در این مقاله به آموزش نصب نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین و مزایای آن می‌پردازیم. سپس به روند پیاده سازی و نصب اتوماسیون اداری فرزین اشاره خواهیم کرد و درباره برخی از ویژگی‌های مهم که هنگام نصب اتوماسیون اداری فرزین باید به دنبال آن باشید، توضیحاتی خواهیم داد.
امروزه شاهد این هستیم که کسب و کارهای بیشتری برای بهبود بهره وری و مدیریت هزینه‌ها به نصب انواع اتوماسیون اداری در سازمان خود روی می‌آورند. باید گفت اغلب این کسب و کارها از اهمیت سیستم اتوماسیون اداری آگاه هستند، زیرا در طی دوران فعالیت خود برنامه‌ها یا نرم افزارهایی را تهیه کردند که بخشی از کارهای اداری را خودکار می‌کنند. با این حال، نمی‌توان گفت که آنها به اتوماسیون دست یافته اند. چرا که یک سازمان الکترونیک، تنها از طریق پیاده سازی یک سیستم اتوماسیون اداری paperless به دست می‌آید.
چرا نصب نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین؟
تقریبا هر سازمانی در جهان از بهبود دقت و افزایش کارایی در فرایندهای کسب و کار و حاشیه سود بالاتر استقبال می کند اما یک تصور اشتباه درمورد اتوماسیون اداری این است که اتوماسیون کاملاً جایگزین مشاغل خواهد شد. در حالی که اتوماسیون جایگزین فعالیت‌های کسب و کار می‌شود، نه مشاغل. برای مثال، مدیر مالی شما همچنان شغلی خواهد داشت اما به وسیله‌ی اتوماسیون، فرایندهای کاری بخش مالی به شکل دیگری بهبود می‌یابد و دنبال می‌شود.
در اینجا چند راه برای رفع نیازهای یک سازمان امروزی آورده شده است:
- تولید اسناد خروجی (با استفاده از پردازشگرهای متن)
- ذخیره‌سازی و بازیابی اسناد (با استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد)
- انتقال پیام‌ها (با استفاده از سیستم‌های ارتباطی پیام)
- زمان بندی و مدیریت جلسات (با استفاده از سیستم‌های ویدئو کنفرانس)
صدها نه هزاران ابزار وجود دارد که این فعالیت‌های حیاتی را در سازمان‌ها خودکار می‌کند. اما نصب اتوماسیون اداری فرزین که مبتنی بر زیرساخت BPMS ساخته شده، می‌تواند پاسخگوی تمام این نیازهای ضروری، آن هم تنها در یک بستر یا پلتفرم باشد تا با استفاده از موتور تولید فرم الکترونیکی، شما را به یک سازمان الکترونیک بدون گردش کاغذ تبدیل کند.
با نصب اتوماسیون اداری فرزین در سازمان خود، دخالت افراد در مدیریت داده‌ها را کاهش می‌دهید که بارها درمورد اهمیت آن صحبت شد. بدین شکل ریسک‌های ناشی از اشتباهات عمدی یا سهوی انسانی را کاهش می‌دهید و بسیاری از فرایندهای حیاتی را در سازمان خودکار می‌کنید.
مزیت‌های اتوماسیون اداری فرزین
پیش‌تر در مقاله‌ای به بررسی کامل مزایا و معایب اتوماسیون اداری پرداختیم. اکنون مزیت‌های خاص نصب نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین را می‌توان به طور خلاصه در موارد زیر شرح داد:
- کاملاً مبتنی بر زیرساخت BPMS
- سرعت و امنیت بالا در تولید فرم‌ها و مدیریت فرایندها
- امکان ایجاد گزارش‌ها و آرشیو مدارک
- امکان ایجاد کانال و گروه برای گفتگو و تبادل پیام بین کاربران
- جلوگیری خودکار از ثبت مجدد اسنادی که قبلاً ثبت صادره شده
- برخورداری از امکان تفویض کارتابل و نظارت بر کارتابل زیر مجموعه
فواید نصب نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین
برترین مزیت اتوماسیون اداری فرزین تکنولوژی ساخت آن است که همان‌طور که اشاره شد، با زیرساخت BPMS تولید شده است. بدین ترتیب می‌توانید همان فرایندهایی که در حال حاضر در سازمان خود دارید را در اتوماسیون اداری فرزین بازآفرینی کنید؛ بنابراین دیگر نیازی نیست خود را با قوانین از پیش تعریف‌شده‌ی سیستم‌های اتوماسیون تطبیق دهید.
همچنین با نصب نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین بر پایه BPMS، امکان به گردش انداختن کلیه اسناد و مدارک سازمانی و خودکار کردن فرایندهای کسب و کار را خواهید داشت. یک سیستم خودکار به این معنی است که می‌توانید نرم افزار اتوماسیون اداری را به نرم افزارERP، نرم افزار حسابداری، پلت فرم CRM و هر نرم افزار دیگری در سازمان خود متصل و آنها را یکپارچه کنید و اتوماسیون اداری فرزین در این مورد نیز قابلیت خود را ثابت نموده. البته باید به این نکته نیز پرداخت که اتوماسیون اداری فرزین، امکان تبادل اطلاعات بین سازمانی با استفاده از پروتکل ECE و FCF را نیز فراهم کرده است.
همچنین به لطف فناوری، آینده‌ی کاری به این معنی است که شما به طور بالقوه افرادی را از سراسر جهان جذب خواهید کرد. چرا بهترین فرد را در شهر خود استخدام کنید در حالی که می‌توانید بهترین فرد را در کل کره زمین انتخاب کنید؟ می‌توانید از ویژگی تحت وب بودن اتوماسیون اداری فرزین برای فراهم کردن شرایط دورکاری و استخدام بدون مرز، استفاده کنید. با این حال، نصب نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین تحت وب آی‌کن، تنها بر نحوه استخدام افراد تأثیر نمی‌گذارد! بلکه بر نحوه تعامل شما با مشتریانتان نیز تأثیر خواهد گذاشت.
هنگام صحبت در مورد اتوماسیون اداری فرزین، خالی از لطف نخواهد بود که اشاره‌ای به کارتابل پیشرفته‌ی آن داشته باشیم. چرا که به راحتی می‌توان در مورد اینکه چگونه با تعریف چارت سازمانی و سمت‌ها، کارایی بخش‌های مختلف سازمان را بهبود می‌بخشد و در زمان انجام کارها صرفه جویی می‌کند و مواردی از این دست، اظهار نظر کرد. با این حال، با توجه به زیرساخت BPMS این نرم افزار، انعطاف پذیری، توسعه و بهبود فرایندها و مزایای اتوماسیون شما در آینده، اغلب بسیار گسترده‌تر و عمیق‌تر از امروز خواهد بود.
بیشتر بخوانید: BPMS چیست: راهی نوین برای بهره‌وری سازمانی
راهنمای نصب نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین
نصب نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین ساده‌تر از چیزی است که می‌پندارید. توجه داشته باشید که اتوماسیون اداری فرزین آی کن یک سیستم تحت وب است که نیاز به تجهیزات سخت افزاری و زیرساخت‌های مازاد برای راه اندازی ندارد. برای آشنایی با مشخصات فنی اتوماسیون اداری فرزین قبل از نصب آن، می‌توانید به صفحه‌ی معرفی نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین مراجعه کرده و سایر ویژگی‌های آن را نیز مورد بررسی قرار دهید.
در نهایت شما برای نصب اتوماسیون اداری فرزین می‌توانید با کارشناسان استقرار آی کن ارتباط گرفته و سپس آنها با اتصال به سرور مورد نظر، عملیات نصب را برای شما به انجام می‌رسانند و تنظیمات نرم افزار در اختیار راهبر سیستم قرار خواهد گرفت. سپس برای دسترسی به راهبری و کاربری سیستم کافی است وارد browser شوید، Url صفحه آغازین سازمان الکترونیک را وارد و مابقی مراحل را طی کنید. بخشی از این موارد در ویدئوی آموزش راهبری اتوماسیون اداری فرزین مطرح شده است. از سوی دیگر، وجود دفاتر و نمایندگی های آی کن در تمام استان‌ها جهت استقرار بومی و نصب نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین، اعتباری برجسته در میان مشتریان گروه مهندسی آی‌کن فراهم نموده است.
نتیجه گیری
در نسل فناوری اطلاعات، آینده‌ی کاری مشاغل در درجه اول براساس اتوماسیون اداری ساخته خواهد شد. برای رسیدن به یک سازمان الکترونیک و paperless، نیازمند اتوماسیونی هستید که بستر مناسب را برای یکپارچگی با سایر سیستم‌ها برای شما مهیا کند. تغییر فرایندها، ایجاد گردش‌های کاری خودکار و دور کردن کارهای تکراری از کارمندان، می‌تواند سازمان‌ها را به سمت بهتر شدن سوق دهد. اتوماسیون اداری فرزین با زیرساخت BPMS، با توانمندسازی افراد برای انجام کارهایی که در آن مهارت دارند به جای گرفتار شدن در کارهای اداری وقت گیر و آزاردهنده، سازمان شما را بهبود می‌بخشد.
