نرم افزار قرارداد

معرفی نرم افزار مدیریت قرارداد آی‌کن

نرم افزار قرارداد آی‌کن، نرم افزاری است که وظیفه ساماندهی و نظارت بر عقد قراردادهای خرید و فروش و تمام مراحل اجرای آن به صورت الکترونیکی را در سازمان بر عهده می‌گیرد. این نرم افزار، ضمن ارتباط با سایر برنامه‌های سیستم جامع لجستیک مانند انبار، خرید و تدارکات و... از پیچیدگی‌های کنترل پیمان و قراردادهای سازمان می‌کاهد و قراردادهای شما را به صورت الکترونیکی در یک مخزن مرکزی ذخیره می‌کند تا فرایند جست و جو و مشاهده قراردادها برای کاربران سریع و آسان‌تر شود. در عین حال با این کار امنیت و محرمانه بودن اطلاعات را نیز تضمین می‌کند؛ زیرا فقط برای افراد مجاز امکان دسترسی به اطلاعات را فراهم خواهد کرد.

نرم افزار مدیریت قرارداد آی‌کن قادر است آیین‌نامه‌های سازمان‌ها را با شیوه‌های استاندارد قراردادها مطابقت دهد و کلیه مدارک و مستندات مربوط به قراردادهای خرید و فروش را ثبت، کنترل و پیگیری نماید و زمانی که اقدامات کلیدی در رابطه با قراردادها باید انجام شود و یا تاریخ تمدید قرارداد یا پرداخت نزدیک می‌شود، به طور خودکار به کاربر اعلان هشدار ارسال نماید. علاوه بر این از ویژگی‌های نرم افزار قرارداد، می‌توان به ردیابی هزینه‌های مربوط به تأمین کنندگان اشاره نمود که از انجام خریدهای غیرضروری یا غیرقانونی جلوگیری می‌کند.

امکانات و قابلیت‌های نرم افزار قرارداد

امکاناتی نظیر ثبت درخواست معاملات بر اساس قوانین کشور، مشاهده درخواست‌های رد شده و تأیید شده، فیلتر درخواست‌ها و امکان گزارش گیری، از مهم‌ترین قابلیت‌های نرم افزار مدیریت قراردادهای آی‌کن است. همچنین امکان اتصال به نرم افزار صورت وضعیت مالی و ثبت درخواست براساس ارزهای بین‌المللی و واحدهای پولی داخل و خارجی وجود دارد که همگی در نهایت باعث سهولت و بهینه سازی مدیریت قراردادها می‌شوند.

یکی از قابلیت‌های مورد توجه در نرم افزار قراردادهای آی‌کن در کنار خودکارسازی و ایجاد گردش برای فرایندهای امور قراردادها، این است که توانایی مدیریت هزینه‌ها، قرارداد‌ها و درآمدهای جنبه‌های مختلف پروژه‌های بزرگ را دارد. همچنین برای تسریع در روند محاسبات پرداختی از جمله کسورات و صورت وضعیت و... و جلوگیری از اشتباهات، کلیه این فرایندها در نرم افزار قراردادها مکانیزه شده و به صورت خودکار انجام می‌پذیرد.

امکانات کلی نرم افزار مدیریت قرارداد

• امکان ساخت فرایند گردش قرارداد در سازمان
• امکان ایجاد فرایند مناقصه و مزایده در پورتال سازمان
• امکان ایجاد گروه‌های کاری قراردادها
• امکان اضافه کردن فیلدهای قرارداد در مراحل مختلف
• امکان زمان‌بندی فرایند قرارداد و دریافت گزارش آماری از آن
• امکان گزارش‌گیری‌های مختلف بر اساس داده‌های فرایند
• امکان درخواست قرارداد توسط کاربران بر حسب دسترسی
• امکان الصاق پیوست به قرارداد
• امکان تعیین مرحله تأیید استعلام قراردادهای دارای مناقصه

اهمیت استفاده از نرم افزار قرارداد نویسی

در اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها، فرایندهای مربوط به عقد قرارداد و پیگیری‌های مالی آن به شکل سنتی و دستی انجام می‌شود و نگهداری این حجم از اسناد مهم از طریق زونکن‌های اداری واقعاً دشوار و هزینه‌بر است و باعث صرف زمان بیشتر برای جست‌وجو و هزینه‌های بالای نگهداری می‌شود که در نهایت سرعت انجام کار و بهره‌وری را کاهش می‌دهد. نرم افزار مدیریت قراردادهای آی‌کن این قابلیت را برای کاربران فراهم کرده تا بتوانند در هر مرحله از فرایند پایش قرارداد، به پیش‌نمایش اطلاعات و خروجی به صورت pdf دسترسی داشته باشند.

توجه داشته باشید که قراردادها را می‌توان به طور خودکار بر اساس معیارهای مرتبط با قرارداد، مانند منطقه، محصولات، خدمات یا شرایط قیمت دسته بندی کرد. با نرم افزار مدیریت قراردادهای پیشرفته، کاربران می‌توانند قراردادها را بر اساس قوانین تعریف شده و آپلود داده‌ها به صورت خودکار ایجاد کنند و هزینه‌های عملیاتی را به میزان قابل‌ توجهی کاهش دهند.

هنگامی که یک قرارداد در دست اجرا قرار می‌گیرد، یک سیستم مدیریت قرارداد می‌تواند ضمن ارتباط با سایر برنامه‌ها، داده‌های قرارداد را به آن‌ها منتقل نماید و از سوی دیگر داده‌‌هایی را برای ردیابی انجام تعهدات دریافت کند. به‌عنوان‌مثال، قرارداد تأمین کننده وارد سیستم مدیریت هزینه می‌شود تا اطمینان حاصل شود که تمام فاکتورهای دریافت شده‌ تحت قرارداد، با شرایط اولیه مطابقت دارد.