سامانه دانشنامه سازمانی

عملکرد اصلی سیستم‌های مدیریت اسناد در واقع مدیریت اسناد الکترونیکی در داخل یک  سازمان است، نظیر ثبت بخشنامه‌ها و مصوبات سازمان و قرار‌دادن در مسیری که طبق چارت سازمانی یا الگویی خاص سازمان و نیز طبق دسترسی تنظیم‌شده به راحتی در دسترس قرار بگیرد و در هر زمان قابل بازیابی باشد.

برای انجام صحیح فعالیت‌های سازمانی دانش نیاز است. در همه سازمان‌ها دانش زیادی تولید می‌شود، ساماندهی و مستندسازی صحیح و امکان دسترسی به دانش مناسب در زمان مناسب برای افراد سازمان می‌تواند باعث تعالی سازمان و انجام بهتر و هوشمندانه فعالیت‌های سازمان‌ها و بهره‌گیری از خرد جمعی شود.

وقتی یک سازمان دانشنامه الکترونیکی کامل و حرفه‌ای از دانش موجود در سازمانش تهیه نماید، هر یک از کارکنان در سازمان با توجه به دسترسی تعیین‌شده می‌تواند در هر مرحله از انجام فرآیندهای سازمانی، بلافاصله و به راحتی با رجوع به آنها از بروز مشکلات تکراری جلوگیری و در تصمیمات خود از تجربیات و دانش قبلی استفاده نماید. کاهش زمان، هزینه، افزایش کیفیت ارمغان راه اندازی و استفاده از دانشنامه سازمانی الکترونیکی برای سازمان‌ها خواهد بود و از همه مهم‌تر کسب رضایت مشتری و ارباب رجوع.

دانشنامه در سازمان‌ها باعث شناسایی دانش و مستندات ارزشمند سازمان و انتقال دانش و مستندات از یک پروژه به پروژه دیگری می‌شود. ثبت دانش پروژه‎ها به مدیران آینده کمک می‌کند تا از درس‌آموخته‎های موجود استفاده بهینه نماید. هر کاربر می‌تواند دانش خود را در حیطه‌ مشخص‌شده در داخل سیستم اتوماسیون اداری، ثبت و در اختیار دیگر کاربران قرار دهد.