مزایای نرم افزار حضور و غیاب: افزایش کارایی و بهبود محیط کاری

یک اصل اثبات شده هست که می‌گوید؛ مدیریت حضور و غیاب، نیروی کار شما را توانمند می‌کند. در نتیجه دیگر باید با صفحات خسته کننده‌ی اکسل خداحافظی کنید و به روشی کارآمدتر برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان روی آورید. چرا که گاهی اوقات ممکن است حضور یک کارمند به دلیل یک خطای فنی یا دستی ثبت نشود. به همین دلیل در این مقاله تصمیم داریم شما را با مزایای نرم افزار حضور و غیاب آشنا کنیم تا از طریق آن بتوانید بهره وری و عملکرد نیروی انسانی سازمان خود را افزایش دهید.

مزایای اصلی نرم افزار حضور و غیاب

قبل از بیان مزایای نرم افزار حضور و غیاب اجازه دهید تعریف مختصری از آن داشته باشیم: انواع نرم افزارهای حضور و غیاب با دستگاه‌ها و تجهیزاتی مانند اسکنر اثر انگشت یا دستگاه‌های تشخیص چهره یکپارچه می‌شوند تا زمان‌بندی ساعت ورود و خروج کارمندان را ردیابی کنند، و می‌تواند کارایی و دقت عملکرد حضور و غیاب را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد و در کنترل تردد پرسنل نقش مژثری ایفا کند. اکنون به برخی از مزایای نرم افزار حضور و غیاب اشاره می‌کنیم تا بیشتر با کارایی آن آشنا شویم و بدانیم بهترین نرم افزار حضور و غیاب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد:

1. بهبود بهره وری و رضایت شغلی
2. کاهش هزینه‌ها با حذف فرایندهای دستی و کاغذی
3. کنترل دقیق و حفظ کارکنان
4. برنامه ریزی و تهیه گزارشات مدیریتی

بهبود بهره وری و رضایت شغلی :
شاید از اصلی ترین مزایای نرم افزار حضور و غیاب، بهبود بهره وری در بخش‌های مختلف سازمان باشد، مخصوصا در حوزه منابع انسانی. با محاسبه زمان دقیق کارکرد پرسنل، میزان کارایی هر یک از آن‌ها در بازه‌ی حضور در سازمان قابل اندازه گیری خواهد بود. با کنترل دقیق تردد، برخی از سازمان‌ها انعطاف بیشتری در قبال تردد کارمندان خود نشان می دهند که منجر به افزایش رضایت شغلی آن ها می شود و امید دارند که با اختصاص زمان بیشتری برای استراحت نیروهای خود، بازدهی آن ها در محل کار بهبود یابد.

کاهش هزینه‌ها با حذف فرایندهای دستی و کاغذی:
از مزایای نرم افزار حضور و غیاب، می‌توان به کاهش هزینه های نیروی کار بدون به خطر انداختن کیفیت نتیجه اشاره کرد. وقتی در کنار تمام هزینه‌ها، زمان را هم یک هزینه در نظر بگیریم؛ می‌بینیم که در فرایند دستی ثبت درخواست مرخصی یا ماموریت تا مرحله تایید آن، بخش زیادی از زمان نیروی کار صرف کاغذبازی ها و انتظار برای تایید آن می‌شود. درحالی که با خودکاری سازی فرایند و به گردش انداختن درخواست‌های وابسته به تردد، توسط نرم افزارهای حضور و غیاب، ضمن سرعت بخشیدن به زمان پاسخ‎دهی، از هزینه‌های جانبی استفاده از کاغذ و کارتریج و… نیز کاسته می شود.

کنترل دقیق و حفظ کارکنان:
با تکیه بر مزایای نرم افزار حضور و غیاب، می توانید انتظار داشته باشید که نظم و کارآمدی کارکنان شما افزایش یابد. یک سیستم حضور و غیاب به کارکنان کمک می کند تا ساعات کاری خود و زمان مورد نیاز برای انجام کارها را مدیریت کنند. مدیریت صحیح زمان حضور و غیاب کارمندان، احتمال احساس رضایت شغلی را در ایشان بالا خوهد برد.

برنامه ریزی و تهیه گزارشات مدیریتی:
یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزار حضور و غیاب مربوط به مدیران می‌شود. برای ردیابی و بررسی در دسترس بودن کارکنان، داشتن یک زمان‌بندی مانند نرم‌افزار حضور و غیاب کارمندان ضروری است. با بررسی ساعات کاری و کارایی پرسنل، می‌توانید یک روال یا شیفت کاری متعادل برای کارمندان آماده کنید تا بهره‌وری بیشتری داشته باشند. در واقع یکی از مزایای نرم افزار حضور و غیاب این است که مدیران می توانند حجم کار را محاسبه و مدیریت کرده و با در نظر گرفتن زمان های حضور، بین کارکنان توزیع کنند. به طور مثال این امر می‌تواند میانگین زمان انتظار در بخش پشتیبانی مشتری را کاهش داده، به کسب و کار شما مزیت رقابتی بدهد و روابط با مشتری را بهبود بخشد.

معرفی نرم افزار حضور و غیاب آی‌کن

نرم افزار حضور و غیاب آی‌کن کاملا تحت وب بوده و روی بستر ICAN Enterprise BPMS پیاده سازی شده است. این سامانه با تکیه بر ماژول‎‌هایی مانند: موتور تولید قوانین، موتور تولید گزارش، موتور تولید گردش کار و موتور فرم ساز؛ راهبران سیستم را قادر می‌سازد تا فرآیندها، قوانین و مقررات و گزارش‌های مورد نیاز سازمان خود را در حوزه کنترل تردد پرسنل پیاده‌سازی نماید.

ثبت خودکار حضور و مرخصی کارکنان با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آی‌کن، امکان پذیر است. با توجه به یکپارچگی سامانه حضور غیاب آی‎کن با نرم افزار اتوماسیون اداری آی‌کن، سازمان‌هایی که از نظارت دستی بر حضور و غیاب پرسنل و مسئولیت‌های اداری مرتبط به آن رنج می‌برند، اکنون یک راهکار کامل در اختیار دارند که نیاز و وابستگی به برگه‌های کاغذی برای انجام این فرایند را از بین می برد و احتمال اشتباه و خطا را کاهش می‌دهد.
علاوه بر این، نرم افزار حضور و غیاب آی‌کن می‌تواند داده‌هایی را در مورد حضور و غیاب کارکنان تولید کند که برای محاسبه دقیق حقوق و دستمزد، بررسی عملکرد و موارد دیگر مورد استفاده قرار گیرد.

از دیگر مزایای نرم افزار حضور و غیاب آی‌کن این است که سازمان‌ها می‌توانند سوابق دقیقی از حضور و غیاب کارکنان خود از جمله ساعات ورود و خروج، استراحت و اضافه کاری را با این نرم افزار نگهداری و با دریافت گزارش‌های جامع از این کارکرد‌ها، برای توزیع مناسب منابع انسانی در سازمان خود برنامه ریزی کنند.
همچنین مزایای نرم افزار حضور و غیاب آی‌کن برای کارمندان این است که با استفاده از این سامانه یک کارتابل شخصی برای ثبت تردد و درخواست‌های ماموریت، مرخصی و اصلاحیه‌های حضور خود خواهند داشت، که نیاز به برگه‌های کاغذی را از بین می برد و احتمال اشتباه را کاهش می‌دهد.

علاوه بر این، نرم افزار حضور و غیاب می‌تواند داد‌ه‌هایی را در مورد حضور و غیاب کارکنان تولید کند که می‌تواند در انجام بررسی عملکرد و حفظ انطباق واحدهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد. سامانه حضور و غیاب آی‌کن می‌تواند فرآیندهای اداری را ساده کند، بهره وری را افزایش دهد و از رعایت قوانین و مقررات کار اطمینان حاصل کند. برخی از مزایای انتخاب نرم‌افزار حضور و غیاب آی‌کن برای مدیریت کارمندان کسب‌وکارها عبارتند از افزایش اثربخشی، دقت، انطباق و رضایت کارکنان.

نتیجه گیری

سازمان‌ها با استفاده از یک فناوری مدرن برای کنترل تردد کارمندان و با تکیه بر مزایای نرم افزار حضور و غیاب، می‌توانند یک روش کارآمد برای مدیریت حضور کارکنان و تجمیع گزارش‌های حضور و غیاب بدست آورند. از این رو، با مواردی که درخصوص مزایای نرم افزار حضور و غیاب مطرح شد، اکنون یکی از الزامات مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها این است که بیش از هر زمان دیگری روی نرم افزار حضور و غیاب سرمایه گذاری کنند.