عملکرد اصلی سیستمهای مدیریت اسناد در واقع مدیریت اسناد الکترونیکی در داخل یک سازمان است، نظیر ثبت بخشنامهها و مصوبات سازمان و قراردادن در مسیری که طبق چارت سازمانی یا الگویی خاص سازمان و نیز طبق دسترسی تنظیمشده به راحتی در دسترس قرار بگیرد و در هر زمان قابل بازیابی باشد.
برای انجام صحیح فعالیتهای سازمانی دانش نیاز است. در همه سازمانها دانش زیادی تولید میشود، ساماندهی و مستندسازی صحیح و امکان دسترسی به دانش مناسب در زمان مناسب برای افراد سازمان میتواند باعث تعالی سازمان و انجام بهتر و هوشمندانه فعالیتهای سازمانها و بهرهگیری از خرد جمعی شود.
وقتی یک سازمان دانشنامه الکترونیکی کامل و حرفهای از دانش موجود در سازمانش تهیه نماید، هر یک از کارکنان در سازمان با توجه به دسترسی تعیینشده میتواند در هر مرحله از انجام فرآیندهای سازمانی، بلافاصله و به راحتی با رجوع به آنها از بروز مشکلات تکراری جلوگیری و در تصمیمات خود از تجربیات و دانش قبلی استفاده نماید. کاهش زمان، هزینه، افزایش کیفیت ارمغان راه اندازی و استفاده از دانشنامه سازمانی الکترونیکی برای سازمانها خواهد بود و از همه مهمتر کسب رضایت مشتری و ارباب رجوع.
دانشنامه در سازمانها باعث شناسایی دانش و مستندات ارزشمند سازمان و انتقال دانش و مستندات از یک پروژه به پروژه دیگری میشود. ثبت دانش پروژهها به مدیران آینده کمک میکند تا از درسآموختههای موجود استفاده بهینه نماید. هر کاربر میتواند دانش خود را در حیطه مشخصشده در داخل سیستم اتوماسیون اداری، ثبت و در اختیار دیگر کاربران قرار دهد.