استانداری گیلان به عنوان تامین کننده نرم‌افزار میزخدمت الکترونیک برای شهرداری‌های استان، با استفاده از نرم‌افزار BPMS گروه مهندسی آی کن (نسخه استاندارد) هم اکنون سامانه میز خدمت را با فرم‌ها و فرآیندهای مربوطه راه‌اندازی نموده است. سامانه میز خدمت الکترونیک شهرداری های استانداری گیلان شامل ۸ فرم و ۸ فرآیند بوده که برآیند کاری این فرآیندها در مجموع ۲۰ گزارش ایجاد شده قابل مشاهده است. هماهنطور که اشاره شد عنوان این سامانه میزخدمت است اما با توجه به پیاده‌سازی و سفارشی شدن محصول بر اساس نیاز دقیق مشتری مزایای ویژه‌ای را دربر دشته است که به برخی از آنها اشاره خواهیم کرد.
آرشیو فایل‌ها و اسناد
با توجه به امکان آرشیو فایل‌ها و اسناد تولید شده در نرم‌افزار BPMS آی‌کن ( نسخه استاندارد ) و بهره‌گیری از این امکان در میزخدمت شهرداری‌های استان گیلان بصورت یکپارچه، مراحل آرشیو و به ویژه طبقه‌بندی اسناد، سریع و کاربردی ایجاد گردید. طبقه‌بندی اسناد نظم ویژه‌ای را به سازمان الکترونیک شما داده و اختیار عمل را در جهت ایجاد طبقه‌بندی‌های جدید مورد نیاز ایجاد می‌کند. در ضمن به دلیل استفاده از یک سامانه متمرکز انتظار بر این است که حجم نهایی آرشیو نیز بهینه باشد که در نتیجه کار همین موضوع نیز حاصل گردید. بهینه بودن فرآیندهای نگهداری اسناد و آرشیو صرفا حجم کمتر در اطلاعات آرشیو شده نیست و بسیاری از عملیات‌های تکراری نیز حذف خواهند شد که در شرایط استفاده از سامانه‌های تفکیک شده و مجزا بر روی هر شهرداری این عملیات‌های اضافی زمان قابل توجهی را از کاربران به خود تخصیص می‌داد.
ویژگی های برجسته نرم افزار BPMS گروه مهندسی آی کن
یکی از ویژگی‌های برجسته نسخه استاندارد نرم افزار BPMS گروه مهندسی آی‌کن موضوع ثبت تمامی Logهای کاربران در سامانه است. ثبت Logها به شما کمک می‌کند تا در هر مرحله بتوانید فعالیت‌های کاربران سامانه را رصد نمایید. بنابراین دیگر اسناد در یک سامانه متمرکز نه تنها از بین نمی‌روند، بلکه هر گونه جابجایی آنها توسط گزارشات سامانه مشخص می‌گردد. البته فراموش نکنید در هر فرآیند میزان دسترسی کاربران به امکانات و نوع عملیات قابل تعیین است و کاربران به هر عنوان و سمت نمی‌توانند بدون محدودیت بر روی امکانات سامانه فعالیت داشته باشند مگر اینکه از ابتدا به عنوان مدیر سامانه با حداکثر دسترسی‌ها تعیین شده باشند. در هر صورت فعالیت کاربران قابل پیگیری است حتی در کوچکترین جزء یک فرآیند.
امکانات نرم افزار میز خدمت الکترونیک استانداری گیلان
یکی دیگر از امکانات میزخدمت الکترونیک استانداری گیلان که بر بستر نرم افزار BPMS آی کن پیاده سازی شده است، فراهم شدن امکان جستجوی معمولی و پیشرفته است که بر اساس تمامی آیتم‌های موجود بر روی اسناد و اطلاعات کاربران قابلیت پیمایش را برای کاربران فراهم می‌کند. موارد جستجو می‌تواند بر اساس عدم وابستگی فیلدها باشد. شما هنگام جستجوی یک سند قطعا حضور ذهن کافی برای پر کردن تمامی آیتم‌ها را نخواهید داشت و عدم وابستگی فیلدها به یکدیگر این امکان را فراهم می‌سازد تا بر اساس یک داده اسناد در سریع‌ترین زمان ممکن بررسی و نتیجه به ترتیب اولویت برای شما نمایش داده شود. این جستجو می‌تواند شامل محتوای اسناد نیز باشد.
سامانه میزخدمت الکترونیک استانداری گیلان
اما مهمترین دستاوردی که بعد از استقرار سامانه میزخدمت الکترونیک استانداری گیلان ایجاد گردید امکان ثبت الکترونیکی درخواست‌ها بود. اقدامی که قبلا باید به صورت حضوری صورت می‌گرفت و در نهایت انرژی زیادی را از شهروندان و پرسنل شهرداری تلف می‌شد. این اتلاف انرژی علاوه بر تحمیل هزینه می‌تواند عدم رضایت شهروندان از خدمات را به همراه داشته باشد و در نهایت خدمات ارائه شده زیر سوال برود. هنگامی که فرآیندهای میزخدمت به گردش در می‌آیند دیگر نیازی به حضور مستقیم شهروندان در شهرداری نیست. شهروندان تنها با یک دسترسی وب نه تنها درخواست خود را ایجاد و ثبت می‌نمایند، بلکه به راحتی همان درخواست را پیگیری کرده و در رسیدن به نتیجه زمان‌های منطقی را مطلع خواهند شد. لذا در این تحلیل کمترین میزان نارضایتی ایجاد می‌گردد و در صورت وجود هر گونه شکایات و انتقادات با صرف کمترین زمان ممکن دلایل موضوع بررسی و تعیین می‌گردد. برای آشنایی با فرآیندها می‌توانید طرح میزخدمت استانداری گیلان را دانلود و مطالعه نمایید.
