نرم افزار کارگزینی و صدور احکام چه نقشی در مدیریت منابع انسانی دارد ؟

احتمالا تا به حال با این سوال روبرو شده اید که کارگزینی چیست؟ سیستم کارگزینی چیست؟ نرم افزار منابع انسانی یا نرم افزار کارگزینی human resources information system چه عملکردی برای یک سازمان دارند. همان طور که در بحث های گذشته مطرح کردیم، انسان ها جز با ارزش ترین دارایی های هر کسب و کاری هستند. مدیر منابع انسانی وظایف متعددی از قبیل جذب همکاران جدید، آموزش همکاران، ارزیابی عملکرد کارکنان و پاداش دادن به آنها و به طور خلاصه ایجاد محیطی سالم و منصفانه برای کارکنان دارد.

نرم افزار کارگزینی

 یکی از مهم ترین وظایف مدیران منابع انسانی همان بحث کارگزینی یا جذب همکاران جدید و گزاردن هر فرد در جایگاه مناسبش با توجه به مهارت ها و قابلیت های افراد است. زیرا واحد مدیریت منابع انسانی قرار است کمک کند تا سازمان، در افق زمانی بلند مدت، با کمترین هزینه، حداکثر کارایی را از کارکنان برای حرکت در راستای اهداف استراتژیک سازمان، کسب نماید.

 یک نرم افزار کامپیوتری است که کارفرمایان شرکت ها و سازمان ها در اختیار دارند تا اطلاعات و عملکرد منابع انسانی خود را مدیریت کنند.

کارگزینی چیست؟

همان طور که گفته شد کارگزینی زیر مجموعه ی مدیریت منابع انسانی است. سیستم کارگزینی قابلیت نگهداری پرونده های استخدامی کارکنان شرکت ها و سازمان ها را دارد. کارفرمایان با استفاده از این سیستم می توانند اطلاعات و معیارهای جذب کارکنان را جمع آوری کرده و عملکرد آن ها را بهتر مدیریت کنند.

تمامی کسب و کار ها از نقطه ی شروع تا پایان خود به منابع انسانی و جذب افراد جدید نیاز دارند. بنابراین باید اطلاعات منابع انسانی خود را جمع آوری کرده، نگهداری و مدیریت کنند. برای عملکرد بهتر و دوری از سردرگمی هایی که شیوه ی سنتی نگهداری و جمع آوری اسناد کاغذی برای سازمان ها ایجاد می کرد، امروزه تمامی این عملیات در قالب سیستم های نرم افزاری با کیفیت و با حداکثر کارایی ارائه می شود.

نرم افزار کارگزینی چیست؟

در کل نرم افزار کارگزینی یک نرم افزار کامپیوتری است که کارفرمایان شرکت ها و سازمان ها در اختیار دارند تا اطلاعات و عملکرد منابع انسانی خود را بهتر مدیریت و رصد کنند. از این رو تمامی سازمان های کوچک و بزرگ به نرم افزار کارگزینی و صدور احکام کارگزینی همچنین به آشنایی با شرایط کار کارگزینی نیاز دارند.

سیستم کارگزینی به عنوان بخشی از سیستم جامع مدیریت منابع انسانی است که جهت مدیریت واحدهای سازمانی، پست‌ها و مشاغل سازمانی استفاده می‌شود و زیرساخت لازم جهت نصب سیستم‌های مجموعه نیروی انسانی و کنترل دسترسی‌های سلسله مراتبی به اطلاعات را به صورت یکپارچه و توزیع شده فراهم می‌آورد.

مزایای استفاده از نرم افزار های کارگزینی

نرم افزار کارگزینی دارای مزایای فراوانی است. به عنوان مثال مدیران می توانند گزارش های خوبی درباره حضور و غیاب کارکنان، شناخت نیروهای انسانی خود و.. آماده کنند.

سیستم مدیریت اطلاعات منابع انسانی یا همان احکام کارگزینی تمام اطلاعات منابع انسانی مانند جزئیات شیوه های استخدامی، متقاضیان شغل، شاخص روزانه شغل ها، ارزیابی عملکرد سالانه کارکنان، اقدام های انضباطی، اطلاعات مربوط به حقوق و پاداش های انگیزشی و … را در یک پایگاه داده نگهداری می کند.

اطلاعات کارکنان یکبار در نرم افزار کارگزینی وارد می شود و تنها در صورت نیاز بروزرسانی می شود، مثلا وقتی آدرس کارمند تغییر می کند. با پیاده سازی این سیستم دقت بالا می رود و هزینه ها کاهش می یابد. مهم تر اینکه این سیستم می تواند رویدادها مانند بررسی عملکرد و دیگر اقدام هایی که باید سر موقع انجام شود را اعلام کند.

با استفاده از نرم افزار های کارگزینی کارفرما می تواند گزارش های دقیقی از کارکنان خود را تهیه و حتی برای بودجه سالانه برنامه ریزی کند. حتی در برخی موارد اگر کسب و کاری به دنبال نیروی جدید است، می تواند از طریق کارگزینی رایگان زمینه استخدام در موقیعت جدید را با توجه به مهارت های خاص تعریف شده برای آن شغل از داخل شرکت و سازمان و یا خارج از آن فراهم کند. در نتیجه مدیران منابع انسانی می توانند به راحتی با مشاهده اطلاعات لازم مانند محل زندگی، میزان تحصیلات، مهارتهای فنی و حرفه ای و … در انتخاب نیروی مورد نظر تصمیم گیری کند. کارکنان از داخل شرکت و سازمان و یا متقاضیان بیرون از شرکت نیز می توانند رزومه ارسال کنند.

چرا باید شرکت ها و سازمان های کوچک و بزرگ نرم افزار یا سیستم کارگزینی قوی داشته باشد؟

در پاسخ می توان گفت هر شرکت و سازمانی باید سیستم کارگزینی متناسب با نوع کسب و کار و نیاز های خود انتخاب کند و گزینه های مختص آن سازمان را داشته باشد. به عنوان مثال اگر شرکتی در زمینه فروش فعالیت دارد و فروشنده استخدام می کند باید سیستم کارگزینی مطابق با نیاز این شرکت فعالیت داشته باشد. نکته دیگر این است که سیستم کارگزینی باید قابلیت رشدی همپا با شرکت را داشته باشد. در طی زمان و بزرگ تر شدن کسب و کار نیاز های جدید را نیز بتواند تا حد زیادی مرتفع کند و نرم افزار قابلیت گسترش را داشته باشد.

برخی سیستم های کارگزینی تنها بخشی از آنچه یک شرکت و سازمان نیاز دارد را انجام می دهد این درحالی است که یک سیستم قوی کارگزینی باید بتواند تمامی نیاز های کسب و کار ها را پوشش دهد. از سوی دیگر نرم افزار های کارگزینی باید قابلیت اتصال و ادغام با سیستم های دیگر شرکت و کسب و کار مانند حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد، آموزش کارکنان، تردد و … را داشته باشد. چرا که اگر سیستم کارگزینی بروزرسانی شود ولی بقیه سیستم ها بروزرسانی نشود شما از داشتن یک سیستم یکپارچه محروم هستید.

حال باید پذیرفت یک نرم افزار کار آزموده در حوزه منابع انسانی که به صورت یکپارچه با سایر بخش های سازمان در تعامل باشد تا حدود زیادی می تواند دغدغه های سازمان را در حوزه پرسنلی مرتفع نماید.

گروه فنی مهندسی آی کن با لحاظ کردن تمامی موارد فوق در ارائه ی نرم افزار کارگزینی، کلیه نیاز های شما را برطرف می کند و بیش از پیش شما را در مدیریت منابع انسانی با ارزش یاری می دهد. به کمک این سیستم ها شاهد رشد و پیشرفت همه جانبه ای در کسب و کار خود می شوید و به اهداف استراتژیک تعیین شده می رسید.