اداره موفقیت‌آمیز هر مؤسسه آموزشی در عصر فناوری نه تنها به تعدادی مربی مجرب، بلکه به مدیریتی هوشمند و توانمند از نظر فناوری نیز نیاز دارد. یک راه مطمئن برای دستیابی به مدیریت قوی و پیشرفته در یک مدرسه یا موسسه آموزشی، خودکار کردن فرآیندها با استفاده از اتوماسیون مدارس است تا با ارتباط و اشتراک‌گذاری اطلاعات در سراسر محیط آموزشی از طریق اتوماسیون، مدیریت را آسان کند.
ماموریت ما کمک به مؤسسات آموزشی برای دیجیتالی کردن و ساده کردن تمام فرآیند واحدها با بهره‌مندی از اتوماسیون اداری مدارس از مرحله ثبت نام گرفته تا فارغ‌التحصیلان است. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون مدارس دفتر مدیریت، مربیان، دانش‌آموزان و والدین به طور یکپارچه با یکدیگر همگرا می‌شوند و ارتباطات، مدیریت، عملیات و در نتیجه انجام امور را در یک مرکز واحد و پویا ساده می‌کنند.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری مدارس
نرم‌افزار اتوماسیون اداری مدارس نوعی نرم‌افزار مدیریت فرآیند محسوب می‌شود که مدیریت تمام واحدهای موجود در یک محیط آموزشی اعم از اداری، آموزشی و انضباطی را آسان می‌کند و میان تمام بخش‌ها ارتباط و انسجامی سازنده ایجاد می‌کند. با نصب اتوماسیون مدارس امکان ارتباط میان تمام مدارس و موسسات آموزشی هم وجود دارد.
پیش از ورود به روزگار حاکمیت فناوری و دنیای دیجیتال، تمامی امور اداری نیازمند نیروهای متعدد و فضای فیزیکی گسترده برای بایگانی اطلاعات بود؛ اما امروز با چند کلیک ساده، بیشترِ امور اداری از اتوماسیون مدارس ابتدایی گرفته تا پایه‌های دبیرستانی و موسسات آموزشیِ دیگر به آسانی و در زمانی کوتاه رتق و فتق می‌شود و داده‌ها در فضای ابری یا حافظه کامپیوتری ذخیره می‌شود و دسترسی به آن به سادگی چند کلیک خواهد بود.
دسترسی سریع به پرونده‌ها، دریافت گزارش‌های مورد نیاز، ارزیابی فردی یا کلاسی دانش‌آموزان یا مربیان از جمله مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری آموزش و پرورش است. اما یکی از جذاب‌ترین کاربردهای این سیستم امکان اتصال آن به شبکه‌های اطلاع‌رسانی پیامکی است؛ با تکیه بر این ویژگی می‌توان نمرات و گزارشات یا تاریخ جلسات اولیا و مربیان را با ارسال پیامک اطلاع‌رسانی کرد. به طور کلی می‌توان گفت علاوه بر مدیریت آسان و دقیق، با نصب اتوماسیون مدارس و راه اندازی اتوماسیون اداری در محیط آموزشی می‌توان پیوندی عمیق‌تر میان مدارس و اولیا ایجاد کرد.
بیشتر بخوانید: سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
ویژگی نرم افزار اتوماسیون اداری مدارس
دسترسی به داده‌های مختلف هر کدام از واحدهای یک مدرسه و همچنین ارتباط آسان با اولیا و مربیان مهم‌ترین ویژگی نرم افزار اتوماسیون اداری مدارس است. به طور کلی مزایای اتوماسیون اداری را می‌توان به‌صورت زیر خلاصه کرد.
– افزایش بهره‌وری
اتوماسیون اداری مدارس با از میان برداشتن امور ساده و پیش پا افتاده و نظم بخشیدن به کارهای مربوط به سیستم مدیریت دانش‌آموزی و مدرسه بهره‌وری مؤسسه آموزشی را بهبود می بخشد. در نتیجه اتوماسیون اداری به مدرسه یا موسسات آموزشی این فرصت را می‌دهد تا روی سایر رویدادهای مهم تمرکز کند.
– ارتباط شفاف اولیا و مربیان
اتوماسیون اداری مدارس ارتباط از راه دور والدین و معلم‌ها را امکان‌پذیر می‌کند تا والدین بتوانند به طور منظم وضعیت تحصیلی فرزندان خود را بررسی کنند و از فعالیت‌ها و عملکرد آن‌ها در مدرسه مطلع شوند. ارسال پیامک با سیستم اس‌ام‌اس و ایمیل‌های خودکار در رویدادهای مهم برای والدین منجر به شفافیت ارتباطات و ایجاد اعتماد بین والدین و موسسه می‌شود.
– پایداری منابع
استفاده از اتوماسیون اداری مدارس تا حد زیادی یک تغییر از انجام امور دستی به دیجیتال است که به معنای حذف استفاده از لوازم تحریر، کاغذ و تمام موارد مرتبط با روش‌های سنتی انجام کارها یا بایگانی و نگهداری داده‌هاست. اتوماسیون مدارس در واقع گامی ظریف اما قابل توجه در راستای صرفه‌جویی در منابع طبیعی می‌تواند باشد.
– کاهش حجم کار
با نصب اتوماسیون مدارس بسیاری از وظایف روزانه مانند حضور و غیاب دانش‌آموزان و مربیان به طور خودکار توسط سیستم انجام می‌شود. همچنین به معلمان این امکان را می‌دهد که تکالیف را مدیریت کنند و کار را سریع‌تر و دقیق‌تر از طریق پورتال به دانش‌آموزان محول کنند و به این ترتیب تمرکز و کارایی بیشتری را در آموزش به ارمغان می‌آورد.
– پشتیبان‌گیری از داده‌ها و امنیت بیشتر
با نرم افزار اتوماسیون مدارس علاوه بر دسترسی آسان به داده‌ها، پشتیبان‌گیری، ارتقا و مقیاس‌پذیری داده‌ها هم تضمین می‌شود. از آنجایی که سیستم اتوماسیون معمولا مبتنی بر ابر است، خطر از دست دادن داده‌ها وجود ندارد. بنابراین پیگیری و ثبت مداوم سوابق تحصیلی و اداری متعدد را به عهده اتوماسیون اداری مدارس خواهد بود. با نگاهی گذرا به این نکات و مزایای استفاده از اتوماسیون مدارس می‌توان دریافت که بهره‌مندی از این مزایا به قیمت اتوماسیون اداری تحت وب می‌ارزد.
نرم افزار اتوماسیون اداری آی کن
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری آی کن در راستای ایجاد زیرساختی مناسب برای مکانیزه کردن و نظم‌دهی به مکاتبات اداری و سایر امور مدیریتی راهکار کارآمدی می‌تواند باشد؛ چراکه با این انتخاب امکان ارائه دسترسی‌های لازم بر اساس چارت سازمانی و دسترسی به داده‌ها و همچنین ارتباط موثر و سازنده با اولیا امکان‌پذیر خواهد شد. تمامی کاربران می‌توانند همزمان از نرم افزار اداری آی‌کن استفاده کنند و ارتباط میان واحدهای مختلف یک مدرسه یا چند مدرسه با یکدیگر داشته باشند.
نرم افزار اتوماسیون اداری آی کن مبتنی بر زیرساخت BPMS طراحی شده و امکان اتصال به سایر سیستم‌های مدیریتی و ارتباط را دارد. با استفاده از این سیستم امکان دریافت انواع گزارش‌ها بر حسب نیاز و آرشیو مدارک، نامه‌ها و به‌طور کلی داده‌ها ساده و دقیق انجام می‌شود و سرعت و امنیت بالا در تولید فرم‌ها و مدیریت هر واحد از مدارس یا چند مدرسه همزمان ساده‌تر خواهد شد.
یکی از مزایای کاربردی نرم افزار اتوماسیون مدارس آی کن امکان ایجاد گروه یا کانال برای گفتگو و تبادل اطلاعات میان کاربران است. به این ترتیب ارتباط بخش‌های مختلف یک مدرسه یا چند شعبه از موسسه آموزشی ساده‌تر و دقیق‌تر شد. علاوه بر این، با برخورداری از امکان تفویض کارتابل و نظارت بر کارتابل زیرمجموعه مدیریت این بخش‌ها هم آسانتر خواهد بود. با سیستمی شدن و مکانیزه بودن گردش کار از ثبت مجدد اسنادی که قبلا ثبت و صادره شده به صورت خودکار جلوگیری می‌شود.
ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون اداری مدارس آی کن
نرم افزار اتوماسیون اداری مدارس آی کن بر حسب نیاز نوع فضای آموزشی طراحی شده و مدیریت نامه‌های وارده، نامه‌های صادره، مکاتبات داخلی، بایگانی الکترونیکی، گردش مکاتبات و امور اداری و همچنین پیگیری و ردیابی مکاتبات و امور ارجاع شده را آسانتر کرده است. با ثبت درخواست دمو و دانلود رایگان نرم افزار اتوماسیون اداری و تست این سیستم می‌توان ویژگی‌های منحصر اتوماسیون مدارس را تجربه کرد. به‌طور کلی مهم‌ترین مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری مدارس آی کن را می‌توان به صورت زیر بیان کرد:
- دسترسی به داده‌ها در زمان کوتاه
- بهبود ارتباطات و رضایت کارکنان
- مدیریت بهتر با استناد بر داده‌های شفاف
- انجام امور در زمان کوتاهتر و بازده دقیق‌تر
- نظارت بر شاخص عملکرد کلیدی هر واحد
- صرفه‌جویی در زمان و بهبود بهره‌وری کارها
- کاهش خطاها با انجام مکانیزه امور به‌جای دستی
- تجزیه‌و‌تحلیل و گزارش‌دهی بر اساس معیارهای عملکرد
- شناسایی گلوگاه‌ها در گردش کار و مدیریت فرآیند بهتر
- حذف انجام امور به‌صورت دستی و درنتیجه کاهش کاغذبازی‌ها
- شناسایی سریع هرگونه مشکل بالقوه و ارائه راه‌حل مناسب برای حل آن
نتیجه گیری
نرم افزار اتوماسیون مدارس قابلیت اتصال به سامانه‌ها و نرم‌افزارهای دیگر را دارد؛ به این معنا که اگر سیستمی در مدارس جاری و فعال باشد، امکان قرار گرفتن در زیرسیستم اتوماسیون مدارس را هم دارد. ازجمله زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری مدارس می‌توان به دبیرخانه محرمانه، نرم‌افزار دبیرخانه، کارتابل همراه، نرم‌افزار چت سازمانی، آرشیو اسناد و مدارک، سامانه مرخصی و ماموریت، نرم‌افزار مدیریت جلسات، سامانه دانشنامه سازمانی و سامانه تبادل فایل اشاره کرد.
برای کسب اطلاعات بیشتر و ارتباط با مشاوران می‌توانید با شرکت آی کن تماس بگیرید و درخواست دموی محصولات را ثبت کنید. مشاوره رایگان با کارشناسان می‌تواند گزینش در میان محصولات را آسانتر کند.
