امور قراردادها یکی از موارد کلیدی و حساس در هر سازمان است. سامانه امور قراردادها در سازمان‌های دولتی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می‌باشد و معمولا گردشی که در رابطه با اسناد یک قرارداد ایجاد می‌گردد فرآیند پیچیده‌تری نسبت به یک سازمان خصوصی دارد. علاوه بر گردش ایجاد شده بین اسناد مرتبط با یک قرارداد یا اصل قرارداد بین کاربران یک سازمان، موضوع دسترسی سریع به ریز‌ترین اطلاعات یک قرارداد نیز یکی از نیازهای اساسی مدیریتی است. بنابراین با درنظر گرفتن یک سازمان در اندازه‌های وزارت‌خانه این موضوع به راحتی قابل درک است که سامانه قراردادها ( نرم افزار امور قراردادها ) از چه اهمیتی برخوردار است.
مدیریت قراردادها
استقرار یک سامانه بهینه جهت انجام امور قراردادها ( نرم افزار قرارداد ) خطای انسانی را به مراتب کاهش داده و میزان مانیتورینگ داده‌های ایجاد شده و در حال چرخش را توسط افراد بالاتر می‌برد. هنگامی که کاربری در یک نقطه از فرآیند قرار می‌گیرد پس از بازدید از یک سند قرارداد، به دلیل ثبت در مدل چرخشی فرآیند نمی‌تواند این موضوع را کتمان کند. به همین دلیل کاربران سازمان سعی می‌کنند هنگام بازدید اسناد و به ویژه اسناد یک قرارداد نهایت دقت لازم را بکار گیرند. هنگامی که احتمال وقوع خطا در فرآیند تولید و چرخش اسناد قرارداد کمتر شود قاعدتا نیاز به اصلاح مجدد نبوده و تاثیر مستقیمی بر روی هزینه‌های یک سازمان خواهد گذاشت و صرفه‌جویی اتفاق می‌افتد. البته خود عملیات اصلاح اسناد قرارداد صرفا بر اساس خطای انسانی نیست. گاها توافقاتی فیمابین کارفرما و پیمانکاران اتفاق می‌افتد که این موضوع نیازمند ویرایش و اصلاحات اسنادی در قرارداد است که وجود یک زیر سامانه قرارداد هزینه ویرایش را کاهش خواهد داد.
سامانه های ثبت و نگهداری قراردادها
اطلاعات پیمانکاران معمولا در سامانه‌های اتوماسیون اداری ( نرم افزار اتوماسیون اداری آی‌کن ) ثبت و نگهداری می‌شود. حتی در برخی از سازمان‌ها دسترسی محدودی به کارتابل ویژه پیمانکاران برای تسریع در امور داده می‌شود. این اطلاعات می‌تواند در فرم‌های اولیه تولید قرارداد مورد استفاده قرار گیرند تا امکان جستجوی یک قرارداد بر اساس مولفه‌های یک پیمانکار در سامانه وجود داشته باشد. این جستجوها می‌تواند بر اساس خروجی‌های مختلف به گزارشات مورد نیاز در نرم افزار امور قراردادها تبدیل گردد.
امور قراردادها
در رابطه با قراردادها کاربران مختلفی از یک سازمان درگیر هستند. البته این موضوع در سازمان‌های بزرگ بسیار پراهمیت است زیرا قرار نیست دسترسی همه افراد به اطلاعات قراردادها در یک سطح باشد. افرادی همچون مسئولین دفاتر ممکن است فرم‌های اولیه یک قرارداد را در نرم افزار امور قراردادها و حقوقی یک سازمان ایجاد کنند اما قطعا این چرخش بین مدیران مختلف سازمان صورت می‌گیرد و هامش‌های برخی از مدیران می‌تواند استراتژیک و مهم باشد. به همین دلیل سطح دسترسی کاربران باید بر روی هر قرارداد معین گردد. این موضوع نیز به راحتی و بر اساس ساختار سازمانی در نرم افزار BPMS آی کن قابلیت اجرایی دارد که در حال حاضر نیز از آن استفاده می‌گردد.
مجوزهای امنیتی سامانه قراردادها
البته که تحت وب بودن یک نرم افزار امور قراردادها می‌تواند مزیت مهمی باشد هنگامی که تمام مجوزهای امنیتی لازم در رابطه با آن سامانه اخذ شده است. درحال حاضر گروه مهندسی آی کن موفق به اخذ مجوزهای امنیتی در رابطه با نرم افزار BPMS آی‌کن شده که بر همین اساس تمامی زیر سامانه‌های تولید شده در بستر نرم افزار BPMS آی‌کن نیز از این موضوع بهره می‌گیرند و نرم افزار امور قراردادهای آی کن نیز از جمله این موارد است. زیر سیستم امور قراردادهای آی کن در وزارت میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی پیاده سازی شده است.
فرم های ثبت اطلاعات قراردادها
برای آشنایی با فرم‌های مورد استفاده در نرم افزار امور قراردادهای آی کن مانند فرم ثبت اطلاعات پیمانکاران، مشخصات رابطین، آدرس پیمانکاران، اطلاعات تماس و فرم‌های دیگر می‌توانید طرح ضمیمه را دانلود کرده و بر اساس مطابقت دادن طرح با نیازهای سازمان خود از مشاورین واحد بازاریابی و توسعه بازار اطلاعات تکمیلی را کسب نمایید. گروه مهندسی آی کن بودن در کنار مشتریان خود را اصلی‌ترین رسالت خود و توسعه خود را در کنار رضایتمندی مشتریان خود می‌بیند.
