میز خدمت الکترونیک عنوان دستورالعملی است که سازمان اداری و استخدامی کشور مطابق بخشنامه شماره ۱۵۳۸۵۸۸ در سال ۱۳۹۶ به ادارات و سازمانها ابلاغ نمود و طی آن دستگاه های اجرایی و استانداری ها به منظور ارائه خدمات به هنگام، سریع و سهل به ارباب رجوع و نیز ارتقاء رضایت مندی آنان مکلفند نسبت به برنامه‌ریزی و اجرای مفاد دستورالعمل (میز خدمت الکترونیک) و آموزش متصدیان آن اقدام نمایند.
هدف از راه اندازی میز خدمت الکترونیکی، ارائه خدمات به موقع و مناسب به مشتریان و اعضای سازمان ها در هر لحظه و مطابق قوانین و توافق‌نامه‌های میان آنها از طریق سامانه های الکترونیکی و قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی هوشمند است.
گروه مهندسی آی‌کن با ارائه ی موتور مولد قدرتمند و تحت وب، سازمان ها را قادر می سازد با توسعه خدمات الکترونیک، دامنه میز خدمت الکترونیک خویش را گسترش داده وبا مکانیزه و هوشمند نمودن فرآیندها مدیریت بهتر سازمان و رضایت مشتریان را کسب نمایند.
معرفی میزخدمت الکترونیک
میز خدمت با تحلیل و طراحی چندین فرآیند مهم و یکپارچه چرخه عمر تمامی تماس‌های ورودی به سازمان شامل انواع درخواست‌ها، رویدادها ، شکایات ، پیشنهادات و … و نیز فرآیند های درون سازمان را از زمان ثبت در پایگاه داده، حل و رفع آنها، ارجاع به مراتب بالاتر در صورت نیاز، خاتمه و اطلاع مستمر وضعیت آنها به مشتری و اعضای سازمان مدیریت می‌کند.
راه اندازی میز خدمت در سازمان ها منافع زیادی را به ارمغان خواهد آورد از جمله:
خدمات سازمان الکترونیک
خدمات کارمند الکترونیک
برخی از خدماتی که گروه مهندسی آی‌کن با همکاری شرکت مهندسی سپنتا در قالب کارمند الکترونیک ارائه می کند:
تکریم ارباب رجوع
توسعه خدمات الکترونیکی و ارائه ماژول های شهروند الکترونیک میتواند مزایای بی شماره داشته باشد، که از جمله مزایای تبدیل شدن شهروندان سنتی به شهروندان الکترونیک میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
- مهارت استفاده از کامپیوتر و اینترنت را خواهد داشت
- توانایی استفاده از فناوری‌های ارتباطی نوین را خواهد داشت
- به روز زندگی می‌کند، زیرا قادر است به آخرین اطلاعات در کمترین زمان دسترسی داشته باشد
- سفرهای مفرح‌تری انجام می‌دهد
- راحت‌تر استخدام می‌شود، زیرا به فرصت‌های شغلی بیشتری دسترسی دارد
خدمات شهروند الکترونیک
تحقق برنامه‌ی چشم‌انداز کشور، مستلزم در نظر گرفتن نقشی مؤثر برای شهروندان در فرآیند توسعه‌ی ملی است شهروندان باید قادر باشند به دور از هر‌گونه محدودیت جغرافیایی و فیزیکی در کوتاه‌ترین زمان ممکن از هر مکانی با کمترین هزینه در سطح کشور و حتی بازار جهانی به مبادله و ارتقای ثروت و دانش خود بپردازند ارائه‌ی خدمات الکترونیک، یکی از بهترین ابزارهای و روشهای توانمند‌سازی شهروندان در راستای تحقق اهداف فوق است، توسعه‌ی خدمات الکترونیک، بهترین روش در راستای توسعه‌ی دولت الکترونیک، شهر الکترونیک و … است. در عین حال اکثریت قریب به اتفاق شهروندان از نحوه‌ی فعلی ارائه‌ی خدمات ناراضی هستند.
مشتریان هر سازمان از اصلی ترین سرمایه های سازمان هستند و تکریم آنها مایه بقای سازمان خواهد بود، بنابراین ارائه خدمات الکترونیکی به شهروندان یا مراجعان سازمان ها از موثرترین روشهای پیشبرد اهداف سازمان خواهد بود. گروه مهندسی آی‌کن افتخار دارد با ارائه ماژول های شهروند الکترونیک، در این زمینه به سازمانها و ارگانها یاری رساند.
از جمله خدماتی که می توان به صورت الکترونیکی به شهروندان ارائه نمود به شرح زیر است:
- دریافت نظرات و پیشنهادات مصرف کنندگان جهت کمک به بخش تحقیق و توسعه شرکت و ارائه ی کالا با ویژگیهای درخواستی مصرف کنندگان
- رسیدگی به شکایات و اعلانات مشتریان
- رصد وضعیت اداره ها و نمایندگی ها
- آنالیز و گزارشات عملکرد اداره ها و نهادها
- عملیات مربوط به شناسنامه محصولات
- نظارت بر معاملات عاملان فروش و…
- عملیات مربوط به خرید مواد اولیه
با توجه به اصل تکریم ارباب رجوع، در هر مرحله، اطلاع رسانی مناسب توسط پیامک و ایمیل به متقاضی انجام خواهد شد تا مصرف کنندگان و نمایندگان در جریان کامل روند فرآیندهای در حال اجرای خود قرار بگیرند.
پیشنهادات
به دلایل ذکر شده، معتقدیم سازمان الکترونیک که ترکیبی از چهار موتور و بیش از ۱۰ ماژول میباشد، بی رقیب است و به دلیل معماری درست و بروز نرم افزار و کارایی بسیار مناسبی که دارد، در صورتیکه سازمان تفکر توسعه را مد نظر خود داشته باشد قطعا مناسب ترین گزینه انتخابی سازمان هایی است که علاوه بر ایده الکترونیکی کردن کلیه فعالیتهای خود، به توسعه نیز می اندیشند.
به منظور مقایسه بخش های سازمان الکترونیک با محصولات مشابه در بازار، این بخشها در زیر توضیح داده خواهد شد و سپس بر اساس نیاز شرکت شما لیست ابزارهایی که برای سازمان مورد نیاز است را به تفکیک ارایه و سپس قیمت گذاری خواهیم کرد. سازمان الکترونیک شامل Engine های زیر است:
همانطور که ذکر شد در طول زمان به دلیل بوجود آمدن نیازهای جدید و درخواستهای توسعه مشتریان و به منظور بالابردن کارایی سازمان الکترونیک و نیز به دلیل آسان سازی کاربری و راهبری سازمان الکترونیک، توسعه ها در قالب ماژول هایی به این سیستم اضافه شده است که در زیر به این ماژول ها اشاره می شود: