نرم افزار چت سازمانی

کاربردهای نرم افزار چت سازمانی

بسیاری از مکالمات کاری که جنبه غیر رسمی دارند، به صورت شفاهی انجام می‌شوند و در جایی ثبت نمی‌شوند و این ایراد بزرگی است که باعث می‌شود بعدها در صورت نیاز به پیگیری، نتوان به آن‌ها استناد کرد. به همین دلیل از کاربردهای نرم افزار چت سازمانی آی‌کن، امکان ایجاد مکالمه‌های خصوصی و گروهی در بستر نرم افزار اتوماسیون اداری آی‌کن است تا کاربران بتوانند با انتقال آسان پیام، در لحظه نسبت به مستندسازی مکالماتی که بعضاً ممکن است در تصمیمات آینده دخیل باشد، اقدام نمایند.

از کاربردهای نرم افزار چت سازمانی گروه مهندسی آی کن ایجاد کانال‌ها جهت اطلاع رسانی عمومی است. بر همین اساس و مطابق با سیاست‌های اداری یک سازمان شما می‌توانید کانال‌های مختلفی از جمله منابع انسانی، ورزش، تسهیلات، فرهنگی و بسیاری از موارد دیگر را ایجاد نموده و اطلاع رسانی‌های غیر رسمی و سریع را از طریق آنها انجام دهید.

همچنین اپ موبایل در راستای چابک‌سازی سازمان‌ها ایجاد شده است که برخی از امکانات ویژه مانند کارتابل را از اتوماسیون اداری در اختیار کاربران قرار می‌دهد. حال با اضافه شدن چت سازمانی گروه مهندسی آی کن این چابکی نمود بیشتری پیدا خواهد کرد و کاربران استفاده بهینه‌تری را از اپ نیز خواهند داشت. بدین ترتیب فضای زندگی شخصی کاربران از زندگی کاری آن‌ها تفکیک خواهد شد و اطلاعات کاری در یک بستر امن و جداگانه باقی خواهد ماند.

امنیت در نرم افزار چت سازمانی

با توجه به نیازها و اهداف اساسی سازمان‌ها برای دسترسی به فضایی امن و یکپارچه با اتوماسیون اداری برای برقراری تعاملات سریع و چابک میان اعضای سازمان، می‌توان گفت تنها پیشنهاد موجود، استفاده از بهترین نرم افزار چت سازمانی است که بتواند در محیطی یکپارچه امکان گفتگو میان اعضا را فراهم کند. اما همان‌طور که می‌دانید، یکی از دلایل اصلی روی آوردن سازمان‌ها به نرم افزار چت سازمانی به جای ابزارهای چت خارجی، مبحث امنیت داده هایی است که در اختیار پلتفرم‌های بیگانه قرار دارند و هر لحظه احتمال از دست رفتن آن و یا قطع ارتباط با این پیام‌رسان‌ها وجود دارد.

به همین منظور سازمان‌ها به یک برنامه مستقل برای مدیریت گفتگوی کاربران نیاز دارند که بومی باشد و امنیت حفاظت داده‌ها را تضمین نماید. با توجه به مجوزهای امنیتی راهکار اتوماسیون اداری آی‌کن که سال‌هاست توسط نهادهای ذی‌ربط مورد تأیید قرار می‌گیرد، ماژول نرم افزار چت سازمانی نیز تبادل پیام‌ها را در بستری امن انجام می‌دهد. بدین صورت امکان پیگیری و مدیریت فرایندهای کاری غیر رسمی بسیار ساده می‌شود و نیازی به داشتن ایمیل یا شماره تماس از تمام افراد یک سازمان نیست.

اهمیت نرم افزار چت سازمانی در صنایع مختلف

• صرفه‌جویی در زمان: هیچ‌چیز به اندازه منتظر ماندن برای دریافت یک پاسخ ساده نمی‌تواند در روال کار اداری و سازمان‌ها اختلال ایجاد کند. قابلیت یکپارچگی نرم افزار چت سازمانی با راهکار اتوماسیون اداری آی‌کن، باعث سرعت بخشیدن به درخواست‌های غیر رسمی می‌شود و با قابلیت نمایش اعلان، هیچ پیامی را از دست نخواهید داد.
• ایجاد ساختار منضبط اداری: نرم افزار چت سازمانی باعث بهبود همکاری تیمی می‌شود و نابسامانی‌های ناشی از عدم وجود محیطی یکپارچه برای ارتباطات غیر رسمی را از بین می‌برد. همچنین با ایجاد گروه‌بندی‌های مشخص برای هر واحد مجزا، این امکان وجود دارد که پیگیری امور تسهیل شود و افراد بتوانند مستندات یا داده های مورد نظر را باهم به اشتراک بگذارند.
• رهاسازی سازمان از اسناد کاغذی: در سازمان‌ها یا کسب و کارها، تعاملات از اهمیت بالایی برخوردارند؛ لذا تنها راه‌حل برای ثبت و پیگیری این ارتباطات، مکتوب کردن آن‌هاست که با توجه به حجم بالای آن، مشمول هزینه‌های سربار کاغذ خواهد شد. نرم افزار چت سازمانی با ساماندهی مکاتبات غیر رسمی، می‌تواند نقش چشمگیری در کاهش وابستگی به کاغذ داشته باشد.
• سرعت و عدم تأخیر در ارسال پیام‌ها: در نرم افزار چت سازمانی گروه مهندسی آی کن دیگر نیازی به تعویض محیط کاری در وب نیست. شما این امکان را در بستر راهکار اتوماسیون اداری آی کن خواهید داشت که به راحتی توسط یک پنجره کوچک در انتهای سمت راست برنامه چت سازمانی را به کار بگیرید. شما به راحتی می‌تواند گروه ایجاد کنید و بسیاری از مباحث را به صورت گروهی در چت سازمانی آی کن مطرح و دنبال نمایید.
• افزایش چابکی در سازمان: بهترین نرم افزار چت سازمانی قادر است با بهبود تعاملات غیر رسمی و جلوگیری از مکاتبات اداری غیر ضروری، نقش مؤثری در سرعت بخشیدن به ارتباطات درون سازمانی ایفا کند. این ابزار مهم و کاربردی، با تسهیل در فرایندهای کاری، منجر به افزایش چابکی سازمان در ارائه خدمات بهتر به مراجعه کنندگان و همچنین بهبود عملکرد کارکنان شود.

نگهداری و پشتیبانی نرم افزار چت سازمانی

نرم افزار چت سازمانی به عنوان یک ویژگی و به صورت یکپارچه همراه با راهکار اتوماسیون اداری آی‌کن ارائه می‌شود و نگهداری و پشتیبانی آن‌ هم با مطابق با قراردادهای استاندارد همین سامانه پوشش داده می‌شود. از سوی دیگر، نرم افزار چت سازمانی در کمترین زمان بر روی نسخه‌های فعال اتوماسیون اداری مشتریان آی‌کن قابل نصب خواهد بود. برای نگهداری و پشتیبانی نرم افزار چت سازمانی، واحد استقرار گروه مهندسی آی‌کن، اقدامات لازم را در سریع‌ترین زمان ممکن انجام خواهد داد و حتی از راه دور می‌توانند خدمات با کیفیت را ارائه نماید.