اگر به دنبال یک نرم افزار دبیرخانه رایگان می‌گردید، در نتیجه به خوبی می‌دانید که هدف سازمان‌ها در تمام بخش‌های صنعت و با هر مقیاسی افزایش مزیت رقابتی برای کاهش هزینه‌ها است. برای دستیابی به این هدف، سازمان‌ها نیاز به بهبود بهره وری و کارایی دارند و یکی از راه‌های آن، بهینه سازی فرایندهای کلیدی کسب و کار، پیرامون رسیدگی به اسناد و ساماندهی مکاتبات داخلی و خارجی سازمان است. به همین منظور، به‌کارگیری نرم افزار دبیرخانه رایگان یا غیر رایگان در میان کسب و کارها رواج یافته است.
معرفی نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
دبیرخانه شامل مجموعه‌ای از ابزارها است که امکان ثبت و بایگانی خودکار اسناد ورودی و خروجی از سازمان را فراهم می‌کند. هدف از انجام این کار (دیجیتالی کردن اسناد، اسکن اسناد، بایگانی اسناد) ایجاد یک منبع واحد برای ذخیره سازی اطلاعات در مورد اسناد ورودی و خروجی و در دسترس قرار دادن اسناد برای همه افراد مربوطه است.
یک نرم افزار دبیرخانه رایگان، فرایندهای کسب و کار مبتنی بر کاغذ را ساده می‌کند و با تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی، تلاش می‌کند تا تمام مدارک در یک سازمان، از همان ابتدا به صورت الکترونیکی پردازش شوند. سپس اطلاعات را در دسترس افراد مناسب قرار می‌دهد و به گردش می‌اندازد. بدین شکل دیگر ریسک‌های ناشی از گم شدن اسناد کاغذی پس از دریافت آنها وجود نخواهد داشت.
علاوه بر این، سازمان‌های دولتی باید روزانه مقادیر زیادی از داده‌ها را ذخیره کرده و به آنها دسترسی داشته باشند. مدیریت مؤثر داده، انطباق با مقررات، و بازیابی سریع داده‌ها برای انجام فرایندهای روزانه در چنین فضاهایی بسیار حیاتی هستند. اما با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اطلاعات، دیگر جای نگرانی برای مدیریت داده‌ها وجود نخواهد داشت. به طور کلی استفاده از نرم افزار دبیرخانه رایگان منجر به:
- افزایش شفافیت فرایند و بهبود کنترل‌های داخلی
- تسهیل در ردیابی و گردش اسناد
- انطباق و مدیریت مدارک
- کاهش هزینه‌های چاپ، توزیع، ذخیره سازی و
- بهبود ارتباطات داخلی و خارجی
می‌شود.
مزایای نرم افزار دبیرخانه و بایگانی برای سازمان‌ها
اگر صرفا بدون هیچ هزینه‌ای می‌خواهید یک نرم افزار دبیرخانه رایگان تهیه و راه اندازی کنید، باید در هنگام خرید مطمئن شوید که آیا مزایای لازم و کافی را با خود به همراه دارد یا خیر؟
با نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه و بایگانی تحت وب، می‌توانید به کارآمدتر کردن و بهره وری بخش‌ها کمک کنید و پتانسیل سازمان خود را برای صرفه جویی در هزینه‌ها و بازگشت سرمایه فعال کنید. در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی می‌توانید بدون در نظر گرفتن فرمت اسناد (کاغذ، فکس، ایمیل و غیره) یک پایگاه ثابت برای کنترل تمام مدارک ورودی و خروجی داشته باشید. پس از ثبت یک نسخه الکترونیکی از اسناد و مدارک، و طبقه بندی آن ها، گردش مدارک را خودکارسازی می نمایید.
علاوه بر این، قابلیت دریافت گزارش لحظه‌ای برای پیگیری گردش اسناد، منجر به کاهش زمان پردازش اطلاعات و سرعت بخشیدن به ارائه خدمات به ارباب رجوع یا سایر افراد می‌شود.
در نهایت، تمام اسناد به طور امن ذخیره یا بایگانی می‌شوند و سیستم آرشیو الکترونیک به شما کمک می‌کند از طریق هر مرورگری اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید، به اشتراک بگذارید و سازماندهی کنید.
پس یک نرم افزار دبیرخانه رایگان باید این قابلیت‌ها را داشته باشد:
ویژگی‌های بهترین نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
- حذف اسناد کاغذی:
در تمام کسب و کارها کاغذ در فاکتورها، قراردادها و… نقش به سزایی دارد. تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتال، مصرف کاغذ شما را کاهش می‌دهد و با آرشیو الکترونیک دیگر نگران فضای ذخیره سازی نیز نخواهید بود. این کار باعث کاهش هزینه‌های عملیاتی نیز می‌شود. - افزایش امنیت:
با نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، وابستگی به مشارکت نیروی کار در ارسال و دریافت مدارک کمتر خواهد شد. همچنین، به کمک این نرم افزار، خطاهای محتمل در دبیرخانه مانند گم شدن مدارک مهم یا آسیب دیدگی کاغذها را کاهش می یابد. - دسترسی آسان‌تر:
این یک مزیت عالی برای کارمندان، مشتریان یا پیمانکاران است. با سیستم مدیریت اسناد الکترونیک، اسناد و مدارک شما در هر کجا که باشید، اسکن و برای شما ارسال می‌شود. - رسیدگی سریع‌تر:
با نرم افزار دبیرخانه و بایگانی تحت وب، دیگر هیچ کاری به صورت معلق باقی نمی‌ماند چرا که دیگر هیچ مدرکی به شکل فیزیکی به گردش نخواهد افتاد. شما می‌توانید در هر زمان و از هرجا به درخواست‌های خود رسیدگی کنید و به آنها پاسخ دهید که این امر منجر به افزایش بهره وری نیز می‌گردد.
معرفی بهترین نرم افزار دبیرخانه و بایگانی تحت وب + نسخه رایگان
با نرم افزار دبیرخانه تحت وب آی‌کن، اسناد دریافتی کاغذی در اتوماسیون دبیرخانه ثبت و در مرحله بعد اسکن می‌شوند. یعنی سند کاغذی به الکترونیکی تبدیل شده و فرایندهای کسب و کار کاملاً خودکار می‌شوند.
هم‌زمان با ورود یک سند و ثبت آن در دبیرخانه، یک نسخه از آن در آرشیو الکترونیکی نیز قرار می‌گیرد. سپس سند ثبت شده به کارتابل کارمند منتقل می‌شود. البته همان سند را می‌توان به طور هم‌زمان برای هر تعداد کارمند بدون اینکه نیاز به کپی برداری فیزیکی باشد ارسال کرد؛ بنابراین فرایند گردش و انتقال اسناد بهینه سازی می‌شود و کاربر طبق مجوزهای تعریف شده به مدارک دسترسی خواهد داشت.
یکی دیگر از مزایای دبیرخانه‌ی آی‌کن، امضای الکترونیکی اسناد است که بر روی هر مدرکی که در اتوماسیون دبیرخانه ثبت شده است اعمال می‌شود.
نرم افزار دبیرخانه و بایگانی آی‌کن به شما این امکان را می‌دهد تا یک رکورد کامل از نامه‌های دریافتی و خروجی مطابق با استانداردهای سازمان داشته باشید. همچنین مرتب سازی، فیلتر کردن، جستجو بر اساس نام و بسیاری از شاخص های دیگر نیز امکان پذیر است.
با نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، همیشه به گزارشی از کلیه مکاتباتی ارسال یا دریافت شده توسط سازمان، با راحتی دسترسی خواهید داشت. این گزارش شامل اطلاعاتی مانند: فرستنده/گیرنده، تاریخ دریافت/ارسال، توضیحات، اطلاعات مربوط به اینکه نامه به چه شخصی ارسال و امضا شده، تاریخ نگارش، شخص نگارنده نامه و امضا کننده و…است.
از جمله مزیت‌های نرم افزار دبیرخانه آی‌کن
- سازگار با همه مرورگرهای وب
- امکان تعریف چندین دبیرخانه
- تعریف دبیرخانه‌های مستقل و وابسته
- امکان ثبت و صدور نامه‌های وارده و صادره
- امکان استفاده از شماره رزرو برای ثبت نامه به تاریخ قبل
- امکان ارتباط با سیستم ایمیل برای دریافت و ارسال نامه‌ها
- امکان استفاده از اسکنر پیشرفته جهت ارتباط با اسکنرها از داخل برنامه تحت وب
در پایان شما را به مشاهده‌ی دموی رایگان نرم افزار دبیرخانه و بایگانی آی‌کن دعوت می کنیم تا مزیت رقابتی پایدار سازمان خود را از طریق تحول در دبیرخانه‌ی خود حفظ کنید. در جلسات دمو، کارشناسان خبره‌ی ما مزایایی را که با استفاده از سیستم دبیرخانه و بایگانی آی‌کن به دست می آورید به شما ارائه خواهند داد.
نتیجه گیری
شاید انواع مختلفی از نرم افزار دبیرخانه رایگان برای شما وجود داشته باشد، اما آیا با قوانین و فرایندهای سازمان شما همخوانی دارد؟ نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یک تغییر اساسی در روند کار موجود در سازمان‌ها به خصوص ادارات دولتی ایجاد کرد. هدف این سیستم، جایگزینی پردازش دستی اسناد در دبیرخانه، کاهش زمان صرف شده در حین جابه‌جایی اسناد، بهبود امکانات بایگانی و افزایش کارایی بود. بهترین نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اطلاعات، برای کمک به سازمان‌های دولتی برای اطمینان از امنیت و بایگانی داده‌های خود و برای افزایش ظرفیت ذخیره سازی اطلاعات بکار گرفته می‌شود. با نرم‌افزار آرشیو الکترونیک، می‌توانید به سادگی به داده‌ها دسترسی پیدا کرده، آنها را بازیابی و جستجو کنید و در عین حال هزینه‌های عملیاتی را نیز کاهش دهید.
