروژه‌ها و بهینه‌سازی فرآیندهای میان‌بخشی استفاده می‌شود.
- پیاده‌سازی و هزینه: اجرای RPA سریع و کم‌هزینه است و معمولا نیازی به تغییر سیستم‌های موجود ندارد. BPMS نیازمند تحلیل دقیق، تغییرات ساختاری و سرمایه‌گذاری بیشتر برای پیاده‌سازی است.
استفاده از RPA در بخش‌های مختلف کسب‌وکار
RPA به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که وظایف تکراری و زمان‌بر را خودکار کنند و منابع انسانی را به سمت فعالیت‌های ارزش‌آفرین هدایت کنند. استفاده از RPAو نرم افزار اتوماسیون اداری نه تنها باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطا می‌شود، بلکه بهره‌وری کلی سازمان را نیز افزایش می‌دهد.
بخش‌های مختلف کسب‌وکار که از RPA بهره می‌برند:
- مالی و حسابداری: پردازش فاکتورها، تطبیق حساب‌ها، تهیه گزارش‌های مالی و مدیریت پرداخت‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود و خطاهای انسانی کاهش می‌یابد.
- خدمات مشتری: پاسخ به ایمیل‌ها و چت‌های متداول، ثبت درخواست‌ها و به‌روزرسانی اطلاعات مشتریان به سرعت و بدون نیاز به نیروی انسانی انجام می‌شود.
- منابع انسانی: ثبت اطلاعات پرسنل، پردازش درخواست‌های مرخصی، مدیریت پرونده‌های کارکنان و بروزرسانی سیستم‌های HR به صورت خودکار انجام می‌شود.
- فروش و بازاریابی: به‌روزرسانی پایگاه داده مشتریان، ارسال ایمیل‌های خودکار، جمع‌آوری اطلاعات بازار و پیگیری سرنخ‌های فروش با دقت انجام می‌شود.
- مدیریت زنجیره تأمین: نظارت و به‌روزرسانی موجودی کالا، ثبت سفارش‌ها، هماهنگی با تأمین‌کنندگان و مدیریت حمل‌ونقل از طریق ربات‌ها سریع‌تر و دقیق‌تر انجام می‌شود.
- عملیات IT و فناوری اطلاعات: نظارت بر سیستم‌ها، اجرای وظایف نگهداری، پشتیبان‌گیری از داده‌ها و مدیریت شبکه به صورت خودکار انجام می‌گیرد.
نتیجه‌گیری: RPA بهتر است یا BPMS؟
انتخاب بین RPA وBPMS بستگی به نیاز سازمان دارد. اگر هدف خودکارسازی وظایف تکراری و عملیاتی است، RPA گزینه مناسب‌تری است. اما برای مدیریت جامع فرآیندها، بهینه‌سازی جریان کار و تصمیم‌گیری داده‌محور، BPMS کارآمدتر خواهد بود. اغلب سازمان‌ها ترکیبی از هر دو فناوری را برای افزایش بهره‌وری و کاهش خطا به کار می‌برند.
