نحوه نوشتن و ارسال نامه از طریق اتوماسیون اداری چگونه است؟

اتوماسیون اداری یک اصطلاح عام برای اشاره به نرم‌افزارها و سخت‌افزارهایی است که کارهای مختلف اداری را خودکارسازی یا ساده‌سازی می‌کند. یک سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند به شما کمک کند با ساده کردن کارهای خود با برنامه‌هایی که برای انجام وظایف خاص با حداقل تعامل انسانی طراحی شده‌اند، کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید. یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر اتوماسیون اداری، سیستم مکاتبات آن است و برای سومند بودن این سیستم، هر کاربر باید نحوه نوشتن نامه در اتوماسیون اداری را بلد باشد.

انواع نامه‌های اداری

نامه‌ها یکی از مهم‌ترین و شناخته‌ شده‌ترین ابزارهای ارتباطی رسمی هم در درون سازمان‌ها و هم در خارج از آنها به شمار می‌روند. در انواع اتوماسیون اداری، نامه‌های اداری بر اساس محتوا، سطح سازمانی، قالب نامه، میزان محرمانگی و… به دسته‌های مختلفی تقسیم‌بندی می‌شوند و شاید اولین قدم در یادگیری نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری، آگاه شدن از همین انواع نامه‌های اداری باشد که در ادامه مهم‌ترینِ آنها را شرح خواهیم داد.

– نامه‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی

همانطور که از نامشان پیداست، نامه‌های درون‌سازمانی به آن دسته از مکاتبات اداری اشاره‌ دارند که در داخل سازمان و بین اعضای ادارات مختلف یک سازمان مبادله می‌شوند. از سوی دیگر، نامه‌های برون‌سازمانی آن نامه‌هایی هستند که فرستنده یا گیرنده آنها از دو سازمان مختلف آمده باشد. این دسته از نامه‌ها به نامه‌های وارده و صادره تقسیم می‌شوند.

– قالب‌بندی نامه‌ها

نحوه قالب‌بندی و ساختار نامه‌ها نیز یکی دیگر از دستمایه‌های تقسیم‌ کردن انواع نامه اداری است. از این منظر، نامه‌ها را می‌توان به نامه اداری، گزارش، فرم، حکم، بخشنامه، صورتجلسه، اطلاعیه و… تقسیم‌بندی کرد.

– دسته‌بندی موضوعی نامه‌ها

شاید مهم‌ترین بخش یک نامه، محتوا و موضوع آن باشد. به این ترتیب، یکی از مهمترین دسته‌بندی‌های انواع نامه‌های اداری، دسته‌بندی موضوعی آنهاست. از این دیدگاه، می‌توان مکاتبات اداری را به نامه‌های خبری، نامه‌های دستوری، نامه‌های درخواستی، نامه‌های بازدارنده، و نامه‌های هماهنگی تقسیم‌بندی کرد که هر کدام به موضوع خاصی می‌پردازند.

– محرمانگی نامه‌ها

یکی از حساس‌ترین بخش‌بندی‌ها در حوزه نامه‌های اداری، میزان محرمانگی‌ نامه‌هاست. به طور کلی می‌توان نامه‌ها را به دو گروهِ نامه‌های عادی و نامه‌های طبقه‌بندی‌شده تقسیم کرد. نامه‌های عادی از نظر امنیتی، اهمیت چندانی ندارند و گردش مکاتبات این‌چنینی به صورت عادی در سازمان‌ها صورت می‌گیرد. اما نامه‌های طبقه‌بندی‌شده از نظر امنیتی اهمیت بالاتری دارند و به نامه‌های محرمانه، خیلی محرمانه، سری، و تمام‌ سری تقسیم‌بندی می‌شوند.

– نامه‌های فوری و غیرفوری

آخرین دسته‌بندی نامه‌ها، بر اساس نوع اقدام آنهاست. در این بخش‌بندی، تمرکز اصلی روی نوع اقدامی است که نامه خواستار آن شده است. از این منظر، نامه‌های اداری به نامه‌های عادی و نامه‌های فوری تقسیم می‌شوند و نامه‌های فوری خود به سه زیردسته بخش می‌شوند: نامه‌های فوری، نامه‌های خیلی فوری و نامه‌های آنی.

آموزش قدم به قدم ارسال نامه در اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری انواع و اقسام مختلفی دارد، اما بهترین شیوه برای یادگیری نحوه ارسال نامه در هر اتوماسیون اداری، آموزش گام به گام است. پس در این بخش از مقاله، این آموزش را به همراه تصاویر اتوماسیون اداری دنبال خواهیم کرد.
پس از نصب نرم افزار اتوماسیون اداری، در گام اول، باید با استفاده از نام کاربری و گذرواژه، وارد سیستم اتوماسیون شویم.

پس از ورود به کارتابل مکاتبات، می‌توانید یک نمای کلی از نامه‌های دریافتی خود و آمار نامه‌های خوانده شده را مشاهده کنید که به صورت نمودار نمایش داده می‌شود. برای شروع فرایند نگارش نامه در اتوماسیون اداری، در قسمت بالای صفحه اصلی، روی گزینه «ایجاد مدرک» کلیک کنید.

از این قسمت می‌توانید یکی از انواع الگوهای نامه‌ها را که از بخش تنظیمات کارتابل هم قابل ویرایش و افزودن است، انتخاب کنید و به مرحله بعد طریقه نوشتن نامه در اتوماسیون اداری بروید.

در صفحه‌ای که باز می‌شود، می‌توانید از قسمت «گیرندگان»، شخصی یا اشخاصی که قرار است نامه شما را دریافت کنند مشخص کنید که بعد از انتخاب، در قسمت فهرستِ زیر آن نمایش داده می‌شود.

در سمت راست صفحه، می‌توانید از منوی دراپ داون، متن‌های سربرگ نامه را به تناسب شخص یا اشخاص گیرنده انتخاب کنید و در پایینِ آن، امکان مشخص کردن تاریخ، نوع اقدام و محرمانگی نامه برای شما فراهم شده است. همچنین می‌توانید نام و عنوان فرستنده نامه و آدرس آن را در بخش پایینی مشخص کنید. امکان قرار دادن امضا هم در این قسمت فراهم است.

حالا می‌توانید به سراغ نوشتن متن نامه بروید. در نرم‌افزار مکاتبات اداری فرزین، شما می‌توانید با کمک نوار ابزاری که در بالای فضای نگارش نامه تعبیه شده است، انواع و اقسام تنظیمات را روی متن خود انجام دهید تا به بهترین شکل منظور خود را از نوشتن این نامه بیان کنید.

حالا در قسمت پایین صفحه، سه گزینه قرار دارد. با کلیک کردن روی «بستن پنجره»، نامه شما بدون ذخیره شدن حذف خواهد شد. با کلیک روی گزینه «ثبت و ایجاد نمونه جدید»، این نامه به عنوان یک الگو ذخیره می‌شود و بعدا می‌توانید از آن استفاده کنید. حال اگر روی گزینه «ثبت و ادامه» کلیک کنید، می‌تواند مراحل بعدی نحوه ارسال نامه از طریق اتوماسیون اداری را پی بگیرید.

بعد از این مرحله، وارد صفحه جدیدی می‌شوید که اتوماسیون اداری امکانات متفاوت دیگری را در اختیار شما قرار می‌دهد. در این بخش می‌توانید کارهای مانند ارجاع نامه، عطف، پیرو و در ارتباط نامه، نمایش گردش مدارک و … را انجام دهید. همچنین، برای ارسال فایل از طریق اتوماسیون اداری، می‌توانید روی گزینه «پیوست» در پایین همین کلیک کنید و فایل یا فایل‌های مد نظرتان را به نامه پیوست کنید.

مرحله آخر برای ارسال نامه از طریق کارتابل هم، کلیک کردن روی گزینه «ثبت صادره» است. حالا نامه شما آماده است و پس از امضا شدن توسط مسئول مربوطه، به گیرنده ارسال خواهد شد.

ویژگی‌های اتوماسیون اداری فرزین

هدف از توسعه اتوماسیون اداری فرزین، ارائه راهکاری جامع برای سازمان‌ها و ادارات مختلف بوده است که بهره‌وری کارکنان آنان را بهبود می‌دهد و چرخش اسناد را تسهیل می‌کند. اگر بخواهیم از مزایای اتوماسیون اداری صحبت کنیم، باید به یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های اتوماسیون اداری فرزین اشاره کنیم. این اتوماسیون کاملا تحت وب است و بر بستر BPMS ساخته شده است و سازمان‌ها برای استفاده از آن نیازی به توسعه زیرساخت‌های جدید ندارند. به علاوه، این اتوماسیون اداری تحت وب امکان متصل شدن به سایر نرم‌افزارهای سازمان را دارد و به این ترتیب سازمان‌ها می‌توانند به راحتی اتوماسیون خود را به سیستم حضور و غیاب، نرم‌افزار حسابداری، نرم‌افزار انبارداری، کارگزینی و.. متصل کنند.

سرعت و امنیت بالای اتوماسیون اداری فرزین هم می‌تواند خیال مدیران را از بابت تولید فرم‌ها و مدیریت فرایندها آسوده کند. در اولین ورود کاربر، حتما باید رمز عبور تغییر داده شود و در صورتی که کاربر چند بار کلمه عبور را اشتباه وارد کند، کد کاربری‌اش قفل خواهد شد. به علاوه، امکان ایجاد گزارش و آرشیو از مدارک، امکان ایجاد گروه‌های تبادل پیام، امکان تفویض کارتابل، امکان تعریف چارت سازمانی جندسطحی و… نیز از ویژگی‌های این اتوماسیون به شمار می‌رود.

در اتوماسیون اداری فرزین، می‌توانید نامه‌های وارده را بر اساس مشخصات فرستنده یا گیرنده و در کنار نامه‌های مرتبط با آن (عطف، پیرو، بازگشت و…) ثبت کنید. همچنین، امکان ذخیره نامه‌ها در زونکن‌های سازمانی مدنظر نیز وجود دارد و مشخصات نامه‌های وارده، اعم از پیوست آنها، نیز به صورت مجزا ثبت می‌شود.
در اتوماسیون اداری فرزین، می‌توانید برای تمام دستگاه‌های اجرایی و حتی اشخاص حقوقی و حقیقی نامه بفرستید که این نامه‌ها بر اساس ساختاری که خودتان تعیین می‌کنید، شماره‌گذاری می‌شوند. مشخصات نامه هم مانند بخش نامه‌های وارده، قابل ثبت به صورت مجزا هستند. به علاوه، سیستم اجازه نمی‌دهد اسنادی که یک بار صادر شده‌اند، دوباره ثبت شوند.

اگر هنوز هم در سرمایه‌گذاری روی اتوماسیون اداری فرزین شک دارید، می‌توانید با استفاده از نسخه، نرم افزار اتوماسیون رایگان، امکانات آن را بررسی کنید و ببینید که آیا با اهداف و ارزش‌های سازمان شما مطابقت دارد یا خیر. پس از حصول اطمینان از این بایت، می‌توانید نرم‌افزار خود را ارتقا دهید.

نتیجه‌گیری

برای یادگیری نحوه ارسال نامه در اتوماسیون اداری، اولین قدم آگاهی یافتن در مورد انواع نامه‌های اداری است که بر اساس ویژگی‌های نامه دسته‌بندی می‌شوند. کار با نرم‌افزارهای اتوماسیون‌ اداری برای افرادی که به مهارت‌های حوزه کامپیوتر مسلط هستند بسیار ساده است. به علاوه، اتوماسیون اداری فرزین دارای یک راهنمای الکترونیکی جامع و کامل است که شما را در این راه همراهی خواهد کرد. این راهکار اتوماسیون اداری به قدری کارآمد و جامع است که بعد از مدت کوتاهی برای کارکنان سازمان شما به یک فرهنگ سازمانی تبدیل خواهد شد و به ارتقای بهره‌وری و تسهیل ارتباط آنها کمک خواهد کرد.