برای بسیاری از شرکت ها، دستیابی به تحول دیجیتال یک فرآیند یک شبه نیست. خوشبختانه در عصر جدید، نرم افزارهایی وجود دارد که به سازمان‌ها در رسیدن به پیشرفت‌های چشمگیر یاری می رسانند تا در سطح بهتری از محیط کار دیجیتال قرار بگیرند. برای سال‌ها، سامانه های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) بخش مهمی از راهبردهای تحول دیجیتال در بسیاری از شرکت ها بوده است. با ظهور نوآوری‌های جدید در صنعت، شرکت ها فرصت‌های بیشتری برای کسب مهارت دیجیتالی پیدا کرده اند. اتوماسیون رباتیک فرآیندها (RPA) به عنوان یکی از جدید ترین نرم‌افزار های اتوماسیون برای افزایش بهره وری در محل کار محبوبیت بسیاری پیدا کرده است.
در این مقاله می خواهیم تفاوت های RPA و BPM و جایگاه هر کدام را بررسی کنیم.
این دو با وجود آنکه که به خودی خود ابزار های نرم افزاری متمایزی هستند، در مواردی هم مکمل یکدیگر می باشند و هنگامی که با هم در یک محیط کاری مستقر می شوند، یک زیرساخت قدرتمند برای توسعه تحول دیجیتال در سراسر شرکت فراهم می نمایند.
تفاوت های اساسی بین RPA و BPM
تعریف RPA
اتوماسیون رباتیک فرآیندها یک فناوری نرم افزاری است که کارکنان شرکت ها را قادر می سازد تا کارهای معمول و یکنواخت (روتین) را به “ربات های” نرم افزاری بسپارند و در نتیجه تمرکز بهتری بر روی وظایف هوشمند و با اولویت بالا داشته باشند. این روبات‌ها مستقیم با واسط کاربری کار می‌کنند، به‌طور خودکار داده‌ها را وارد می‌کنند و اقداماتی را که لازم است در چندین سامانه دیگر اتفاق بیافتد را از طرف کارمند فعال می‌کنند. به عنوان یک ابزار کاربرپسند تجاری که شامل هیچ برنامه‌نویسی نمی‌شود، فناوری اتوماسیون رباتیک فرآیند به متخصصان غیرفنی این امکان را می‌دهد تا ربات‌ها را پیکربندی کنند تا چالش‌های اتوماسیون خود را کاهش دهند و عملکرد ربات خود را بهبود دهند.
تعریف BPM
BPM یک رویکرد راهبردی است که بر تغییر شکل فرآیندهای تجاری موجود شرکت برای دستیابی به کارایی و بهره وری بهینه تمرکز می نماید. نرم افزار BPMS شالوده اساسی بهینه سازی و اجرای فرآیند های اصلی کاری یک شرکت است و ماژول های مختلفی را برای کمک به بهبود و ساده سازی نحوه انجام فرآیندهای اصلی کاری ارائه می دهد. اجزای نرم افزار BPM می تواند شامل تجزیه و تحلیل کسب و کار، موتورهای گردش کار، قوانین تجاری، فرم های تحت وب و ابزارهای هماهنگی باشد. در پروژه‌ها و کارکرد اصلی کسب و کار، بهبود فرآیند BPM می‌توانند بر فناوری، کارکنان و مشتریان شرکت اثر بگذارد و بهره وری قابل توجهی را به همراه داشته باشد.
یک رویکرد ترکیبی BPM و RPA
با توجه به اهداف مشابه این دو در افزایش بهره وری (کارایی و اثر بخشی)، BPM و RPA رویکردهای جایگزینی نیستند و می توانند همزمان در محیط شرکت به کار گرفته شوند. سامانه RPA می تواند ابزار ارزشمندی در افزایش دستاوردهای به دست آمده با نرم افزار BPMS باشد.
در بسیاری از موارد، یک شرکت ممکن است همیشه منابع و فرصت مورد نیاز برای به اجرا درآوردن کامل یک فرآیند یکپارچه و خودکار را نداشته باشد و یا فرآیند هایی داشته باشد که نیازی به دخالت عامل انسانی نداشته باشد. استقرار همزمان BPM و RPA با هم می‌تواند ارزش بیشتری را به ارمغان بیاورد در مقابل آنکه یکی از این دو به تنهایی به آن اندازه اثر بخش نباشد.
در پایان یک مثال از استفاده همزمان BPM و RPA در عمل را مطالعه کنیم.
درخواست دسترسی به شبکه
پرسنل تیم فناوری اطلاعات با مسئولیت های متعدد و حساسی در شرکت درگیر هستند، اما ممکن است برخی از این وظایف تکراری و دستی که نیازی به تصمیم گیری چندان مهمی ندارند مانع انجام وظایف دیگر شوند. در گردشکار درخواست دسترسی خودکار به شبکه ، که در آن یک کارمند درخواستی برای اجازه دسترسی به یک سامانه نرم‌افزاری خاص ارسال می‌کند. پس از تایید توسط یک مدیر، کارشناس فناوری می تواند درخواست را بررسی کرده و درخواست را در صورت نیاز کامل نماید.
گردشکار مورد نظر با سامانه BPM خودکار شده است، اما همچنان شامل برخی کارهای دستی توسط کارشناس فناوری اطلاعات است. تکمیل درخواست می تواند شامل ورود به برنامه های متعدد، باز کردن صفحات مناسب برای اعطای حقوق دسترسی، اعمال تنظیمات مناسب، خروج از برنامه ها و ثبت هایی در درخواست به عنوان انجام شده باشد.
به عنوان یک درخواست فردی، انجام این وظایف ممکن است زمان قابل توجهی را نبرد، اما اگر چندین بار در روز انجام شود، می تواند حواس را از سایر اقدامات ارزشمندی که یک کارشناس متخصص فناوری اطلاعات ماهر باید انجام دهد، منحرف نماید.
در حالی که کارشناس فناوری اطلاعات ممکن است بخواهد از نزدیک درخواست ها را نظارت کند تا ببیند چه کسی به چه چیزی دسترسی پیدا می کند، فعالیت های واقعی مربوط به اعطای دسترسی ممکن است چندان مهم نباشند. افزودن یک ربات RPA برای انجام کارهای دستی که احتمالاً باید چندین بار تکرار شود( از آنجا که کارمندان تغییر دایم نقش می‌دهند، به شرکت می‌پیوندند و از شرکت جدا می شوند و … ) جریان کلی گردشکار را بیشتر از پیش بهینه می‌کند و زمان پرسنل فناوری اطلاعات را آزاد می نماید تا فرصت خود را روی کارهای اولویت‌دار دیگر متمرکز نمایند. به نفع شرکت است که متخصصان فناوری اطلاعات انرژی خود را روی کارهایی متمرکز نمایند که در واقع به تصمیم گیری عامل انسانی و دقت بیشتری نیاز دارند.
