انواع سیستم حضور و غیاب؛ مقایسه روش‌ها و راهنمای انتخاب برای سازمان‌ها

سیستم‌های حضور و غیاب بر اساس روش ثبت و احراز هویت کارکنان به انواع دستی، کارتی، رمزی، اثر انگشتی، تشخیص چهره، سایر روش‌های بیومتریک و سیستم‌های آنلاین یا موبایلی تقسیم می‌شوند. هرکدام از این روش‌ها سطح متفاوتی از دقت، امنیت، هزینه و انعطاف‌پذیری دارند. برای مثال سیستم اثر انگشتی و تشخیص چهره برای ثبت تردد حضوری مناسب‌اند، در حالی که سیستم‌های تحت وب و موبایلی می‌توانند برای سازمان‌های چندشعبه‌ای یا کارکنان دورکار و میدانی کاربرد بیشتری داشته باشند.

با این حال، ثبت ورود و خروج تنها بخشی از مدیریت تردد کارکنان است. در سازمان‌های متوسط و بزرگ، اتوماسیون حضور و غیاب امکان دریافت اطلاعات دستگاه‌های تردد، محاسبه کارکرد، مدیریت شیفت‌ها، اضافه‌کاری، مرخصی و مأموریت را فراهم می‌کند و می‌تواند این اطلاعات را با سایر سیستم‌های منابع انسانی یکپارچه کند.

سیستم‌های حضور و غیاب بر چه اساسی دسته‌بندی می‌شوند؟

سیستم‌های حضور و غیاب بر اساس سه معیار اصلی دسته‌بندی می‌شوند:

• روش ثبت و احراز هویت: شامل سیستم‌های دستی، کارتی، رمزی، اثر انگشتی، تشخیص چهره و سایر روش‌های بیومتریک.

• نحوه دسترسی و استقرار: شامل سیستم‌های محلی، تحت وب و ابری که در شیوه مدیریت و دسترسی به اطلاعات تفاوت دارند.

• محل فعالیت کارکنان: شامل سیستم‌های ثابت برای کارکنان مستقر و راهکارهای موبایلی یا مبتنی بر موقعیت مکانی برای نیروهای دورکار و میدانی.

بنابراین انتخاب سیستم مناسب علاوه بر نوع دستگاه، به ساختار سازمان، تعداد کارکنان، شیفت‌های کاری و نحوه مدیریت اطلاعات تردد بستگی دارد.

انواع سیستم حضور و غیاب کدام‌اند؟

رایج‌ترین روش دسته‌بندی سیستم‌های حضور و غیاب، تقسیم آنها بر اساس روش شناسایی و ثبت تردد کارکنان است.

۱. سیستم حضور و غیاب دستی

روش دستی یکی از قدیمی‌ترین روش‌های ثبت حضور کارکنان است. در این روش ساعت ورود و خروج در دفتر، فرم یا فایل‌هایی مانند Excel ثبت می‌شود. مزیت اصلی این روش هزینه اولیه پایین و سادگی آن است؛ اما با افزایش تعداد کارکنان، مدیریت اطلاعات دشوار می‌شود. احتمال خطای انسانی، امکان ثبت اطلاعات نادرست، دشواری محاسبه کارکرد و زمان‌بر بودن تهیه گزارش از مهم‌ترین محدودیت‌های این روش هستند.

به همین دلیل روش دستی بیشتر برای مجموعه‌های بسیار کوچک قابل استفاده است و برای سازمان‌هایی با تعداد بالای کارکنان یا قوانین کاری پیچیده گزینه مناسبی محسوب نمی‌شود.

۲. سیستم حضور و غیاب کارتی

در سیستم‌های کارتی، هر کارمند دارای یک کارت اختصاصی است و هنگام ورود یا خروج، کارت خود را مقابل دستگاه قرار می‌دهد. این سیستم نسبت به روش دستی سرعت و دقت بیشتری دارد و استفاده از آن نیز ساده است. با این حال، کارت ممکن است گم یا خراب شود و در برخی سیستم‌ها امکان استفاده یک فرد از کارت فرد دیگر وجود دارد. به همین دلیل سیستم‌های کارتی از نظر احراز هویت معمولاً نسبت به روش‌های بیومتریک اطمینان کمتری دارند.

۳. سیستم حضور و غیاب رمزی

در این سیستم برای هر فرد یک شناسه یا رمز اختصاصی تعریف می‌شود. کارمند هنگام ورود یا خروج، رمز خود را در دستگاه وارد می‌کند تا تردد ثبت شود. این روش به کارت یا ثبت اطلاعات بیومتریک نیاز ندارد و پیاده‌سازی آن نسبتاً ساده است. در مقابل، امکان فراموش شدن یا اشتراک‌گذاری رمز وجود دارد. بنابراین در محیط‌هایی که احراز دقیق هویت کارکنان اهمیت زیادی دارد، استفاده مستقل از رمز معمولاً انتخاب مناسبی نیست.

۴. سیستم حضور و غیاب اثر انگشتی

سیستم اثر انگشتی یکی از شناخته‌شده‌ترین انواع سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک است. در این روش، ابتدا الگوی اثر انگشت کارکنان در سیستم ثبت می‌شود. هنگام ورود یا خروج، دستگاه اثر انگشت فرد را دریافت و با الگوی ذخیره‌شده مقایسه می‌کند. مهم‌ترین مزیت این روش، اتصال ثبت تردد به یک ویژگی بیومتریک فرد است؛ بنابراین مشکلاتی مانند جابه‌جایی کارت میان کارکنان کاهش پیدا می‌کند.

البته شرایط محیطی و وضعیت انگشت نیز اهمیت دارد. برای مثال در بعضی محیط‌های صنعتی که کارکنان با مواد، آلودگی یا فعالیت‌های فیزیکی سروکار دارند، آسیب یا آلودگی سطح انگشت می‌تواند شناسایی را دشوار کند.

۵. سیستم حضور و غیاب تشخیص چهره

در سیستم تشخیص چهره (Face Recognition)، هویت فرد از طریق ویژگی‌های چهره شناسایی می‌شود. مزیت مهم این روش، عدم نیاز به تماس مستقیم با دستگاه است. کارمند مقابل دستگاه قرار می‌گیرد و پس از تأیید هویت، تردد او ثبت می‌شود. این سیستم‌ها می‌توانند برای سازمان‌هایی با تعداد زیاد کارکنان یا محیط‌هایی که ثبت سریع و بدون تماس اهمیت دارد، مناسب باشند.

کیفیت دوربین، الگوریتم شناسایی و شرایط محیطی مانند نور از عواملی هستند که می‌توانند بر عملکرد سیستم تأثیر بگذارند.

۶. سیستم‌های بیومتریک کف دست و عنبیه

روش‌های بیومتریک فقط به اثر انگشت و تشخیص چهره محدود نیستند. برخی سیستم‌ها از اسکن کف دست یا عنبیه چشم برای شناسایی افراد استفاده می‌کنند. این روش‌ها نیز بر اساس ویژگی‌های منحصربه‌فرد هر فرد عمل می‌کنند و می‌توانند سطح بالایی از احراز هویت را فراهم کنند.

با این حال هزینه تجهیزات و نیاز سازمان باید در انتخاب آنها در نظر گرفته شود. برای بسیاری از شرکت‌ها استفاده از اثر انگشت یا تشخیص چهره می‌تواند نیازهای معمول ثبت تردد را پوشش دهد.

۷. سیستم حضور و غیاب ترکیبی

بسیاری از دستگاه‌های جدید فقط به یک روش احراز هویت محدود نیستند. برای مثال یک دستگاه می‌تواند هم‌زمان از تشخیص چهره، اثر انگشت، کارت، رمز پشتیبانی کند. مزیت سیستم ترکیبی این است که سازمان می‌تواند متناسب با شرایط مختلف از چند روش استفاده کند. همچنین اگر یک روش موقتاً قابل استفاده نباشد، روش دیگری برای ثبت تردد وجود خواهد داشت.

۸. سیستم حضور و غیاب آنلاین و تحت وب

در سیستم حضور و غیاب تحت وب، مدیران و واحد منابع انسانی می‌توانند از طریق مرورگر به سامانه دسترسی داشته باشند. این ویژگی به‌خصوص برای سازمان‌هایی که دارای چند شعبه، دفتر یا محل فعالیت هستند اهمیت دارد؛ زیرا اطلاعات تردد می‌تواند به‌صورت متمرکز مدیریت شود. در سیستم‌های پیشرفته‌تر، اطلاعات دستگاه‌های مختلف در سامانه مرکزی جمع‌آوری می‌شود و واحد منابع انسانی می‌تواند بدون وابستگی به یک کامپیوتر مشخص، گزارش‌های موردنیاز خود را مشاهده کند.

۹. سیستم حضور و غیاب ابری

سیستم ابری نوعی راهکار آنلاین است که زیرساخت نرم‌افزار روی سرورهای ابری قرار دارد و کاربران از طریق اینترنت به آن دسترسی پیدا می‌کنند. این روش نیاز سازمان به نصب نرم‌افزار روی سیستم‌های متعدد را کاهش می‌دهد و می‌تواند برای شرکت‌های چندشعبه‌ای یا مجموعه‌هایی که نیاز به دسترسی از مکان‌های مختلف دارند مناسب باشد. در انتخاب سیستم ابری باید موضوعاتی مانند امنیت اطلاعات، سطح دسترسی کاربران، پشتیبان‌گیری و پایداری سرویس نیز بررسی شود.

۱۰. سیستم حضور و غیاب موبایلی و مبتنی بر موقعیت مکانی

همه کارکنان یک سازمان الزاماً در دفتر حضور ندارند. نیروهای فروش، خدمات، بازاریابی، پروژه‌ای یا دورکار ممکن است در مکان‌های مختلف فعالیت کنند. در چنین شرایطی استفاده از دستگاه فیزیکی ثابت پاسخگوی نیاز سازمان نیست.

سیستم‌های موبایلی می‌توانند امکان ثبت ورود و خروج از طریق تلفن همراه را فراهم کنند و در برخی راهکارها موقعیت مکانی (GPS) نیز هنگام ثبت تردد بررسی می‌شود. این روش برای مدیریت کارکنان میدانی و دورکار کاربرد بیشتری دارد، اما باید کنترل‌های لازم برای اعتبارسنجی موقعیت و جلوگیری از ثبت تردد غیرمجاز نیز در سیستم پیش‌بینی شود

بیشتر بخوانید: BPMS چیست؟

مقایسه انواع سیستم حضور و غیاب

نوع سیستم	روش ثبت تردد	مزیت اصلی	محدودیت اصلی	مناسب برای
دستی	ثبت توسط فرد	هزینه اولیه پایین	خطا و مدیریت دشوار	مجموعه‌های بسیار کوچک
کارتی	کارت	سرعت و سادگی	امکان گم‌شدن یا جابه‌جایی کارت	ادارات و شرکت‌ها
رمزی	رمز اختصاصی	عدم نیاز به کارت	امکان اشتراک رمز	مجموعه‌های کوچک
اثر انگشتی	اثر انگشت	احراز هویت دقیق‌تر	نیاز به تماس و کیفیت اثر انگشت	شرکت‌ها و سازمان‌ها
تشخیص چهره	چهره	بدون تماس و سریع	وابستگی به کیفیت تجهیزات و شرایط محیط	سازمان‌های متوسط و بزرگ
بیومتریک پیشرفته	کف دست/عنبیه	سطح بالای احراز هویت	هزینه بالاتر	محیط‌های خاص
تحت وب/ابری	سامانه آنلاین	مدیریت متمرکز	وابستگی به زیرساخت شبکه	سازمان‌های چندشعبه‌ای
موبایلی	موبایل/GPS	مناسب نیروهای خارج سازمان	نیاز به کنترل موقعیت	نیروهای میدانی و دورکار

سیستم حضور و غیاب چگونه اطلاعات را مدیریت می‌کند؟

ثبت تردد تنها مرحله اول است. ارزش اصلی سیستم زمانی ایجاد می‌شود که داده خام ورود و خروج به اطلاعات قابل استفاده برای منابع انسانی تبدیل شود. برای مثال اگر کارمند ساعت ۸:۱۵ وارد سازمان شود، دستگاه فقط یک زمان ثبت می‌کند؛ اما سیستم باید با توجه به شیفت فرد تشخیص دهد آیا این ورود عادی است یا ۱۵ دقیقه تأخیر محسوب می‌شود.

یک نرم افزار حضور و غیاب می‌تواند اطلاعات دستگاه‌ها یا سایر روش‌های ثبت تردد را دریافت کرده و بر اساس قوانین سازمان، کارکرد کارکنان، شیفت‌ها، تأخیر، اضافه‌کاری، کسری کار، مرخصی و مأموریت را مدیریت کند. در سیستم‌های یکپارچه مانند نرم‌افزار جامع منابع انسانی، خروجی این فرآیند می‌تواند با سایر بخش‌های منابع انسانی و حقوق و دستمزد نیز در ارتباط باشد؛ موضوعی که نیاز به ورود مجدد اطلاعات و محاسبات دستی را کاهش می‌دهد.

چرا استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب در سازمان‌های بزرگ ضروری است؟

در سازمان‌های بزرگ، مدیریت حضور و غیاب فراتر از ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان است. تعدد پرسنل، شیفت‌های کاری مختلف، قوانین اضافه‌کاری و کسرکار و فرآیندهای تأیید مرخصی و مأموریت، مدیریت تردد را پیچیده می‌کند. در چنین شرایطی، استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب به سازمان‌ها کمک می‌کند تا محاسبات کارکرد، اجرای قوانین و رسیدگی به درخواست‌های کارکنان را به‌صورت مکانیزه انجام دهند و وابستگی به محاسبات و پیگیری‌های دستی را کاهش دهند.

یکی از قابلیت‌های مهم در این زمینه، ارتباط اتوماسیون حضور و غیاب با نرم‌افزار BPMS یا همان سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است. برای مثال، سامانه حضور و غیاب آی‌کن با بهره‌گیری از زیرساخت BPMS امکان طراحی گردش کارهای اختصاصی و چندمرحله‌ای برای تأیید مرخصی، مأموریت، اضافه‌کاری و اصلاح تردد را فراهم می‌کند. به این ترتیب، سازمان‌های بزرگ می‌توانند فرآیندهای حضور و غیاب را متناسب با ساختار مدیریتی و قوانین داخلی خود پیاده‌سازی و مدیریت کنند.

سوالات متداول درباره انواع سیستم حضور و غیاب