امروزه نرم افزار خرید و تدارکات به ابزاری ضروری برای کسب و کارهایی تبدیل شده است که به دنبال ثبت و ساده سازی فرایندهای ورود و خروج کالاها و مدیریت بهینه امور عملیاتی خرید و تأمین از جمله حمل و نقل مواد اولیه، مدیریت موجودی، عملیات انبار و حمل و نقل محصولات نهایی و بهینه‌سازی عملکرد و رقابتی ماندن در بازاری در حال توسعه هستند. امروزه نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات به بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت زنجیره تأمین تبدیل شده است که شامل بسیاری از عملکردها، از جمله مدیریت موجودی، پردازش سفارش، مدیریت حمل و نقل، مدیریت انبار، پیش بینی تقاضا، تجزیه و تحلیل و غیره است.
نرم افزار خرید و تدارکات آی‌کن دارای طراحی ماژولار است و با ایجاد یکپارچگی در فرایندهای تأمین کالا، ارتباط مؤثری بین فروشنده و خریدار برقرار میکند. نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات آی‌کن به کسب و کارها کمک میکند تا فرایندهای مختلف در چرخه تولید را از تحویل مواد خام گرفته تا ارسال محصولات نهایی به مصرف کنندگان، مدیریت کنند.
عملکردهای خاص نرم افزار خرید و تدارکات آی‌کن شامل مدیریت فرایندهای مرتبط با تأمین کنندگان، خرده فروشان و مشتریان است به طوری که از جریان بهینه مواد و تحویل محصولات کافی برای پاسخگویی به تقاضای مشتریان اطمینان حاصل شود. سیستم تدارکات آی‌کن، همچنین تجزیه و تحلیل‌هایی را ارائه می‌دهد که به بهبود جریان مواد، موجودی و سفارش‌ها مشتری کمک میکند.
در سیستم تدارکات آی‌کن، فرایند ثبت سند حسابداری به صورت اتوماتیک و سیستمی، هم‌زمان با صدور فاکتور خرید و ثبت رسید کالا در انبار انجام میشود. علاوه بر این، نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات آی‌کن به صورت یکپارچه با دیگر سیستمهای مرتبط موجود در سازمان، مانند سیستم حسابداری و خزانه‌داری، اتوماسیون اداری، مدیریت انبار، کنترل موجودی، تعمیر و نگهداری، مدیریت پروژه و ارتباط با مشتری (CRM) در ارتباط است.
ویژگی‌ها و قابلیت‌های اساسی نرم افزار خرید و تدارکات آی‌کن
نرم افزار مدیریت پروژه‌های خرید و تدارکات راه‌حل‌هایی هستند که برای تسهیل و بهینه‌سازی عملیات حمل و نقل و موجودی برای کسب‌وکارها ساخته شده‌اند. سیستم مدیریت خرید و تدارکات آی کن، به عنوان بخشی از سیستم لجستیک، با یکپارچگی استاندارد و واقعی میان بخش‌های مختلف و خودکارسازی فرایندهای دستی، ضمن کاهش هزینه ها، باعث افزایش رضایت مشتری و بهره وری کلی می گردد.
برخی از امکانات نرم افزار مدیریت پروژه‌های خرید و تدارکات عبارت‌اند از مدیریت سفارش و موجودی، مدیریت حمل و نقل، عملیات انبار و مدیریت لجستیک حمل و نقل که همه آنها به راحتی تنها با چند کلیک قابل مدیریت هستند و به سازمان شما یک مزیت برجسته در رسیدگی به جنبه‌های مختلف فرایند خرید و تدارکات می‌دهند. بدین صورت که هر سازمان می‌تواند با توجه به سیاست‌های خرید خود، جریان خرید را ایجاد کند.
وجود نرم افزار خرید و تدارکات برای سازمان‌ها برای دو فرایند حیاتی و مهم است: دریافت مواد اولیه و موجودی از تأمین کنندگان و ارسال محصولات به مشتریان. همانند سایر فرایندهای کسب و کار، یک بستر یکپارچه در خرید و تدارکات می‌تواند کارایی را افزایش دهد و سازمان‌ها را برای ارائه خدمات بهتر که منجر به درآمد و سود بیشتر میشود، توانمند سازد. علاوه بر این، نرم افزار خرید و تدارکات، اطلاعات صحیح و لحظه‌ای را در مورد وضعیت تحویل و موجودی، در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد و به کاهش هزینههای حمل و نقل کمک میکند. از ویژگی‌های نرم افزار خرید و تدارکات آی‌کن، امکان دریافت انواع گزارش‌های کاربرد جامع، ترکیبی، تفکیکی، فصلی و تحلیلی است که با توجه به نیاز کاربر قابل تنظیم و تغییر است و برای ارائه به اداره مالیات نیز کاربرد دارد. همچنین تعیین سطوح دسترسی برای هر قسمت، از دیگر مواردی است که می‌توان به آن اشاره کرد.
امکانات نرم افزار خرید و تدارکات آی‌کن
- امکان تعریف بازار شامل کارپرداز و بازارهای فعالیت و کالاهای اختصاصی هر بازار و...
- امکان تعریف تأمین کنندگان کالا شامل تعیین شاخص‌های درجه‌بندی، وضعیت تأمین کننده از لحاظ رتبه بندی و...
- امکان تعریف دوره‌های کمیسیون معاملات شامل خرید با فاکتور، استعلام، ترک تشریفات، مناقصه و تعیین سقف ریالی هر یک از رده‌ها و...
- امکان تهیه لیست‌های خرید سالیانه طبق نقاط سفارش تعیین شده در انبار به‌صورت مکانیزه
- امکان تهیه لیست‌های خرید کالاهایی با موجودی زیر نقطه سفارش
- امکان تهیه اسناد و مدارک جهت حسابداری
- امکان برنامهریزی خرید دوره‌ای
- امکان تحلیل بازار و فروشندگان طبق سوابق خرید
- امکان تهیه کاربرگ‌های تدارکاتی شامل درخواست‌های خرید از انبار، صدور دستور کارپردازی و درخواست خرید و...
- امکان خرید با استعلام طبق مراحل: (تعیین و چاپ برگه استعلام، ورود نتایج برگه استعلام، اعلام برنده استعلام، صدور دستور کارپردازی بر اساس نتایج استعلام، عقد قرارداد در صورت لزوم)
- امکان خرید به‌صورت مناقصه طبق مراحل مشخص و استاندارد
- امکان خرید به‌صورت ترک تشریفات طبق مراحل مشخص و استاندارد
نرم افزار رایگان مدیریت خرید و تدارکات
انتخاب نرم افزار رایگان خرید و تدارکات برای کسب و کار شما مستلزم توجه دقیق به نیازها و اهداف خاص شما است تا به واسطه آن بتوانید ضمن کاهش خطاها، مدیریت بهتری روی موجودی کالاها داشته باشید و زمان انجام فرایند خرید و تدارکات را کاهش دهید تا کارایی بالاتری ایجاد کنید. توجه داشته باشید که باید نرم افزاری را تهیه کنید که قابل تنظیم و مقیاس‌پذیر است و امکان ادغام یکپارچه با سیستم‌ها و فرایندهای موجود شما را فراهم میکند. همچنین نرم افزار رایگان خرید و تدارکات باید کاربر پسند باشد و یک رابط کاربری خوب به شما ارائه دهد. در نهایت ارائه‌دهنده رایگان نرم‌افزار خرید و تدارکاتی را انتخاب کنید که خدمات پشتیبانی و آموزشی جامعی را به سازمان شما ارائه می‌دهد. همچنین ضروری است که مزایای بلندمدت را ارزیابی و اطمینان حاصل کنید که نرم افزار بازدهی مثبتی را برای شما به ارمغان خواهد آورد.
مزایا استفاده از نرم افزارهای مدیریت خرید و تدارکات
- بهبود روابط بین خریداران و فروشندگان
- بهبود عملکرد تأمین با کاهش هزینههای مرتبط با خرید و تدارکات
- بهبود فرایندهای تدارکات با خودکار کردن فرایند سفارشهای تولید توسط کنترل موجودی
- صرفه‌جویی در زمان و پردازش سریع اطلاعات با عدم نیاز به ورود دستی داده‌ها
- جلوگیری از خطا و اشتباهات در سفارشهای خرید با ارائه مدارک دقیقی از سفارش‌ها
- بهبود دقت و ثبت اطلاعات صحیح و با کیفیت با تطبیق سفارش و درخواست خرید به صورت خودکار
- پیش‌بینی دقیق از میزان سرمایه‌گذاری در پروژه و بودجه بندی دقیق و برنامهریزی برای آینده
