نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین

آشنایی با سیستم اتوماسیون اداری

معنی اتوماسیون اداری، در واقع زیرساختی برای مکانیزه نمودن و نظم دهی به مکاتبات اداری سازمان ها و کسب و کارهاست که نحوه ارجاع و گردش مدارک، همچنین بایگانی اسناد در سازمان ها را مدیریت و تسهیل می نماید و حجم قابل توجهی از کارهای اداری تکراری افراد را کاهش می‌دهد و زمان آن‌ها را برای فعالیت های مهم تر و موثرتر آزاد خواهد کرد.

با سیستم اتوماسیون اداری، هر کسب و کاری قادر خواهد بود براساس چارت سازمانی مصوب خود، نقش ها و دسترسی های افراد را در نرم افزار تعیین نماید و از این طریق ارجاعات درون و برون سازمانی را مدیریت کرده و در زمان کوتاهتر و با خطای کمتر، نامه یا هر مدرک دیگری را به صورت امن در اختیار گیرنده قرار دهد. با نرم افزار اتوماسیون اداری، گردش اطلاعات و ارتباطات سازمانی به صورت الکترونیکی صورت گرفته و در واقع کلیه تعاملات و وظایف مربوط به هر نامه/مدرک اداری که در دبیرخانه و سایر قسمت های سازمان به صورت دستی و کاغذی انجام می گیرد، در بستر نرم افزار اتوماسیون اداری قابل پیاده سازی و حتی خودکارسازی خواهد بود.

امروزه، بکارگیری نرم افزار اتوماسیون اداری در اغلب کسب و کارها با مقیاس های سازمانی متفاوت جز الزامات به حساب می‌آید و سازمان ها و کسب و کارهایی مانند وزارتخانه ها، استانداری ها و ادارات دولتی، فعالین صنعت نفت، گاز و پتروشیمی، صنعت دارو و آرایشی و بهداشتی، دانشگاه ها و موسسات آموزشی و ... از مزایای سیستم مکانیزه مکاتبات اداری از جمله افزایش بهره وری، کاهش هزینه های اداری، افزایش امنیت و ... بهره مند می گردند.

کاربرد سیستم اتوماسیون اداری

بکارگیری نرم افزار اتوماسیون اداری چه ارزش افزوده‌ای برای سازمان به همراه خواهد داشت؟ احتمالا تا این لحظه پاسخ‌های متفاوتی دریافت کرده‌اید، مانند: افزایش بهره وری، کاهش هزینه ها، تسهیل توزیع کارها، پیگیری و کنترل آن ها توسط مدیران، چابکی کسب و کار و... در ادامه سعی می کنیم خیلی ساده و بدون استفاده از اصطلاحات پیچیده این موضوع را مورد بررسی قرار دهیم. 

بکارگیری نرم افزار اتوماسیون اداری و پیاده سازی سازمان الکترونیکی و حذف کاغذ و ملزومات اداری وابسته به آن، منجر به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه ها می شود. آی کن به صورت کاملا مهندسی و انحصاری، گزارش صرفه جویی صورت گرفته در سازمان کاربر را پس از بکار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین محاسبه می نماید(مشاهده نمونه های واقعی و تخمین میزان صرفه جویی در سازمان شما به صورت آنلاین).

افزایش سرعت ارسال مدارک، کاهش خطاهای انسانی و حفط امنیت و محرمانگی یکی دیگر از مزایای پیاده سازی سیستم ارجاعات الکترونیک مکاتبات و حذف روال های دستی است.

با کاهش تنش های افراد در سازمان و حذف کارهای تکراری روزمره و افزایش سرعت رسیدگی به مکاتبات اداری، کاربران قادر هستند به صورت بهینه از زمان خود استفاده کنند و در نهایت منجر به افزایش بهره وری و اثربخشی سرمایه های انسانی خواهد شد.

اگر دورکاری یا سفر جز جدانشدنی از کسب وکارتان است، مزیت تحت وب بودن نرم افزار اتوماسیون اداری را نادیده نگیرید زیرا از هر مکانی به کارتابل خود دسترسی دارید. ورود به کارتابل کاربر در نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین با هر دستگاهی(موبایل، تبلت، لپ تاپ و...)، هر سیستم عاملی و از هر مرورگری امکان پذیر است.  

اگر هنوز فرایندهای کسب و کار خود را شناسایی نکرده اید، پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب کمک می کند فرایندهای مربوط به گردش مکاتبات اداری و فرم ها را در سازمان تحلیل کرده و تصویر درستی از پیاده سازی الکترونیکی کامل فرم ها و فرایندهای سازمانی به وسیله نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) پیدا کنید.

فرم ها در اتوماسیون اداری

نکته بسیار مهمی که در مورد کاربردی بودن یک اتوماسیون اداری مطرح می‌باشد، کاربر پسند بودن و در عین حال سرعت بالای آن در هنگام بارگذاری فرم‌ها است. فرم‌ سازها قابلیت‌های بسیار خوبی در اتوماسیون‌های اداری هستند. یک فرم‌ساز در صورتی که عملکرد درستی داشته باشد و تکنولوژی و کدهای به کار رفته برای ساخت آن بهینه باشد، می‌تواند تا حد بسیار زیادی راهکار اتوماسیون اداری را برای سازمان شما به صورت سفارشی تدوین نماید.

البته نکات قابل تاملی را در کنار این موضوع باید در نظر گرفت که به عنوان مثال عدم استفاده از فرم‌سازهای آماده و متن‌باز می‌تواند یکی از این موارد باشد. در عین حال اگر فرم‌سازی به صورت بومی توسعه داده شده باشد ؛ چه مقدار قابل اطمینان است؟ آیا موارد امنیتی در طراحی و استفاده از آن رعایت شده است؟

در نهایت فرم‌سازی که به کاربران امکان چینش انواع فیلدهای اطلاعاتی را بدهد می‌تواند هر سربرگی را در اتوماسیون اداری ایجاد کرده یا فرم‌های بین راهکاری را به راحتی توسعه دهد. اتوماسیون اداری بدون فرم‌ساز از دید کاربران امروزی سازمان‌ها تقریبا منسوخ شده و غیرقابل استفاده می‌باشد.

موتور تولید فرآیند کسب و کار در اتوماسیون اداری

حال نگاهی به قسمت بسیار مهم یک اتوماسیون اداری داشته باشیم. بله، دقیقا موتور تولید فرآیندها همان مبحث مورد نظر در اتوماسیون اداری است. چرا باید موتور تولید فرآیند در دل یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری قرار بگیرد؟ اسناد چه ارتباطی با موتور تولید فرآیندها دارند؟ آیا موتورهای تولید فرآیند متن باز راهکار مناسبی برای اتوماسیون‌های اداری هستند؟

سوالات فوق توجه ما را به نکته مهمی جلب می‌کند. اسناد، بدون گردش مفهوم ناقصی خواهند داشت زیرا اسناد در اتوماسیون اداری برای گردش به وجود می‌آیند. آنچه کاربران را در اتوماسیون اداری شکل می‌دهد نقش‌هایی است که در قالب پست‌های سازمانی به آنها نسبت می‌دهیم و در صورتی که این نقوش در اتوماسیون اداری نتوانند ارتباطی با یکدیگر داشته باشند، دیگر نیاز به تعریف و تعیین سطح دسترسی آنها نیست. اسناد در اولین گام به صورت دیجیتال وارد اتوماسیون اداری شده یا در آن ایجاد می‌شوند.

این اسناد حاوی اطلاعات و پیام‌هایی هستند که باید در یک سیر تکاملی توسط کاربران مورد تایید و نظردهی قرار بگیرند تا فرآیندی به اجرا در بیاید. البته که موتور تولید فرآیند اسنادی که به صورت بومی تعریف می‌شود و سالیان سال در سازمان‌های بزرگ مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرد، مطلوب مشتریان خواهد بود. موتور تولید فرآیندی که به کمک یک ویزارد با چینش امکانات و شروط در کمترین زمان ممکن اتوماسیون اداری را تبدیل به قلب کسب و کار شما کند.

حال دیگر شما یک اتوماسیون اداری صرفا برای مکاتبات نخواهید داشت. اتوماسیون اداری که به موتور تولید فرآیند مجهز می‌شود، می‌تواند زیر سیستم‌های مختلفی را در دل خود تعریف نماید و بسیاری از نیازهای سازمانی مشتریان را پوشش دهد.

امنیت در موتور تولید فرآیند کسب و کار

نکته بسیار مهم در این میان وجود تاییدیه‌های امنیتی بر روی موتور تولید فرآیندهاست. موردی که به هیچ عنوان نمی‌توانید در راهکارهای متن باز آن را پیدا کرده یا در نهایت به آن اعتماد کنید. فرآیندها در اتوماسیون اداری بسیاری از کارها را به صورت اتوماتیک قابل اجرا خواهند کرد.

بسیاری از ارجاعات با توجه به روال در نظر گرفته شده توسط اتوماسیون اداری صورت می‌گیرد و شما به راحتی می‌توانید مدعی بر صرفه‌جویی در هزینه و وقت سازمان باشید.

بیش از صدها پروژه در اتوماسیون اداری به همراه موتور تولید فرآیندها انجام پذیرفته است و شما می‌توانید از نمونه‌های موجود در سازمان‌های مشابه الهام گرفته و تصویری از سازمان مدرن شده خود را تشکیل دهید.

اگر در انتخاب خود دقت نمایید، تا مرحله‌ای که سازمان خود را به واسطه یک اتوماسیون اداری پیشرفته متحول سازید فاصله زیادی نخواهید داشت. موتور تولید فرآیندهای اتوماسیون اداری باید قابلیت برقراری ارتباط با راهکارهای دیگر را هم داشته باشد.

به عنوان مثال سازمان مشتری انتظار دارد بسیاری از فرم‌های خود را مانند حضور و غیاب در اتوماسیون اداری به اختیار داشته باشد و در عین حال فرآیند مورد نظر با راهکار حضور و غیاب ارتباط برقرار کرده و در نهایت آنچه کاربر به دست می‌آورد یک میز کار واحد و صرفه‌جویی در زمان است. این مورد به راحتی در یک اتوماسیون اداری بهینه در اختیار شما قرار خواهد گرفت.

گزارشات در اتوماسیون اداری

امروزه گزارشات در سازمان‌ها آنقدر اهمیت پیدا کرده که بسیاری از تصمیمات منوط به وجود گزارشات دقیق و لحظه‌ای از راهکارها می‌باشد. البته نکته بسیار مهم اینکه بحث گزارشات اتوماسیون اداری با گزارشات جامع از تمامی راهکارهای سازمان یا همان داشبورد مدیریتی متفاوت است.

در گزارشات اتوماسیون اداری تمرکز بر روی رفتار کاربران اتوماسیون اداری و مکاتباتی است که آنها انجام داده اند. البته گزارشات تلفیقی نیز می‌تواند فضای جالب آماری را برای تحلیل ایجاد نماید. تمامی این موارد اشاره‌ای به تعریف فرم و فرآیند در اتوماسیون اداری و نوع اطلاعاتی دارد که در انواع فیلدها وارد می‌کنید.

هر چقدر کسب و کار خود را کامل‌تر تعریف کنید، گزارشات کاربردی بهتری را اتوماسیون اداری در اختیار شما قرار خواهد داد. همانند دیگر امکانات اتوماسیون اداری، بخش گزارشات نیز شامل دسترسی‌هایی می‌شود که برای هر کاربر اتوماسیون اداری قابل تعریف است.

البته معمولا دسترسی‌ها با توجه به نقش‌های تعیین شده در اتوماسیون اداری تعریف می‌گردند که می‌تواند با توجه به صلاحدید مدیریت سازمان به صورت سفارشی در نظر گرفته شود. بیشترین زمان عموم کاربران یک سازمان در برنامه اتوماسیون اداری صرف می‌گردد و به همین لحاظ ما اعتقاد داریم در عین کاربردی بودن، سادگی و انعطاف پذیری در رابط گرافیکی اتوماسیون اداری یکی از شروط ماندگاری آن در سازمان مشتری است.

سرعت بالای بارگزاری فرم‌ها یکی از مواردی است که به شدت با رضایتمندی کاربران ارتباط مستقیم دارد و موارد بسیار دیگری که شما می‌توانید در مورد آن نظر دهید. ما آماده‌ایم تا در صورت تمایل یک اتوماسیون اداری پیشرفته را با امکاناتی بی‌نظیر در اختیار شما قرار دهیم.

مزایای اتوماسیون اداری

با وجود تمام نکاتی که تا به اینجا مطرح شد، شاید بهتر باشد باهم مروری بر مزایای اتوماسیون اداری داشته باشیم:

1. نظارت بر KPI
2. کاهش خطاهای انسانی و دستی
3. حذف کارهای دستی و کاغذبازی‌ها
4. شناسایی گلوگاه ها در گردش کار
5. کاهش زمان پردازش برای تکمیل کار
6. افزایش سرعت دسترسی به داده‌ها
7. افزایش رضایت کارکنان و بهبود ارتباطات
8. افزایش شفافیت و توانایی بهبود فرایندها
9. صرفه‌جویی در زمان و بهبود بهره‌وری کارها
10. تصمیم‌گیری بهتر بر اساس داده‌های شفاف
11. ارائه یک دید جامع از فرایندهای جاری و گردش کار اداری
12. تجزیه‌و‌تحلیل و گزارش‌دهی بر اساس معیارهای عملکرد
13. ایجاد فضای اضافی برای انجام چندین وظیفه به طور همزمان
14. یکپارچه کردن پایگاه داده‌ها و متمرکز کردن اطلاعات در یک پلتفرم امن
15. شناسایی سریع هرگونه مشکل بالقوه و ارائه راه‌حل مناسب برای حل آن

بخش‌های اتوماسیون اداری

اکثر افراد در پاسخ به سوال اتوماسیون اداری چیست، آن را صرفا به عنوان دبیرخانه می‌شناسند. اما اتوماسیون اداری شامل زیر سیستم‌های مختلفی است، که بهترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری باید حداقل موارد زیر را پوشش دهند:

• • دبیرخانه: دبیرخانه یکی از مهمترین بخش‌های اتوماسیون اداری است که برای ساده‌سازی و خودکارسازی مدیریت نامه‌های دریافتی و ارسالی توسط یک سازمان استفاده می‌شود. دبیرخانه می تواند شامل کارهایی مانند شماره گذاری، ارسال، دریافت، مرتب سازی و طبقه بندی، بایگانی و گردش مکاتبات باشد. دبیرخانه جریان ارتباطات را در یک سازمان بهبود می‌بخشد. علاوه بر این، به مدیران کمک می‌کند تا فعالیت‌های ارتباطی را ردیابی و نظارت کنند.

• • موتور تولید فرم: فرمساز چارچوبی برای ایجاد فرم پویا است که کاربران را قادر می‌سازد تا با استفاده از یک drag & drop، انواع فرم‌ها را برای آزمون‌ها، نظرسنجی‌ها، بازخوردها، گرفتن سرنخ، پرسشنامه‌ها و موارد دیگر ایجاد کنند.

• • آرشیو اسناد: در اتوماسیون اداری، آرشیو الکترونیک مکانی برای نگهداری اطلاعات دیجیتالی مانند پرونده‌ها، فاکتورها، اسناد و مدارک دیگر است. برخلاف آرشیو آنالوگ، هم داده‌های بایگانی شده و هم محل ذخیره‌سازی ذاتا الکترونیکی هستند.

• • مدیریت جلسات: مدیریت جلسات در نرم‌افزار اتوماسیون اداری، سیستمی از قوانین و فرایندها برای برنامه ریزی، سازماندهی و اجرای جلسات است. این به مدیران کمک می‌کند تا مطمئن شوند که جلسات به صورت برنامه‌ریزی شده و ایمن برگزار می‌شوند.

• • کارتابل: کارتابل فضایی در اتوماسیون است که کلیه کاربران در هر سطحی از مدیر، کارشناس، کارمند و… می‌توانند کلیه مدارکی که در اتوماسیون اداری در گردش است را مشاهده و پیگیری کنند. مانند انواع نامه‌ها، کارکردها، اسناد، رویدادها و…

• • قرارها و یادآوری‌ها: بسیار اهمیت دارد که برای ثبت فعالیت‌ها و قرار ملاقات‌های مهم سازمان، نرم‌افزار اتوماسیون اداری راه‌حل مناسبی داشته باشد. سیستم قرار ملاقات‌ها و یادآوری، اعلان‌هایی را درباره فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده آتی مانند بازدیدها، قرارهای ملاقات اداری و مهلت‌های تکمیل فرم‌ها و.. به کاربران ارسال می‌کند.

• • گردش مکاتبات: گردش مکاتبات سیستمی است برای مدیریت فرایندها و وظایف تکراری که به ترتیب خاصی انجام می‌شوند. گردش مکاتبات به فرایندهای کسب‌و‌کار اجازه می‌دهد تا بدون هیچ گونه مداخله انسانی (به جز در نقاطی در فرایند که نیاز به تایید یا رد کاربران دارد)، عمل کنند.

اتوماسیون اداری رایگان

آیا نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان می تواند پاسخگوی نیاز کسب و کار شما باشد؟ این سوالی است که اغلب در زمان تهیه نرم افزار اتوماسیون اداری با آن روبرو می شوید. در ادامه سعی می کنیم بر اساس تجربه بیش از دو دهه فعالیت عملیاتی گروه مهندسی آی کن در حوزه نرم افزارهای جامع سازمانی به این سوال پاسخ دهیم.

بعد از خرید هر محصول نرم افزاری یکی از مهم ترین چالش های مدیران و کارشناسان، نحوه ارائه خدمات و پشتیبانی است. وقتی از نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان استفاده می کنید دیگر نباید انتظار داشته باشید که نهاد یا شرکتی به صورت قانونمند و منظم به مشکلاتی که برای ارجاعات و گردش مکاتبات سازمان یا شرکت شما ایجاد شده است، رسیدگی کرده و آن ها را مرتفع نماید.

از طرفی دیگر، با توجه به فضای به شدت رقابتی که همه کسب و کارها، قطعاً رشد سازمان اجتناب ناپذیر است و انتظار دارید که نرم افزار اتوماسیون اداری رایگانی که تهیه کرده اید توسعه پذیر باشد و همراه با سازمان شما رشد نماید. در صورتیکه نسخه های رایگان نرم افزارهای اتوماسیون اداری همواره با محدودیت هایی برای کاربر همراه است که سد راه رشد و تعالی سازمان/ شرکت شما خواهد بود.

در پایان روزگاری را تصور کنید که به دلایل مختلف، از جمله شکست در بازار و عدم تامین سرمایه، نسخه رایگان نرم افزار اتوماسیون اداری جمع آوری شود، در این صورت برای اطلاعات و مستنداتی ثبت شده در نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان چه اتفاقی خواهد افتاد؟ حتی اگر تصمیم بگیرید نرم افزار اتوماسیون اداری دیگری را انتخاب کنید، آیا می توانید با چالش هایی مانند آموزش مجدد نیروهای انسانی روبرو شوید؟

تجربه ناخوشایند بسیاری از سازمان ها، گواه ناکارآمدی و معایب استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان است که به مروز زمان زیان های بسیاری به همراه خواهد داشت.