وظایف اداری برای اداره مؤثر هر سازمان حیاتی هستند. امروزه سازمانها به منظور مکانیزه کردن فرآیندها و تسهیل در ارائه خدمات، از نرمافزارهای اتوماسیون اداری بهره میگیرند. در این میان، کارتابل اتوماسیون اداری، نقطهای است که تمام کارهای روزمره اداری به هم میرسند؛ این بخش همان مرکز اصلی مدیریت نامهها، ارجاعات، فرمها و وظایف هر کاربر است که فرآیندهای سازمانی از آنجا آغاز شده و تا پایان کار از همان مسیر دنبال میشوند.
در این مقاله، علاوه بر بررسی مفهوم کارتابل و راهنمای گامبهگام کار با آن، به نکات کاربردی برای افزایش بهرهوری، ویژگیهای متمایز کارتابل اتوماسیون اداری آیکن و سوالات متداول کاربران میپردازیم.
کارتابل سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
در گذشته، هر کارمند یا مدیر برای پیگیری نامهها و مصوبات سازمانی مجبور بود از کارتابلهای چرمی و زونکنهای فیزیکی استفاده کند که فرآیندی زمانبر و همراه با ریسک مفقودی اسناد بود. در سیستم اتوماسیون اداری، کارتابل الکترونیکی (دیجیتال) محیطی است که برای هر پست و سمت اداری به صورت مجزا تعریف میشود. کاربران (اعم از مدیر، کارشناس و کارمند) با ورود به این فضا میتوانند کلیه مدارک وارده و صادره، اسناد، یادداشتها و فرمهای سازمانی خود را به صورت یکجا، منظم و شفاف مشاهده، مدیریت و پیگیری کنند.
کاربران اتوماسیون میتوانند ضمن ورود به کارتابل خود و مشاهده مدارک دریافتی، عملیات مورد نظر از قبیل پاسخ، ارجاع، هامش نویسی، افزودن پیوست، چاپ، تهیه پیشنویس و… را روی آن انجام دهند. کارتابل اتوماسیون اداری به کاربران این فرصت را میدهد تا کارهای خود را به طور مؤثری سازماندهی کنند و عملکرد خود را بهبود بخشند.
وقت آن است که مدیریت مکاتبات و فرآیندهای سازمان خود را متحول کنید! اگر به دنبال حذف کاغذبازی، افزایش سرعت کارها و دسترسی همیشگی به کارتابل اداری خود هستید، همین حالا با ویژگیهای پیشرفته نرمافزار اتوماسیون اداری آیکن آشنا شوید.
معرفی انواع کارتابل در اتوماسیون اداری
به طور استاندارد، یک کارتابل اداری هوشمند به بخشهای مختلفی تقسیم میشود تا دسترسی به اطلاعات آسانتر شود:
- کارتابل وارده (صندوق ورودی): شامل تمام مکاتبات، نامهها، فرمها یا درخواستهایی است که سایر افراد یا سازمانها برای کاربر ارسال کردهاند.
- کارتابل ارجاعی (پیگیری): محل قرارگیری و ردیابی مکاتباتی است که کاربر برای دیگران ارسال یا ارجاع داده است تا بتواند در هر لحظه از آخرین وضعیت اقدام روی آنها مطلع شود.
- کارتابل آفلاین و همراه: ابزاری تخصصی برای مدیران و کارکنانی که در خارج از محیط شرکت هستند تا بدون محدودیتهای جغرافیایی به وظایف خود رسیدگی کنند.
اجزای تشکیل دهنده کارتابل اتوماسیون اداری آی کن
بخشهای مختلف کارتابل اتوماسیون اداری ممکن است با توجه به نوع مدرک و برای سمتهای مختلف متفاوت باشد. اما استانداردهای مشخصی وجود دارد و معمولاً در بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری، اجزای تشکیل دهنده کارتابلهای وارده و ارجاعی که قرار هست کار را برای کاربر آسان کنند، به شرح زیر هستند:
کارتابل ارجاعی:
- در دست اقدام: شامل مدارک ارسالی که نشان میدهد دریافت کننده آن را مشاهده کرده؛ اما هنوز پاسخی بابت آن دریافت نشده
- انجام شده: این قسمت شامل مدارکی است که دریافت کنندهی آن عملیات لازم را روی آن انجام داده.
- بررسی نشده: شامل مدارکی که دریافت کننده هنوز آن را مشاهده نکرده.
- برگشت خورده: مدارک ارسالی که پس از بررسی به دلیل نواقص یا هر موردی تأیید نشوند، جهت بازبینی یا اصلاح به این بخش برگشت داده میشوند.
کارتابل وارده:
- جهت استحضار: شامل مدارکی که صرفاً برای اطلاع کاربران به دستشان میرسد و نیازی نیست کاربر، عملی روی آن انجام دهد.
- جهت پیگیری: مدارکی را شامل میشود که نیاز هست کاربر پس از دریافت آن موردی را پیگیری، پیوست و یا ثبت نماید.
- جهت امضا: شامل مدارکی که برای انجام، نیاز به تأیید یا امضای کاربر دارند.
- جهت اقدام: شامل مدارکی که نیاز هست کاربر پس از دریافت آن، اقدامی را صورت دهد.
- جهت دستور: کلیه مدارکی که به منظور انجام کاری از سمتهای بالاتر برای سمتهای پایینتر ابلاغ میشود.
- درخواست جلسه: شامل نامههای درخواست هماهنگی برای قرار ملاقات که برای فرد یا افراد مورد نظر ارسال خواهد شد.
آموزش گامبهگام: نحوه کار با کارتابل اتوماسیون اداری
برای مدیریت بهینه امور در کارتابل، کاربران معمولاً فرآیندهای زیر را به صورت روزانه دنبال میکنند:
- ورود به کارتابل و بررسی اعلانات: کاربر با رمز عبور خود وارد سامانه شده و در داشبورد اصلی، تعداد نامهها و فرمهای جدید (خواندهنشده) را در قالب اعلانهای هوشمند مشاهده میکند.
- تفکیک و اولویتبندی مدارک: ورودیهای کارتابل وارده بر اساس فوریت (عادی، فوری، آنی) تفکیک و اولویتبندی میشوند.
- انجام عملیات روی مدارک: پس از باز کردن هر سند، ابزارهای مختلفی مانند پاسخ و تهیه پیشنویس، ارجاع و هامشنویسی (پاراف) و افزودن پیوست در اختیار کاربر قرار میگیرد.
- بایگانی و ردیابی: پس از اتمام کار، مدرک به بخش بایگانی منتقل میشود. تمام اقدامات انجام شده روی سند به صورت خودکار در سیستم ثبت (Log) شده و سوابق آن همیشه قابل ردیابی است.
مزایا و ویژگیهای متمایز کارتابل اتوماسیون اداری آیکن
نرمافزار اتوماسیون اداری آیکن به عنوان یک ابزار فرآیندمحور، امکاناتی فراتر از جابهجایی نامهها ارائه میدهد:
- یکپارچگی کامل با زیرساخت BPMS آی کن
بزرگترین مزیت کارتابل آیکن، بنا شدن آن بر بستر سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS) است. فرمهای مرخصی، مأموریت، درخواستهای مالی و مجوزها پس از ثبت، به صورت خودکار وارد چرخه گردش کار شده و در کارتابل گیرنده مربوطه نمایش داده میشوند. - نرمافزار کارتابل همراه (بدون نیاز به نصب اپلیکیشن)
آیکن با ارائه نسخه تحت وب پیشرفته (PWA)، امکان دسترسی آسان از طریق گوشیهای هوشمند (اندروید و iOS) را فراهم کرده است. کاربران بدون نیاز به نصب اپلیکیشن، به راحتی از طریق مرورگر موبایل میتوانند عملیاتی مانند مشاهده، ارجاع، امضا و پاراف اسناد را انجام دهند. - کارتابل همراه
نرم افزار کارتابل همراه آیکن به مدیران اجازه میدهد حتی بدون اتصال به اینترنت یا شبکه داخلی، صندوق ورودی خود را مرور کرده، دستورات لازم را صادر و فرمها را امضا کنند. به محض اولین اتصال به شبکه، تمامی اقدامات همگامسازی خواهند شد. - مجهز به فناوری هوش مصنوعی و OCR فارسی
قابلیت OCR فارسی در آیکن کمک میکند تا تصاویر اسناد چاپی به سرعت به متنهای دیجیتال قابل جستجو در کارتابل تبدیل شوند. همچنین ابزارهای هوش مصنوعی با ارائه خلاصهای از محتوای نامهها و پیشنهاد پاسخهای متناسب، سرعت رسیدگی به مکاتبات را افزایش میدهند.
سایر ویژگی های سیستم کارتابل اتوماسیون اداری عبارتند از:
- مشاهده لیست مدارک موجود در کارتابل براساس اطلاعات شماره مدرک، موضوع مدرک، فرستنده، تاریخ مدرک، تاریخ ورود به کارتابل، نوع مدرک
- امکان تعیین تعداد ردیفهای قابل مشاهده در هر صفحه
- امکان تعیین نحوه مرتب سازی مدارک دریافتی بر اساس ( تاریخ دریافت، فرستنده، فرستنده ارجاع، فایل، فوریت، تاریخ مدرک، تاریخ ارجاع، موضوع، خوانده شده / خوانده نشده، مبدأ، نوع مدرک)
- امکان جستجو در بین مدارک دریافتی در کارتابل با توجه به شماره مدرک، شماره پیگیری و موضوع مدرک
- دسترسی سریع برای ایجاد پیشنویس و مدرک جدید، ارسال فایل و گردش کار جدید
- امکان ثبت اعلان یا هشدار و همچنین زمانبندی بر روی مدارک
- امکان ثبت هامش یا افزودن پیوست روی مدارک
- مشخص نمودن مهلت زمانی برای دریافت پاسخ هر مدرک
- امکان تفویض بخشی یا تمام کارتابل با تعیین سطح دسترسی برای فرد دیگر
- امکان مشاهده پیوستهای مدرک
نکات کاربردی برای کاربری حرفهای در کارتابل اتوماسیون
برای اینکه بالاترین بهرهوری را در زمان کار با کارتابل الکترونیکی داشته باشید، رعایت نکات زیر توصیه میشود:
- شخصیسازی محیط کاربری: ستونهای کارتابل، نحوه نمایش و رنگبندی وضعیتها (مانند تمایز نامههای خوانده نشده یا نامههای دارای فوریت آنی) را متناسب با نقش و نیاز روزانه خود تنظیم کنید.
- تعریف کلیدهای میانبر برای پاراف: اگر مدیر هستید، فهرستی از کلمات پرکاربرد و دستورات همیشگی خود را در سیستم تعریف کنید تا سرعت هامشنویسی و ارجاع نامهها چند برابر شود.
- استفاده از فیلترهای پیشرفته و پوشهبندی: برای جلوگیری از شلوغی کارتابل، نامهها و فرمهای مربوط به پروژهها یا واحدهای مختلف را با استفاده از زونکنها و پوشههای دیجیتال دستهبندی کنید.
- تنظیم قوانین خودکار (Rule): برای ورودیهای کارتابل قانون تعریف کنید؛ به عنوان مثال سیستم به طور خودکار نامههای دریافتی از یک سازمان خاص را به کارشناس مربوطه ارجاع دهد یا در پوشهای مشخص دستهبندی کند.
نتیجه گیری
کارتابل در نرمافزار اتوماسیون اداری آیکن، قلب تپنده مدیریت سازمان شماست. بهرهگیری از ویژگیهای پیشرفتهای چون زیرساخت فرآیندمحور (BPMS)، کارتابل همراه مجهز، قابلیتهای آفلاین، ابزارهای هوش مصنوعی و امکان تعریف قوانین کارتابل، سازمانی چابکتر، شفافتر و منظمتر را برای شما به ارمغان میآورد.
آیا میخواهید چابکی فرآیندهای سازمان خود را متحول کنید؟ برای آشنایی بیشتر با محیط کارتابل و ارزیابی آن متناسب با نیازهای سازمان خود، همین امروز درخواست دموی رایگان خود را ثبت کنید.
سوالات متداول
۱. آیا امکان کار با کارتابل اتوماسیون آیکن در خارج از سازمان وجود دارد؟
بله؛ با استفاده از راهکار «کارتابل همراه آیکن» مدیران و پرسنل میتوانند در هر نقطه جغرافیایی و تنها با داشتن یک گوشی هوشمند یا تبلت (بدون نیاز به نصب نرمافزار) به کارتابل خود دسترسی داشته باشند.
۲. اگر مدیر به اینترنت دسترسی نداشته باشد، تکالیف کارتابل چه میشود؟
قابلیت «کارتابل آفلاین آیکن» به مدیران اجازه میدهد نامهها را بدون نیاز به اینترنت بررسی، پاراف و امضا کنند. اعمال تغییرات و ارسال آنها به محض اتصال بعدی به شبکه به صورت خودکار انجام میشود.
۳. آیا ادمین سیستم یا سایر پرسنل میتوانند نامههای محرمانه کارتابل من را ببینند؟
خیر؛ کارتابلهای اتوماسیون آیکن مجهز به سیستم سطوح دسترسی پیشرفته و رمزنگاری دادهها هستند. نامههای دارای طبقه بندی (مانند محرمانه یا سری) تنها توسط شخص گیرنده یا افرادی که به طور رسمی تفویض اختیار شدهاند قابل رویت است.
۴. در صورت رفتن به مرخصی، چگونه کارهای کارتابل را مدیریت کنیم؟
سیستم آیکن امکان «تفویض اختیار» را فراهم کرده است. شما میتوانید در بازه زمانی مشخص، تمام یا بخشی از اختیارات کارتابل خود را به همکار دیگری واگذار کنید تا فرآیندهای سازمان متوقف نشود.
۵. آیا کارتابل اتوماسیون فقط مخصوص نامههای اداری است؟
خیر؛ به دلیل اتصال اتوماسیون آیکن به موتور فرآیندساز (BPMS)، انواع فرمهای سازمانی، درخواستهای مرخصی، مساعده، فاکتورها و کارها (Taskها) نیز در همین کارتابل مدیریت میشوند.