BPMS چیست؟ تکنولوژی‌ای که به سازمان‌ها قدرت تغییر می‌دهد

در دنیای رقابتی امروز، هر کسب‌وکار باید تا حد ممکن کارآمد باشد تا بتواند در برابر تغییرات بازار و رقبا پایدار بماند و رشد کند. برای رسیدن به این هدف، بهبود مداوم فرایندها امری ضروری است و در این راستا، BPMS (سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار) نقش اساسی ایفا می‌کند. اگر می‌خواهید بدانید هدف اصلی BPMS چیست، پاسخ ساده است: بهبود مستمر.

ابزارهای BPMS به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که به‌طور سریع و انعطاف‌پذیر به تغییرات در چشم‌انداز رقابتی پاسخ دهند. سیستم BPMS به‌عنوان یک رویکرد مدیریتی از بالا به پایین، تمرکز خود را بر بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار برای افزایش کارایی و دستیابی به اهداف سازمان قرار می‌دهد.

bpms چیست؟

سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (نرم افزار BPMS) یک نرم‌افزار است که برای طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار به‌منظور افزایش کارایی، چابکی و اثربخشی سازمان‌ها استفاده می‌شود. این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرایندهای خود را به‌گونه‌ای مدیریت کنند که هم خطاها کاهش یابد و هم در هزینه‌ها صرفه‌جویی شود.

با استفاده از BPMS، سازمان‌ها می‌توانند به‌جای بررسی هر فرایند به‌طور جداگانه، به آن‌ها از دیدی کلی نگاه کنند. این سیستم‌ها به مدیران امکان می‌دهند تا وضعیت فعلی فرایندها را تجزیه‌و‌تحلیل کرده و نقاط قابل بهبود را شناسایی کنند. نتیجه این کار، ایجاد یک سازمان کارآمدتر و مؤثرتر است.

به‌طور ساده، یک BPMS شامل تمام فعالیت‌هایی است که کارکنان به‌طور روزانه برای دستیابی به اهداف مختلف سازمان انجام می‌دهند. با خودکارسازی این فرایندها، شکاف‌های ارتباطی بین بخش‌ها از بین می‌رود و این امر به بهبود بهره‌وری و روحیه کارکنان کمک می‌کند. درواقع، BPMS این کارها را انجام می‌دهد:

• ایجاد فرایندهای پیچیده که چندین بخش سازمان را دربر می‌گیرد.
• مدیریت و نظارت بر فرایندها برای اطمینان از بهره‌وری بهینه.
• ساده‌سازی فرایندها با تغییرات مداوم برای تطابق با رشد سازمان.

فواید و مزایای استفاده از BPMS چیست؟

یکی از واضح‌ترین مزایای استفاده از سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) برای سازمان‌ها، افزایش بهره‌وری است که به‌طور مستقیم به صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها منجر می‌شود. با این حال، فواید BPMS به همین‌جا محدود نمی‌شود و مزایای بسیار بیشتری برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد.

در این بخش، به بررسی جامع‌ترین مزایای BPMS می‌پردازیم و نشان می‌دهیم چرا این سیستم‌ها برای کسب‌وکارها ضروری هستند:

1. برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی دقیق
2. نتایج قابل پیش‌بینی و شفاف
3. تصمیم‌گیری آگاهانه و سریع
4. استفاده بهینه از منابع
5. تمرکز مستمر بر بهبود فرآیندها
6. دقت و امنیت بالای داده‌ها
7. راه‌اندازی سازمان چابک و انعطاف‌پذیر

۱. برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی دقیق

BPMS به‌وضوح وظایف مختلف و ترتیبی که باید اجرا شوند را مشخص می‌کند. این سیستم‌ها با ایجاد استانداردسازی در فرایندها و اجرای دقیق وظایف مبتنی بر قوانین و دستورالعمل‌ها، برنامه‌ریزی سازمان‌دهی‌شده‌ای را فراهم می‌کنند. طرح فرایندهایی که به‌درستی تنظیم شده‌اند، اساس هر سیستم BPMS است و به تعیین نقش‌های دقیق برای کارکنان و بهینه‌سازی بهره‌وری کمک می‌کند.

۲. نتایج قابل پیش‌بینی و شفاف

وقتی وظایف در فرایندهای کسب‌وکار به‌طور دقیق و برنامه‌ریزی‌شده انجام شوند، نتایج این فرایندها نیز قابل پیش‌بینی خواهند بود. این ویژگی موجب ایجاد ثبات در سازمان می‌شود و به‌نوبه خود، قابلیت اطمینان کسب‌وکار را بالا می‌برد. همچنین، این امر موجب افزایش رضایت مشتریان می‌شود، زیرا مشتریان می‌توانند انتظار نتایج قابل پیش‌بینی از تعاملات با سازمان داشته باشند.

۳. تصمیم‌گیری آگاهانه و سریع

یک سیستم BPMS به‌دقت تمام وظایف را مستند می‌کند و دسترسی متمرکز به داده‌های مربوط به فرایندها را برای تمامی کاربران فراهم می‌آورد. این دسترسی متمرکز به مدیران کمک می‌کند تا پیشرفت کارها را به‌صورت لحظه‌ای و به‌روز پیگیری کنند. بر اساس گزارش‌های دقیق و تجزیه‌وتحلیل عملکرد، مدیران قادر خواهند بود تصمیمات کلیدی را سریعاً و با اطلاعات دقیق اتخاذ کنند.

۴. استفاده بهینه از منابع

یکی از ویژگی‌های مهم BPMS، استفاده بهینه از منابع انسانی و فنی است. منابع تنها زمانی به بهترین شکل استفاده می‌شوند که وظایف متناسب با مهارت‌ها و قابلیت‌های هر فرد به آنها اختصاص داده شود. یک سیستم BPMS با مستندسازی دقیق الزامات و وابستگی‌های هر کار، کمک می‌کند تا منابع به‌شکلی مؤثر و کارآمد در جهت اهداف سازمان استفاده شوند.

۵. تمرکز مستمر بر بهبود فرآیندها

سیستم BPMS همواره در پی بهبود نتایج کسب‌وکار است. بهبود مستمر یکی از اهداف اصلی BPMS است که به‌طور مداوم عملکرد فرایندها را نظارت، ارزیابی و اصلاح می‌کند. هر زمان که تغییراتی در فرایندها صورت بگیرد، سیستم BPMS آن تغییرات را به‌طور مستمر پیگیری کرده و بازخوردهای لازم را برای بهبود بیشتر ارائه می‌دهد.

۶. دقت و امنیت بالای داده‌ها

یکی از مزایای بزرگ BPMS، کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت در پردازش داده‌ها است. برخلاف فرآیندهای دستی که معمولاً در معرض خطای انسانی هستند، فرایندهای مبتنی بر BPMS دقت بالایی را در وارد کردن و پردازش داده‌ها تضمین می‌کنند. همچنین، دسترسی مبتنی بر نقش در سیستم BPMS، امنیت داده‌ها را تضمین کرده و از دستکاری یا سوءاستفاده از آن‌ها جلوگیری می‌کند.

۷. راه‌اندازی سازمان چابک و انعطاف‌پذیر

یک BPMS که به‌درستی پیاده‌سازی شده باشد، انعطاف‌پذیری و چابکی را در سازمان ایجاد می‌کند. این سیستم‌ها نقشه‌راه روشنی برای فرایندها فراهم می‌کنند که به‌راحتی می‌توان تغییرات را در آینده به آن‌ها اعمال کرد. در نتیجه، سازمان‌ها می‌توانند با رشد خود، فرآیندهایشان را با سرعت و دقت به‌روز کرده و به تغییرات سریع محیط تجاری پاسخ دهند.

برای اطلاعات بیشتر در مورد مزایا و همچنین معایب سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، مقاله مزایا و معایب Bpms را مطالعه کنید.

انواع سیستم مدیریت فرایند کسب و کار

انتخاب BPMS مناسب می‌تواند به شما کمک کند تا نیازهای مختلف در حوزه‌های مختلف کسب‌وکار خود را برآورده کنید. حالا که با مفهوم BPMS آشنا شدید و ویژگی‌های آن را شناختید، وقت آن رسیده که با انواع مختلف این سیستم‌ها آشنا شوید. هر نوع BPMS ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارد که باید متناسب با نیازهای خاص سازمان شما انتخاب شود. در اینجا سه نوع اصلی BPMS معرفی می‌شود که در سازمان‌ها و کسب‌وکارها استفاده می‌شود:

۱. BPMS یکپارچه‌محور

این نوع BPMS برای ساده‌سازی جریان اطلاعات و داده‌ها بین بخش‌ها، افراد و ابزارهای نرم‌افزاری مختلف طراحی شده است. BPMS یکپارچه‌محور بیشتر برای کسب‌وکارهایی کاربرد دارد که فرایندهای پیچیده‌ای دارند و ترکیبی از فرایندهای انسانی و داده‌محور را شامل می‌شود. این سیستم برای مواقعی که دخالت انسانی کمتری برای انجام فرایند وجود دارد، بسیار مناسب است و به‌ویژه در محیط‌های با عملیات پیچیده، می‌تواند به بهبود کارایی کمک زیادی کند.

هدف اصلی این سیستم، ارتباط و هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان است تا داده‌ها به‌صورت سریع و دقیق بین بخش‌ها و تیم‌ها منتقل شوند.

۲. BPMS سند‌محور

BPMS سند‌محور برای فرایندهایی طراحی شده است که به‌طور عمده یا کاملاً بر اساس اسناد کاغذی یا دیجیتال عمل می‌کنند. در این نوع BPMS، هدف اصلی ارائه اسناد دقیق و جاری به طرف‌های مربوطه است. این سیستم‌ها می‌توانند به‌صورت خودکار عمل کنند، اما به دلیل ماهیت فرایند، ممکن است نیاز به تعامل انسانی در برخی مراحل داشته باشند.

سیستم BPMS سند‌محور به‌ویژه در سازمان‌هایی که نیاز به بایگانی و گردش اسناد دارند، کاربرد دارد و می‌تواند به مدیریت بهتر اسناد و کاهش خطاهای ناشی از فراموشی یا اشتباه در جابجایی اسناد کمک کند.

۳. BPMS انسان‌محور

BPMS انسان‌محور مناسب برای فرایندهایی است که عمدتاً یا کاملاً توسط افراد تکمیل می‌شوند. این سیستم‌ها معمولاً برای فرایندهایی طراحی می‌شوند که در آن‌ها تصمیم‌گیری‌های پیچیده و نیاز به تحلیل انسان وجود دارد. به عبارت دیگر، این نوع BPMS بیشتر در مواقعی کاربرد دارد که افراد نقش اصلی را ایفا می‌کنند.

یکی از ویژگی‌های مهم BPMS انسان‌محور، توانایی تخصیص وظایف به افراد و رصد پیشرفت کارها در هر مرحله از فرایند است. برای مثال، یک موتور فرم‌ساز که با استفاده از روش drag & drop توسط فرد تکمیل می‌شود، نمونه‌ای از BPMS انسان‌محور است.

بیشتر بخوانید: RPA چیست و با BPMS چه تفاوتی دارد؟

نحوه عملکرد BPMS

سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) به‌طور کلی در چهار مرحله اصلی عمل می‌کنند که هر مرحله به بهبود کارایی، کاهش خطاهای انسانی، و افزایش دقت کمک می‌کند. در ادامه به بررسی مراحل مختلف عملکرد BPMS می‌پردازیم:

مرحله ۱: مستندسازی و تعیین فرایندها

در این مرحله، کاربران فرایندهای کسب‌وکار خود را مستند می‌کنند و اقدامات مناسب و کارآمد را برای انجام وظایف مشخص می‌سازند. یک سیستم BPMS برای مدیریت کارآمد چرخه‌ی حیات هر فرایند، نیازمند فرایندهای مستند شده و واضح است. این مستندسازی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بدانند چه اقداماتی باید انجام شود و هر فرد در کدام بخش از فرایند دخیل است.

مرحله ۲: مدل‌سازی و طراحی فرایندها

در این مرحله، فرایندها به‌طور دقیق ترسیم می‌شوند. یک جریان از پیش‌تعریف‌شده از وظایف با شروع و پایان مشخص در سیستم BPMS ایجاد می‌شود. این مدل‌سازی معمولاً از طریق نمودارها و مدل‌های بصری صورت می‌گیرد که به کاربران امکان می‌دهد قوانین و معیارهای خاصی را برای ساختاردهی و انعطاف‌پذیری فرایندها تعیین کنند. این مرحله به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای خود را به شکلی واضح و قابل‌فهم طراحی کرده و آن‌ها را با یکدیگر هماهنگ کنند.

مرحله ۳: خودکارسازی فرایندها

با جمع‌آوری اقدامات و ایجاد مدل‌های فرایند کسب‌وکار، BPMS به‌طور دقیق اقدام به خودکارسازی فرایندها می‌کند. در سیستم‌های دستی، علاوه بر احتمال خطای انسانی، گلوگاه‌ها و ناکارآمدی‌هایی به وجود می‌آید. به‌ویژه در این مرحله، اتوماسیون اداری باعث کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت در اجرای فرآیندها می‌شود. با خودکارسازی، فرایندها به شکلی دقیق‌تر و سریع‌تر اجرا می‌شوند.

مرحله ۴: نظارت و بهبود مستمر

در این مرحله، کاربران می‌توانند فرایندهای خود را تحت نظارت قرار دهند و با اعمال تغییرات و بهبودها، عملکرد خود را بهینه‌تر کنند. این نظارت مستمر به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا نقاط ضعف و مشکلات موجود را شناسایی کرده و اقدامات لازم برای بهبود و ارتقای نتایج را انجام دهند. BPMS نه‌تنها به خودکارسازی و مدیریت فرایندها کمک می‌کند، بلکه به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که همیشه در مسیر بهبود مستمر قرار داشته باشند.

چه عواملی که باید در انتخاب bpms در نظر گرفته شوند؟

انتخاب سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) مناسب برای سازمان شما یکی از مهم‌ترین تصمیمات استراتژیک است. این سیستم باید نیازهای خاص سازمان شما را برطرف کند و قابلیت انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری لازم برای هماهنگی با تغییرات بازار و پیشرفت‌های تکنولوژیکی را داشته باشد.

در اینجا عوامل کلیدی برای انتخاب BPMS مناسب آورده شده است:

۱. سهولت استفاده

یکی از ویژگی‌های مهم یک سیستم BPMS، رابط کاربری بصری و سهولت استفاده است. اگر سیستم پیچیده و دشوار برای استفاده باشد، ممکن است کارمندان زمان زیادی را صرف یادگیری آن کنند و این باعث تاخیر در انجام کارها خواهد شد. برای سرعت بخشیدن به فرآیندها، پیشنهاد می‌شود BPMSی انتخاب کنید که سادگی را در طراحی خود داشته باشد و از پلتفرم‌های سفارشی بهره‌برداری کنید، زیرا این سیستم‌ها راحت‌تر راه‌اندازی و استفاده می‌شوند.

۲. بازده مورد انتظار سرمایه (ROI)

قبل از انتخاب BPMS، باید بازده سرمایه‌گذاری (ROI) را ارزیابی کنید. عوامل مختلفی مانند تعداد کاربران، ویژگی‌ها، و تأثیر آن بر فرایندهای کسب‌وکار را در نظر بگیرید. سپس هزینه‌های خرید نرم‌افزار، صرفه‌جویی در هزینه‌ها با خودکارسازی فرایندهای تکراری، و کاهش خطاهای انسانی و منابع را در نظر گرفته و ROI را تخمین بزنید. این ارزیابی می‌تواند به شما کمک کند تا متوجه شوید این سرمایه‌گذاری چقدر برای کسب‌وکار شما سودآور خواهد بود.

۳. مسائلی که باید حل کنید

قبل از تصمیم‌گیری، باید نیازها و مشکلات خاص سازمان خود را شناسایی کنید. با مشاوران این حوزه مشورت کنید و تحقیقات لازم را انجام دهید تا بدانید BPMS چگونه می‌تواند به رفع این مشکلات کمک کند. ماهیت کسب‌وکار، تعداد فرایندهای موجود، و محدودیت‌های پروژه باید بررسی شود تا نرم‌افزاری که قادر به حل مشکلات شما باشد انتخاب شود.

۴. مقیاس‌پذیری بالا

در انتخاب BPMS باید به مقیاس‌پذیری آن توجه کنید. سیستم باید به گونه‌ای باشد که توانایی رشد و توسعه فرایندهای کسب‌وکار شما را داشته باشد. یک BPMS انعطاف‌پذیر به شما این امکان را می‌دهد تا با تغییرات بازار و تحولات تکنولوژیکی همگام شوید و نیازهای امنیتی سازمانتان را برآورده سازید.

۵. مدلسازی انسان‌محور

یکی دیگر از ویژگی‌های مهم BPMS، مدلسازی انسان‌محور است. این سیستم‌ها به افراد غیر فنی این امکان را می‌دهند تا به راحتی و بدون نیاز به تخصص برنامه‌نویسی، فرایندها را طراحی و مدل‌سازی کنند. استفاده از نرم‌افزارهایی با چنین محیط‌های ساده‌ای می‌تواند به راحتی فرایندهای کسب‌وکار را برای سازمان‌ها ساده‌تر و کارآمدتر کند.

نتیجه گیری

در این مقاله، شما با BPMS و کاربردهای آن آشنا شدید. حالا به‌خوبی می‌دانید که یک سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که از منابع خود به‌طور مؤثرتری استفاده کرده و نتایج بهتری کسب کنند. این سیستم‌ها به بهبود عملکرد فرایندها و سیستم‌ها کمک کرده و باعث می‌شوند که فرایندهای کسب‌وکار ساده‌تر و کارآمدتر شوند.

فرایندهای کسب‌وکار معمولاً شامل چندین وظیفه تکراری هستند که کارکنان زمان زیادی را صرف انجام آن‌ها می‌کنند. این وظایف، که اغلب کم‌ارزش و پیش‌پاافتاده به نظر می‌رسند، نه تنها باعث کاهش روحیه کارکنان می‌شوند، بلکه بهره‌وری گردش کار را نیز تحت تأثیر قرار می‌دهند.

BPMS با خودکارسازی وظایف تکراری و حذف این فعالیت‌ها از فرایندهای کسب‌وکار، موجب کاهش خطاهای انسانی و صرفه‌جویی در زمان می‌شود. با ساده‌سازی و بهینه‌سازی گردش کار، سازمان‌ها قادر خواهند بود منابع خود را بهتر مدیریت کرده و به نتایج بهتری در کسب‌وکار دست یابند.