معرفی مزایا و معایب اتوماسیون اداری و تأثیر آن بر رشد کسب و کارتان

زمانی که در حال راه‌اندازی یک کسب‌وکار هستید، شاید تصور کنید برای انجام کارهای اداری، استخدام کارمندان خوب می‌تواند یک راه‌حل ساده و آسان برای شما باشد. اما امروزه تمام سازمان‌ها به مزایا و معایب اتوماسیون اداری آگاه هستند، که مزایای این نرم افزار بیشتر از معایب آن است. پس اگر می‌خواهید مؤثرتر عمل کنید، باید به سراغ یک سیستم اتوماسیون اداری بروید.

سیستم اتوماسیون اداری با ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندهایی مانند وظایف مختلف اداری، بارهای اضافی را از روی دوش کارمندان بر می‌دارد. علاوه بر این، سیستم‌های اتوماسیون اداری به سازمان‌ها امکان دسترسی به مجموعه‌ای از داده‌ها، گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌های بزرگ را می‌دهند.

مزایای سیستم‌های اتوماسیون اداری

مزایای اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

1. ذخیره‌سازی داده‌ها :
   ذخیره‌سازی داده‌ها به معنای جمع‌آوری، طبقه‌بندی و آرشیو اسناد و فایل‌های مهم و محرمانه است. کارمندان نیازی به صرف زمان زیادی برای جمع‌آوری اسناد مهم، واردکردن آن اطلاعات، یا بایگانی کردن نسخه‌های کاغذی حجیم ندارند. سیستم اتوماسیون اداری زحمت فرایند زمان‌بر ذخیره‌سازی را از دوش کارمندان برمی‌دارد و به بازدهی بیشتر آنها کمک می‌کند.
2. مدیریت داده‌ها:
   از دیگر مزایای اتوماسیون اداری، مدیریت داده است. جلسات اداری، زمان‌بندی برنامه‌ها، سیستم‌های یادآوری، مدیریت وظایف و… از جمله ویژگی‌هایی هستند که سازمان‌ها می‌توانند با کمک سیستم اتوماسیون اداری، آنها را پیگیری کنند.
3. تبادل داده‌ها:
   یک سیستم اتوماسیون اداری دخالت انسان در انتقال داده‌ها را محدود می‌کند تا وقوع خطا را به حداقل برساند. تبادل اسناد مهم و حیاتی و اطلاعات محرمانه بین اعضای مختلف سازمان‌ها می‌تواند به کمک سیستم‌های اتوماسیون اداری با سهولت در عرض چند ثانیه انجام شود.
4. دقت بیشتر:
   در سیستم‌های اتوماسیون اداری، مقایسه با نیروی انسانی، برنامه‌های کامپیوتری کاربردی‌تر و موثرتری هستند ودقت بیشتری در انجام کارها و وظایف دارند. در بسیاری موارد حتی بیشتر از انسان‌ها می‌توان به آنها اعتماد کرد. استفاده از چنین سیستم‌هایی خطر هرگونه خطایی را کاهش می‌دهد.
5. صرفه‌جویی در زمان و منابع:
   از بزرگ ترین مزایای اتوماسیون اداری، صرفه‌جویی در زمان و منابع است. یک سیستم نرم‌افزاری می‌تواند کارهای پیچیده‌ای را که قبلاً به یک منبع تخصصی و زمان قابل توجهی نیاز داشت، را به راحتی و به‌صورت خودکار انجام دهد.
6. کاهش هزینه‌ها:
   اتوماسیون اداری کمک زیادی به انجام چندین کار به طور هم‌زمان بدون استفاده از منابع جدید می‌کند. از آنجایی‌ که زمان صرفه‌جویی برابر با پول ذخیره شده است، سازمان‌ها نیز می‌توانند با خودکار کردن چندین فرایند در کسب و کار، در وقت، هزینه و نیرونی انسانی صرفه‌جویی کنند.

مزایای دیگر اتوماسیون اداری شامل افزایش بهره‌وری کارکنان یک سازمان بدون استفاد از کاغذ، فعالیت‌های دیجیتالی سازگار با محیط‌زیست، بهبود ارتباطات، کنترل بودجه کسب‌وکار و استفاده بهینه از منابع است.

بیشتر بخوانید: اتوماسیون اداری چیست؟

معایب سیستم‌های اتوماسیون اداری

از معایب اتوماسیون اداری میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• هزینه جایگزینی نیروی انسانی با سیستم‌های خودکار است. طبیعتاً زمانی که سازمان‌ها برای اولین‌بار شروع به سرمایه‌گذاری روی نرم‌افزار اتوماسیون اداری و همچنین تجهیزات لازم برای راه‌اندازی این سیستم می‌کنند، برایشان هزینه‌بر خواهد بود.
• یکی دیگر از نگرانی‌های به‌کارگیری اتوماسیون اداری، مربوط به بحث امنیت اطلاعات است. این نگرانی همواره از سوی سازمان‌ها در هر ابعاد و اندازه‌ای وجود داشته. دغدغه‌ی اصلی سازمان‌ها، ایمن نگه‌داشتن اطلاعات و داده‌ها و حفظ حریم خصوصی اطلاعات بدون به خطر انداختن فرایندهای در حال انجام است.
• مورد بعدی می‌توان به عدم دانش و مهارت کافی سازمان‌ها در مدیریت و استفاده‌ی درست از فرایندهای خودکار اتوماسیون اداری اشاره کرد. به همین دلیل حتی ممکن است افراد، خطاهای خود را به نقص در عملکرد اتوماسیون اداری نسبت دهند.
• به‌علاوه، خودکارسازی فرایندها می‌تواند روابط اجتماعی افراد را تحت تأثیر قرار دهد و منجر به کاهش تعامل پرسنل با یکدیگر و ایجاد حس روزمرگی در آنها شود. در نتیجه این امکان وجود دارد که با موجی از مخالفت‌ها در استفاده از اتوماسیون اداری مواجه شوید.

تأثیر اتوماسیون بر مدیریت کسب‌ و کار و سازمان‌ها

نسل جدید اتوماسیون‌های اداری با دسترسی از هرجا و در هر زمان، به مدیران کمک می‌کند تا با استفاده از ابزارها و انواع گزارش‌های به‌روز و دقیق، برای هدایت و برنامه‌ریزی کلی و مدیریت منابع سازمان خود، تصمیمات بهتری بگیرند. همچنین به مدیران در بهبود ارائه خدمات به مشتری و افزایش امنیت کسب‌وکار، یاری می‌رسانند.

علاوه بر این، سازمان ها با تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و به‌کارگیری شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPI)، می‌توانند فرایندهای خود را برای رفع گلوگاه‌ها و سایر ناکارآمدی‌ها بهبود ببخشند.

از جنبه تجاری، جایگزینی نیروی انسانی با فناوری و نرم‌افزار، منجر به افزایش کارایی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها خواهد شد. این امر به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که درعین‌حال که هزینه‌های نیروی کار را کاهش می‌دهند، تولید را افزایش دهند.

البته توجه کنید که یک سیستم اتوماسیون اداری صرفاً بدون کاغذ نیست. بااین‌حال، این سیستم قابلیت‌هایی بسیار بیشتر از حفظ محیط‌زیست با کاهش مصرف کاغذ، به سازمان‌ها ارائه می‌دهد. اتوماسیون اداری، ابزار قدرتمندی است که می‌تواند برای حذف فرایندهای دستی، شناسایی گردش کار ناکارآمد و تسهیل امور روزانه در تمام بخش‌های سازمان استفاده شود.
با خودکارسازی فرایندهای تجاری تکراری، زمان با ارزش کارمندان برای کارهایی آزاد می‌شود که مهم‌تر از کارهایی هستند که می‌توانند توسط اتوماسیون به‌صورت خودکار انجام شوند. در نتیجه، افراد در محیط‌های کاری می‌توانند زمان بیشتری را برای ایده‌های بزرگ و خلاقانه‌ای که واقعاً بر موفقیت سازمان تأثیر می‌گذارند، اختصاص دهند.

چرا اتوماسیون اداری آی کن؟

مزیت آشکار اتوماسیون اداری آی‌کن ( اتوماسیون اداری فرزین ) این است که با حفظ امنیت داده ها و سازمان ها، نیاز به هرگونه مداخله انسانی را از بین می‌برد. نرم افزار اتوماسیون اداری آی کن می‌تواند به کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی کمک کند. همچنین:

• زمان لازم برای اجرای کارهای روزمره را کاهش می‌دهد.
• تمام فرایندهای دستی وابسته به کاغذ را خودکار می‌کند.
• گلوگاه هایی که باعث از بین‌ رفتن درآمد و زمان می‌شود را مشخص می‌کند.
• دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز را برای تصمیم‌گیری‌های مهم ایجاد می‌کند.
• و…

خودکارسازی فرایندها باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود و اجازه می‌دهد منابع به‌جای دیگری منتقل شوند که مستقیماً موجب افزایش کارایی و بهره‌وری می‌شوند. این بدان معناست که شرکت‌ها برای افزایش چابکی و بهره‌وری نیاز به بزرگ‌تر شدن ندارند! آنها می‌توانند کوچک‌تر و درعین‌حال چابک‌تر باقی بمانند.

همچنین اتوماسیون اداری فرزین آی کن با اخذ تاییدیه های امنیتی لازم از مراجع قانون از جمله افتا و …، نگرانی کاربران از جنبه های امنیتی و حفظ محرمانگی داده ها را رفع نموده است.

افزایش کارایی و بهره‌وری و هزینه‌های کمتر، همگی به حاشیه سود سالم‌تر و بیشتر برای کسب‌وکارها – اعم از کوچک و بزرگ – تبدیل می‌شوند. اینکه تا چه حد اتوماسیون اداری اقتصاد یک مجموعه را به‌ طور کلی متحول می‌کند را باید در عمل دید، اما باتوجه به فضای رقابتی در میان کسب‌وکارها برای رسیدن به حداکثر حاشیه سود، به نظر می‌رسد که به‌کارگیری سیستم‌های اتوماسیون اداری در تمام سازمان‌ها اجتناب‌ناپذیر باشد.