در محیط تجاری پیچیده و بی‌ثبات امروزی، چابکی یکی از ویژگی‌های ضروری برای ایجاد مزیت رقابتی میان کسب‌وکار‌هاست. سازمان‌ها برای دستیابی به این ویژگی‌ها از ابزارهای مختلفی استفاده می‌کنند که رایج‌ترین این ابزارها، سیستم های ERP و BPMS است.
پیش از آنکه از تفاوت Erp و Bpms صحبت کنیم، قبل از هر چیزی نیاز هست که به شناخت درستی از هرکدام برسیم.
معرفی BPMS:
سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار ماژولار و انعطاف‌پذیر هستند. ویژگی‌های اصلی آنها شامل توانایی طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار است. اگر کسب‌وکار شما برای تغییر فرآیندها به انعطاف‌پذیری نیاز دارد، نرم افزار BPMS راهکاری است که باید به کار ببرید. چرا که به شما این امکان را می‌دهد تا تصمیم بگیرید کدام فرآیند باید برای کدام دسته از کاربران سیستم شما طراحی شود.
هدف اصلی BPMS جدا کردن فرآیند کسب و کار از زیرساخت‌های تکنولوژیکی زیربنایی با استفاده از معماری سرویس‌گرا ( SOA ) است که می‌توانند توسط هر سیستم دیگری مانند ERP استفاده شوند.
معرفی ERP:
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) به نوعی سیستم نرم‌افزاری اشاره دارد که سازمان‌ها برای مدیریت فعالیت‌های تجاری روزمره مانند حسابداری، تدارکات، مدیریت پروژه، عملیات زنجیره تأمین و … از آن استفاده می‌کنند. مجموعه کامل ERP به برنامه‌ریزی، تخصیص بودجه، پیش‌بینی و گزارش نتایج مالی سازمان کمک می‌کند.
اگر به دنبال سیستمی هستید که برخی از فرایندهای اصلی تجاری را در خود جای دهد و خودکارسازی کند، احتمالاً ERP گزینه خوبی برای شما خواهد بود. یک سیستم ERP در برگیرنده‌ی مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی یکپارچه است که یک سازمان می‌تواند برای جمع‌آوری، ذخیره، مدیریت و تفسیر داده‌ها در فعالیت‌های مختلف تجاری خود استفاده کند.
ERP به‌منظور یکپارچه‌سازی فرایندهای کسب و کار مانند تولید، فروش و توزیع، تدارکات، حسابداری و منابع انسانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. مهم‌ترین دستاورد سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی، ارائه یک پایگاه‌داده یکپارچه و سازگار است که بخش‌های بزرگی از یک سازمان را در بر می‌گیرد.
چه چیزی باعث ایجاد تفاوت ERP و BPMS می‌شود؟
سیستم‌های BPMS و ERP ممکن است ماهیت مشابهی داشته باشند، زیرا هر دو به خودکارسازی فرایندهای سازمانی کمک می‌کنند و حتی می‌توانند مشکلات مشابه را حل کنند؛ اما روش آنها در اجرا متفاوت است.
هنگام انتخاب یک BPMS، باید مشخص کنید چه فرایندهایی را می‌خواهید اجرا کنید، چون این سیستم قوانین کسب‌وکار شما را عملی کرده و با شناسایی گلوگاه‌هایی که در فرایندهای شما وجود دارد، آنها را حل و سپس پیاده‌سازی می‌کند. اما برای انتخاب یک ERP، باید ارزیابی کنید که به چه ویژگی‌هایی نیاز دارید؛ چرا که این سیستم به شما یک پکیچ کامل ارائه می‌کند که باید قوانین کسب و کار خود را با آن سازگار کنید.
البته باید گفت هر دو سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و مجموعه‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS) برای افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش سود در سازمان‌ها پیاده‌سازی می‌شوند. اما ERP تمایل دارد به عملکردهای سازمانی محدود شود. درحالی‌که BPMSها بسیار منعطف‌تر هستند و بیشتر بر فرایند تمرکز دارند.
متأسفانه، سیستم‌های ERP برای سفارشی‌سازی طراحی نشده‌اند. اگر می‌خواهید سیستمی را پیاده‌سازی کنید که فرایندهای اختصاصی «کسب و کار شما» را اجرا کند، پلتفرم‌های BPMS می‌توانند این کار را بسیار مؤثر انجام دهند. به‌علاوه پلتفرم‌های BPMS از هر روشی که بخواهید برای اجرای فرایندهای خود در آینده استفاده کنید، پشتیبانی می‌کنند.
به‌عنوان مثال: اگر به نرم‌افزاری برای مدیریت یک گردش کار مالی خاص نیاز دارید، BPMS با ابزارهایی که دارد می‌تواند آن را به‌صورت اختصاصی برای شما طراحی و اجرا کند، در حالی که ERP کل ماژول مالی را به شما تحویل می‌دهد و انعطافی زیادی برای سفارشی کردن فرایندهای شما ندارد.
تفاوت دیگر میان سیستم‌های ERP و BPMS در این است که اگر مایلید کسب و کار خود را با فرایندهای از پیش ساخته شده‌ی سیستم‌های ERP هماهنگ کنید، با خرید یکی از این سیستم‌ها در دراز مدت در هزینه خود صرفه‌جویی خواهید کرد. اما برعکس، اگر می‌خواهید از ابزارهایی استفاده کنید تا فرایندهای اختصاصی شما را طراحی کنند، با خرید یک پلت فرم BPMS کسب و کار خود را در مسیر موفقیت بیشتر قرار خواهید داد.
در سیستم‌های ERP، راهکارها به یک بخش خاص گره خورده‌اند. درحالی‌که راه‌حل‌های BPM امکان ایجاد فرایند بین بخش‌های مختلف را فراهم می‌کند. فرایندهای کسب‌وکار شما می‌تواند باعث ایجاد یک وجه تمایز رقابتی میان شما و رقبای شما شوند. استفاده از پلتفرمی که به شما امکان سفارشی کردن فرایندهای خاص خودتان را می‌دهد، می‌تواند به شما در بهبود شاخص KPI نیز کمک کند.
توجه داشته باشید که در درازمدت، این استراتژی‌ها چقدر باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های شما می‌شوند.
آیا با وجود تفاوت میان ERP و BPMS، می‌توان هر دو سیستم را به‌صورت همزمان استفاده کرد؟
درست است که BPMS راهکاری است که بر فرایند محور بودن متمرکز است؛ درحالی که ERP در مقایسه با آن، بر وظایف سازمان تمرکز دارد و همین مورد تفاوت اصلی این دو سیستم با یکدیگر است. اما، این تفاوت مانع از ادغام و استفاده هر دو با هم نمی‌شود.
BPMS بر اثربخشی فرایند، شبیه‌سازی فرایند، مدل‌سازی فرایند و بهینه‌سازی عملکرد فرایندها نظارت دارد؛ بنابراین، BPMS را می‌توان به‌عنوان یک لایه‌ی فرایندمحور توصیف کرد که می‌تواند با ERP یک سازمان ادغام شود. با بهبود و ساده‌سازی فرایندهای کسب‌وکار قبل از پیاده‌سازی سیستم‌های ERP، سازمان شما به موفقیت بیشتری دست خواهد یافت.
اگر این دو راهکار به‌درستی باهم ادغام شوند، می‌توانند با پر کردن شکاف‌ها، یکدیگر را تکمیل کنند. اجرای آنها با هم می‌تواند بهترین وجه هرکدام را به شما نشان دهد؛ بنابراین، اگر تصمیم به استفاده همزمان از BPMS و ERP گرفته باشید، احتمالاً این بهترین انتخاب برای سازمان شما باشد، و ممکن است نیازی به انتخاب هیچ سیستم نرم‌افزاری دیگری نباشد.
نتیجه گیری
در پایان بهتر است بدانید که اگرچه سیستم‌هایERP و BPMS می‌توانند به طور مستقل وجود داشته باشند؛ اما، ترکیبی از این دو نتایج شگفت‌انگیزی برای سازمان شما به همراه دارد.
سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) یک گام اساسی برای اجرای موفق ERP است. به عبارتی در پیاده‌سازی ERP، سطوح مختلفی از سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار وجود دارد. در نهایت، راه‌حل‌های ارائه شده توسط سیستم‌های ERP و BPMS متفاوت هستند. سیستم‌های ERP وظایف موجود در یک سازمان را همراهی می‌کنند، در حالی که هدف BPMS هماهنگ کردن فرایندهای کسب و کار از طریق ساده‌کردن آنها و خودکارسازی وظایف تکراری است.
