اتوماسیون اداری چیست؟ به زبان ساده یعنی استفاده از نرم‌افزار برای خودکارسازی کارهای تکراری و روزمره در سازمان‌ها. کارهایی مثل ثبت و بایگانی نامه‌ها، گردش مکاتبات، مدیریت جلسات، آرشیو اسناد یا پیگیری وظایف به جای اینکه دستی و کاغذی انجام شوند، در یک سیستم دیجیتال و متمرکز مدیریت می‌شوند.
امروزه بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی برای افزایش سرعت، دقت و بهره‌وری از نرم‌افزار اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند. این سیستم کمک می‌کند اطلاعات به‌جای پوشه‌های کاغذی در قالب داده‌های دقیق و قابل‌جستجو جریان پیدا کنند و مدیران هم بتوانند تصمیم‌های سریع‌تر و مطمئن‌تری بگیرند.
منظور از اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و سیستم‌های رایانه‌ای گفته می‌شود که برای جمع‌آوری، ذخیره، پردازش و انتقال اطلاعات در محیط‌های کاری مورد استفاده قرار می‌گیرند. این سیستم‌ها به خودکارسازی وظایف اداری مانند مدیریت اسناد، پردازش متن، ارتباطات داخلی، ورود داده‌ها، برنامه‌ریزی، حسابداری و حتی ارتباط با مشتری (CRM) کمک می‌کنند.
به بیان دیگر، اتوماسیون اداری ستون فقرات دیجیتال یک سازمان است. سیستمی که اجازه می‌دهد اطلاعات به‌جای کاغذ و پوشه‌های پرحجم، در قالب داده‌های دقیق و قابل جستجو جریان پیدا کنند. این کار نه‌تنها بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد، بلکه کیفیت تصمیم‌گیری مدیران را هم ارتقا می‌دهد.
اهمیت اتوماسیون اداری وقتی بیشتر روشن می‌شود که بدانیم امروزه حجم داده‌ها و مکاتبات سازمانی چندین برابر گذشته است. سازمان‌هایی که همچنان به روش‌های سنتی متکی‌اند، معمولاً با مشکلاتی مثل تأخیر در اجرای وظایف، خطاهای انسانی، نارضایتی کارکنان و حتی ریسک از دست دادن داده‌های مهم مواجه می‌شوند. در مقابل، شرکت‌هایی که به سمت اتوماسیون حرکت کرده‌اند، توانسته‌اند سرعت، دقت و شفافیت بیشتری در عملیات خود تجربه کنند.
سطوح مختلف اتوماسیون
- اتوماسیون پایه: انجام خودکار وظایف ساده مانند ارسال نامه‌ها یا بایگانی اسناد.
- اتوماسیون فرایند: خودکارسازی فرایندهای پیچیده و چندمرحله‌ای با ادغام سیستم‌ها (مانند BPMS).
- اتوماسیون هوشمند: ترکیب اتوماسیون با هوش مصنوعی (AI) برای یادگیری مداوم و بهبود تصمیم‌گیری‌ها..
| سطح اتوماسیون | ویژگی‌ها | مثال‌های کاربردی | مناسب برای |
|---|---|---|---|
| اتوماسیون پایه | خودکارسازی وظایف ساده، کاهش کار دستی، دیجیتال‌سازی اولیه اسناد | ثبت نامه‌های وارده و صادره، بایگانی الکترونیکی، ارسال اعلان‌ها | سازمان‌هایی که تازه از سیستم سنتی به دیجیتال مهاجرت می‌کنند |
| اتوماسیون فرآیند | مدیریت فرایندهای چندمرحله‌ای و میان‌بخشی، ادغام با سایر سیستم‌ها | فرآیند مرخصی، خرید و تأمین کالا، گردش کار پروژه‌ها | سازمان‌هایی با حجم متوسط عملیات که به دنبال چابکی و کاهش خطا هستند |
| اتوماسیون هوشمند | ترکیب اتوماسیون با هوش مصنوعی، یادگیری مداوم، تحلیل داده‌ها و تصمیم‌سازی | دسته‌بندی هوشمند نامه‌ها، پیش‌بینی گلوگاه‌های فرایند، تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده مدیریتی | سازمان‌های بزرگ و داده‌محور که نیاز به تصمیم‌گیری آینده‌نگر دارند |
۱. اتوماسیون پایه
در ابتدایی‌ترین سطح، اتوماسیون تنها وظایف ساده و تکراری را خودکار می‌کند. برای مثال:
- ثبت خودکار نامه‌های وارده و صادره
- بایگانی اسناد در یک مخزن الکترونیکی
- ارسال یادآورها یا اعلان‌های ساده
این سطح بیشتر برای سازمان‌هایی مناسب است که تازه قصد دارند از کاغذ و روش‌های دستی فاصله بگیرند و به سمت دیجیتالی شدن حرکت کنند.
۲. اتوماسیون فرآیند
یک گام جلوتر، اتوماسیون فرآیند است. در این سطح، نه‌تنها وظایف ساده بلکه کل فرآیندهای چندمرحله‌ای و میان‌بخشی به‌صورت خودکار مدیریت می‌شوند. برای نمونه:
- گردش کار درخواست مرخصی از ثبت فرم تا تایید مدیر و منابع انسانی
- فرآیند خرید و تأمین کالا از ثبت سفارش تا پرداخت
- هماهنگی پروژه‌ها با مشارکت چندین واحد
این نوع اتوماسیون معمولاً با سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) پیاده‌سازی می‌شود و به سازمان‌ها کمک می‌کند چابک‌تر شوند و پیچیدگی‌ها را کنترل کنند.
۳. اتوماسیون هوشمند
پیشرفته‌ترین سطح اتوماسیون، جایی است که فناوری‌های نوین مثل هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین وارد میدان می‌شوند. در این سطح، سیستم تنها وظایف را انجام نمی‌دهد بلکه از داده‌ها یاد می‌گیرد و تصمیم‌سازی می‌کند. نمونه‌هایی از کاربرد اتوماسیون هوشمند:
- تحلیل محتوای نامه‌ها و دسته‌بندی خودکار آنها
- پیش‌بینی گلوگاه‌های فرآیند و پیشنهاد بهبود
- ارائه داشبوردهای مدیریتی با تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده
اتوماسیون هوشمند به مدیران این امکان را می‌دهد که به جای واکنش به مشکلات، تصمیم‌های آینده‌نگر بگیرند و سازمان را در مسیر بهینه‌تری هدایت کنند.
کاربردهای اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری به‌طور مستقیم روی تمام واحدهای سازمان اثر می‌گذارد. از دبیرخانه و امور مالی گرفته تا منابع انسانی و روابط عمومی، همه می‌توانند از این سیستم سود ببرند. در ادامه مهمترین کاربردها و مزایای آن را بررسی می‌کنیم:
۱. ذخیره‌سازی و آرشیو اسناد
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های سازمان‌ها، مدیریت انبوه اسناد و مکاتبات است. در روش سنتی، یک اشتباه کوچک در بایگانی می‌تواند باعث گم‌شدن یک پرونده حیاتی شود. با اتوماسیون اداری، همه اسناد به‌صورت الکترونیکی ذخیره می‌شوند، با برچسب و دسته‌بندی دقیق. این یعنی جستجوی چند ثانیه‌ای به‌جای ساعت‌ها وقت تلف‌شده.
برای مثال، در یک سازمان دولتی، مکاتبات مربوط به یک پروژه عمرانی ممکن است صدها نامه، صورتجلسه و گزارش باشد. با آرشیو الکترونیک، همه این موارد به‌صورت دیجیتال نگهداری و نسخه‌های مختلف آن قابل ردیابی است.
۲. تبادل سریع اطلاعات
در گذشته، ارسال یک نامه بین دو واحد ممکن بود چند روز طول بکشد. امروز با اتوماسیون اداری، همان نامه در چند ثانیه به مقصد می‌رسد و وضعیت آن هم لحظه‌به‌لحظه قابل پیگیری است. این موضوع علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، شفافیت بالایی ایجاد می‌کند و جلوی بسیاری از سوءتفاهم‌ها را می‌گیرد.
حتی در تبادل اطلاعات محرمانه، سیستم‌های اتوماسیون با کنترل دسترسی و ثبت تاریخچه فعالیت‌ها، امنیت داده‌ها را تضمین می‌کنند.
۳. مدیریت داده‌ها و گزارش‌گیری
یکی از ارزشمندترین دارایی‌های هر سازمان، داده‌های آن است. اما داده‌ها زمانی ارزشمندند که درست مدیریت و تحلیل شوند. اتوماسیون اداری داده‌های مربوط به منابع انسانی، مالی، پروژه‌ها یا مکاتبات را در یک بستر متمرکز جمع‌آوری می‌کند. سپس این داده‌ها به گزارش‌های مدیریتی تبدیل می‌شوند که می‌توانند مسیر تصمیم‌گیری را روشن‌تر کنند.
برای مثال، یک مدیر منابع انسانی می‌تواند با چند کلیک، گزارش دقیقی از میزان درخواست‌های مرخصی، ساعات اضافه‌کاری یا روند جذب نیروها بگیرد و تصمیم‌های بهتری اتخاذ کند.
۴. بهبود ارتباطات داخلی
بسیاری از مشکلات سازمان‌ها به‌خاطر ارتباطات ضعیف و عدم هماهنگی بین واحدهاست. اتوماسیون اداری با اعلان‌ها، یادآورها و گردش کارهای خودکار، ارتباطات داخلی را بهبود می‌بخشد. هر فرد دقیقاً می‌داند چه وظیفه‌ای دارد، چه زمانی باید آن را انجام دهد و نتیجه چه خواهد شد. این موضوع باعث کاهش استرس کارکنان و افزایش همکاری بین تیم‌ها می‌شود.
۵. افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها
شاید بزرگ‌ترین مزیت اتوماسیون اداری همین باشد. با حذف کارهای تکراری و کاهش خطاها، منابع انسانی آزاد می‌شوند تا روی فعالیت‌های ارزشمندتر تمرکز کنند. هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابد، بهره‌وری بالا می‌رود و در نهایت سازمان سودآورتر می‌شود.
بیشتر بخوانید: نحوه نوشتن و ارسال نامه از طریق اتوماسیون اداری
کاربرد اتوماسیون اداری در بخش‌های مختلف سازمان‌های دولتی
نهادها و سازمان‌های دولتی در خدمت شهروندان هستند؛ بنابراین، پیاده‌سازی فناوری‌هایی برای خودکارسازی فرایندهای آنها برای خدمت‌رسانی به عموم مردم و جلب رضایت آنها و همچنین افزایش بهره‌وری کارکنان، و ایجاد یک سازمان چابک، از الزامات حیاتی برای کلیه سازمان‌ها است. به همین منظور انواع اتوماسیون اداری در بخش‌های مختلف سازمان‌های دولتی به کار گرفته می‌شود. از قبیل:
- واحد دبیرخانه و بایگانی
یکی از مهمترین بخش‌ها و قلب هر سازمانی چه دولتی یا خصوصی، واحد دبیرخانه است. همان‌طور که ابتدایی‌ترین شکل پیاده سازی اتوماسیون اداری، راه‌اندازی بخش دبیرخانه است. تمامی مکاتبات وارده و صادره باید در این بخش ثبت و بایگانی شوند و به دست فرد یا افراد مورد نظر برسند. انجام این روال به صورت دستی و سنتی علاوه بر صرف زمان، می‌تواند احتمال بروز هرگونه خطایی را افزایش دهد. با سیستم‌های اتوماسیون اداری دبیرخانه، می‌توان گردش مکاتبات را خودکار کرد و با استفاده از سیستم آرشیو الکترونیک، یک نسخه‌ی ماندگار از اسناد را در امنیت کامل نگهداری نمود. - واحد مالی
با ادغام اتوماسیون در فرایندهای مالی خود، از کپی کردن و ورود دستی اطلاعات یا حتی جابه‌جایی فیزیکی اسناد و مدارم، خلاص خواهید شد. می‌توانید چابکی و بهره وری را افزایش دهید، هزینه‌ها و تأخیرها را کاهش دهید و اشتباهات را به حداقل برسانید. - واحد منابع انسانی
منابع انسانی تا حد زیادی به فرایندهای کاغذی وابسته است. وجود اتوماسیون در منابع انسانی، هزینه‌های مرتبط با این موضوع را کاهش می‌دهد. استفاده از اتوماسیون در بخش منابع انسانی برای خودکارسازی و ساده سازی وظایف تکراری و پرزحمت و کمک به بخش منابع انسانی در مدیریت پرسنل است. به عنوان مثال، کارکنان با بهره‌مندی از گردش‌کار خودکار، تأیید درخواست مرخصی یا گزارش هزینه‌های خود را سریع‌تر دریافت می‌کنند.
مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
مزایای اصلی اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
- دقت بیشتر:
در سیستم‌های اتوماسیون اداری، مقایسه با نیروی انسانی، برنامه‌های کامپیوتری کاربردی‌تر و موثرتری هستند ودقت بیشتری در انجام کارها و وظایف دارند. در بسیاری موارد حتی بیشتر از انسان‌ها می‌توان به آنها اعتماد کرد. استفاده از چنین سیستم‌هایی خطر هرگونه خطایی را کاهش می‌دهد. - صرفه‌جویی در زمان و منابع:
از بزرگ ترین مزایای اتوماسیون اداری، صرفه‌جویی در زمان و منابع است. یک سیستم نرم‌افزاری می‌تواند کارهای پیچیده‌ای را که قبلاً به یک منبع تخصصی و زمان قابل توجهی نیاز داشت، را به راحتی و به‌صورت خودکار انجام دهد. - کاهش هزینه‌ها:
اتوماسیون اداری کمک زیادی به انجام چندین کار به طور همزمان بدون استفاده از منابع جدید می‌کند. از آنجایی که زمان صرفه‌جویی برابر با پول ذخیره شده است، سازمان‌ها نیز می‌توانند با خودکار کردن چندین فرایند در کسب و کار، در وقت، هزینه و نیرونی انسانی صرفه‌جویی کنند. - بهبود ارتباطات و کاهش استرس
طی سال‌های اخیر مطالعات و آمارها نشان دادند کارکنان زیادی، استرس ناشی از کار را در سازمان‌ها تجربه می‌کنند که بیشتر آن می‌تواند ناشی از ارتباطات ضعیف در محل کار باشد. اتوماسیون اداری قادر است ارتباطات بین بخش‌های مختلف یک سازمان را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد و با خودکار سازی دریافت اعلان‌ها و یادآورها، در نهایت استرس کارکنان را کاهش دهد و همچنین با فرسودگی شغلی مبارزه کند. - تشخیص ناکارآمدی‌ها و نقاط ضعف
با خودکار کردن فرایندها، حجم انبوهی از کاغذها از روی میز کارکنان برداشته می‌شود. با این کار بروز هرگونه خطای انسانی به حداقل می‌رسد. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توان مسئولیت هر قسمت از یک فرایند را به یکی از اعضای تیم اختصاص داد. در این صورت به راحتی می‌توان گردش کار کلیه وظایف را پیگیری و شکاف‌های موجود را شناسایی کرد. مدیران کسب و کار با این روند، ناکارآمدی‌های فرایند یا نقاط ضعف را تشخیص می‌دهند. - افزایش بهره‌وری
سرمایه گذاری در اتوماسیون اداری، یکی از سریع‌ترین راه‌ها برای بهبود کارایی و بهره وری در هر بخش است. اتوماسیون اداری با کاهش نرخ خطای انسانی، کارایی فرایندها را بهبود می‌بخشد و وظایف تکراری و یکنواخت را به فرایندهای خودکار واگذار می‌کند. با این کار مقیاس پذیری سازمان را افزایش می‌دهد و باعث صرفه جویی در هزینه‌ها و بهبود بهره وری می‌شود. - برنامه ریزی جلسات
برای برنامه ریزی موفق یک جلسه یا رویداد، باید به افراد زیادی ایمیل یا دعوت نامه ارسال کنید و هماهنگی‌های زیادی را انجام دهید که همه‌ی اینها نیازمند یک برنامه ریزی دقیق بدون فراموش‌کاری است. خوشبختانه با اتوماسیون اداری می‌توانید تمام این فرایند را خودکار کنید و درخواست جلسه را همزمان برای فرد یا گروه مورد نظر ارسال کنید و حتی روی رویدادهای مهم خود اعلان بگذارید تا به شما یادآوری شود.
سایر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری عباتند از:
- حذف کارهای دستی و کاغذبازی‌ها
- کاهش خطاهای انسانی و دستی
- کاهش زمان پردازش برای تکمیل کار
- افزایش شفافیت و توانایی بهبود فرایندها
- افزایش سرعت دسترسی به داده‌ها
- تصمیم‌گیری بهتر بر اساس داده‌های شفاف
- شناسایی گلوگاه ها در گردش کار
- نظارت بر KPI
- افزایش رضایت کارکنان و بهبود ارتباطات
- تجزیه‌و‌تحلیل و گزارش‌دهی بر اساس معیارهای عملکرد
- یکپارچه کردن پایگاه داده‌ها و متمرکز کردن اطلاعات در یک پلتفرم امن
- شناسایی سریع هرگونه مشکل بالقوه و ارائه راه‌حل مناسب برای حل آن
- ارائه یک دید جامع از فرایندهای جاری و گردش کار اداری
- ایجاد فضای اضافی برای انجام چندین وظیفه به طور همزمان
وظایف اتوماسیون اداری چیست؟
حال علاوه بر اینکه دریافتیم اتوماسیون اداری چیست، میخواهیم وظایف آن را شرح دهیم. اتوماسیون یک فرایند خودکار است که در آن کارها با حداقل تلاش انسان تکمیل می‌شوند. بسیاری از عناصر کسب و کار شما احتمالاً در حال حاضر دیجیتال هستند. اما چه تعداد از آنها واقعاً خودکار هستند؟ وظیفه اصلی نرم‌افزار اتوماسیون اداری، خودکارسازی جریان اطلاعات با حداقل دخالت انسان است. نرم‌افزار اتوماسیون اداری با دقت بالا و با حداقل خطا، داده‌ها را بدون دخالت کاربر، به مقصدهای مشخص انتقال می‌دهد. نرم‌افزار اتوماسیون اداری وظیفه دارد به سازمان‌ها کمک کند تا برای انجام وظایف روزمره، داده‌ها را در امنیت کامل جمع‌آوری، مدیریت و تجزیه‌و‌تحلیل کنند.
بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری با انجام درست وظایف خود، عملیات محل کار را بهبود می‌بخشد و ساده می‌کند. در این صورت خطاها محدود می‌شوند، داده‌ها راحت تر سازماندهی می‌شوند، ارتباطات و عملکرد کلی بهبود می‌یابند.
در زیر مهمترین وظایف اتوماسیون اداری آورده شده است:
- بهبود روابط با مشتری
- بهبود کنترل مدیریت
- ساده‌سازی عملیات و به حداقل رساندن خطاها در مدیریت داده‌ها
- بهبود کیفیت نتایج از نظر ارائه و صرفه‌جویی در زمان پردازش داده‌ها
بیشتر بخوانید: اتوماسیون اداری با هوش مصنوعی!
اجزای اصلی اتوماسیون اداری
اکثر افراد در پاسخ به سوال اتوماسیون اداری چیست، آن را صرفا به عنوان دبیرخانه می‌شناسند. اما اتوماسیون اداری شامل زیر سیستم‌های مختلفی است، که بهترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری باید حداقل موارد زیر را پوشش دهند:
- دبیرخانه و مدیریت مکاتبات
- آرشیو الکترونیکی
- کارتابل و پیگیری وظایف
- مدیریت جلسات و یادآوری‌ها
- موتور تولید فرم و گردش کار
۱. دبیرخانه و مدیریت مکاتبات
دبیرخانه قلب تپنده هر سازمان است. در مدل سنتی، ثبت و پیگیری نامه‌ها به‌صورت دستی انجام می‌شود و همین موضوع منجر به خطاهای متعدد می‌گردد. اما در اتوماسیون اداری، ثبت نامه‌های وارده و صادره، شماره‌گذاری، ارجاع به افراد و بایگانی الکترونیک همگی به‌صورت خودکار انجام می‌شوند. این یعنی پایان خطاهای دستی و اتلاف زمان.
۲. آرشیو الکترونیکی
دیگر نیازی به انبارهای پر از پوشه نیست. همه اسناد در یک مخزن دیجیتال امن نگهداری می‌شوند. امکان جستجو، دسته‌بندی و تعریف سطح دسترسی برای کاربران مختلف باعث می‌شود اسناد هم امن‌تر باشند و هم سریع‌تر پیدا شوند.
۳. کارتابل و پیگیری وظایف
هر کاربر در سیستم یک کارتابل اختصاصی دارد. نامه‌ها، ارجاعات، وظایف و مهلت‌ها در این کارتابل نمایش داده می‌شوند. این شفافیت باعث می‌شود هر کارمند دقیقاً بداند چه وظایفی بر عهده دارد و مدیران هم بتوانند به‌راحتی عملکرد تیم‌ها را رصد کنند.
۴. مدیریت جلسات و یادآوری‌ها
برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات همیشه یکی از چالش‌های سازمان‌هاست. با اتوماسیون اداری، ارسال دعوت‌نامه، ثبت مصوبات و پیگیری اجرای تصمیم‌ها به‌صورت دیجیتال انجام می‌شود. سیستم یادآوری هم تضمین می‌کند هیچ رویداد مهمی فراموش نشود.
۵. موتور تولید فرم و گردش کار
یکی از امکانات مهم اتوماسیون اداری، امکان ساخت فرم‌های پویا و اتصال آنها به گردش کار است. درخواست مرخصی، ثبت فاکتور یا گزارش هزینه—all قابل تعریف در سیستم هستند. این قابلیت انعطاف‌پذیری زیادی ایجاد می‌کند و باعث می‌شود هر سازمان بتواند فرآیندهای خاص خودش را به‌راحتی دیجیتال کند.
امکانات اصلی یک نرم افزار اتوماسیون اداری
امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها با توجه به اهدافی که از راه اندازی اتوماسیون اداری داشتند ممکن است متفاوت باشد، اما مواردی که مطرح خواهد شد از اصلی‌ترین امکانات اتوماسیون اداری است که با خود به دل کسب و کارها می‌برد:
- سازگاری با انواع دستگاه‌های هوشمند و موبایل
امروزه سازمان‌ها و کسب و کارهای بسیاری خود را با سیاست‌های کار از راه دور (دورکاری) سازگار کردند. بسیاری از آنها نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب را به این دلیل پیاده سازی کرده‌اند که بسیاری از کارمندان آنها قادر به دورکاری باشند. در نتیجه یکی از امکانات اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری سازگاری با انواع دستگاه‌های هوشمند است. - در دسترس بودن گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل
یک راه وجود دارد که بررسی کنید آیا سرمایه‌گذاری در سیستم‌های اتوماسیون اداری منجر به نرخ بازگشت سرمایه مطلوب برای سازمان شما می شود یا خیر. و این راه‌حل فقط داده‌ها هستند. از دیگر امکانات اتوماسیون اداری، این هست که با استفاده از آن می‌توان تمامی عملیاتی را که مستلزم جمع‌آوری، سازماندهی، تجزیه و تحلیل و ذخیره‌سازی داده‌ها، و همچنین تولید و اشتراک‌گذاری گزارش‌ها هستند، همگام‌سازی و هماهنگ کرد. - یکپارچگی و سازگاری با سایر نرم افزارها
شما به راحتی می‌توانید نرم افزار اتوماسیون اداری را با سایر سیستم‌ها مانند CRM، و نرم افزار حسابداری ادغام کنید. این نکته مهمی است که وقتی نرم افزار اتوماسیون را در سازمان خود پیاده سازی می‌کنید، سیستمی را انتخاب کنید که باعث نشود زمان زیادی را صرف انتقال داده‌ها از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر کنید. اگر نرم افزار اتوماسیون اداری با سیستم‌های موجود سازگار نباشد، احتمالاً ارزش وقت و صرف هزینه را ندارد. - تسهیل در اجرای گردش کار
یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب و مؤثر سیستمی است که با در نظر گرفتن قوانین کسب و کار طراحی شده باشد. چرا که یکی از امکانات اتوماسیون اداری، ساده سازی گردن کار و بهبود اجرای فرایندهاست. با این کار، اتوماسیون اداری، پیچیدگی‌های موجود در روند کسب و کار شما را تا بیشترین حد ممکن تسهیل می‌کند.
راهنمای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری
- اولین قدم در انتخاب ابزارهای نرم افزاری مناسب برای کسب و کارتان این است که هدف خود را بشناسید و بدانید می‌خواهید نرم افزار اتوماسیون اداری چه کاری انجام دهد. به یاد داشته باشید، شما نمی‌توانید در جستجوی نرم افزار خود موفق باشید مگر اینکه بدانید به دنبال چه هستید!
- حال از خود بپرسید سیستم باید چه کار کند؟ گلوگاه‌ها را بشناسید. به این سؤال پاسخ دهید که راه حل جدید چه مشکلاتی را باید حل کند؟
- اکنون فهرستی از نیازمندی‌های نرم افزار ایجاد کنید.
- با مشخص کردن اینکه چرا به نرم افزار نیاز دارید، وقت آن است که کمی دقیق‌تر شوید. در این مرحله شما باید امکانات اتوماسیون اداری که می‌خواهید را مشخص کنید.
- و نکته مهم اینکه تمام هزینه‌های احتمالی را از قبیل خرید لیسانس، تجهیز زیرساخت‌ها، پشتیبانی و پیاده سازی را در نظر بگیرید.
- اگر همچنان برای سرمایه‌گذاری روی اتوماسیون اداری دچار تردید هستید، می‌توانید یکی از نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان به مدت محدودی استفاده کنید تا با دستاوردها و امکانات اتوماسیون اداری برای سازمان خود آشنا شوید.
امکانات اتوماسیون اداری ICAN
نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین آی کن که با استفاده از ابزارهای BPMS ساخته شده، با سازماندهی مجدد عملیات، خودکارسازی فرایندها و اجرای سریع و کارآمد آنها و همچنین راه اندازی سیستم‌های سفارشی نقش مهمی در سرعت بخشیدن به کارهای اداری ایفا می‌کند. از مزایا و امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری آی‌کن می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- به حداقل رساندن کار دستی مورد نیاز برای اجرای فعالیت‌های معمول
- حذف کامل خطای انسانی و دستی
- کاهش زمان، منابع و هزینه گردش کار
- کسب نگرش عمیق‌تری از معیارهای عملکرد فرایند
- ارتباطات داخلی بهینه و رضایت بیشتر کارکنان
- برنامه ریزی چابک براساس داده‌های پیش‌بینی شده
- افزایش ارزش برند، بهره وری و فروش
- استرس روانی کمتر برای کارکنان
- افزایش رضایت مشتری
- کسب حاشیه سود بالاتر
چرا اتوماسیون اداری آی کن؟
مزیت آشکار اتوماسیون اداری آی‌کن این است که با حفظ امنیت داده ها و سازمان ها، نیاز به هرگونه مداخله انسانی را از بین می‌برد. نرم افزار اتوماسیون اداری آی کن می‌تواند به کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی کمک کند. همچنین:
- زمان لازم برای اجرای کارهای روزمره را کاهش می‌دهد.
- تمام فرایندهای دستی وابسته به کاغذ را خودکار می‌کند.
- گلوگاه هایی که باعث از بین رفتن درآمد و زمان می‌شود را مشخص می‌کند.
- دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز را برای تصمیم‌گیری‌های مهم ایجاد می‌کند.
- و…
خودکارسازی فرایندها باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود و اجازه می‌دهد منابع به‌جای دیگری منتقل شوند که مستقیماً موجب افزایش کارایی و بهره‌وری می‌شوند. این بدان معناست که شرکت‌ها برای افزایش چابکی و بهره‌وری نیاز به بزرگ‌تر شدن ندارند! آنها می‌توانند کوچک‌تر و درعین‌حال چابک‌تر باقی بمانند.
همچنین اتوماسیون اداری فرزین آی کن با اخذ تاییدیه های امنیتی لازم از مراجع قانون از جمله افتا و …، نگرانی کاربران از جنبه های امنیتی و حفظ محرمانگی داده ها را رفع نموده است.
افزایش کارایی و بهره‌وری و هزینه‌های کمتر، همگی به حاشیه سود سالم‌تر و بیشتر برای کسب‌وکارها – اعم از کوچک و بزرگ – تبدیل می‌شوند. اینکه تا چه حد اتوماسیون اداری اقتصاد یک مجموعه را به طور کلی متحول می‌کند را باید در عمل دید، اما باتوجه به فضای رقابتی در میان کسب‌وکارها برای رسیدن به حداکثر حاشیه سود، به نظر می‌رسد که به‌کارگیری سیستم‌های اتوماسیون اداری در تمام سازمان‌ها اجتناب‌ناپذیر باشد.
سوالات متداول
۱. اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزارها و سیستم‌هایی است که وظایف اداری تکراری (مانند مدیریت اسناد، ورود داده‌ها، ارتباطات داخلی و CRM) را به صورت دیجیتال و خودکار مدیریت می‌کند و خطاهای دستی را کاهش می‌دهد.
۲. چرا سازمان‌ها به اتوماسیون اداری نیاز دارند؟
زیرا باعث کاهش خطاهای دستی، افزایش سرعت و شفافیت گردش اطلاعات، صرفه‌جویی در زمان و هزینه، و بهبود تصمیم‌گیری با داده می‌شود.
۳. چه فعالیت‌هایی با اتوماسیون قابل انجام است؟
اتوماسیون اداری می‌تواند شامل مدیریت اسناد و فرم‌ها، زمان‌بندی جلسات، کنترل پروژه، مدیریت مالی و حسابداری، CRM، ورود داده‌ها، گزارش‌گیری، و آرشیو الکترونیکی باشد.
۴. معایب سیستم‌های اتوماسیون اداری چیست؟
هزینه‌های اولیه راه‌اندازی و جایگزینی نیروی انسانی، نگرانی‌های مرتبط با امنیت اطلاعات و حفظ حریم خصوصی، کمبود دانش و مهارت لازم برای بهره‌برداری صحیح از سیستم، و همچنین کاهش تعاملات انسانی در محیط کار که ممکن است منجر به مقاومت کارکنان در برابر پذیرش این فناوری شود.