مدیریت هوشمند: نرم‌ افزار اتوماسیون اداری آب و فاضلاب

در سازمان‌های دولتی، اتوماسیون می‌تواند ابزار قدرتمندی برای بهبود کارایی و کیفیت تعامل با مشتری، آزاد کردن زمان کارمندان برای اختصاص به حل مشکلات شهروندان و افزودن ارزش به زندگی آنها و در نهایت تقویت اعتماد عمومی به دولت باشد. نرم افزار اتوماسیون اداری با عملکردهای خود به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در زمان کارهای تکرار شونده و ورود داده صرفه جویی کنند. این امر فرصت استفاده کارآمدتر از نیروی انسانی موجود را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند، که این مزیت در شرکت‌های بزرگ با ترافیک کاری بالا نظیر شرکت های آب و فاضلاب، منجر به دستیابی به یک سازمان الکترونیک و بدون کاغذ و چابکی بیشتر می‌شود.

معرفی نرم افزار اتوماسیون اداری آب و فاضلاب

همه‌ی سازمان‌ها دارای فرایندهای مختلف اداری هستند. اما فرایند استاندارد چطور؟ چگونه می‌توان با حفظ فرایندهای موجود، آن‌ها را با قوانین تطبیق داد و بهبود بخشید؟ این ‌کار با استفاده از ابزارهای BPMS به راحتی انجام خواهد شد. اتوماسیون اداری آی‌کن که محصول BPMS Standard ICAN می‌باشد، قادر است با قابلیت مقیاس پذیری و انعطاف خود، ضمن شناسایی گلوگاه‌ها، کلیه فرایندهای سازمانی را بهینه کند. بدون شک راه‌اندازی و اجرای اتوماسیون اداری در کسب و کارهایی نظیر شرکت آب و فاضلاب، موجب توسعه و مدیریت بهینه منابع خواهد شد. با بکارگیری نرم افزار اتوماسیون اداری آب و فاضلاب آی‌کن؛ می‌توان از طریق آنالیز پارامترها و شبیه‌سازی کامل یک فرایند و اطلاعات مربوط به نتایج تجربی، فرایندها را بهینه سازی نمود.

ویژگی‌ها و اجزای اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری آب و فاضلاب

اتوماسیون اداری آی‌کن از طریق یکپارچه شدن با سایر برنامه‌ها، قادر است داده‌های خام را از سیستم‌های کنترل صنعتی و ایمنی بصورت مستقیم و با دقت بالا دریافت و از آن‌ها در فیلدهای انواع فرم‌های مرتبط برای دریافت خروجی و آنالیز عملکردهای مختلف استفاده نماید و فرایندهایی را طراحی کند که ضمن پوشش نقاط آسیب‌پذیر، گردش کارها را بهینه و چابک‌تر کند.

در ادامه می‌توان با تکیه بر موتور فرم‌ساز و گزارش‌ساز پیشرفته آی‌کن، انواع فرم‌های ارزیابی را تولید و به گردش انداخت تا با استفاده از این داده‌ها، دلایل دیرکردها و اثرات عدم اتمام به موقع پروژه‌ها و هزینه‌های اضافی تحمیل شده را به صورت دقیق بدست آورد و مورد سنجش و تجزیه و تحلیل قرار داد. این امر نقش موثری در تخصیص بهتر منابع داشته و برای برنامه‌ریزی‌های آتی و تصمیم گیری‌های مدیریتی کارآمد خواهد بود.

اهمیت نرم افزار اتوماسیون اداری در صنعت آب و فاضلاب

اتوماسیون اداری با شفافیت بخشیدن به کلیه فرایندها، برای ارتقای سلامت اداری و پیشگیری، نظارت و مبارزه با فساد در سازمان‌ها حائز اهمیت است. همانطور که می‌دانید، فرآیندهای دستی مستعد خطا هستند. از سوی دیگر، اتوماسیون اداری علاوه بر تضمین دقت و ثبات بالاتر، احتمال وقوع خطا را کاهش می‌دهد، که همین امر منجر به کیفیت بهتر داده‌ها، بهبود فرایندها، بهره وری بالاتر، افزایش عملکرد و کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود.

همچنین سامانه‌های کاربردی موثر در بهبود مدیریت بخش‌های مختلف صنعت آب و فاضلاب، در بستر اتوماسیون اداری آی‌کن به سادگی پیاده سازی‌ می‌شوند. سامانه‌هایی همچون: نظام پیشنهادات آبفا، سامانه ارزیابی عملکرد، سامانه آموزش کارکنان، سامانه نظرسنجی خدمات مشترکین، سامانه خدمات انشعاب و…

کاربرد اصلی اتوماسیون اداری در مدیریت منابع آب و فاضلاب

با بررسی مزایا و معایب اتوماسیون اداری می‌توان گفت؛ از الزامات مهم برای شرکت آب و فاضلاب، در جهت کمک به مدیریت بهره‌وری منابع آب، این است که مواردی مانند نظارت، اندازه‌گیری، مستندسازی، گزارش‌دهی، طراحی و اقدامات تدارکاتی برای تجهیزات، سیستم‌ها، فرآیندها و آموزش پرسنل با رویکرد توسعه و افزایش بهره‌وری، به طور مستمر تحت نظارت قرار گیرند. اتوماسیون اداری آی‌کن قادر است تمام این الزامات را با استفاده از موتورهای تولید فرم و طراحی گردش کار و سرویس ها، در اختیار آبفا قرار دهد.

با توجه به تولید اتوماسیون اداری آی‌کن در بستر BPMS، همچنین در اختیار داشتن سرویس‌های ویژه برای ارتباط مستقیم با سازمان‌های همتا و مرتبط در بستر اتوماسیون (FCF)، مجهز بودن به سیستم گزارش گیری پیشرفته، امکان ارتباط و یکپارچه شدن با سایر برنامه‌ها و الکترونیکی نمودن کلیه فرایندها، برای اجرای یک برنامه مدیریت پایدار در صنعت آب و فاضلاب کشور و استان ها، بسیار کارامد خواهد بود.

چگونه می‌توان از نرم افزار اتوماسیون اداری در بهینه‌سازی مدیریت منابع آب و فاضلاب استفاده کرد؟

ساده کردن وظایف اداری از طریق اتوماسیون، سازماندهی و مدیریت بهتر داده‌ها را امکان پذیر می‌کند. ابزارهای اتوماسیون با فراهم نمودن پایگاه داده‌ها و سیستم های متمرکز، ذخیره سازی، بازیابی و به اشتراک گذاری کارآمد اطلاعات را تسهیل می نمایند. مزایای خودکار کردن فرایندهای کاری، بهره وری بالاتر، قابلیت اطمینان، در دسترس بودن، افزایش عملکرد و کاهش هزینه‌های عملیاتی است. با استفاده از امکانات و توانمندی های موتور طراحی گردش کار و سرویس اتوماسیون اداری آی‌کن (مبتنی بر زیرساخت‌ ICAN BPMS)، شرکت آب و فاضلاب قادر به ارزیابی مصارف منابع خود و شناسایی اقداماتی برای بهینه سازی منابع آب از طریق مدیریت سیستماتیک، خواهد بود.

چطور این نرم افزار با استانداردها و مقررات مدیریت منابع آب هماهنگ است؟

از ویژگی‌های متمایز نرم افزار اتوماسیون اداری آی‌کن این است که با قابلیت تعریف قوانین نقش مهمی در انعطاف‌پذیری بالا و چابکی سازمان برای پیاده‌سازی سریع و صحیح قوانین سازمانی و سازمان‌های مرجع ایفا می‌کند. به همین دلیل با بکارگیری نرم افزار BPMS، پیاده سازی استانداردها و مقررات در چارچوب سیاست‌های وزارت نیرو، ساماندهی فعالیت‌های وزارت نیرو در امور آب و فاضلاب شامل مدیریت صحیح، نظارت و ارزیابی عملکرد، هدایت و مدیریت منابع، بالا بردن کارایی، بازدهی و بهره‌وری و استفاده بهینه از منابع شرکت‌های زیرمجموعه و همچنین کارگزاری وزارت نیرو، به راحتی امکان پذیر خواهد بود.

چگونه اتوماسیون اداری به گزارش‌دهی در مدیریت آب و فاضلاب کمک می‌کند؟

نرم افزار اتوماسیون اداری آی‌کن مجهز به سیستم گزارش گیری پیشرفته و کارامد است که به آبفا این امکان را می‌دهد تا با اتصال به انواع پایگاه داده و پورتال، خروجی کلیه گزارش‌های تفکیکی و تجمیعی مورد نیاز مدیریت را در فرمت‌های مختلف تهیه نماید. گزارش‌های لحظه‌ای و دقیق، با شناسایی شاخص‌های تأثیر گذار، بر تسهیل شیوه‌های مدیریت و بهبود کارایی در همه بخش‌ها، برای رسیدن به توسعه پایدار کمک چشمگیری خواهد کرد. از جمله این گزارش‌ها؛ گزارش انشعاب‌های واگذار شده به تفکیک شهرهای استان، گزارش انشعاب‌های نصب شده توسط هر کدام از پیمانکاران و … می‌باشد.

چگونه مدیریت تصفیه‌خانه‌ها و تسهیلات فاضلاب توسط این نرم افزار بهبود می‌یابد؟

نرم افزار اتوماسیون اداری آی‌کن که کاملا مبتنی بر زیرساخت BPMS است، با بهره‌گیری از موتورهای تولید فرم و فرایند قادر است نقش به سزایی در مدیریت بخش‌های مختلف سازمان داشته باشد. بدین گونه که ضمن طراحی و مدل سازی فرایندهای مربوط به مدیریت تصفیه‌خانه‎‌ها و طرح‌های آب و فاضلاب، آن‌ها را مجدد بهینه سازی و سپس با یکپارچه شدن با سایر برنامه‌‌ها مانند سامانه سپتا(سامانه پایش تاسیسات آب)، وضعیت پارامترهای کمی و کیفی تصفیه خانه‌ها را بر اساس اطلاعات ثبت شده، دریافت و اجرای فرایندها را مانیتورینگ می‌کند. نکته مهم و قابل توجه این است که با تکیه بر موتور تولید فرایند و سرویس، می‌توان سیستم نگهداری و تعمیرات تصفیه‌خانه‌ها را در بستر اتوماسیون اداری آی‌کن اجرا نمود.

نتیجه گیری

در سال‌های اخیر موجی از پیاده‌سازی و بهره‌برداری از سیستم‌های اتوماسیون اداری کشور را فراگرفته و بسیاری از سازمان‌ها به استفاده از این سیستم‌ها تمایل نشان داده‌اند و نتیجه‌ی عملکرد موثر اتوماسیون اداری بر فرایندهای کسب و کار، بهبود بهره‌وری در سازمان‌ها می‌باشد. شرکت‌های بزرگی چون آبفا می‌توانند با تکیه بر مزیت‌های این سیستم، مدیریت گردش کار و فرایندهای خود را در تمام حوزه‌ها بهبود و گسترش دهند.