آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که چگونه یک سازمان یا شرکت ممکن است به ارتباطات موفقی بین کارکنان خود دست یابد؟ به‌کارگیری انواع نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند پاسخ درستی به این سوال باشد. اما دقیقا انواع اتوماسیون اداری یعنی چه و ابزارهای پیشرفته برای بهینه سازی فرایندهای سازمانی کدام هستند؟
اتوماسیون اداری اصطلاحی است برای استفاده از ابزارهای تکنولوژیکی برای برقراری ارتباط. هدف این سیستم ایجاد ارتباطی خوب و موثر بین کارکنان یک سازمان به منظور بهبود بهره‌وری است.
اگر هنوز با این موضوع آشنا نیستید نگران نباشید. در این مقاله به جزئیات در مورد انواع اتوماسیون اداری، اهداف، مزایا و اهمیت آنها در سازمان می‌پردازیم.
تعریف اتوماسیون اداری و اهمیت آن
اتوماسیون اداری به عنوان یک فناوری برای کمک به کاربران در اجتناب از انجام کارهای تکراری با استفاده از ابزارهای پیشرفته به منظور بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی تعریف شده است. یک سیستم اتوماسیون سخت افزار کامپیوتر، نرم‌افزار و شبکه ها را برای ساده‌سازی فعالیت‌ها در سازمان ترکیب می‌کند. این عمل ممکن است به بسیاری از فعالیت‌ها مانند راه‌کارهای منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، فعالیت‌های بازاریابی و غیره، در سازمان کمک کند.
چندین مزیت وجود دارد که با پیاده‌سازی انواع اتوماسیون اداری می‌توانیم به آنها دست پیدا کنیم. البته کسانی که از این روش استفاده کرده‌اند به خوبی از مزایای آن آگاه هستند.
- اتوماسیون اداری حجم کاری را کاهش می‌دهد:
مزیت اصلی انواع اتوماسیون‌های اداری این است که می‌تواند بار اضافی و غیر ضروری را از روی دوش سازمان‌ها بردارد. این سیستم به شما کمک می‌کند تا بدون اینکه نیاز به اضافه‌کاری باشد، یک کار را به طور موثرتر و به موقع انجام دهید. - اتوماسیون اداری داده‌ها را به طور دقیق مدیریت می‌کند:
مزیت دوم در انواع اتوماسیون اداری، مدیریت دقیق داده‌ها است. اتوماسیون اداری با جمع‌آوری داده‌هایی مانند صورتحساب، تخصیص کار، و سیستم‌های یادآوری و… به مدیران اجازه می‌دهد تا نظارت کارآمدتری بر کسب‌وکار خود داشته باشند. - اتوماسیون اداری قابلیت چند وظیفه‌ای عالی را ارائه می‌دهد:
یک سازمان ممکن است به سادگی چندین کار و مسئولیت را همزمان با استفاده از انواع اتوماسیون‌های اداری انجام دهد. سازمان‌ها می‌توانند از انواع اتوماسیون‌های اداری برای مستندسازی مواردی مانند حضور و غیاب کارکنان، پردازش داده‌ها و سایر مسئولیت‌های انجام شده توسط کاربران استفاده کنند. - با اتوماسیون اداری در زمان و هزینه سازمان صرفه‌جویی کنید:
هرکدام از انواع اتوماسیون‌های اداری، در نوع خود می‌توانند به شرکت در صرفه‌جویی در زمان و هزینه کمک کند. این فناوری رویه‌هایی که برای انجام یک فرایند به زمان قابل توجهی نیاز دارند را بهینه و خودکار می‌کند. کاهش نیاز به نسخه‌های چاپی و کاهش فاصله زمانی و مکانی در ارتباط سازمان‌ها با یکدیگر، از دیگر نمونه‌های این صرفه‌جویی است.
انواع اتوماسیون اداری
۱) انتشارات الکترونیکی
سیستم‌های انتشارات الکترونیکی اولین دسته از انواع اتوماسیون اداری است که شامل سرورها یا برنامه‌هایی هستند که به شما کمک می‌کنند اسنادی تولید کنید که بسیار حرفه‌ای و جذاب به نظر می‌رسند. ابزارهای انتشار الکترونیکی در طولانی مدت منجر به صرفه‌جویی در زمان و هزینه خواهد شد. سیستم‌های انتشار الکترونیکی معمولاً عبارتند از:
- پردازش کلمه:
سیستم‌های پردازش کلمه، از جمله Microsoft Word و Google Docs، به کاربران اجازه می‌دهند اسناد و گزارش‌های مختلف را ایجاد، ویرایش و مشاهده کنند. این سیستم‌ها به کاربران در نوشتن نامه، یادداشت، گزارش و حتی کتاب کمک می‌کنند. - انتشار دسکتاپ
ابزار انتشار دسکتاپ به کاربران این امکان را می‌دهد تا اسنادی را تولید کنند که حاوی گرافیک باشد. این ابزارها به این دلیل در صنعت انتشارات محبوب هستند که به کاربران کمک می‌کنند تا مطالب بازاریابی حرفه‌ای مانند بروشورها، کتابچه‌ها یا تراکتهای تبلیغاتی را ایجاد کنند.
۲) ارتباط الکترونیکی
از دیگر انوع اتوماسیون اداری، سیستم ارتباط الکترونیکی است که از برخی ابزارها برای برقراری ارتباط با سایر سازمان‌ها استفاده می‌کند. این ابزارها عبارتند از ایمیل، پست صوتی و ویدئو کنفرانس.
احتمالاً از قبل می دانید که ایمیل چیست. تقریباً هر کسب‌و‌کاری از ایمیل به عنوان روش اصلی ارتباط با مشتریان و سایر ذینفعان استفاده می‌کند. پست صوتی هم سیستمی است که به کاربران امکان می‌دهد پیامهای صوتی را از طریق یک دستگاه الکترونیکی دریافت کنند که تفاوت چندانی با عملکرد پست صوتی تلفن همراه شما ندارد. در نهایت، ویدئو کنفرانس یکی از جدیدترین فناوری‌ها در انواع اتوماسیون‌های اداری است که از اینترنت پرسرعت استفاده می‌کند تا افراد بتوانند با یکدیگر ارتباط تصویری برقرار کنند.
۳) همکاری الکترونیکی
همکاری الکترونیکی نیز یکی دیگر از انواع اتوماسیون‌های اداری است که مشاغل برای بهبود ارتباطات از آن استفاده می‌کنند. و این کار را با استفاده از ابزارها، برنامه‌ها یا سیستم‌ها برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات با دیگران انجام می‌دهد.
برای مثال: می‌توانید یک سایت برای همکاری بهتر اعضای پروژه تیمی خود داشته باشید که در آن همه فایل‌ها ذخیره می‌شوند تا افراد تیم شما بتوانند فوراً به آنها دسترسی داشته باشند.
جدای از این، برگزاری یک جلسه آنلاین، از دیگر قابلیت‌های این سیستم است که در آن افراد متعددی می‌توانند از طریق صفحه‌های مجازی با هم تعامل داشته باشند. این فناوری به شما کمک می‌کند جلسات خود را از راه دور برگزار کنید.
۴) پردازش تصویر و ذخیره اسناد
فناوری‌های پردازش تصویر و ذخیره‌سازی اسناد به شما کمک می‌کنند اسناد را سازماندهی و ذخیره کنید تا هر زمان که بخواهید به راحتی آنها را بازیابی کنید. علاوه بر این، ابزارهای مختلف تصویربرداری مانند اسکنرها، دستگاه‌های فکس و دستگاه‌های کپی دیجیتال؛ می‌توانند تصاویر را به فرمت‌های دیگر تبدیل کنند.
جدای از این، نرم‌افزار آرشیو اسناد راه‌حلی است که به شما امکان می‌دهد یک سند یا یک فایل را ذخیره کرده و بدون هیچ زحمتی آن را با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارید. سازمان‌هایی که در رابطه با ذخیره اسناد همچنان به فرایندهای وابسته به کاغذ یا غیراستاندارد متکی هستند، هزینه‌های بیش از حد، بهره‌وری از دست رفته، خطاهای پرهزینه و ریسک‌های امنیتی را تجربه خواهند کرد.
بیشتر بخوانید: آموزش نصب نرم افزار اتوماسیون اداری
انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و ابزارهای پیشرفته برای بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی، با «خودکار» کردن برخی فرایندهای کسب‌وکار، وظایف تکراری را حذف می‌کند، ساعت‌های تلف شده برای کارهای اضافی را کاهش می‌دهد و به بهبود بهره‌وری کلی سازمان کمک می‌کند. به این دلایل و بسیاری دلایل دیگر، تعداد بیشتری از سازمان‌ها به استفاده از انواع نرم‌افزار اتوماسیون اداری روی آوردند.
در اینجا چهار نوع از انواع نرم‌افزار اتوماسیون اداری را برای شما شرح خواهیم داد.
۱) نرم افزار اتوماسیون بازاریابی
بازاریابی یک فعالیت مهم برای کسب‌وکارها است که می‌تواند هم پر زحمت و هم پرهزینه باشد. شاید به همین دلیل است که یکی از مهمترین انواع نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند اتوماسیون بازاریابی باشد. طریق ابزارهای نرم افزار اتوماسیون بازاریابی، سازمان‌ها در هر اندازه‌ای می‌توانند سرنخ‌های واجد شرایطی را تولید کنند که برای تعامل با فروش آماده هستند. نرم‌افزارهای اتوماسیون بازاریابی می‌توانند در خودکار سازی بازاریابی ایمیلی نیز نقش مفیدی داشته باشند.
این ابزارها همچنین چارچوبی را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کنند تا هدف، ساخت، اجرا و اندازه‌گیری موفقیت کمپین‌های بازاریابی را بررسی کنند.
با خودکارسازی بازاریابی آنلاین و کمپین‌های تولید سرنخ، سازمان‌ها می‌توانند هزینه توسعه و اجرای این کمپین‌ها را کاهش دهند. این به نوبه خود به ایجاد بازگشت سرمایه قابل اندازه گیری (ROI) بالاتر برای هر یک از آن کمپین‌ها کمک می‌کند.
۲) نرم افزار اتوماسیون مالی و حسابداری
از انواع نرم‌افزار های اتوماسیون اداری می‌توان به نرم‌افزار اتوماسیون مالی و حسابداری اشاره کرد که با خودکار کردن عملکردهای حسابداری، سازمان‌ها می‌توانند در زمان قابل توجهی در حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، صورتحساب، پشتیبان‌گیری از داده‌ها و سایر فرایندهای مالی که باید به صورت روزانه یا هفتگی مدیریت شوند، صرفه‌جویی کنند.
آنها همچنین می‌توانند نرم‌افزار اتوماسیون مالی و نرم افزار حسابداری را برای فرایندهای اصلی مانند مدیریت دفتر کل و مدیریت حساب بانکی به‌کار بگیرند. اتوماسیون با حذف عناصر دستی از کار تیم حسابداری و رسیدگی به کارهای پرتعداد و معاملاتی، یک فرایند پیچیده را ساده و قابل مدیریت‌تر می‌کند.
استفاده از یک سیستم خودکار برای این حوزه خاص از مدیریت مالی کسب‌وکار، باعث صرفه‌جویی در هزینه و زمان و کاهش خطاها می‌شود.
۳) نرم افزار خودکارسازی فرایند
از کاربردی‌ترین انواع نرم‌افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون فرایند است که به استفاده از فناوری برای خودکارسازی وظایف تکراری و دستی در فرایندهای کسب‌وکار اشاره دارد. این شامل فناوری‌هایی مانند اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) یا پردازش هوشمند اسناد (IDP)، هماهنگ‌سازی گردش کار، هوش مصنوعی (AI)، یکپارچه‌سازی سیستم و قوانین تجاری است. هدف اتوماسیون فرایند کاهش نیاز به مداخله انسان در کارهای وقت‌گیر و معمولی برای انجام فرایندهای کارآمدتر و موثرتر است.
۴) نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی
نرم‌افزار اتوماسیون منابع انسانی یکی دیگر از انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری است که برای شرکت‌هایی که پروسه جذب نیرو برای آنها دغدغه مهمی است، ارزشمند است. این پروسه در نرم افزار منابع انسانی، از درخواست برای رزومه گرفته تا زمان‌بندی مصاحبه و ارائه پیشنهادات، در تمام طول مسیر ورود یک شخص به سازمان را شامل می‌شود.
همچنین فرایندهای اصلی منابع انسانی مانند مدیریت زمان مرخصی کارکنان، مزایا، حقوق و دستمزد و سایر اصول اساسی را خودکار می‌کند. در نتیجه با استفاده از تجزیه و تحلیل‌ها، این سیستم‌ها درک مهمی در مورد بهره‌وری و کارایی نیروی کار یک سازمان ارائه می دهند.
نتیجه گیری
اینکه از کدام یک از انواع نرم‌افزار های اتوماسیون اداری و ابزارهای پیشرفته برای بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی برای خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار و در بخش‌های مختلف سازمان خود استفاده می‌کنید، به فرایندهای خاصی که بیشتر به آن نیاز دارید بستگی دارد. در ابتدا با ترسیم نیازهای خود، و سپس با شناسایی زمینه‌های کلیدی کسب‌وکار خود که برای پیاده‌سازی انواع اتوماسیون اداری آماده هستند، می‌توانید بهترین راه‌حل را برای سازمان خود انتخاب کنید.
به عنوان مثال: اگر تیم حسابداری شما زمان زیادی را صرف تطبیق فاکتورها برای خرید سفارشات و ارسال آن فاکتورها از طریق فرایند تایید داخلی می‌کند، در این صورت یک ابزار اتوماسیون مالی و حسابداری به شما کمک می‌کند تا این فرایندها را بسیار بهبود بخشید. یا اگر تیم بازاریابی شما بیشتر وقت خود را به توسعه و ارسال محتوای مرتبط به مشتریان اختصاص می‌دهد، در این صورت یک نرم افزار اتوماسیون بازاریابی برای کسب‌وکار شما مناسب است.
