اتوماسیون اداری در واقع مجموعه‌ای از نرمافزارها و سیستم‌های کامپیوتری مختلف است که برای جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، اصلاح، انتقال و استفاده از اطلاعات مشترک به کار گرفته می شود تا یک سری وظایف دستی را خودکارسازی کند. چنین سیستمی می‌تواند در مراکزی مانند جهاد کشاورزی بسیار مفید واقع شود، چراکه یک روش کارآمد برای مدیریت و اشتراک‌گذاری داده‌ها در این سازمان است.
اتوماسیون اداری جهاد کشاورزی با بهبود کارایی و بهره‌وری فرایندهای کاری این سازمان، کمک می‌کند تا این فرایندها با تقاضای ارباب‌رجوع‌ها مطابقت داشته باشند و یک تجربه عالی برای آنها به یادگار باقی بگذارند.
اتوماسیون اداری در نظام مهندسی کشاورزی چیست؟
از آنجایی که سازمان نظام مهندسی کشاورزی و منابع طبیعی به عنوان یک تشکل صنفی و تخصصی با افراد مختلفی از سطوح متفاوت (اساتید، دانش‌آموختگان و کارشناسان حوزه کشاورزی و منابع طبیعی) در ارتباط است، نیاز به یک اتوماسیون اداری در نظام مهندسی کشاورزی به شدت احساس می‌شود.
اساسِ کار این سازمان، نظم بخشیدن به فعالیت‌های کشاورزی و منابع طبیعی است و برای اینکه این مهم به بهترین شکل محقق شود، در ابتدا نیاز است که این مرکز فرایندهای اداری درون‌سازمانی خود را نظم ببخشد. اتوماسیون اداری نظام مهندسی کشاورزی با ادغام نرمافزارها و سیستم‌های کامپیوتری، کار نظم‌دهی و تسهیل ذخیره‌سازی اطلاعات، تبادل داده زنده و مدیریت داده را به بهترین شکل انجام می‌دهد.
با این حال، بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها تمایلی به استفاده از فناوری BPMS برای بهینه‌سازی فرآیندهای روزمره خود ندارند. این بی‌میلی اغلب ریشه در ترس از تغییر، عدم اطمینان و ناتوانی در درک مزایایی دارد که این فناوری می‌تواند به همراه داشته باشد. خوشبختانه، اتوماسیون اداری تا جایی تکامل یافته است که مفیدترین سیستم‌ها را به طور یکپارچه با ابزارهای موجود ادغام می‌کند و این امر می‌تواند به نظام مهندسی کشاورزی در مدیریت فرایندهایش کمک شایانی کند.
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در نظام مهندسی کشاورزی
اتوماسیون نظام مهندسی کشاورزی با خودکارسازی کارهای تکراری و دستی، خطاها را کاهش می‌دهد، در وقت کارکنان صرفه‌جویی می‌کند و از فرسودگی شغلی آنها جلوگیری می‌کند. به عبارتی، یک اتوماسیون اداری جهاد کشاورزی کارآمد می‌تواند نقش مهمی در چابکی سازمان داشته باشد. صرفه‌جویی در زمان همچنین به معنای صرفه‌جویی در هزینه است، زیرا کارمندان می‌توانند زمان خود را به وظایف با‌ارزش‌تر و سخت‌تر اختصاص دهند.
اتوماسیون اداری باعث می‌شود کارمندان از فناوری آگاه باشند، ارتباطات آنها با ارباب رجوع را ساده کرده و همکاری تیمی را تقویت می‌کند. به طور کلی، با بررسی مزایا و معایب اتوماسیون اداری، می‌توان مزایای زیر را برای اتوماسیون اداری جهاد کشاورزی برشمرد:
- برای کارمندان زمان بیشتری می‌خرد تا بتوانند به وظایف چالشی‌تر بپردازند
- ارتباطات بین اعضای تیم و همچنین بین کارکنان و مراجعان را تسهیل می‌کند
- مدیریت داده‌ها را آسان‌تر می‌کند
- هزینه‌ها را کاهش می‌دهد و کارآمدی سازمان را بهبود می‌بخشد.
موارد کاربردی اتوماسیون اداری در کشاورزی
یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری جهاد کشاورزی می‌تواند کاربردهای متعددی در این سازمان داشته باشد. سازمان با راه‌اندازی یک اتوماسیون اداری ایده‌آل:
- به فضای کمتری برای ذخیره داده‌ها نیاز خواهد داشت.
- ذخیره‌سازی و بازیابی داده‌ها ساده‌تر می‌شود.
- اطلاعات فورا قابل بازیابی خواهد بود.
- دیگر نیازی به حفظ اسناد نیست.
- هر گونه شانس برای افزونگی داده (نگهداری داده‌های تکراری) از بین می‌رود.
- به چندین نفر (به صورت همزمان) اجازه دسترسی به داده‌ها وجود دارد.
- احتمال خطا کاهش پیدا خواهد کرد.
اتوماسیون اداری جهاد کشاورزی چگونه می‌تواند به بهبود مدیریت کشاورزی کمک کند؟
راه‌اندازی اتوماسیون اداری، مانند هر سازمان دیگری، می‌تواند به بهبود مدیریت در سازمان نظام مهندسی کشاورزی و منابع طبیعی هم کمک کند. همانطور که در بالا ذکر شد، این سیستم مزایای متعددی برای سازمان دارد و از طرق زیر می‌تواند به بهبود مدیریت کشاورزی کمک کند:
– صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان
اگر تصور می‌کنید که سازمان شما به اتوماسیون مجهز شده است، در حالی که صرفا فرایندها را دیجیتالی کرده‌اید، زمان آن رسیده است که گردش کار (ورک‌فلو) خود را ارتقا دهید و به سمت اتوماسیون اداری حرکت کنید. سازمان‌هایی که مجهز به اتوماسیون اداری می‌شوند، می‌توانند مقدار زیادی در زمان و پول صرفه‌جویی کنند و به نیروی کار خود اجازه دهند روی فرایندها و وظایفی تمرکز کنند که واقعا برای شرکت ارزش دارد.
– ارتقای ارتباط بین کارکنان
از آنجایی که مدیریت کشاورزی نیازمند یک ارتباط قوی بین اقشار مختلف کارکنان است، راه‌اندازی یک اتوماسیون اداری جهاد کشاورزی می‌تواند کمک شایانی به تسهیل این ارتباط کند. یکی از روش‌های بهبود شیوه ارتباط کارکنان، نرم افزار چت سازمانی است که به پیشرد بسیاری از کارهای اداری جهاد کشاورزی از طریق تسهیل مکالمات غیررسمی و خارج از فرایند اداری کمک می‌کند. به این ترتیب، اتوماسیون اداری جهاد کشاورزی کارکنان را از بسیاری از رفت و آمدهای غیرضروری، نامه‌نگاری‌های دستی و مشکلات مربوط به آنها بی‌نیاز می‌کند و ارتباط بین آنها به شکلی ساده‌تر و جامع‌تر شکل می‌گیرد.
– بهبود شیوه مدیریت داده‌ها
مدیریت داده یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در نظام مهندسی کشاورزی به شمار می‌رود و از آنجایی که سیستم اتوماسیون اداری کار ذخیره‌سازی داده‌ها را آسان‌تر می‌کند، کارکنان می‌توانند به صورت آنی به تمام داده‌ها دسترسی داشته باشند. همچنین، بر خلاف سیستم‌های قدیمی‌تر، در اتوماسیون اداری امکان دسترسی همزمان چند نفر به داده‌ها فراهم است. به علاوه، از آنجایی که سیستم اتوماسیون هوشمند است، اجازه بارگذاری داده‌های تکراری را نمی‌دهد (افزونگی داده‌ها) و به این ترتیب در هزینه و فضای ذخیره‌سازی هم صرفه‌جویی می‌شود.
معرفی بهترین اتوماسیون اداری جهاد کشاورزی
نرم‌افزار اتوماسیون اداری پیشرفته تحت وب آی‌کن (اتوماسیون فرزین) راهکاری مطمئن و منعطف با نیازهای سازمانی است و شما را برای ایجاد سازمانی الکترونیک و دوست‌دار طبیعت یاری می‌کند. سامانه فرزین نظام مهندسی کشاورزی مجموعه مکاتبات و اطلاعات یکپارچه را بدون گردش کاغذ (Paperless) در دسترس کارکنان و همچنین ارباب رجوع قرار داده و امکان ارتباط و اتصال به دیگر نرم‌افزارهای سازمانی مانند نرم افزار حضور و غیاب، حسابداری شرکتی، کارگزینی و انبار را هم دارد.
اتوماسیون اداری قدیمی سازمان‌ها علی‌رغم بی‌نیازی کاربر از کارتابل کاغذی، اغلب به دلیل نداشتن قابلیت گردش خودکار، فرآیندهای کاری را پیچیده‌تر می‌کنند، اما در اتوماسیون فرزین و با پیش‌بینی مراحل مختلف فرآیند، عملکرد به شکلی ساده‌تر و موثرتر نتیجه خواهد داد. این نرم‌افزار ساختاری فرآیندمحور دارد و با بهره‌مندی از ابزارهای دیگر، فرآیندهای خودکار اداری را راحت‌تر پوشش می‌دهد.
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های سامانه فرزین نظام مهندسی کشاورزی منعطف بودن آن با نیازهای کاربران است. اتوماسیون اداری فرزین کاملا مبتنی بر زیرساخت BPMS طراحی شده و امکان پیاده‌سازی هر نوع فرآیند جدید را در زیرساختی داینامیک و سفارشی دارد و تغییرات مورد نیاز بر فرآیندهای جاری در کمترین زمان ایجاد می‌شود.
سرعت و امنیت بالا در تولید فرم‌ها و مدیریت فرآیندها، امکان ایجاد گزارش‌ها و آرشیو مدارک، امکان ایجاد کانال و گروه برای گفتگو و تبادل پیام بین کاربران و جلوگیری خودکار از ثبت مجدد اسنادی که قبلا ثبت و صادره شده از جمله ویژگی‌های نرم‌افزار اداری ای‌کن است. در ادامه به مهم‌ترین ویژگی‌های اتوماسیون اداری آی‌کن اشاره می‌کنیم:
مزایای اتوماسیون فرزین نظام مهندسی کشاورزی
- طراحی‌شده مبتنی بر تکنولوژی وب با معماری چندلایه
- قابلیت ایجاد دبیرخانه‌های متمرکز، نیمه‌متمرکز و غیرمتمرکز مطابق با ساختار سازمانی
- امکان تبادل اطلاعات بین سازمانی با استفاده از پروتکل ECE و FCS
- منعطف با نیاز سازمان با قابلیت ایجاد دکمه‌های مورد نیاز برای اسناد
- قابلیت شخصی‌سازی دکمه‌های جدید با تعیین اندازه، رنگ و نام
- امکان تعریف سرویس‌های دلخواه برای عملکرد هر دکمه
- پشتیبانی همزمان از ویرایشگر Word و ویرایشگر تحت وب برای تایپ نامه
- قابلیت جستجوی ساده و پیشرفته براساس فیلدهای اطلاعاتی و متن
- امکان ارتباط با سیستم تلفن گویا، SMS – Service، پرتال و وب کیوسک
- پشتیبانی از مدل امنیت اشتراکی (Secret Sharing) در راستای مدیریت مطمئن ارائه مجوز
- قابلیت واگذاری اختیارات به کاربران با امکان نظارت بر کارتابل پرسنل
- پشتیبانی کامل از فاکس و ایمیل
- پشتیبانی از امضای دیجیتال
- پشتیبانی از مرورگرهای متداول شامل Opera، Safari، Firefox، Chrome،IE و Microsoft Edge
یکی دیگر از ویژگی‌های اتوماسیون اداری جهاد کشاورزی (نرم‌افزار اداری آی‌کن) وابسته نبودن به نوع سیستم عامل سرویس‌گیرنده است. به این ترتیب کاربر در هر لحظه و هر جا، امکان استفاده از این سیستم را دارد و در صورت نیاز می‌تواند حتی خارج از شبکه رایانه‌ای محیط کار هم به اتوماسیون دسترسی داشته باشد. اتوماسیون فرزین از انواع دستگاه‌ها (رایانه رومیزی، لپتاپ، تبلت، فبلت و گوشی‌های هوشمند) پشتیبانی می‌کند.
در اتوماسیون فرزین امکان تعریف چارت سازمانی چندسطحی تعبیه شده است. این قابلیت امکان ارائه دسترسی به اطلاعات را در سطوح مختلف سازمانی به تمامی پرسنل در واحد‌های مختلف می‌دهد. استفاده از این نرم‌افزار و ورود به سیستم برای هر یک از پرسنل تنها با ایجاد و وارد کردن نام کاربری و کلمه عبور ممکن است. از این رو، امکان کنترل و مدیریت تمام مراحل فرآیندها وجود دارد. برای جلوگیری از حمله DOS و DDOS در صورت وارد کردن اشتباه نام کاربری و کلمه عبور کد کاربر قفل خواهد شد.
علاوه‌بر این امکان ارسال و دریافت پیام بین کاربران نیز در نرم‌افزار ای‌کن فراهم شده است تا به این ترتیب کارکنان جهاد کشاورزی بتوانند به شیوه‌ای کارآمد و آسان با هم ارتباط داشته باشند و در انجام فرایندهای کاری و اداری خود، با هم هماهنگ شوند.
نتیجه‌گیری
در این مطلب به معرفی بهترین اتوماسیون اداری نظام مهندسی کشاورزی پرداختیم و عنوان شد که یک اتوماسیون اداری خوب، باید از سطحِ دیجیتالی کردن فرایندها فراتر برود و تا حد ممکن، فرایندهای اداری جهاد کشاورزی را خودکارسازی کند.
یک اتوماسیون اداری جهاد کشاورزی باید زمان انجام فرایندها را کاهش دهد و به این ترتیب هزینه سازمان و وقتی که از کارکنان می‌برد را پایین بیاورد. به علاوه، در محیطی مانند سازمان نظام مهندسی کشاورزی، افزایش انعطاف‌پذیری و پاسخگویی به تغییرات محیطی برای یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌تواند مزیت مهمی باشد.
همچنین، از دیگر ویژگی‌های یک اتوماسیون اداری مناسب برای نظام مهندسی کشاورزی، می‌توان به شیوه مدیریت کلان داده‌ها اشاره کرد. یک اتوماسیون خوب باید امکان ذخیره‌سازی سریع داده‌ها، دسترسی چندکاربره و همزمان، امکان حذف افزونگی‌ها و… را فراهم کند.
