تفاوت اتوماسیون اداری و مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

شباهت های زیادی بین دو نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایند کسب و کار BPMS وجود دارد ولی برای خیلی از افراد تفکیک این دو آسان نیست. باید گفت که وقتی صحبت از پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان ها، ارگانها و یا حتی کسب و کارها می شود به معنی این است که می خواهند به فرایند های سازمان الکترونیکی دبیرخانه نظم ببخشند به عبارتی از این نرم افزار برای انجام فرایند تولید نامه ثبت و صدور ، ثبت نامه های وارده و پیگیری آنها استفاده می شود ولی نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار BPMS به فرایندهای سازمانی مربوط می شود و هدف ساماندهی و اجرا و بهبود فرایند های یک سازمان را در پی دارد که معمولا عمومی و در برخی موارد بسیار تخصصی است. البته این دوبه جز اهداف ، در اجرا و استقرار هم با هم متفاوت هستند چرا که اجرای و مستقر کردن نرم افزار اتوماسیون اداری با برنامه ای که از پیش تعیین شده است ارائه می شود ولی نرم افزار BPMS با توجه پیچیدگی هایی که فرایند مدیریت سازمان دارد، مورد توجه قرار می گیرد.

اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS

در بخش اتوماسیون اداری بیشتر کارکنان بخش دبیرخانه و مسئول دفترها در گیر هستند و اما در بخش مدیریت فرایند کسب و کار BPMS مدیران ، صاحبان فرایندها که معمولا در قالب کمیته ای فعالیت می کنند در این زمینه فعال و درگیر هستند . البته مهمتر اینکه اگر بخواهند تجزیه و تحلیلی صورت بگیرد این نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار BPMS است که می تواند این کار را به درستی و با گستردگی انجام دهد اما در بخش اتوماسیون اداری تجزیه و تحلیل ها بسیار محدود بوده و بیشتر در سطح متن خواهد بود.

نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری معمولا در بازار به عنوان یک پکیج استاندارد وجود دارد ولی نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار BPMS دارای انعطاف بالایی است ولی از آنجایی که اتوماسیون اداری مبتنی بر متن است و همه چیز را به صورت متنی می بیند بنابراین امکان پردازش روی متن ها به دلیل وجود نداشتن هرگونه فیلدی وجود ندارد. در هر صورت مدیریت فرایند کسب و کار BPMS دارای مزیت هایی است چرا که کاربران را قادر می‌سازد تا فرآیندهای تجاری یک شرکت یا سازمان را طراحی، مدل، پیاده‌سازی، خودکارسازی و تجزیه و تحلیل کنند. هر فرآیند یک گروه یا مجموعه‌ای از وظایف یا فعالیت‌هایی است که کمک می‌کند تا وظیفه‌ای را سریع و راحت به انجام شود. مدیریت حساب، درخواست مشتری، گزارش هزینه، مدیریت فاکتور، مدیریت پروژه و.. تنها برخی از فرآیندهای کسب و کار هستند که می توان در نرم‌افزار BPMS آن را تحلیل و طراحی کرد. BPMS یا نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یک ابزار برای بهبود فرآیندهای سازمانی و افزایش کارایی حداکثری است.

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار

در هر صورت نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار BPMS دارای مزایایی همچون کاهش هزینه‌ها، بهبود پاسخگویی، به حداقل رساندن ناکارآمدی، افزایش تعامل با مشتریان، ارائه مزایای رقابتی و رونق و چابکی در کسب و کار است. با استفاده از یک نرم‌افزار BPMS می‌توان برای بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری کسب و کار حرکت کرد به عبارتی می توان برای فرایند کار مدلسازی کرده و گردش کار ایجاد کرد. می توان بسته قوانین کسب و کار را راه اندازی کرد. می توان ارتباطات فعال برای هر فعالیت از جمله مدیریت تصمیم‌گیری، مدیریت ایده‌ها و موضوعات مرتبط برای ایجاد ارتباط موثر با یک سازمان یا شرکت را ایجاد کرد. و اینکه می توان ضمن ایجاد فرم های وب بدون نیاز به کد نویسی تجزیه و تحلیل ها ی خوبی ارائه داد.