در سال های اخیر، بی شک یکی از نگرانی های مدیران هر سازمان یا کسب و کار، مسائل اقتصادی است، مواردی مثل شیوع بیماری کرونا، تورم، افزایش قیمت کالا ها و خدمات، و… فعالیت را برای کسب و کارها سخت کرده است؛ میزان افزایش دستمزد کارکنان در سال ۱۴۰۱؛ تامین هزینه های حقوق و دستمزد نیروهای انسانی را نیز به  چالش بزرگتری برای مدیران تبدیل کرده است. برای عبور موفق از این بحران ها، چه راه حل هایی پیش روی مدیران و تصمیم گیرندگان کسب و کارهاست؟

در سال های اخیر، بی شک یکی از نگرانی های مدیران هر سازمان یا کسب و کار، مسائل اقتصادی است، مواردی مثل شیوع بیماری کرونا، تورم، افزایش قیمت کالا ها و خدمات، و… فعالیت را برای کسب و کار ها سخت کرده است؛ میزان افزایش دستمزد کارکنان در سال ۱۴۰۱؛ تامین هزینه های حقوق و دستمزد نیروهای انسانی را نیز به  چالش بزرگتری برای مدیران تبدیل کرده است. برای عبور موفق از این بحران ها، چه راه حل هایی پیش روی مدیران و تصمیم گیرندگان کسب و کارهاست؟  

مزایای بکارگیری ابزارهای هوشمند کسب و کار

کشورهای توسعه یافته با تکیه بر تکنولوژی و ابزارهای مکانیزاسیون فرآیندها و رفتارهای سازمانی، همچنین بکارگیری مهارت های مدیریتی توانسته اند کسب وکار خود را مدیریت و کنترل کنند. یکی از مهم ترین ابزارهای مذکور، اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) است، که بکارگیری آن در سازمان ها مزایای بسیاری به همراه خواهد داشت از جمله:

  • افزایش بهره وری سازمان
  • کاهش هزینه های اداری و نیروی انسانی

  • بهبود مستمر فرآیندها و تضمین کیفیت

  • کاهش ریسک و خطاهای انسانی

  • استفاده بهینه از منابع و نیروهای انسانی

مزایای بکارگیری BPMS و اتوماسیون اداری آی کن

گروه مهندسی آی کن بیش از بیست سال است که در زمینه تولید راهکارهای جامع نرم افزاری (مانند BPMS) برای سازمان ها و کسب وکارهای مختلف فعالیت می نماید و به جهت شفاف سازی و ارائه ملموسی از تاثیر چشمگیر بکارگیری راهکارهای خود در سازمان ها و کسب وکارها، اقدام به ترسیم درخت صرفه جویی نموده است و میزان صرفه جویی صورت گرفته در هزینه های کسب وکارتان را به صورت کاملاً علمی و بررسی شده، محاسبه کرده و در قالب یک درخت نمایش می دهد.

برخی از مزایای بکارگیری BPMS

برخی از مزایای بکارگیری BPMS و اتوماسیون اداری گروه مهندسی آی کن

سازمان ها و کسب و کارهای موفقی مانند همراه اول، شرکت فولاد مبارکه اصفهان، جهاد دانشگاهی کشور، شرکت کیش چیپس(مزمز)، پارس خزر، آسان پرداخت (آپ)، نوین چرم، چای دبش، شرکت قند نقش جهان و … سال هاست که با بکارگیری ابزارهای هوشمند کسب وکار گروه مهندسی آی کن، از مزیت های سازمان الکترونیک بهره می برند و با خودکار نمودن فرآیندهای کسب وکار توانسته اند صرفه جویی قابل توجهی  در هزینه ها و افزایش بهره وری سازمان/کسب و کار خود داشته باشند.

در ادامه توضیحات مختصری درباره نحوه انجام محاسبات و ترسیم این درخت ارائه خواهیم کرد.

ترسیم درخت صرفه جویی، گواه صرفه جویی هزینه های سازمان های الکترونیک

آیا می دانستید، در سال ۱۴۰۰، بهای تمام شده ی یک دقیقه وقت عملیاتی کارکنان برای سازمان ها حداقل ۱۴۰۰۰ (چهارده هزار) ریال و بهای تمام شده ی یک برگ کاغذ چاپ شده برای سازمان ها حداقل ۳،۷۵۰ (سه هزار و هفتصد و پنجاه) ریال است؟

آیا می دانید که بیش از ۸۰% اسناد کسب و کار ها را فرم ها تشکیل می دهند و هزینه ی بایگانی، ذخیره سازی و دستیابی به این اسناد حدود ۳۰ برابر و هزینه ی بررسی، نگه داری و توزیع آن ها حدود ۷۵ برابر هزینه ی طراحی و چاپ فرم ها است؟ بنابراین الکترونیکی شدن این فرم ها قطعاً تاثیر چشم گیری بر هزینه های کسب و کار دارد.  در واقع هر فرم الکترونیکی معادل صرفه جویی در حداقل یک برگ کاغذ و هر نامه صادره معادل صرفه جویی در حداقل دو یا سه برگ کاغذ می باشد.

آیا می دانستید که طبق آمار، میانگین ۴ هفته در سال از وقت نیروهای انسانی برای جستجوی کاغذهای اشتباه  بایگانی شده، اشتباه برچسب خورده، ردیابی نشده یا گم شده تلف می شود؟

آیا می دانستید، انسان، در هر ۲ ثانیه، معادل یک زمین فوتبال از جنگل های جهان را تخریب می کند؟ یکی از مسئولیت های اجتماعی سازمان ها، کاهش آسیب به محیط زیست است که با کاهش مصرف کاغذ بواسطه بکارگیری ابزارهای هوشمند کسب و کار به این مهم دست خواهد یافت.

اگر تنها ۶ تا ۲۰ فرم پرکاربرد به صورت الکترونیکی استفاده شوند، در این صورت، به طور معمول، هر کاربر در سازمان، ماهیانه بین ۸ تا ۵۰ فرم ایجاد می کند.

برخی از شاخص های بکار گرفته شده در سنجش میزان صرفه جویی صورت گرفته و ترسیم درخت صرفه جویی، به شرح ذیل می باشند:

  • بهای تمام شده دقیقه های عملیاتی کارکنان
  • بهای تمام شده کاغذهای چاپ شده
  • ضریب بهره وری فرد
  • زمان تمام شده دسترسی به یک مدرک در بایگانی

یک نمونه واقعی از نتیجه بکارگیری راهکار مدیریت فرآیند گروه مهندسی آی کن را  در ادامه ملاحظه می فرمایید:

 

درخت صرفه جویی جهاد دانشگاهی

 

همان طور که در تصویر ملاحظه می فرمایید، جهاد دانشگاهی کشور، با استفاده از راهکارهای نرم افزاری آی کن در مدت ۱۳۸ ماه بیش از ۷۵۹ میلیارد ریال و به طور متوسط ماهیانه بیش از ۵ میلیارد ریال در هزینه های خود صرفه جویی نموده است.

بیش از  سه هزار سازمان، وزارتخانه، موسسات آموزش عالی، صنایع مختلف و کسب و کارهای خرد، متوسط و بزرگ، درحال استفاده از راهکارهای نرم افزاری گروه مهندسی آی کن هستند. بنابراین نگران آینده کسب و کار خود حتی در شرایط اقتصادی پیش رو نباشید. راهکارهای هوشمند نرم افزاری گروه مهندسی آی کن، در مسیر تبدیل شدن به یک سازمان الکترونیک و مدیریت موثر هزینه ها، همراه شما خواهد بود.