سیستم مدیریت گردش کار (نرم افزار workflow) چه کمکی به بهبود فرایندهای سازمان و افزایش بهره وری می کند؟

سیستم مدیریت گردش کار (نرم افزار workflow):

سیستم مدیریت گردش کار یا همان نرم افزار workflow یک راهی است که شرکت ها و سازمان ها از آن استفاده می کنند تا فرایند پیچیده و زیاد فرایندها در سازمان ها و شرکت ها ساده تر شود. نرم افزار workflow یک رویکرد نوآورانه برای دستیابی به فرایندهای حیاتی کسب و کار است.

سیستم گردش کار:

سیستم گردش کار در حال حرکت به سوی کارایی کسب و کار و ساده تر کردن زندگی برای انسان است. سازمان هایی که سیستم گردش کار را راه اندازی می کنند هزینه ها را کاهش داده و زمان را نیز ذخیره می کنند و از نیروی کار دستی خود برای حل مشکلات سازمان به صورت هوشمند استفاده می کنند. آنها اجازه می هند ماشین وظایف خود را انجام دهد و این کار شانس خطاهای انسانی را از بین می برد. نرم افزار گردش کار اجازه می دهد که وظایف تکراری مشخص و حذف شوند. سیستم گردش کار دارای مزایای گسترده و زیادی که می تواند فزایندهای سازمانی را مکانیزه کند.

سیستم مدیریت جریان کار:

پیش از سیستم مدیریت جریان کار ایمیل های و یاداشت های به هر جا چسبانده می شد تا انجام کارها را یادآوری کند از این رو این روش های یادآوری روش های خوبی برای انجام وظایف نبودند از این رو انجام کار به صورت اتوماتیک جایگزین خوبی بود چرا که قادر می سازد تا با انجام یک روند ساده کار را به راحتی صورت گیرد و به اشتراک گذاشته شود.

نرم افزار BPMS (نرم افزار گردش کار):

نرم افزار BPMS یک داشبوردی برای تمام درخواست ها است و آنها را به خوبی نشان می دهد و اینکه تمام ارتباط ها و مکالمات در یک جا ثبت می شود. وقتی گردش کار به صورت خودکار انجام می شود برای هر بخش مالکیتی تعریف و ایجاد می شود . هر فردی موظف است مرحله ای از یک کار را انجام دهد از این رو چون شفافیت در انجام کارها و فرایند کسب و کار بوجود می آید از این رو افراد مسئول هر بخش و کار می توانند در برابر عملکرد خود پاسخگو باشند.

جریان کار چیست؟ (نمونه گردش کار)

جریان کار مشخص می کند که کدام یک از وظایف انجام شده و کدام یک از وطایف انجام نشده است. کدام یک چقدر زمان برای انجام آن صرف شده است. کدام یک از کارها بیشترین زمان را به خود اختصاص داده است و یا در کدام بخش اشتباهی رخ داده و بیشترین استباه های رخ داده مربوط به کدام بخش و فرد کاربر بوده است. با استفاده از نمونه گردش کار خطاها کاهش یافته و در پی آن هزینه ها نیز کم می شود.

مدیریت گردش کار:

وقتی کارها ماشینی و یا الکترونیکی صورت می گیرد در حقیقت دقت بالا می رود و جلوی آسیب های وارده به کسب و کار گرفته می شود بنابراین هزینه هایی که به علت خطاها سازمان مرتکب شده بسیار کاهش می باید و ناکارامدی ها نیز در پی آن از بین می رود . مکانیزه کردن فرایند سازمانی با مدیریت گردش کار به عبارت ساده تر خطاها را کاهش می دهد بنابراین به راحتی می توان اطمینان حاصل کرد که کاری که انجام شده به درستی صورت گرفته است. مدیریت گردش کار را انجام می دهد و می تواند برای بخش های فروش، مدیریت، عملیات، زنجیره تامین منابع انسانی، ناوری اطلاعات و … تعیین شود از این رو سازمان هایی که به دنبال گردش کار درست هستند می توانند به مکانیزه کردن از طریق نرم افزار گردش کار دست بزنند.