یکی از امکانات مموجود در نرم‌افزار BPMS گروه مهندسی آی کن ارائه انواع وب سرویس‌های مورد نیاز برای ارتباط با سایر نرم‌افزارها می‌باشد. در دنیای وب ارتباطات بین نرم‌افزارهای مختلف امری اجتناب ناپذیر است و در صورتی که سامانه‌ای این راه ارتباطی را ارائه ندهد دنیای کاربران خود را به امکانات خود محدود کرده و برای رسیدن به برخی از قابلیت‌ها باید از محیط کاربری چند سامانه به صورت همزمان استفاده نمود که معمولا کار مطلوبی از دیدگاه کاربری نیست.
سامانه های اتوماسیون اداری در سازمان
سامانه‌های اتوماسیون اداری (نرم افزار اتوماسیون اداری) در سازمان‌ها به عنوان پرکاربردترین سامانه شناخته می‌شوند و به دلیل ایجاد اسناد مختلف کاربران تمایل دارند اکثر فعالیت‌های سازمانی خود را با این سامانه به انجام برسانند. البته بخش‌های مختلف یک فرآیند گاها به سامانه‌های متفاوت با کاربری تخصصی نیاز دارد. به عنوان مثال سامانه‌های تغذیه، نرم افزار حضور و غیاب و تردد، پرسنلی، نرم افزار جامع مالی و موارد دیگر از جمله سامانه‌های تخصصی هستند که برخی از فرآیندهای سازمانی بر اساس فعالیت این سامانه‌ها شکل می‌گیرد. اسناد در گردش این فرآیندها می‌توانند فرم‌های ساخته شده در اتوماسیون اداری سازمان باشند، در صورتی که فرآیند بر اساس وب سرویس‌های فعال بین سامانه‌های مختلف شکل گرفته باشد. تعبیر دیگر این موضوع حذف فرم‌های سامانه‌های جانبی است و این کار به واسطه قدرتی است که ارتباط بین سامانه‌ها ایجاد می‌نماید.
سامانه BPMS
در دانشگاه آزاد اسلامی واحد نجف آباد نرم افزار BPMS گروه مهندسی آی کن فعال و در حال استفاده است. یکی از فرآیندهای تعریف شده در نرم افزار BPMS آی کن، فرآیند حکم ماموریت است. در این فرآیند کاربر کارگزینی حکم ماموریت را برای کابری که به ماموریت رفته است، ثبت می‌نماید. فرآیند در جهت تایید فرم ماموریت پیش می‌رود و با توجه به دپارتمانی که کاربر در آن قرار گرفته نرم افزار BPMS آی کن به صورت اتوماتیک فرم را به مدیر مربوطه ارجاع داده تا توسط آن حکم ماموریت تایید شود. بعد از تایید فرمی که حاوی حکم ماموریت است برای کاربر ارسال می‌گردد تا گزارش کاری خود را در ماموریت درج نماید.
فرم و حکم ماموریت
در فرم ماموریت نام مامور و سمت آن باید درج گردد. همچنین لازم است جایگاه سازمانی آن در فیلد سمت و تاریخ ماموریت نیز لحاظ گردد. در این فرم نوع وسیله شخصی نیز در نظر گرفته شده که شما در صورت نیاز می‌توانید انواع اطلاعات دیگر را نیز برای جمع‌آوری اطلاعات به آن اضافه نمایید. گزارش ماموریت در فرآیند حکم ماموریت به عنوان فیلدهایی مجزا در فرم گزارش ماموریت تعبیه شده است که فرد با پر کردن فیلدهای این گزارش جزییات کار خود در ماموریت را به اطلاع مدیران خود رسانده و پس از تایید آن را ارسال می‌نماید.
گزارش های ماموریت
پر کردن گزارش ماموریت و فرم مربوط به آن برای کاربری که به ماموریت رفته است به صورت اجباری است و اگر فرد فرم گزارش ماموریت را انجام ندهد حکم ماموریت از کارتابلش خارج نمی‌شود. البته این قابلیت مربوط به الزامات و قوانینی است که در نرم افزار BPMS گروه مهندسی آی کن برای فرم‌ها می‌توان در نظر گرفت و ارتباطی به قابلیت ارائه وب سرویس ندارد. دو نکته در این طرح حایز اهمیت ویژه‌ای است. اولا سیستم کارگزینی قابلیت ارائه وب سرویس لازم و همکاری با سامانه BPMS آی کن را دارد و دوم اینکه نرم افزار BPMS آی کن نیز قابلیت تبادل دیتا توسط وب سرویس و SDK توسعه داده شده برای این منظور را فراهم کرده است. گروه مهندسی آی کن این آمادگی را دارد که با تمام سامانه‌های جزیره‌ای شما ارتباط برقرار کرده و بسیاری از فرآیندها را در یک سامانه برای شما ایجاد نماید. برای آشنایی بیشتر با فرم‌های ایجاد شده در دانشگاه آزاد اسلامی نجف آباد جهت حکم ماموریت می‌توانید طرح ضمیمه را دانلود نموده و در صورت نیاز با مشاوران ما در تماس باشید.
