ارزیابی عملکرد کارکنان بخش مهمی از رهبری سازمانی است. این مقاله انواع ارزیابی عملکرد در سازمان را بررسی می‌کند و توصیه‌هایی در مورد چگونگی انجام فرایند ارزیابی عملکرد که باعث ایجاد اعتماد، احترام و رشد می‌شود، ارائه می‌دهد. اگر ارزیابی عملکرد موفقیت آمیزی انجام دهید، می‌توانید ضمن رسیدگی به بخش‌هایی که نیاز به بهبود دارند، آنچه کارمند برای رسیدن به بهترین خودش نیاز دارد را نیز فراهم کنید. همچنین انواع ارزیابی عملکرد در سازمان، برای تصمیم گیری در مورد نحوه پوشش موقعیت‌های کاری جدید در چارت سازمانی با همین کارکنان فعلی، به شما کمک خواهد کرد.
مفهوم ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد یک فرایند منظم و دوره‌ای برای اندازه گیری عملکرد کاری یک فرد در برابر الزامات تعیین شده‌ی آن جایگاه شغلی است. این یک ارزیابی از نقاط قوت و ضعف کارکنان و همچنین معیاری برای سنجش عملکرد کلی سازمان است. انواع ارزیابی عملکرد در سازمان، بخشی از فرآیند مدیریت عملکرد است که به منظور ارزیابی فعالیت‌ها و عملکرد هر یک از کارکنان براساس اهداف و اهداف سازمانی بکار گرفته می‌شود.
انواع ارزیابی عملکرد در سازمان، برای ایجاد انگیزه و توسعه کارکنان و ایجاد یک فرایند ارزیابی ایفای نقش می‌کند و به کارکنان الهام می‌بخشد تا به اهداف خود برسند و مهارت‌های خود را گسترش دهند. فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان مستلزم همسویی با چشم انداز و ارزش‌ها، بازخورد منظم و سازنده، تمرکز بر توسعه و رشد، انصاف و شفافیت، مشارکت و گفتگو، و پاداش است. هدف از ارزیابی عملکرد همسو کردن عملکرد فردی با اهداف و مقاصد سازمانی است.
بیشتر بخوانید: ارزیابی عملکرد چیست؟ آشنایی کامل
انواع مدل های ارزیابی عملکرد در سازمان
انواع ارزیابی عملکرد در سازمان به اشکال مختلفی و حتی به طور دقیق و اختصاصی توسط نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان انجام می‌شود. مدیران و کارکنان منابع انسانی که مسئول این ارزیابی‌ها هستند، باید بهترین روش‌ها را بر اساس اندازه سازمان خود و نوع مسئولیت‌هایی که کارکنان انجام می‌دهند، انتخاب کنند.
۱) روش ارزیابی بررسی همتایان
بررسی همتایان یکی از راهبردهایی است که بسیاری از سازمان‌ها و نرم افزارهای ارزیابی عملکرد کارکنان از آن برای ارتقای فرایند ارزیابی سنتی استفاده کرده‌اند. فرایند بررسی همتایان شامل جمع آوری بازخورد ناشناس درباره یک کارمند از همکاران و هم تیمی‌های ایشان در مورد جنبه‌های خاص عملکرد وی می باشد.
این روش فرصتی منحصر به فرد برای شناخت مهارت‌ها و قابلیت‌های کارمند فراهم کرده و به شناسایی مهارت‌های رهبری، شغلی و همکاری افراد در سازمان کمک می‌کند. با توجه به ماهیت پیچیده روابط کاری، این فرایند فرصتی منحصر به فرد برای شناسایی نقاط قوت و ضعف هر کارمند است و استفاده از این روش ارزیابی عملکرد، داده‌های ارزشمندی برای تصمیم گیری در مورد برنامه ریزی برای انتخاب جانشین، و تغییر سمت شغلی فراهم می‌کند.
۲) روش خود ارزیابی
خود ارزیابی یک گام حیاتی برای افزایش میزان کارآمدی فرایند ارزیابی شما است و هنگامی که به درستی انجام شود، می‌تواند چندین ورودی کلیدی در مورد سازمانتان به شما ارائه دهد. این روش از انواع ارزیابی عملکرد در سازمان، فرصتی را برای کارکنان فراهم می‌کند تا نقش فعالی در فرایند ارزیابی خود ایفا کنند. بنابراین، به جای اینکه کارکنان صرفاً دریافت کننده بازخورد مدیریت باشند، به آنها تریبونی برای شنیدن صدایشان داده می‌شود.
این روش از انواع ارزیابی عملکرد در سازمان، ارتباط مستقیمی بین شغل کارکنان و فرایند ارزیابی آن ها ایجاد کرده و ارتباط بین کارکنان و مدیریت را تقویت می‌کند. با مشارکت فعال، کارمندان می‌توانند تعامل بهتری با فرایند کلی بررسی عملکرد داشته باشند. هنگامی که خودارزیابی به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از فرایند ارزیابی عملکرد در سازمان در نظر گرفته شود، کارمندان را تشویق می‌کند تا به طور منظم خود را در طول سال ارزیابی کنند که منجر به دستیابی حداکثری به اهداف سازمان خواهد شد.
۳) روش ارزیابی کمی
ارزیابی کمی بر اساس آمار است و از استانداردهای مختلفی برای سنجش بهره‌وری استفاده می‌کند. این روش از انواع ارزیابی عملکرد در سازمان، با تدوین استانداردهای سازمان آغاز می‌شود و داده‌های جمع آوری شده برای اندازه گیری عملکرد کارکنان بکار گرفته می شود. بسیار مهم است که استانداردها را با عبارات کاملا واضح و دقیق بدون ابهام تنظیم کنید تا فرصتی برای تفسیر نادرست باقی نماند.
برخی از استانداردهای کمی که عملکرد کارکنان را می توان با آنها مقایسه کرد، استانداردهای هزینه، استانداردهای زمانی، استانداردهای درآمد، ROI، بهره وری و استانداردهای سهم بازار است. این داده‌ها را می‌توان برای ارزیابی اهداف کلی یک سازمان و همچنین معیاری برای اعطای ترفیع یا افزایش حقوق استفاده کرد. علاوه بر این، شما می‌توانید از داده‌ها برای توجیه اخراج هر یک از کارکنان به دلیل عملکرد ضعیف شغلی آنها استفاده کنید.
۴) روش ارزیابی کیفی
ارزیابی کیفی با ارزیابی کمی همراه است. می‌توانید زمانی که مدل ارزیابی کمی آماری یا مبتنی بر ارقام، تصویر کاملی از عملکرد کارمند ارائه نمی دهد، وارد ارزیابی کیفی شوید. انواع ارزیابی کیفی و کمی در کنار هم، تصویر گویایی از عملکرد کارمند را به سازمان ارائه می‌کنند.
ارزیابی عملکرد کیفی با مشاهده کارمند در طول روز کاری و جمع آوری نظرات توصیفی و اطلاعاتی طولانی در مورد رفتار کاری وی تهیه می‌شود. این روش ارزیابی عملکرد در سازمان باید شامل نظراتی در مورد موانع و چالش‌های روزانه، عادات کاری روزانه و موفقیت‌های شغلی آنها باشد.
۵) ارزیابی بازخورد ۳۶۰ درجه
روش ارزیابی بازخورد ۳۶۰ درجه فرصتی را برای همه کارکنان فراهم می‌کند تا نظرات خود را ارائه کنند و در رسیدن به هدف کلی کسب و کار مشارکت داشته باشند. بر اساس این سیستم، یک کارمند توسط زیردستان، مافوق، همتایان و حتی مشتریان خود رتبه بندی می‌شود. از آنجا که یک کارمند از هر طرف مورد ارزیابی قرار می گیرد، به این روش از انواع ارزیابی عملکرد در سازمان، “بازخورد ۳۶۰ درجه” می‌گویند.
در این روش پرسشنامه‌ای تهیه می‌شود که شامل مواردی مانند کار تیمی، ویژگی‌های رهبری، جهت‌گیری هدف، سطح انگیزه، سازگاری و… است و از فرد مربوطه خواسته می‌شود این پرسشنامه را (به صورت ناشناس) پر کند. ارائه بازخورد به کارمندان کمک می‌کند تا نگرشی تازه در مورد نحوه درک سایر همکاران از کار خود به دست آورند و به آنها انگیزه می‌دهد تا سخت‌تر و با فداکاری بیشتر برای تحقق اهداف سازمان کار کنند.
۶) مقیاس گرافیکی عملکرد
این یکی از رایج‌ترین انواع ارزیابی عملکرد در سازمان است. بر اساس این روش، عملکرد فرد در زمینه‌های مختلف وظایف شغلی درجه بندی می‌شود و براساس طیف گسترده‌ای از معیارها، از جمله بهره وری، خدمات مشتری، کار تیمی، کیفیت کار، توجه به ایمنی و غیره مورد ارزیابی قرار می گیرند. این روش را می‌توان با حروف یا اعداد انجام داد و معمولاً بازه ای شامل درجه نامطلوب تا برجسته را پوشش می دهد. این روش همچنین به کارفرمایان اجازه می‌دهد تا چندین کارمند را به طور همزمان ارزیابی کنند.
با توجه به اهمیت انواع ارزیابی عملکرد در سازمان، وجود یک نرم‌افزار ارزیابی کارآمد برای ایجاد مزیت رقابتی در یک محیط کسب‌وکار که دائماً در حال تغییر است؛ ضرورت می‌یابد. با یک نرم افزار ارزیابی عملکرد می‌توانید نحوه ارزیابی کارکنان را بر اساس مشخصات شغلی و همچنین بر اساس نیازهای سازمان خود کنترل کنید.
۷) ارزیابی بازخورد مداوم
بازخورد مداوم، در اصل، به این دلیل طراحی شده است تا جایگزینی باشد برای بررسی عملکرد سالانه. همچنین ذکر این نکته ضروری است که بازخورد مستمر یک روش ارزیابی عملکرد در سازمان‌ها است که فرایندها را به سمت مراحل اجرایی و اهداف توسعه سوق می‌دهد. این روش صرفا تکمیل فرم نیست که بر رتبه‌بندی‌های گذشته تمرکز داشته باشد، بلکه یک تعامل روزانه بین مدیران و افراد زیرمجموعه آنها است.
مهمترین مزیت روش ارزیابی بازخورد مداوم این است که به رهبران یا مدیران تیم اجازه می‌دهد درست زمانی که کارمندی عملکرد ضعیفی دارد، به موقع مداخله کنند. مکالمات روزانه لازم نیست طولانی باشند! فقط چند دقیقه برای یک ارتباط غیررسمی اما مستمر کافی است.
۸) روش رویداد بحرانی ارزیابی عملکرد
بازخورد حادثه بحرانی روشی است که به عنوان یک روش شناسایی و مداخله، تنها در جایی مطرح می‌شود که کارمند یک کار یا پروژه را واقعاً به خوبی انجام داده یا به‌شدت شکست خورده است. توجه به این نکته ضروری است که این روش از انواع ارزیابی عملکرد در سازمان، یک تکنیک مبتنی بر توصیف رویداد است. این حوادث باید به محض وقوع ثبت شوند و بر اساس قضاوت‌های گذشته با آنها برخورد نشود.
۹) روش ارزیابی بهره وری
در شرایطی که تیم‌ها یا کارکنان زمان زیادی را برای هر پروژه‌ای صرف می‌کنند، سودآوری پروژه می‌تواند به شدت تحت تأثیر قرار گیرد. شناسایی محل صرف زمان، منجر به مدیریت شفاف‌تر و آسان‌تر پروژه می‌شود. با تجزیه و تحلیل سودآوری پروژه در مقایسه با معیارهای ارزیابی کارکنان، بینش قدرتمندی در مورد اینکه چرا پروژه‌ها به حاشیه سود پیش بینی شده دست نمی بایند، ایجاد خواهد شد.
۱۰) ارزیابی رضایت مشتری
صرف نظر از نوع صنعت، مشتریان خطوط حیاتی هر کسب و کار و سازمانی هستند. واقعیت این است که مشتریان راضی مشتریانی همیشگی و وفادار هستند و زمانی که خدمات مشتری قابل قبولی وجود نداشته باشد، کسب‌وکار آسیب خواهد دید.
با استفاده از این روش از انواع ارزیابی عملکرد در سازمان، می توانید مطمئن باشید که تیم خدمات مشتری شما همیشه بازدهی عالی خود را ارائه می‌کند. اندازه‌گیری و ردیابی این اهداف در طول زمان، بینش بسیار خوبی در مورد نحوه عملکرد تیم خدمات مشتری، موفقیت‌های آن و نقاط ضعفی که نیاز به بهبود دارد، ارائه می‌دهد. رضایت مشتری نقش مهمی در افزایش فروش و جذب مشتری دارد.
فرایند ارزیابی عملکرد
- شفافیت در بیان اهداف و انتظارات:
اولین گام در فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان، تعیین اهداف و انتظارات شفاف برای هر نقش یا هر واحد است. می‌توانید از معیارهای مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان برای تعیین اهداف واقعی و معنادار برای کارکنان خود استفاده کنید. همچنین می‌توانید انتظارات خود را در رابطه با نحوه حضور، ارتباطات، حرفه‌ای بودن و سایر مواردی که در چهارچوب شغلی گنجانده می‌شود مطرح کنید. - استفاده از یکی از انواع ارزیابی عملکرد در سازمان:
گام دوم در فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان، استفاده از یکی انواع روشهای ارزیابی متناسب با زمینه‌ی کاری و اهداف شما است. بسته به برنامه خود، ممکن است بخواهید از روشهای مختلف ارزیابی عملکرد مانند خودارزیابی، بررسی همتا، بازخورد سرپرست، نظرسنجی، مصاحبه، گروه‌های متمرکز، مشاهده یا نمونه کارها استفاده کنید. علاوه بر این؛ می‌توانید از قالب های مختلف ارزیابی مانند آنلاین، آفلاین، رسمی، غیر رسمی، کمی یا کیفی استفاده کنید. - ارائه بازخورد و شناخت مستمر:
سومین گام در فرایند انواع ارزیابی عملکرد در سازمان، ارائه بازخورد و شناخت مداوم برای کارکنان است. برای ارائه بازخورد مؤثر، باید ارزیابی عملکرد کارکنان شما شامل چهار ویژگی باشد: شفاف، سازنده، سازگار و دلسوز. همچنین باید بین بازخوردهای مثبت و منفی تعادل برقرار کنید. در نهایت به جای ویژگی‌ها و نیت افراد، بر رفتارها و نتایج تمرکز کنید. شناخت کارکنان نیز برای قدردانی از مشارکت‌ها و دستاوردهای آنها مهم است. شما می‌توانید در این ارزیابی از روشهای مختلف مانند شفاهی، نوشتاری، عمومی، خصوصی، رسمی، غیر رسمی، فردی یا گروهی استفاده کنید. - سازگاری با شرایط و نیازهای متغیر:
گام چهارم در فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان، انطباق با شرایط و نیازهای متغیر است. ارزیابی عملکرد کارکنان به صورت ایستا و در یک قالب برای کلیه کارکنان نیست، بلکه پویا و متناسب با شرایط کارکنان شما است. شما باید آماده باشید تا اهداف، انتظارات، روش‌ها، بازخوردها و شناخت خود را با توجه به تغییرات و چالش‌هایی که ممکن است در محیط ایجاد شود، تنظیم کنید. همچنین باید از کارکنان خود در مورد چگونگی بهبود فرایند ارزیابی عملکرد، بازخورد دریافت کنید. - تقویت فرهنگ یادگیری و رشد:
پنجمین گام در فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان، پرورش فرهنگ یادگیری و رشد در بین آنها است. ارزیابی عملکرد کارکنان نه تنها راهی برای نظارت و سنجش عملکرد کارکنان شما، بلکه گامی در جهت حمایت و افزایش رشد و رضایت آنهاست. شما باید از فرایند ارزیابی خود به عنوان فرصتی برای ایجاد یک محیط یادگیری استفاده کنید تا علاوه بر انعکاس نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و چالش‌های کارکنان، دسترسی آن ها را به منابع، راهنمایی‌ها و پشتیبانی های لازم برای بهبود مهارت‌ها، دانش و اعتماد به نفس ایشان امکان پذیر نماید. همچنین باید آنها را تشویق کنید تا اهداف و علایق خود را دنبال کنند. - برقراری ارتباط و همکاری با کارکنان:
گام ششم و نهایی در فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان، همکاری و برقراری ارتباط با آنها در طول فرایند ارزیابی است. ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمان یک فرایند یک طرفه یا از بالا به پایین نیست، بلکه یک فرایند دو طرفه یا مشارکتی است. شما باید به طور منظم و شفاف در مورد هدف، انتظارات، روش‌ها، نتایج و پیامدهای فرایند ارزیابی با کارکنان خود ارتباط برقرار کنید. همچنین باید از کارکنان خود دعوت کنید تا نظرات، نگرانی‌ها، سوالات و پیشنهادات خود را در مورد چگونگی بهبود فرایند ارزیابی به اشتراک بگذارند.
نتیجه گیری
ارزیابی عملکرد کارکنان نقش مهمی در بهبود کیفیت کار کارکنان و حفظ انگیزه در آنها ایفا می‌کند. تردیدی وجود ندارد که ارزیابی عملکرد کارکنان یک جنبه حیاتی از رشد هر سازمانی است. این ارزیابی عملکرد در سازمان نه تنها بهترین راهکار برای درک عملکرد کارکنان شما است، بلکه یک معیار قانع کننده برای دریافت بازخورد در مورد نحوه عملکرد کلی کسب و کار شما، و اینکه آیا کارمندان شما در جهت دستیابی به اهداف شما به نحوی مثبت کار می‌کنند و چه کاری می توانید انجام دهید، می باشد. هر یک از انواع ارزیابی عملکرد در سازمان، برای بهبود مشارکت کارکنان و همچنین مبنایی برای تعیین افزایش دستمزد و برنامه‌های تعیین جانشین و توسعه منابع انسانی موثر خواهد بود.
