امروزه مدیریت سازمان ها بسیار پیچیده تر از قبل شده اند. عوامل زیادی علاوه بر نوع محصولات و خدمات، بر موفقیت کسب و کار ها تاثیر می گذارد. یکی از این موارد مهم و تاثیر گذار، مدیریت فرایند های کسب و کار یا همان (Business Process Management) است.
مفهوم مدیریت فرایند های کسب و کار چیست؟
BPM ترکیبی از دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات است. مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یک روش سازمان‌یافته و نظام‌مند به‌منظور تعریف، طراحی یا بازطراحی، ایجاد، مستندسازی، اندازه‌گیری، پایش و کنترل کلیه فرآیندهای کسب‌وکار، به‌منظور ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان و اهداف سازمان همراه با چابکی بالاتر است.
به بیان ساده با استفاده از این شیوه سازمان ها قادر هستند تا تمامی فعالیت های درون و بیرون سازمانی را همسو با اهداف تعیین شده برای کسب و کار، بسیج کنند. در نتیجه، این امر منجر به افزایش بهره وری و کارایی سازمان ها، رضایت و تامین هر چه بیشتر و بهتر مشتریان خواهد شد.
انواع فرایند ها در سازمان ها
به طور خلاصه سه نوع فرایند اصلی در اکثر کسب و کارها موجود می باشد:
- فرایند های مدیریتی : این فرآیند ها شامل فعالیت های نظام مند مانند مدیریت راهبردی و نحوه اداره سازمان است.
- فرآیند های عملیاتی : این فرآیند ها ارزشی را در راستای کسب و کار اصلی سازمان ایجاد می کنند. مثل خرید، تولید، بازاریابی و فروش.
- فرآیند های پشتیبانی : این فرآیندها فرآیند های عملیاتی را مانند حسابداری، استخدام و … را پشتیبانی می کنند.
هدف استفاده از سیستم های مدیریت فرایند های کسب و کار
ما می خواهیم تغییرات یا بهبود هایی را در فرایند های سازمانی ایجاد کنیم. در نتیجه ی این تغییرات هزینه ها و خطاها را کاهش دهیم، و در مقابل سرعت و کیفیت خروجی را افزایش دهیم. در نهایت هدف، بهبود کیفیت خدمات و محصولات با استفاده از یک رویکرد ساختار یافته با تمرکز بر مدیریت فرایندهای کسب‌وکار و طراحی سیستمی مناسب است.
عدم استفاده از BPM در سازمان ها منجر به چه مواردی می شود؟
عدم وجود مدیریت فرایند های کسب و کار مشکلات مختلفی را در زمینه های اداری، مالی، منابع انسانی و… به وجود آورده است. به عنوان مثال کاهش بازده و افزایش خطای کارکنان به دلیل فعالیت های دستی، کاهش چابکی سازمان به‌واسطه زمان و منابعی که برای تجربه تغییرات مختلف در دستگاه‌ها و بدنه ی اصلی کسب‌وکار، صرف می‌شوند. افزایش بار روی بخشی از افراد و یا نرم افزار هایی که زیاد مورد استفاده قرار می گیرند.
مزایای استفاده از مدیریت فرایند های کسب و کار چیست؟
- کاهش هزینه ها در پی کنترل خطاها، تمرکز بر جریان کار و اندازه گیری دوره زمانی انجام امور و اندازه‌گیری بازده عملکرد و خروجی کارها.
- چابک شدن بیشتر فعالیت های سازمان از طریق مدیریت دقیق و یکپارچه‌سازی و خودکارسازی فرآیندها
- تمرکز بیشتر بر رضایت مشتری از طریق کنترل همیشگی خروجی فرآیند ها
- افزایش رضایت و انگیزه کارکنان به دلیل شفاف بودن جریان کار، نحوه انجام وظایف و دست یافتن به اهداف از پیش تعیین شده
- رشد سازمانی مناسب و مفید و اثربخشی بیشتر در مراحل فرایند
به طور خلاصه در راه اندازی BPM نیاز به یک برنامه مدون و مشخصی است که در آن فرایندها، نقش ها و درنهایت چارت سازمانی در دسترس بوده و بر اساس مأموریت اصلی سازمان، BPM را پیاده‌سازی کرد، تا بتوان حداکثر استفاده را از این نظام ساختار یافته و استاندارد جهانی برد.
