انواع بایگانی اسناد به عملیات ذخیره، مدیریت و حفظ اسناد در محیط‌های الکترونیکی یا فیزیکی اطلاق می‌شود. بایگانی اسناد معمولاً شامل انبارهای داده یا سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS) می‌شود که اسناد و فایل‌ها را طبقه بندی و ذخیره می‌کند و دسترسی به آنها را به آسانی فراهم می‌آورد. این عملیات در ارتباط با اسناد و اطلاعات مهم سازمانی صورت می‌گیرد و هدف آن حفظ و سهولت دسترسی به اطلاعات مورد نیاز است. انواع بایگانی اسناد به صورت گسترده در سازمان‌ها برای مدیریت اسناد تاریخی، اطلاعات مشتری، مستندات حقوقی و بسیاری دیگر از مدارک به کار می‌روند و نقش بسیار مهمی را در حفظ و دسترسی به اطلاعات سازمانی ایفا می‌کنند.
بایگانی اسناد چیست و چرا مهم است؟
انواع بایگانی اسناد به معنای انجام فعالیت‌هایی مانند جمع‌آوری، مدیریت، ذخیره و حفظ اسناد و اطلاعات مهم سازمانی است. بسته به نوع سازمان و حجم اطلاعاتی که تولید می‌شود، استفاده از انواع بایگانی اسناد، امکان دسترسی سریع و امن به اطلاعات زیاد و متنوع را فراهم می‌کند. تأکید بر انواع بایگانی اسناد به عنوان یک استراتژی مدیریت اطلاعات می‌تواند از اهمیت بسزایی برای سازمان‌ها برخوردار باشد. این اهمیت به دلایل زیر پررنگ می‌شوند:
- حفظ اطلاعات: برخی از اسناد به دلیل اهمیت تاریخی، قانونی یا مالی باید برای مدت‌های زمانی خاص نگهداری شوند. انواع بایگانی اسناد این امکان را فراهم می‌کند که این اسناد در فضایی امن در دسترس باقی بمانند.
- امنیت اطلاعات: بایگانی اطلاعات می‌تواند از امنیت و حفظ محتوای مهم سازمانی اطمینان حاصل کند. این شامل مسائلی چون حفظ دسترسی‌های محدود به اسناد حساس، مانیتورینگ دسترسی‌ها و پیگیری فعالیت‌های مشکوک می‌شود.
- دسترسی آسان: انواع بایگانی اسناد، با طبقه بندی مناسب مدارک، امکان دسترسی آسان و سریع به اطلاعات مورد نیاز را برای کارمندان و مدیران فراهم می‌کند.
- مدیریت فضا: یکی از مهم‌ترین دلایل اهمیت انواع بایگانی اسناد، مدیریت بهینه فضای ذخیره‌سازی اطلاعات و تقاضای کمتر برای فضا در سرورها و دیتا سنترها برای سازمان‌ها است.
معرفی انواع اسناد
انواع بایگانی اسناد ممکن است براساس وضعیت و فعالیت اطلاعاتی سند، به سه دسته‌ی جاری، نیمه جاری و راکد تقسیم شود که به طور خلاصه آنها را شرح می‌دهیم:
۱) اسناد جاری
اسناد جاری شامل اسناد و اطلاعاتی است که برای انجام فعالیت‌های روزمره و عملیاتی سازمان لازم است. این اسناد ممکن است در حال استفاده باشند یا به تازگی از آنها استفاده شده باشد. برای مثال، سوابق مشتریان فعلی یا پروژه‌های در جریان از جمله اسناد جاری هستند.
۲) اسناد نیمه جاری
اسناد نیمه جاری شامل اسنادی هستند که از نظر عملیاتی از دسترس مستقیم خارج شده‌اند؛ ولی هنوز نیاز به دسترسی و مرور دارند. این اسناد ممکن است برای اهدافی چون گزارش‌دهی یا مشاوره استفاده شوند. به عنوان مثال، پروژه‌های مشترکی که به اتمام رسیده اما نیاز به مراجعه مجدد دارند، ممکن است در این دسته قرار گیرند.
۳) اسناد راکد
اسناد راکد، اسناد و اطلاعاتی هستند که از نظر عملیاتی دیگر هیچ نیازی به دسترسی فوری ندارند. این اسناد ممکن است بخشی از تاریخچه‌ی سازمان یا اطلاعاتی باشند که برای مالکیت معنوی یا مالیاتی نگهداری می‌شوند. به عنوان مثال، سوابق کارمندان بازنشسته از اسناد راکد محسوب می‌شوند.
معرفی انواع روش‌های بایگانی اسناد
در انواع بایگانی اسناد، طبقه‌بندی و چیدمان اسناد یک نقش بسیار مهم در مدیریت اطلاعات سازمانی دارد. طبقه‌بندی و چیدمان صحیح اسناد می‌تواند فرایند دسترسی به اطلاعات را تسهیل کرده و به سازمان کمک کند تا از اطلاعات خود به بهترین نحو استفاده کند. در ادامه تعدادی از روش‌های طبقه‌بندی و چیدمان اسناد در انواع بایگانی اسناد را توضیح خواهیم داد:
- موضوعی: در این روش اسناد براساس محتوای موضوعی و موضوعات مشخص طبقه‌بندی می‌شوند. به عنوان مثال، تمام اسناد مربوط به یک پروژه یا یک موضوع خاص در یک دسته‌بندی قرار می‌گیرند.
- زمانی: در این روش اسناد براساس زمان تولید یا دریافتشان طبقه‌بندی می‌شوند. مثلاً اسناد مربوط به یک سال یا یک دوره زمانی خاص به یک دسته‌بندی تعلق می‌گیرند.
- الفبایی: در این روش، اسناد براساس حروف الفبا یا شماره‌های ترتیبی مرتب می‌شوند. این روش معمولاً برای مدیریت اسنادی با حجم زیاد استفاده می‌شود.
- شماره‌گذاری: در این روش، به هر سند یک شماره یکتا اختصاص داده می‌شود که امکان دسترسی سریع‌تر و بهتر به آنها را فراهم می‌کند.
- نوع: اسناد براساس نوع مشخص خود (مثلاً فایل متنی، تصویر، صوت یا ویدئو) طبقه‌بندی می‌شوند.
توجه داشته باشید که طبقه‌بندی و چیدمان اسناد معمولاً بر مبنای نیازهای خاص و فرایندهای سازمانی انجام می‌شود تا اسناد به بهترین شکل ممکن مدیریت شوند و دسترسی به آنها تسهیل شود. گاهی اوقات نیز سازمان‌ها از روش تلفیقی یعنی چند مورد از موارد ذکر شده به طور هم‌زمان نیز برای انواع بایگانی اسناد استفاده می‌کنند.
مراحل بایگانی اسناد
۱) شناسایی
ابتدا باید اسناد قابل بایگانی را شناسایی کرد. این کار شامل تعیین اسناد مورد نیاز برای حفظ و نگهداری بر اساس اهمیت محتوایی، ارزش حقوقی یا مالی، نیازهای عملیاتی و… است.
۲) طبقه‌بندی و انتخاب
در انواع بایگانی اسناد، مدارک براساس موضوع، تاریخ، نوع و سایر ویژگی‌های مشخص دسته‌بندی می‌شوند. سپس تصمیم‌گیری می‌شود که کدام اسناد باید بایگانی شوند و کدام‌ها باید حذف شوند.
۳) آماده سازی
در این مرحله اسناد مورد نیاز برای هر یک از انواع بایگانی اسناد آماده می‌شوند، این کار شامل تمیز کردن، مرتب‌سازی و دسته‌بندی اسناد است.
۴) ذخیره سازی
اسناد بایگانی شده در محیط‌های الکترونیکی یا فیزیکی ذخیره می‌شوند. برای اسناد الکترونیکی، ممکن است سیستم‌های مدیریت محتوا، سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری یا سرورهای اختصاصی استفاده شود. برای اسناد فیزیکی نیز، انبارها یا فضاهای ذخیره‌سازی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
۵) مدیریت دسترسی
برای اطمینان از حفظ امنیت و حریم خصوصی اطلاعات بایگانی شده، تعیین دسترسی به اسناد بایگانی شده برای کاربران مختلف انجام می‌شود که شامل تعیین حقوق دسترسی و مجوزهای مشخص برای مشاهده و ویرایش اسناد است.
۶) مانیتورینگ و نگهداری
در هر یک از انواع بایگانی اسناد، لازم است که مدارک بایگانی شده به طور دوره‌ای مانیتور شده و نحوه نگهداری آنها بررسی شود تا از سلامت اسناد و قابلیت دسترسی به آنها اطمینان حاصل شود.
اهمیت انواع بایگانی اسناد برای صنایع مختلف
انواع بایگانی اسناد اهمیت بسیاری برای صنایع مختلف دارند. موارد زیر مثالی برای نشان دادن اهمیت بایگانی اسناد برای صنایع مختلف است:
- حقوقی: بایگانی منظم و دقیق اسناد برای کسب و کارهایی که کار حقوقی انجام می‌دهند بسیار حیاتی است. این اسناد می‌توانند به عنوان مدرکی برای اثبات قانونی بودن و تاریخچه قراردادها و توافقات استفاده شوند. همچنین، در صورت بروز اختلافات قانونی، اسناد بایگانی شده می‌توانند به عنوان یک شاهد ارائه شوند.
- مالی: در صنایع مالی، بایگانی اسناد می‌تواند به عنوان مدارک مالی برای معاملات، تراکنش‌ها و حسابداری استفاده شوند. این اسناد می‌توانند به عنوان شواهد مالی قابل اتکا برای ارائه به سازمان‌های ناظر مانند مالیات و همچنین گزارش‌دهی مالی استفاده شوند.
- پزشکی: در صنایع بهداشت و درمان، بایگانی اسناد برای نگهداری سوابق پزشکی افراد بسیار حیاتی است. این اسناد می‌توانند به عنوان مدارکی برای تاریخچه بالینی فرد اعم از سوابق بیماری‌ها، درمان‌ها و داروهای تجویز شده، استفاده شوند.
- فناوری اطلاعات: در بخش فناوری اطلاعات، بایگانی اسناد می‌تواند به عنوان مدارکی برای طراحی، توسعه و پشتیبانی نرم‌افزارها و سخت‌افزارها استفاده شوند. این اسناد می‌توانند به عنوان مدارکی برای پیگیری رفع مشکلات و پشتیبانی مشتریان مورد نیز استفاده قرار گیرند.
استفاده از تکنولوژی در بایگانی اسناد
تکنولوژی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا داده‌ها و اسناد خود را به صورت اتوماتیک، بهینه سازی شده و یکپارچه در فضای ذخیره‌سازی الکترونیکی نگهداری کرده و وابستگی به تأمین فضای فیزیکی برای آرشیو اسناد را از بین ببرند که این امر منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود. فناوری‌های بایگانی اسناد به شکل الکترونیکی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که اسناد و اطلاعات خود را به صورت هوشمند دسته‌بندی و مدیریت کنند، این امر به بهبود سرعت و دقت در دسترسی آسان‌تر به اسناد کمک می‌کند. همچنین، امکان اعمال امنیت و محافظت در برابر دسترسی غیرمجاز به اسناد بایگانی شده نیز فراهم می‌آید. به طور کلی، استفاده از تکنولوژی در انواع بایگانی اسناد باعث بهبود کارایی و کارکرد مدیریت اطلاعات در سازمان‌ها می‌شود
معرفی نرم افزار بایگانی اسناد آی‌کن
نرم افزار بایگانی اسناد به صورت یکپارچه در دل اتوماسیون اداری آی‌کن است. شما می‌توانید اسناد خود را به همراه شناسنامه مورد نیاز در داخل اتوماسیون اداری آرشیو کرده و از ساختار موتور گردش فرایندها نیز برای گردش پرونده‌ها استفاده نمایید. در این محصول امکان تعریف شناسنامه اطلاعات اسناد برای مدیریت بهتر به همراه زونکن بندی قدرتمند و امکان تعریف بایگانی‌های متعدد با مجوزهای دسترسی مختلف موجود است. همچنین انواع جستجو در متون و تک‌تک فیلدهای فرم‌ها یا تفکیک فرم‌ها بر اساس موضوع تعیین شده، همه چیز در یک اتوماسیون اداری خوب در اختیار شماست. کافی است فقط یک عنوان در قسمتی از سند مورد نظر وارد کرده باشید. همان عنوان برای شما قابل جستجو است و سند در اختیار شما قرار می‌گیرد. البته در تمامی امکانات سطوح دسترسی لحاظ می‌گردد. به علاوه معماری نرم افزار امکان مدیریت حجم بالای اطلاعات را فراهم می‌سازد و به دلیل این توانمندی ویژه، این محصول برای آرشیوهای تخصصی با حجم اسناد بالا توصیه می‌شود.
نتیجه گیری
انواع بایگانی اسناد ممکن است بسته به نوع اطلاعات و نیازهای سازمانی متفاوت باشند، مانند بایگانی الکترونیک یا بایگانی فیزیکی و با ترکیبی از این دو. به طور کلی، انواع بایگانی اسناد به عنوان یک استراتژی بسیار مهم به مدیریت اطلاعات کمک می‌کند تا اسناد و اطلاعات مورد نیاز سازمان به بهترین شکل ممکن در دسترس باشند و اطلاعات مهم حفظ شوند. البته انواع بایگانی اسناد باید به شکل درستی دسته بندی شوند چرا که این دسته‌بندی‌ها در مدیریت انواع بایگانی اسناد و اطلاعات سازمانی بسیار مفید است و با شناخت صحیح انواع اسناد، می‌توان راهکار مناسب‌تری برای حفظ و مدیریت اطلاعات یا میزان دسترسی و نیازهای استفاده از اسناد، در پیش گرفت.
