رویکرد پیاده‌سازی نرم افزار BPMS گروه مهندسی آی‌کن ( نسخه استاندارد ) در شرکت توزیع نیروی برق استان گلستان استفاده از سامانه میز خدمت الکترونیک آی‌کن برای ارائه یک سرویس مناسب به کارکنان شرکت توزیع نیروی برق استان گلستان در واحدهای مختلف بوده است.
سرویس میز خدمت الکترونیک از مجموعه فرآیندهایی تشکیل می‌گردد که تجربه پیاده‌سازی آن در سازمان‌های متعددی وجود داشته است. فرآیندهای میز خدمت الکترونیک بارها تحلیل شده و بعد از پیاده‌سازی مورد استفاده نهایی قرار گرفته است.
در این میز خدمت چندین زیر سامانه دیگر قرار گرفته‌اند که شامل:
- نرم افزار تردد ( حضور و غیاب )
- میز خدمت IT
- درخواست‌های مربوط به پیمانکاران
- سامانه ایمنی
- سامانه مدیریت استراتژیک
- ملاقات عمومی مدیرعامل
- درخواست شکایات مدیرعامل
- درخواست جلسه از مدیرعامل
- رزرو سالن جلسات
- سفارش غذا
- صورت جلسه کالای واصله به انبار ( ستاد و شهرستان )
- شیوه نامه اجرایی برق و نظام مهندسی
- ارتباط نرم افزار آرشیو اسناد و اتوماسیون اداری در دو بخش
- احراز هویت
- اجازه بهره‌برداری
- رفع حریم ( حذف مراجعه حضوری )
- ضعف ولتاژ
- گزارش مردمی سرقت انرژی
- اتفاقات شبکه برق ( تیر شکسته – روشنایی معابر – شاخه زنی – جابجایی تیر و تاسیسات شبکه )
- خدمت تقسیط هزینه انشعاب
- نظرسنجی خدمات
- درخواست نقشه پست
- درخواست انشعاب برق متقاضیان فاقد مجوز قانونی
سامانه حضور و غیاب کارکنان
نرم افزار حضور و غیاب و تردد کارکنان به عنوان مرجع تعیین کننده تعداد ساعات حضور کارمندان و ثبت مرخصی، ماموریت و اصلاح حضور و غیاب معمولا در قالب یک سامانه مستقل به کار برده می‌شود. در شرایط معمولی این سامانه باید به صورت جداگانه اجرا شود که تعدد اجرا در سامانه‌های مختلف موجب اتلاف وقت و پایین آمدن بازدهی کارکنان در سازمان خواهد شد.
در نرم افزار BPMS آی‌کن ( نسخه استاندارد ) باتوجه به امکاناتی که در نرم افزار فرم ساز برای موارد مختلف تعبیه شده است شما می‌توانید فرم‌های مورد استفاده جهت جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز را طراحی کرده و فقط با ارسال اطلاعات به سمت نرم افزار حضور و غیاب آی‌کن، در قسمت گزارشات از اطلاعات ارسال شده و محاسبات نهایی استفاده نمایید.
انواع فرم‌هایی که برای ارتباط با سامانه حضور و غیاب در میز خدمت طراحی شده است شامل:
- فرم مرخصی روزانه
- فرم ماموریت روزانه
- فرم مشاهده تردد پرسنل
- مشاهده کارت مرخصی پرسنل
یکی دیگر از سامانه‌های مورد استفاده در شرکت توزیع نیروی برق استان گلستان، سامانه میز خدمت IT است. واحد فناوری اطلاعات در شرکت‌های توزیع نیروی برق یک واحد بسیار فعال و دارای خدمات گسترده سخت افزاری و نرم‌افزاری است که باید به کلیه کارکنان به صورت روزانه و دوره‌ای ارائه دهد. برای ارائه خدمات باید هر کدام از کارکنان در هر واحد درخواست خود را ثبت نموده و این درخواست در گردش یک فرآیند مشخص به دست کارشناس مربوطه رسیده تا اقدامات لازم برای برطرف نمودن مشکل یا نیاز مورد نظر انجام پذیرد.
سیستم Manage Engine
در میان فرم‌ها و فرآیندهای تعریف شده برخی از موارد فرآیندهایی است که به طور ویژه در شرکت توزیع برق گلستان طراحی شده‌اند. از این فرآیندها می‌توان به موضوع ارتباط با سیستم Manage Engine اشاره نمود که برای دریافت مشخصات سخت‌افزاری توسط فرم و ثبت آن در این سامانه صورت می‌گیرد. لازم به ذکر است که این سامانه یک نرم‌افزار خارجی است که کارشناسان خبره برنامه نویسی در گروه مهندسی آی کن و شرکت توزیع نیروی برق استان گلستان در قالب یک کار تیمی توانستند ارتباطات لازم با آن را ایجاد نمایند.
سامانه پیامکی ویژه کارکنان و مشترکین
ارتباط با سامانه پیامکی آی کن برای ارسال پیامک ویژه کارکنان و مشترکین نیز یکی دیگر از خدماتی است که در این میز خدمت طراحی و در اختیار شرکت توزیع نیروی برق استان گلستان قرار گرفته است. فرآیندهای هرکدام از موارد مذکور زیر سامانه‌های تولید شده می‌تواند به عنوان یک تجربه موفق دانش خوبی را در حوزه تحلیل و پیاده‌سازی برای کارشناسان IT به همراه داشته باشد. می‌توانید طرح ضمیمه شرکت توزیع برق گلستان را دانلود نموده و برای پیاده‌سازی میز خدمت در سازمان خود با ما در تماس باشید.
رتبه در دومین جشنواره راهکارهای جامع نرم افزاری آی کن: مقام اول از دیدگاه داوران
