میز خدمت الکترونیک عنوان دستورالعملی است که سازمان اداری و استخدامی كشور مطابق بخشنامه شماره ۱۵۳۸۵۸۸ در سال 1396 به ادارات و سازمانها ابلاغ نمود و طی آن دستگاه های اجرایی و استانداری ها به منظور ارائه خدمات به هنگام، سریع و سهل به ارباب رجوع و نیز ارتقاء رضایت مندی آنان مکلفند نسبت به برنامه‌ریزی و اجرای مفاد دستورالعمل (میز خدمت الکترونیک) و آموزش متصدیان آن اقدام نمایند.
هدف از راه اندازی میز خدمت الکترونیکی، ارائه خدمات به موقع و مناسب به مشتریان و اعضای سازمان ها در هر لحظه و مطابق قوانین و توافق‌نامه‌های میان آنها از طریق سامانه های الکترونیکی و قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی هوشمند است.
گروه مهندسی آی‌کن با ارائه ی موتور مولد قدرتمند و تحت وب، سازمان ها را قادر می سازد با توسعه خدمات الکترونیک، دامنه میز خدمت الکترونیک خویش را گسترش داده وبا مکانیزه و هوشمند نمودن فرآیندها مدیریت بهتر سازمان و رضایت مشتریان را کسب نمایند.
معرفی میزخدمت الکترونیک
میز خدمت با تحلیل و طراحی چندین فرآیند مهم و یکپارچه چرخه عمر تمامی تماس‌های ورودی به سازمان شامل انواع درخواست‌ها، رویدادها ، شکایات ، پیشنهادات و … و نیز فرآیند های درون سازمان را از زمان ثبت در پایگاه داده، حل و رفع آنها، ارجاع به مراتب بالاتر در صورت نیاز، خاتمه و اطلاع مستمر وضعیت آنها به مشتری و اعضای سازمان مدیریت می‌کند.
راه اندازی میز خدمت در سازمان ها منافع زیادی را به ارمغان خواهد آورد از جمله:
خدمات سازمان الکترونیک
خدمات کارمند الکترونیک
برخی از خدماتی که گروه مهندسی آی‌کن با همکاری شرکت مهندسی سپنتا در قالب کارمند الکترونیک ارائه می کند:
تکریم ارباب رجوع
توسعه خدمات الکترونیکی و ارائه ماژول های شهروند الکترونیک میتواند مزایای بی شماره داشته باشد، که از جمله مزایای تبديل شدن شهروندان سنتي به شهروندان الكترونيك میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
- مهارت استفاده از کامپيوتر و اينترنت را خواهد داشت
- توانايي استفاده از فناوري‌هاي ارتباطي نوين را خواهد داشت
- به روز زندگي مي‌کند، زيرا قادر است به آخرين اطلاعات در كمترين زمان دسترسي داشته باشد
- سفرهاي مفرح‌تري انجام مي‌دهد
- راحت‌تر استخدام مي‌شود، زيرا به فرصت‌هاي شغلي بيشتري دسترسي دارد
خدمات شهروند الکترونیک
تحقق برنامه‌ي چشم‌انداز كشور، مستلزم در نظر گرفتن نقشي مؤثر براي شهروندان در فرآيند توسعه‌ي ملي است شهروندان بايد قادر باشند به دور از هر‌گونه محدوديت جغرافيايي و فيزيکي در کوتاه‌ترين زمان ممكن از هر مکاني با كمترين هزينه در سطح كشور و حتي بازار جهاني به مبادله و ارتقاي ثروت و دانش خود بپردازند ارائه‌ي خدمات الکترونيک، يكي از بهترين ابزارهاي و روشهاي توانمند‌سازي شهروندان در راستاي تحقق اهداف فوق است، توسعه‌ي خدمات الكترونيك، بهترين روش در راستاي توسعه‌ي دولت الكترونيك، شهر الكترونيك و … است. در عين حال اكثريت قريب به اتفاق شهروندان از نحوه‌ي فعلي ارائه‌ي خدمات ناراضي هستند.
مشتريان هر سازمان از اصلي ترين سرمايه هاي سازمان هستند و تکريم آنها مايه بقاي سازمان خواهد بود، بنابراين ارائه خدمات الکترونيکي به شهروندان يا مراجعان سازمان ها از موثرترين روشهاي پيشبرد اهداف سازمان خواهد بود. گروه مهندسي آي‌کن افتخار دارد با ارائه ماژول هاي شهروند الکترونيک، در اين زمینه به سازمانها و ارگانها ياري رساند.
از جمله خدماتي که مي توان به صورت الکترونيکي به شهروندان ارائه نمود به شرح زير است:
- دریافت نظرات و پیشنهادات مصرف کنندگان جهت کمک به بخش تحقیق و توسعه شرکت و ارائه ی کالا با ویژگیهای درخواستی مصرف کنندگان
- رسیدگی به شکایات و اعلانات مشتریان
- رصد وضعیت اداره ها و نمایندگی ها
- آنالیز و گزارشات عملکرد اداره ها و نهادها
- عملیات مربوط به شناسنامه محصولات
- نظارت بر معاملات عاملان فروش و…
- عملیات مربوط به خرید مواد اولیه
با توجه به اصل تکریم ارباب رجوع، در هر مرحله، اطلاع رسانی مناسب توسط پیامک و ایمیل به متقاضی انجام خواهد شد تا مصرف کنندگان و نمایندگان در جریان کامل روند فرآیندهای در حال اجرای خود قرار بگیرند.
پیشنهادات
به دلايل ذکر شده، معتقديم سازمان الکترونيک که ترکيبي از چهار موتور و بيش از 10 ماژول ميباشد، بي رقيب است و به دليل معماري درست و بروز نرم افزار و کارايي بسيار مناسبي که دارد، در صورتيکه سازمان تفکر توسعه را مد نظر خود داشته باشد قطعا مناسب ترين گزينه انتخابي سازمان هايي است که علاوه بر ايده الکترونيکي کردن کليه فعاليتهای خود، به توسعه نيز مي انديشند.
به منظور مقايسه بخش هاي سازمان الکترونيک با محصولات مشابه در بازار، اين بخشها در زير توضيح داده خواهد شد و سپس بر اساس نياز شرکت شما ليست ابزارهايی که براي سازمان مورد نياز است را به تفکيک ارايه و سپس قيمت گذاري خواهيم کرد. سازمان الکترونيک شامل Engine های زير است:
همانطور که ذکر شد در طول زمان به دلیل بوجود آمدن نیازهای جدید و درخواستهای توسعه مشتریان و به منظور بالابردن کارایی سازمان الکترونیک و نیز به دلیل آسان سازی کاربری و راهبری سازمان الکترونیک، توسعه ها در قالب ماژول هایی به این سیستم اضافه شده است که در زیر به این ماژول ها اشاره می شود: