همه‌ی سازمان‌هایی که به این باور رسیدند که موفقیت و متمایز بودن، از درون خود سازمان اتفاق می‌افتد و برای رسیدن به هدف‌گذاری‌ها باید روی کارکنان خود تمرکز کنند، برای اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد کارکنان، به فرایند ارزیابی عملکرد تکیه می‌کنند.
ارزیابی عملکرد کارکنان یک بخش ضروری در اداره‌ی هر سازمان موفق است که به منظور شناسایی نیازهای آموزشی و توسعه‌ی سازمان و همچنین شناخت دانش شغلی، مهارت‌ها و ویژگی‌های شخصی کارکنان انجام می‌شود. به طور کلی اگر می‌خواهید سازمان شما در مسیر بهبود مستمر قرار داشته باشد، ارزش ارزیابی عملکرد کارکنان را دست کم نگیرید. در این مقاله به طور کامل خواهیم گفت سیستم ارزیابی عملکرد چیست و با روش‌ها، مزایا و کاربرد مدیریت عملکرد کارکنان آشنا خواهیم شد.
سیستم ارزیابی عملکرد چیست؟
در پاسخ به این سؤال که سیستم ارزیابی عملکرد چیست؟ این‌گونه مطرح شده که: “ارزیابی عملکرد به عنوان یک روش رسمی و سازنده برای اندازه گیری عملکرد یک کارمند بر اساس مسئولیت‌های شغلی که به او محول شده، تعریف می‌شود.” سیستم ارزیابی عملکرد برای تعیین کمی یا کیفی ارزش افزوده‌ای که یک کارمند به سازمان خود اضافه نموده در مقایسه با استانداردهای تعریف شده و بازگشت سرمایه کلی کارکنان (ROI)، استفاده می‌شود.
هدف کل این مدیریت عملکرد کارکنان، اندازه گیری عملکرد شغلی یک فرد یا سازمان است تا مشخص شود که چقدر مسئولیت‌های خود را به درستی انجام می‌دهند و چگونه با بهبود نحوه عملکرد خود، برای دستیابی به سطوح بالاتری از بهره وری و موفقیت تلاش می‌کنند. در واقع؛ این یک راهکار مناسب برای کارکنان و سازمان، در راستای دستیابی به دیدگاه مشترک در مورد عملکردی با کیفیت و قابل قبول است.
این کار علاوه بر اینکه به بهبود ارتباطات شفاف و روان میان کارکنان و سازمان کمک می‌کند، معمولاً منجر به شناخت بهتر کارمند از معیارهای موفقیت و استانداردهای سازمان نیز می‌شود که همین امر موجب می‌شود تا کارمند نتایج بهتری از عملکرد خود را ارائه کند. همچنین ارزیابی عملکرد به کارمند اجازه می‌دهد بفهمد که در مقایسه با سایرین، در چه جایگاهی در نظام سازمان قرار دارد.
توجه داشته باشید که صرفاً مدیریت عملکرد کارکنان به صورت سالانه نمی‌تواند سازمان را به نتیجه دلخواه خود از گزارش ارزیابی عملکرد کارکنان برساند! بلکه سازمان باید اعضای خود را به طور منظم و دوره‌ای ارزیابی کند و با معیارهای خود تطبیق دهد، نه فقط یک بار در سال. به این ترتیب، کارکنان می‌توانند با تمرکز روی شایستگی‌ها و کارایی خود، خود را به استانداردهای مورد نظر و اهداف سازمان نزدیک کنند.
انواع روش‌های محبوب ارزیابی عملکرد کارکنان
برای آنکه واضح‌تر درک کنید که سیستم ارزیابی عملکرد چیست، باید با روش‌های انجام آن آشنا شوید. یک سیستم جامع مدیریت عملکرد کارکنان اغلب از چندین روش مختلف ارزیابی عملکرد کارکنان تشکیل شده است. هنگام بررسی در مورد عملکرد یک کارمند می‌توانید فقط از یک فرایند ارزیابی استفاده کنید، اما وقتی از چندین روش ارزیابی استفاده می‌کنید می‌توانید تصویر وسیع‌تری از زمینه‌هایی که کارمند در آن نیاز به بهبود دارد و توصیه‌هایی که باید برای حمایت از پیشرفت کارکنان ارائه دهید، به دست آورید. قبلاً در مقاله‌ای به طور مفصل درمورد انواع روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان توضیح دادیم. حال، باری دیگر به اختصار اشاره خواهیم کرد:
- خود ارزیابی:
در دو مرحله انجام می‌شود. ابتدا کارمند به پرسش‌نامه‌ای پاسخ می‌دهد تا عملکرد خود را منعکس و نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کند. سپس، مدیران سازمان در مورد آنچه که می‌توان برای بهبود عملکردشان انجام داد با آنها مذاکره و گفت و گو می‌کنند. - ارزیابی تیم:
ارزیابی تک‌تک افراد مهم است؛ زیرا هرکسی ویژگی‌های خاص خود را دارد. با این حال، ضروری است که کل تیم یا یک بخش را نیز باهم ارزیابی کنید، زیرا مجموع تمام تلاش‌های تیم یکی از نیروهای محرکه اصلی برای دستیابی به هدف‌های سازمان است. با ارزیابی عملکرد گروهی، می‌توانید اقداماتی را برای همسو کردن اعضای گروه، بهبود گردش کار و تقویت ارتباطات کارکنان برای دستیابی به اهداف خود انجام دهید. - ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه:
ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه یکی از کامل‌ترین روش‌های ارزیابی عملکرد در نظر گرفته می‌شود. به این دلیل که از همه افرادی که در روال کاری یک کارمند دخیل هستند دعوت می‌شود تا در فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان شرکت کنند. رهبران، اعضای تیم و حتی مشتریان و تأمین کنندگان در این ارزیابی شرکت می‌کنند. - مقیاس گرافیکی عملکرد:
از بین تمام روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان، این ممکن است ساده‌ترین و سنتی‌ترین روش باشد. سیستم ارزیابی عملکرد گرافیکی به شما امکان می‌دهد عملکرد چندین کارمند را به طور هم‌زمان مقایسه کنید. این شیوه‌ی ارزیابی را می‌توان با اعداد یا حروف انجام داد و معمولاً از محدوده‌ای تشکیل شده است که از ضعیف تا عالی اجرا می‌شود. - روش ارزیابی چک لیست:
روش ارزیابی عملکرد چک لیست ساده اما مؤثر است. این مورد شامل یک سری سؤالات عملکردی است که به طور سنتی با گزینه‌های بله یا خیر پاسخ داده می‌شود. تعداد بیش از حد پاسخ‌های منفی نشان می‌دهد که آموزش‌های بیشتری برای رشد آن کارمند مورد نیاز است. - بررسی حادثه بحرانی:
یک گزارش مداوم در طول سال از عملکرد یک کارمند داشته باشید و سپس از آن اطلاعات در طول بررسی عملکرد کارکنان استفاده کنید. این روش برای نگهداری فهرستی از عملکردها در حوادث و رخدادهای خوب و بد سازمان و به عنوان ارزیابی رویدادهای بحرانی شناخته می‌شود. - ارزیابی رهبر:
رهبران مسئول هدایت تیم خود به سمت موفقیت هستند. زمانی که آنها عملکرد ضعیفی دارند، به طور کلی این ضعف در کارمندان آنها نیز منعکس می‌شود. در این مورد، ارزیابی‌ها براساس کارمندان و همچنین مافوق آنها انجام می‌شود و یک نمای کلی از عملکرد آنها را ارائه می‌دهد.
مزایا و ویژگی ارزیابی عملکرد کارکنان
از فواید مدیریت عملکرد کارکنان می‌توان به صورت موردی به موارد زیر اشاره کرد که نشان می‌دهد مزایای سیستم ارزیابی عملکرد چیست که به کارگیری آن در سازمان‌ها ضروری و حیاتی به حساب می آید:
- بهبود ارتباطات:
با استفاده از بازخوردهای حاصل از ارزیابی عملکرد کارکنان، کارمندان می‌توانند عملکرد خود را بهبود بخشند و هر گونه نقطه ضعفی را که توسط مدیران آنها شناسایی شده است، برطرف کنند. همچنین بسیاری از مسائلی که ممکن است کارمندان داشته باشند و نیاز به رسیدگی داشته باشد، در این ارزیابی‌ها آشکار می‌شود. این موضوع به ارتباط شفاف و صادقانه بین مدیران و کارکنان کمک می‌کند. - تعیین مسیر شغلی:
مدیریت عملکرد کارکنان موقعیت مناسبی برای بررسی مسیر شغلی یک کارمند فراهم می‌کند. نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد کارکنان، به کارمند آگاهی لازم را می‌دهد تا بدانند اهداف آینده سازمان و معیارهایش چیست و برای رسیدن به آن چه اقداماتی را باید انجام دهند. - اطمینان از مشارکت کارمندان:
قطعاً کارمندان متعهد عملکرد بهتری نسبت به همتایان خود دارند. آنها در مشارکت‌های گروهی بازخورد بهتری ارائه می‌دهند، بهره وری بالاتری دارند و به طور فعال به همتایان خود کمک می‌کنند. ارزیابی عملکرد کارکنان فرصت مناسبی برای بررسی میزان مشارکت هر یک از افراد در انجام کارها است. با این کار در خواهید یافت که لازم است چه اقداماتی برای اطمینان از مشارکت بالای کارمندان انجام دهید. - کسب بازخورد برای سنجش خود:
به این نکته توجه کنید که سیستم ارزیابی عملکرد صرفاً برای ارائه بازخورد نیست. این ارزیابی‌ها موقعیت خوبی برای دریافت بازخورد از کارمندان در مورد عملکرد سازمان و معیارهای آن فراهم می‌کنند. با مدیریت عملکرد کارکنان باید بدانید که چه حوزه‌هایی با معیارهایی که وضع کردید در اصطکاک به سر می‌برند و چه کارهای دیگری می‌توانید برای بهبود عملکرد کارکنان خود انجام دهید و یک رهبر خوب برای آنها باشید. - برنامه ریزی منابع:
مدیریت عملکرد کارکنان به آگاهی از چگونگی عملکرد یک کارمند، وظایف او یا هدف‌های آینده‌اش منجر می‌شود. این نه تنها به تبیین اهداف استراتژیک کمک می‌کند، بلکه در برنامه ریزی منابع نیز نقش به سزایی دارد. شما می‌توانید منابع خود را مجدداً به طور مؤثرتری تخصیص دهید یا اعضای جدیدی را برای اضافه کردن به تیم خود استخدام کنید.
هدف اصلی از ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
- شناخت و انگیزه:
این یک گرایش رایج بشری است که انسان در هر تلاشی به دنبال دریافت تایید برای سخت کوشی خود است. سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان بستری را فراهم می‌کند که در آن کارکنان به دلیل عملکرد خوب خود تشویق شوند. این ارزیابی‌ها را می‌توان با معیارهای مختلف اندازه‌گیری کرد، که مشخص می‌کند کارکنانی که اهداف کسب و کار شما را برآورده می‌کنند و حتی گامی بلندتر از معیارهای شما بر می‌دارند، بر همان اساس باید پاداش دریافت کنند. اعطای پاداش برای کارکنان شما ایجاد انگیزه خواهد کرد. کارکنانی که می‌توانند ببینند که مشارکت فردی آنها چگونه به موفقیت و رشد شرکت کمک می‌کند، به احتمال زیاد برای کار خود بیشتر سرمایه گذاری می‌کنند. - از بین بردن پیوندهای ضعیف:
طرف مقابل کارمندان توانمند و با انگیزه که عملکرد خوبی دارند، کارمندانی هستند که معیارهای مورد نیاز شما را برآورده نمی‌کنند. عملکرد ضعیف کارکنان می‌تواند به طور قابل توجهی بر بهره وری سازمان شما تأثیر بگذارد. سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان به منظور ارائه بازخورد و آموزش است تا کارکنان با عملکردی ضعیف بتوانند استاندارد کاری را که شما انتظار دارید برآورده کنند. اما متأسفانه، هنوز هم این امکان وجود دارد که با وجود آموزش‌های لازم، برخی از کارمندان با هدف‌های کسب و کار شما هماهنگ نباشند.
عملکرد ضعیف کارکنان می‌تواند برای موفقیت سازمان شما مضر باشد. مدیریت عملکرد کارکنان برای بررسی این مورد که آیا کارکنان با اهداف سازمان همسو هستند یا خیر و به حذف افراد ضعیف کمک می‌کند. - معیارهای ارزیابی دقیق:
سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان از معیارهای قابل اندازه‌گیری و مبتنی بر داده برای سنجش عملکرد کارکنان استفاده می‌کند. به همین دلیل تضمین می‌کند که کارکنان شما به طور عینی ارزیابی می‌شوند. در این صورت هیچ یک از مشخصه‌های بارز کارمند در هیچ زمینه‌ای نادیده گرفته نمی‌شود. - اهداف جدید تعیین کنید و اختلافات را حل کنید:
مدیریت عملکرد کارکنان فقط مربوط به منابع انسانی نیست. بلکه فضایی برای کارمندان فراهم می‌کند تا در مورد نارضایتی‌ها و مشکلاتی که دارند صحبت کنند. سپس می‌توانید با فراهم کردن فضا یا تجهیز کارکنان به ابزارهایی که برای بهبود عملکرد نیاز دارند، از پیشرفت آنها حمایت کنید. البته آگاهی از اینکه چرا کارکنان شما عملکرد ضعیفی دارند می‌تواند به تصمیم گیری‌های سازمان کمک کند.
این بازخورد دو طرفه همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا با تطبیق و تعیین اهداف جدید، اطمینان حاصل کنید که سازمان شما مطابق با معیارها و چشم‌اندازی که برای آن دارید پیش می‌رود. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که تیم خاصی در شرکت شما عملکرد ضعیفی دارد، می‌توانید از سیستم ارزیابی عملکرد برای انجام اقدامات مناسب برای ارائه ابزارهای مورد نیاز برای موفقیت آن تیم استفاده کنید. - افزایش شفافیت و وضوح:
ارزیابی عملکرد کارکنان برای افزایش ارتباطات و همکاری در سازمان شما ضروری است. کارکنان در مورد انتظارات و الزاماتی که مافوقشان از آنها می‌خواهند، دید واضح‌تری پیدا خواهند کرد.
همچنین، داشتن یک رویکرد شفاف و واضح برای ارزیابی عملکرد، ارزش کارکنان را نشان می‌دهد و آنها را به سوی عملکرد بهتر سوق می‌دهد. این به نوبه‌ی خود، مشارکت و هم افزایی را در فرهنگ سازمانی تقویت می‌کند که در آن اعضای تیم در دستیابی به یک هدف مشترک احساس اتحاد بیشتری می‌کنند.
چگونه عملکرد کارکنان را ارزیابی کنیم؟
حال که دریافتیم سیستم ارزیابی عملکرد چیست؟ به خوبی نیز می‌دانیم ارزیابی عملکرد می‌تواند بخش مهمی از مسیر پیشرفت حرفه‌ای را برای یک کارمند روشن کند. به همین دلیل مدیریت عملکرد کارکنان باید منعطف، منصفانه و مؤثر باشد. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما در انجام یک ارزیابی عملکرد موفق کمک می‌کند:
- استانداردها و معیارهای عملکرد درست را تنظیم کنید
- اهداف مشخصی را تعیین کنید
- در طول سال نیز ارزیابی دوره‌ای داشته باشید
- با انتقادات صادق و منعطف باشید
- کارمندان را مقایسه نکنید
- عملکرد را ارزیابی کنید، نه شخصیت را
- با کارکنان گفت‌وگو و مکالمه داشته باشید
مدیران باید بدانند که بهترین عملکردها در سازمان متعلق به چه کسانی هست، یک کارمند خاص در اجرای وظایف محوله چقدر کارآمد است و در نهایت تعیین کنند که آیا کارمند مربوطه برای این نقش مناسب است یا خیر. به همین دلیل است که بررسی عملکرد بسیار اهمیت دارد. زمانی بود که مدیران ارزیابی و بررسی عملکرد کارمندان در طول سال و به صورت منظم با استفاده از داده‌ها را، کاری بیهوده و زمان بر می‌دانستند. اما امروزه به دلیل وجود نرم افزارهای متنوع و پیشرفته برای ارزیابی عملکرد کارکنان، این امر بسیار راحت‌تر و دقیق‌تر شده است.
برخی از بهترین نرم افزارهای ارزیابی عملکرد دارای ویژگی هایی هستند که بررسی عملکرد سفارشی شده را هم برای سازمان‌ها و هم برای کارکنان تسهیل می‌کنند.
کاربردهای ارزیابی عملکرد کارکنان
برای مدیران منابع انسانی و غیره ضروری است که همیشه تصویر روشنی از عملکرد پرسنل فعال خود داشته باشند. چرا که وظایف آنها پس از استخدام موفقیت آمیز کارکنان یک سمت، به پایان نمی‌رسد. عملکرد فرد استخدام شده، برای تعیین نقاط قوت و کلیدی و توانایی‌های مؤثر او، باید به طور مداوم در طول مدت حضور در سازمان نظارت و ارزیابی شود.
وجود یک سیستم ارزیابی عملکرد مؤثر نه تنها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف نیروی انسانی خود را شناسایی کنند، بلکه بازخورد قابل تأملی را از سازمان به کارکنان ارائه می‌دهد و در نتیجه به آنها کمک می‌کند تا عملکرد خود را بهبود بخشند.
سخن پایانی
روش‌های زیادی برای ارزیابی کارکنان وجود دارد که بسته به نیاز خود می‌توانید بهترین روش ارزیابی را برای مدیریت عملکرد کارکنان انتخاب کنید. اما در نهایت اهمیت اصلی سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان در این واقعیت نهفته است که یکی از مؤثرترین راه‌ها برای بهبود بهره‌وری کارکنان است. این کار می‌تواند به شناسایی مسائل موجود در سازمان که از چشم مدیران پنهان مانده، کمک کند و به کارکنان در مورد نقاط قوت و ضعف آنها بازخورد دقیق و قابل اطمینانی بدهد و همچنین نیازهای آموزشی و توسعه‌ای مورد نیاز را نیز شناسایی کند.
اکنون سازمان‌ها به خوبی می‌دانند سیستم ارزیابی عملکرد چیست، در نتیجه ذکر این نکته نیز ضروری است که به خاطر داشته باشید: ارزیابی فقط یک خیابان یک طرفه نیست! چرا که کارکنان نیز باید فرصت ارائه بازخورد در مورد مدیران و سازمان خود را داشته باشند. این کار باعث می‌شود تا اطمینان حاصل شود که فرایند ارزیابی کاملاً منصفانه صورت می‌گیرد.
