گردش کار (Workflow) به مجموعه‌ای از مراحل یا فعالیت‌های متوالی گفته می‌شود که برای انجام یک فرایند یا وظیفه مشخص در سازمان‌ها یا سیستم‌ها تعریف شده است. این مراحل به صورت سازمان‌یافته و با توالی مشخص انجام می‌شوند تا نتیجه نهایی به شکل کارآمد و به موقع حاصل شود. گردش کار می‌تواند در انواع مختلفی وجود داشته باشد، از گردش کارهای ساده و دستی تا گردش کارهای پیچیده و خودکار شده با استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی.
مدیریت گردش کار چیست؟
مدیریت گردش کار به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و فرآیندهایی گفته می‌شود که با هدف طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی جریان کارهای سازمانی انجام می‌گیرند. هدف اصلی از مدیریت گردش کار، هماهنگی بین وظایف، افراد و سیستم‌ها برای دستیابی به عملکرد سریع‌تر، دقیق‌تر و مؤثرتر است.
در واقع، مدیریت گردش کار از طریق خودکارسازی فرآیندها و تعیین مسیرهای مشخص انجام وظایف، به کاهش خطای انسانی، افزایش شفافیت و بهبود بهره‌وری کمک می‌کند. این موضوع به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ و فرایندمحور اهمیت ویژه‌ای دارد.
انواع گردش کار
گردش کارها بسته به ساختار، پیچیدگی و نیازهای سازمانی به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند. شناخت این انواع به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کرده و بهره‌وری را افزایش دهند. در ادامه به معرفی رایج‌ترین انواع گردش کار می‌پردازیم:
- گردش کار خطی (Sequential Workflow)
- گردش کار موازی (Parallel Workflow)
- گردش کار شرطی (Conditional Workflow)
- گردش کار موردی (Case Workflow)
- گردش کار ادهاک (Ad-hoc Workflow)
۱.گردش کار خطی (Sequential Workflow)
در این نوع گردش کار، فعالیت‌ها به صورت متوالی و در یک مسیر مشخص انجام می‌شوند. هر مرحله پس از اتمام مرحله قبلی آغاز می‌شود و ترتیب مراحل تغییر نمی‌کند. این نوع برای فرآیندهایی با ساختار ثابت و قابل پیش‌بینی مناسب است.
۲.گردش کار موازی (Parallel Workflow)
در گردش کار موازی، چندین فعالیت به طور همزمان انجام می‌شوند. این نوع گردش کار برای فرآیندهایی مناسب است که می‌توانند به صورت همزمان پیش بروند، مانند بررسی‌های چندگانه یا تأییدات موازی.
۳.گردش کار شرطی (Conditional Workflow)
در این نوع، مسیر گردش کار بر اساس شرایط خاصی تغییر می‌کند. به عبارت دیگر، تصمیم‌گیری‌ها در طول فرآیند باعث تغییر مسیر اجرای فعالیت‌ها می‌شوند. این نوع گردش کار برای فرآیندهایی با تصمیم‌گیری‌های متعدد و متغیر مناسب است.
۴.گردش کار موردی (Case Workflow)
این نوع گردش کار برای فرآیندهایی استفاده می‌شود که هر مورد یا پرونده به صورت جداگانه بررسی می‌شود و ممکن است مسیرهای متفاوتی را طی کند. این نوع برای مدیریت پرونده‌ها، شکایات یا درخواست‌های خاص کاربرد دارد.
۵.گردش کار ادهاک (Ad-hoc Workflow)
در گردش کار ادهاک، ترتیب و ساختار مشخصی برای فعالیت‌ها وجود ندارد و فرآیندها به صورت غیررسمی و بر اساس نیازهای لحظه‌ای انجام می‌شوند. این نوع برای فرآیندهایی با انعطاف‌پذیری بالا و نیاز به تصمیم‌گیری‌های فوری مناسب است.
نمونه گردش کار
به عنوان مثال، در یک شرکت، فرآیند تایید درخواست مرخصی می‌تواند یک گردش کار باشد. درخواست ابتدا توسط کارمند ثبت شده، سپس به مدیر مستقیم ارجاع می‌شود، پس از تایید مدیر به بخش منابع انسانی ارسال می‌گردد و در نهایت جواب به کارمند اعلام می‌شود. این زنجیره از مراحل متوالی، یک نمونه عملی از گردش کار است.
اجزای اصلی گردش کار
هر گردش کار از اجزای مشخصی تشکیل شده است که تعامل مؤثر میان این اجزا موجب اجرای صحیح و کارآمد فرآیندها می‌شود. درک دقیق این اجزا برای طراحی و بهینه‌سازی گردش کار اهمیت زیادی دارد.
۱.فعالیت‌ها (Activities)
فعالیت‌ها، گام‌هایی هستند که باید در جریان اجرای گردش کار انجام شوند. هر فعالیت می‌تواند شامل یک کار دستی، خودکار یا ترکیبی از هر دو باشد. برای مثال، ثبت درخواست، بررسی اسناد یا ارسال ایمیل یک فعالیت محسوب می‌شود.
۲.نقش‌ها و کاربران (Roles and Users)
نقش‌ها مشخص می‌کنند که چه کسی یا چه گروهی مسئول انجام یک فعالیت خاص هستند. این تعریف می‌تواند بر اساس واحد سازمانی، عنوان شغلی یا مهارت‌های تخصصی انجام شود. سیستم گردش کار با تخصیص صحیح نقش‌ها، مسئولیت‌ها را شفاف می‌کند.
۳.قوانین و شروط (Rules and Conditions)
قوانین کسب‌وکار تعیین می‌کنند که گردش کار چگونه و در چه شرایطی به مراحل بعدی منتقل شود. این قوانین می‌توانند ساده (مانند “اگر تأیید شد، به مرحله بعد برو”) یا پیچیده (مانند “اگر مبلغ بیشتر از ۵۰ میلیون تومان باشد، نیاز به تأیید مدیر ارشد دارد”) باشند.
۴.جریان فرآیند (Process Flow)
جریان فرآیند، مسیر مشخصی است که فعالیت‌ها و تصمیم‌ها در آن طی می‌شوند. این جریان معمولاً به صورت نمودار یا دیاگرام طراحی می‌شود و ترتیب اجرای مراحل را مشخص می‌کند. یک جریان واضح باعث جلوگیری از سردرگمی کاربران می‌شود.
۵.داده‌ها و اسناد (Data and Documents)
اطلاعات و اسنادی که در طول گردش کار تولید یا منتقل می‌شوند بخش مهمی از آن هستند. سیستم گردش کار باید امکان ضمیمه‌کردن، ذخیره‌سازی، نسخه‌گذاری و دسترسی امن به این داده‌ها را فراهم کند.
۶.اعلان‌ها و هشدارها (Notifications and Alerts)
برای تضمین اجرای به‌موقع وظایف، اعلان‌ها و هشدارهایی برای کاربران ارسال می‌شود. این اعلان‌ها می‌توانند از طریق ایمیل، پیامک یا داخل سیستم باشند و به‌صورت خودکار فعال شوند.
راه‌های مدیریت گردش کار
برای مدیریت مؤثر گردش کار در سازمان‌ها، روش‌ها و ابزارهای مختلفی وجود دارد که بسته به نوع فعالیت، ساختار سازمانی و میزان بلوغ دیجیتال می‌توان از آن‌ها بهره گرفت.
۱. استفاده از نمودارهای جریان (Flowcharts)
اولین گام برای مدیریت گردش کار، ترسیم نمودارهای جریان فرآیندهاست. این نمودارها ساختار کلی و ارتباط مراحل مختلف را مشخص کرده و تحلیل بصری بهتری از مسیر اجرای کارها فراهم می‌کنند.
۲. تعریف دقیق نقش‌ها و مسئولیت‌ها
برای مدیریت موفق، باید به‌وضوح مشخص شود چه کسی مسئول انجام کدام فعالیت است. این اقدام باعث کاهش تداخل وظایف و افزایش پاسخ‌گویی در فرآیندها می‌شود.
۳. استانداردسازی فرآیندها
با تعریف استانداردها و روال‌های ثابت برای انجام کارها، امکان اندازه‌گیری عملکرد و بهینه‌سازی تدریجی فراهم می‌شود. این موضوع در سازمان‌هایی با گردش کاری پیچیده بسیار ضروری است.
۴. پیاده‌سازی سیستم گردش کار
نرم‌افزارهای مدیریت گردش کار، مانند نرم افزار گردش کار آی‌کن، امکانات متنوعی از جمله طراحی فرم، تعریف فرآیندها، مدیریت اسناد و گزارش‌گیری را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهند. این نرم‌افزارها ضمن ساده‌سازی امور، ارتباط مؤثرتری میان بخش‌های مختلف ایجاد می‌کنند.
در همین راستا، استفاده از نرم افزار BPMS و نرم افزار گردش کار می‌تواند تحولی اساسی در کنترل و بهینه‌سازی روندهای کاری سازمانی ایجاد کند. ابتدا پیشنهاد می‌شود مزایا و معایب BPMS را نیز مطلع شوید.
سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Management System) چیست؟
سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Management System یا به اختصار WfMS) یک نرم‌افزار یا بستر فناورانه است که به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای کاری را به‌صورت دیجیتال طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی کنند. این سیستم‌ها معمولاً شامل ابزارهایی برای طراحی فرآیند (Process Designer)، گردش فرم‌ها، مدیریت وظایف و تولید گزارش هستند.
برخلاف روش‌های دستی یا مبتنی بر ایمیل که معمولاً پراکندگی، دوباره‌کاری یا تأخیر در انجام کارها را در پی دارند، سیستم مدیریت گردش کار همه مراحل را به‌صورت متمرکز و شفاف کنترل می‌کند. هر وظیفه به‌صورت خودکار به فرد یا تیم مسئول ارجاع داده می‌شود و وضعیت انجام آن نیز در هر لحظه قابل مشاهده است.
امکانات کلیدی یک سیستم مدیریت گردش کار عبارتند از:
- طراحی فرآیند با رابط گرافیکی: بدون نیاز به برنامه‌نویسی می‌توان فرآیندها را ترسیم کرد.
- تعریف وظایف، نقش‌ها و دسترسی‌ها: تعیین دقیق مسئولیت‌های هر کاربر در فرآیند.
- گردش فرم‌های الکترونیک: ارسال، دریافت و ذخیره فرم‌ها در محیط یکپارچه.
- اتصال به سامانه‌های دیگر: مانند ERP، CRM یا اتوماسیون اداری.
- گزارش‌گیری و داشبورد مدیریتی: نظارت بلادرنگ بر عملکرد فرایندها و تحلیل گلوگاه‌ها.
تفاوت سیستم گردش کار با اتوماسیون اداری
در حالی‌که اتوماسیون اداری تمرکز اصلی بر مدیریت مکاتبات و نامه‌ها دارد، سیستم گردش کار بر تعریف و اجرای دقیق فرایندهای کاری سازمانی متمرکز است. البته، در بسیاری از سازمان‌ها این دو سیستم به‌صورت مکمل در کنار هم مورد استفاده قرار می‌گیرند. برای مثال، سازمان‌ها می‌توانند از نرم‌افزار اتوماسیون اداری آی‌کن برای گردش نامه‌ها و از نرم‌افزار گردش کار آی‌کن برای گردش فرآیندهای داخلی استفاده کنند.
معرفی نرم‌افزار گردش کار آی‌کن
نرم‌افزار گردش کار آی‌کن، یکی از کامل‌ترین و پرکاربردترین سامانه‌های مدیریت گردش کار در ایران است که با هدف اتوماسیون و مکانیزه‌سازی فرآیندهای سازمانی طراحی شده است. این نرم‌افزار در کنار قابلیت طراحی فرآیندها، امکان ارجاع هوشمند کارها، گزارش‌گیری و اتصال به سایر سامانه‌ها را فراهم می‌کند و به دلیل انعطاف‌پذیری بالا، در طیف گسترده‌ای از سازمان‌ها و صنایع مورد استفاده قرار می‌گیرد. ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار گردش کار آی‌کن:
۱.طراحی فرآیند بدون کدنویسی
با استفاده از ابزارهای گرافیکی موجود در محیط نرم‌افزار، کاربران می‌توانند فرآیندهای موردنظر خود را طراحی کرده و با چند کلیک به مرحله اجرا برسانند، بدون اینکه نیازی به برنامه‌نویسی داشته باشند.
۲.پشتیبانی از فرآیندهای پیچیده
این نرم‌افزار امکان مدیریت فرآیندهای خطی، موازی، حلقه‌ای و شرطی را دارد. بنابراین حتی پیچیده‌ترین مدل‌های فرآیندی نیز قابل پیاده‌سازی هستند.
۳.یکپارچگی با سیستم‌های دیگر
نرم‌افزار گردش کار آی‌کن با سایر سیستم‌های سازمانی از جمله نرم‌افزار اتوماسیون اداری، ERP و CRM به‌راحتی یکپارچه می‌شود و تبادل اطلاعات میان آن‌ها را تسهیل می‌کند.
۴.داشبورد مدیریتی و گزارش‌های تحلیلی
با کمک گزارش‌گیری پیشرفته و داشبوردهای قابل تنظیم، مدیران می‌توانند عملکرد فرآیندها را در لحظه تحلیل کرده و نقاط گلوگاهی را شناسایی کنند.
۵.امنیت و سطح دسترسی پیشرفته
مدیریت سطوح دسترسی و تعیین نقش‌های کاری مختلف از دیگر مزایای این نرم‌افزار است که از بروز خطاها و سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری می‌کند.
این نرم‌افزار در کنار سایر محصولات آی‌کن از جمله نرم‌افزار BPMS و نرم‌افزار اتوماسیون اداری، می‌تواند زیرساختی منسجم برای مدیریت یکپارچه فرایندها در سازمان شما فراهم کند.
بیشتر بخوانید: چرخه مدیریت عملکرد چیست؟
سوالات متداول
۱.آیا مدیریت گردش کار همان مدیریت فرایند کسب و کار است؟
خیر، این دو مفهوم گرچه ارتباط نزدیکی با هم دارند، اما یکسان نیستند.
مدیریت گردش کار (Workflow Management) بیشتر بر اجرای مراحل مشخص در یک فرآیند خاص تمرکز دارد؛ یعنی تعیین مسیر حرکت یک وظیفه از یک فرد یا واحد به فرد یا واحد دیگر تا تکمیل شود.
اما مدیریت فرایند کسب‌وکار (Business Process Management – BPM) گستره‌ای وسیع‌تر دارد. BPM شامل طراحی، مدل‌سازی، تحلیل، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی کلیه فرآیندهای سازمان است. به‌عبارت‌دیگر، مدیریت گردش کار بخشی از یک چرخه بزرگ‌تر در BPM محسوب می‌شود.
۲.برای انتخاب یک سیستم گردش کار مناسب باید به چه ویژگی‌هایی دقت کرد؟
برای انتخاب بهترین سیستم گردش کار، باید فاکتورهای مختلفی را مدنظر قرار دهید. مهم‌ترین ویژگی‌ها عبارت‌اند از:
قابلیت طراحی فرآیند بدون نیاز به برنامه‌نویسی
پشتیبانی از انواع فرآیندها شامل فرآیندهای موازی، شرطی و تکرارشونده
امکان یکپارچگی با سایر سامانه‌ها و پایگاه‌های داده
وجود گزارش‌های تحلیلی و داشبورد مدیریتی قابل تنظیم
سطح امنیت بالا و مدیریت دسترسی‌ها
پشتیبانی و خدمات پس از فروش قابل‌اعتماد
نرم‌افزارهای حرفه‌ای مانند نرم‌افزار گردش کار آی‌کن و نرم‌افزار BPMS دقیقاً بر پایه همین نیازها توسعه یافته‌اند و می‌توانند گزینه‌ای ایده‌آل برای سازمان شما باشند.
نتیجه‌گیری
گردش کار به عنوان یک ساختار منظم برای مدیریت وظایف و فرایندها، نقش کلیدی در بهره‌وری سازمان‌ها ایفا می‌کند. زمانی که هر مرحله از یک فعالیت به‌درستی تعریف و اجرا شود، علاوه‌بر کاهش خطاها و دوباره‌کاری‌ها، هماهنگی میان واحدها و کارکنان نیز افزایش می‌یابد. شناخت دقیق اجزای گردش کار، انواع آن و تفاوتش با مفاهیمی مانند مدیریت فرایند کسب‌وکار، به سازمان‌ها کمک می‌کند تصمیمات هوشمندانه‌تری در زمینه طراحی و اجرای فرایندهای داخلی بگیرند.
از سوی دیگر، استفاده از ابزارهای پیشرفته مانند نرم‌افزار گردش کار آی‌کن یا سیستم‌های BPMS امکان کنترل، پیگیری و بهینه‌سازی گردش کار را فراهم می‌کند. این سیستم‌ها با ارائه داشبوردهای مدیریتی، گزارش‌های قابل‌تحلیل و قابلیت‌های سفارشی‌سازی، مسیر حرکت وظایف را شفاف کرده و بهره‌وری سازمانی را افزایش می‌دهند.
