همان‌طور که می‌دانید، وظایف اداری برای اداره مؤثر یک سازمان حیاتی هستند، به همین دلیل است که امروزه سازمان‌ها به منظور افزایش مکانیزه شدن کار در سازمان و تسهیل در ارائه خدمات، از اتوماسیون اداری برای انجام این امور بهره می‌گیرند. به همین منظور یکی از بخش‌های کاربردی در نرم افزار اتوماسیون، کارتابل اتوماسیون اداری است.
در مقالات قبلی که مزایا و معایب اتوماسیون اداری را بررسی کردیم، دریافتیم به طور کلی نرم افزار اتوماسیون اداری، با ایجاد بستر مناسب برای ثبت و گردش مدارک و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق و مدیریت بهینه جلسات، ضمن تسریع در روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیکی برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند که تمام این‌ها نیاز به پیگیری دقیق دارند و این کارتابل اتوماسیون اداری است که این پیگیری‌ها را شفاف و تسهیل می‌کند.
کارتابل سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
یکی از اجزای اصلی انواع اتوماسیون اداری «کارتابل» است. کلیه سمت‌هایی که در اتوماسیون تعریف می‌شوند نیازمند فضایی هستند که به تمام مدارک وارده و صادره و اسناد و فرم‌ها، یادداشت‌ها و … دسترسی داشته باشند. کارتابل اتوماسیون اداری همان محیطی است که این موارد را به صورت یکجا در دسترس کاربر قرار می‌دهد تا به راحتی و با دقت بالایی به تمام امور جاری خود رسیدگی کنند و پیگیری‌های مربوط به آن را انجام دهند.
کاربران اتوماسیون می‌توانند ضمن ورود به کارتابل خود و مشاهده مدارک دریافتی، عملیات مورد نظر از قبیل پاسخ، ارجاع، هامش نویسی، افزودن پیوست، چاپ، تهیه پیش‌نویس و… را روی آن انجام دهند. کارتابل اتوماسیون اداری به کاربران این فرصت را می‌دهد تا کارهای خود را به طور مؤثری سازماندهی کنند و عملکرد خود را بهبود بخشند.
معرفی انواع کارتابل اتوماسیون اداری
در نرم افزار اتوماسیون اداری، کارتابل به دو بخش اصلی کارتابل ارجاعی و کارتابل وارده تقسیم می‌شود.
- کارتابل ارجاعی: شامل تمام مدارک و مکاتباتی است که یک کاربر برای سایرین ارسال می‌کند. برای پیگیری آخرین وضعیت این مدارک و اطلاع از اقداماتی که روی آن صورت گرفت، کاربر باید به این بخش مراجعه کند.
- کارتابل وارده: شامل تمام مکاتبات ورودی خواهد بود که سایر افراد در بستر اتوماسیون برای کاربر ارسال کردند، خواه نامه باشد یا درخواست جلسه یا اطلاعیه و سایر موارد. کاربر برای پاسخ به این مدارم کافی است روی آن کلیک کرده و مدرک مورد نظر را مشاهده و با استفاده از ابرازهای مناسب، اقدامات لازم را انجام نماید.
نوع دیگری از کارتابل اتوماسیون اداری که مخصوصاً برای مدیران اهمیت زیادی دارد، کارتابل آفلاین است.
- کارتابل آفلاین: شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید چه در مأموریت چه در سفرهای کاری و تعطیلات، در هر نقطه جغرافیایی و در هر زمان، صندوق ورودی خود را مرور کنید و عملیات مختلفی مانند مشاهده، ارجاع، امضا و پاراف مدرک را به راحتی انجام دهید.
مزایا و ویژگی کارتابل سیستم اتوماسیون اداری
با توجه به حجم زیاد داده‌هایی که بین افراد در سازمان رد و بدل می‌شود، امکان دسته‌بندی و اولویت بندی مدارک ارسالی و دریافتی از اصلی‌ترین ویژگی‌های کارتابل اتوماسیون اداری است. کارتابل قرار است به گونه‌ای طراحی شود که علاوه بر دسترسی سریع و راحت و تشخیص جزئیات اصلی مدارک بدون باز کردن آنها، امکان پیگیری آنها را نیز تسهیل کند. به طور کلی یک کارتابل اتوماسیون اداری از ویژگی‌های زیر برخوردار خواهد بود:
- مشاهده لیست مدارک موجود در کارتابل براساس اطلاعات شماره مدرک، موضوع مدرک، فرستنده، تاریخ مدرک، تاریخ ورود به کارتابل، نوع مدرک
- امکان تعیین تعداد ردیف‌های قابل مشاهده در هر صفحه
- امکان تعیین نحوه مرتب سازی مدارک دریافتی بر اساس ( تاریخ دریافت، فرستنده، فرستنده ارجاع، فایل، فوریت، تاریخ مدرک، تاریخ ارجاع، موضوع، خوانده شده / خوانده نشده، مبدأ، نوع مدرک)
- امکان جستجو در بین مدارک دریافتی در کارتابل با توجه به شماره مدرک، شماره پیگیری و موضوع مدرک
- دسترسی سریع برای ایجاد پیش‌نویس و مدرک جدید، ارسال فایل و گردش کار جدید
- امکان ثبت اعلان یا هشدار و همچنین زمان‌بندی بر روی مدارک
- امکان ثبت هامش یا افزودن پیوست روی مدارک
- مشخص نمودن مهلت زمانی برای دریافت پاسخ هر مدرک
- امکان تفویض بخشی یا تمام کارتابل با تعیین سطح دسترسی برای فرد دیگر
- امکان مشاهده پیوست‌های مدرک
اجزای تشکیل دهنده یک کارتابل
بخش‌های مختلف کارتابل اتوماسیون اداری ممکن است با توجه به نوع مدرک و برای سمت‌های مختلف متفاوت باشد. اما استاندارد‌های مشخصی وجود دارد و معمولاً در بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری، اجزای تشکیل دهنده کارتابل‌های وارده و ارجاعی که قرار هست کار را برای کاربر آسان کنند، به شرح زیر هستند:
کارتابل ارجاعی:
- در دست اقدام: شامل مدارک ارسالی که نشان می‌دهد دریافت کننده آن را مشاهده کرده؛ اما هنوز پاسخی بابت آن دریافت نشده
- انجام شده: این قسمت شامل مدارکی است که دریافت کننده‌ی آن عملیات لازم را روی آن انجام داده.
- بررسی نشده: شامل مدارکی که دریافت کننده هنوز آن را مشاهده نکرده.
- برگشت خورده: مدارک ارسالی که پس از بررسی به دلیل نواقص یا هر موردی تأیید نشوند، جهت بازبینی یا اصلاح به این بخش برگشت داده می‌شوند.
کارتابل وارده:
- جهت استحضار: شامل مدارکی که صرفاً برای اطلاع کاربران به دستشان می‌رسد و نیازی نیست کاربر، عملی روی آن انجام دهد.
- جهت پیگیری: مدارکی را شامل می‌شود که نیاز هست کاربر پس از دریافت آن موردی را پیگیری، پیوست و یا ثبت نماید.
- جهت امضا: شامل مدارکی که برای انجام، نیاز به تأیید یا امضای کاربر دارند.
- جهت اقدام: شامل مدارکی که نیاز هست کاربر پس از دریافت آن، اقدامی را صورت دهد.
- جهت دستور: کلیه مدارکی که به منظور انجام کاری از سمت‌های بالاتر برای سمت‌های پایین‌تر ابلاغ می‌شود.
- درخواست جلسه: شامل نامه‌های درخواست هماهنگی برای قرار ملاقات که برای فرد یا افراد مورد نظر ارسال خواهد شد.
نتیجه گیری
کارتابل اکترونیک موهبتی است که نرم افزارهای اتوماسیون اداری با خود به سازمان‌ها آوردند. وجود امکانات و بخش‌های متفاوت در آن، کاربران را از سردرگمی ناشی از سر و کار داشتن با انواع زونکن‌های فیزیکی نجات داده و باعث تسهیل در دسترسی آنها به وظایفشان می‌گردد.
اهمیت کارتابل در اتوماسیون اداری به گونه‌ای است که نمی‌توان تصور کرد یک کاربر اعم از مدیر، کارشناس و کارمند، بدون وجود آن، چگونه می‌خواهد حجم زیاد مکاتبات داخلی و بیرونی را ساماندهی و پیگیری کند. امیدواریم این مقاله از گروه مهندسی آیکن برای شما مفید بوده باشد.
