بهترین نرم افزار حضور و غیاب: گام‌هایی به سوی بهره‌وری بیشتر در مدیریت پرسنل

در این مقاله با معرفی لیستی از بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب موجود در بازار به بررسی ویژگی‌ها و مزایای نرم افزار حضور و غیاب می‌پردازیم. پس از آن با در نظر گرفتن مزایای چشمگیر یک فناوری مدرن امروزی برای حضور و غیاب کارمندان، می‌توانید بهترین نرم افزار حضور و غیاب را ارزیابی کنید. همچنین با کمک بهترین نرم افزار حضور و غیاب، می‌توانید بر چالش‌های مرتبط با تردد کارکنان غلبه کرده و روی تحقق چشم‌اندازها و اهداف سازمان خود تمرکز کنید. چرا که، نظارت مناسب بر حضور پرسنل یک عامل کلیدی برای اطمینان از کارآمدی سازمان است.

نرم افزار حضور و غیاب چیست ؟

دستیابی به نظم در محیط کاری، نظارت بر کارمندان و پیگیری میزان تعهد آنها به کار ضروری است. نرم افزار حضور و غیاب یکی از این روش‌ها است که به مدیران و منابع انسانی اجازه می‌دهد تا حضور، غیبت و اضافه کاری یک کارمند را تحت نظر داشته باشند.
یک سیستم مدیریت حضور و غیاب، بر ساعات کاری کارمند شما نظارت می‌کند. از خروجی‌های نرم افزار حضور و غیاب می‌توانید برای بایگانی زمان حضور کارمندان خود و زمان خروج آنها استفاده کنید. نرم افزار حضور و غیاب تمام داده‌های مبتنی بر حضور و غیاب کارکنان را نگه می‌دارد.

دلایل بکارگیری نرم افزار حضور و غیاب

سه نکته‌ی خیلی مهم وجود دارد که با بیان آن‌ها متقاعد خواهید شد چرا بکارگیری بهترین نرم افزار حضور و غیاب برای سازمان‌ها ضرورت دارد. مطمئنآ اگر تمام این سه هشدار را بررسی کنید، پس از آن به سراغ سرمایه گذاری روی یکی از بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب خواهید رفت.

– وجود خطا در سوابق حضور و غیاب

اولین و گویاترین دلیل نیاز به بهترین نرم افزار حضور و غیاب، وجود خطا در سوابق تردد است. در بیشتر مواقع، ردیابی دستی حضور و غیاب به علت تعداد زیاد پرسنل می‌تواند بسیار طاقت‌فرسا باشد. در غیاب سیستم‌های کنترل تردد، برخی از کارکنان ممکن است حضورشان را جعل کنند و از همکاران خود بخواهند که وانمود کنند که در همین اطراف هستند. حضور غیرواقعی شاید یکی از قدیمی ترین ترفندها باشد، اما هنوز هم هر از گاهی اتفاق می‌افتد.

– اصلاح و دستکاری سوابق حضور و غیاب

با وجود بهترین نرم افزار حضور و غیاب، تنها تعداد کمی از افراد مشخص می‌توانند داده‌های موجود را تغییر دهند و یا برای اصلاح تردد، اصلاحیه ثبت و تایید کنند. این اشتباهات ممکن است ناچیز به نظر برسند اما هنگامی که در سوابق اشتباهاتی وجود دارشته باشد، بدون شک روی محاسبه دقیق حقوق و دستمزد هم اثرگذار خواهد بود. همچنین این اشتباهات بر عملکرد منظم سازمان تأثیر می‌گذارد. اما بهترین نرم افزار حضور و غیاب، داده‌های واقعی را در زمان صحیح ثبت می‌کند.

– عدم دسترسی به داده‌های قابل اعتماد

هنگامی که یک مخزن داده پر از خطا دارید و به شدت مستعد دستکاری هستید، بدیهی است که به داده‌های قابل اعتماد دسترسی ندارید. این داده‌ها برای اتخاذ تصمیمات پر هزینه ضروری مانند حقوق و دستمزد، اضافه کاری و… ضروری هستند. با داده‌هایی که به راحتی دستکاری می‌شوند، افرادی که نیت بد دارند هر کاری که لازم است انجام می‌دهند تا سوابق آنها یک سابقه کامل و بدون تخلف به نظر آید. تصور کنید که این کار چقدر برای سازمان ناعادلانه خواهد بود! در نتیجه شما برای حل این مشکل به بهترین نرم افزار حضور و غیاب نیاز خواهید داشت.

معرفی بهترین نرم افزار حضور و غیاب

۱) نرم افزار حضور و غیاب آی‌کن

حضور و غیاب تحت وب آی‌کن بهترین نرم افزار حضور و غیاب بر بستر BPMS است که با طراحی مبتنی بر فرایند و زیرساختی چابک، توسعه پذیر و امن، بصورت یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین در اختیار سازمان‎هایی با تعداد کاربر بالا قرار می گیرد. به عنوان بهترین نرم افزار حضور و غیاب، آی‌کن این قابلیت را دارد تا ضمن برقراری ارتباط با انواع دستگاه‌های حضور و غیاب و نرم افزارهای حقوق و دستمزد، قابلیت پیاده سازی پیچیدگی‌های مربوط به محاسبه کارکرد و قوانین سازمان را نیز داشته باشد.

اتوماسیون حضور و غیاب آی‌کن در کنار کنترل تردد افراد و محاسبه کارکرد آنها، مدیریت سطوح دسترسی کاربران، فرآیندهای مربوط به ماموریت‌های ساعتی و روزانه و همچنین انواع مجوزهای تردد و مرخصی‌ها را به آسانی پیاده سازی می‌نماید.
از جمله مزیت‌های نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب آی‌کن، بکارگیری موتور تولید قوانین، موتور تولید گزارش، موتور تولید گردش کار و موتور فرم ساز است. که به طور خلاصه منجر به دستاوردهای زیر خواهد شد:

• انعطاف پذیری بالا در پیاده سازی سریع و راحت تغییرات بدلیل تولید با زیرساخت ICAN BPMS
• پوشش تمامی قواعد، مقررات و محدودیت‌های سازمان با موتور تولید قوانین
• قابلیت پیاده سازی گردش انواع درخواست‌های مجوز (دورکاری، پروژه محور و… )
• تعریف انواع تقویم کاری پرسنل بدون محدودیت
• محیط یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین آی کن
• یکپارچه با نرم افزار آرشیو پرسنلی آی کن
• ارائه گزارش‌های متنوع مانند کارکرد پرسنل، افراد بدون محاسبه خودکار کارکرد، وضعیت درخواست مجوزها، کارت مرخصی، تردد نامشخص و… همچنین موتور تولید گزارش قوی برای ایجاد گزارش‌های سفارشی مورد نیاز سازمان

۲) نرم افزار حضور و غیاب دینگ

نرم افزار حضور و غیاب دینگ یک دستگاه بی‌سیم و اپلیکیشن همراه دارد که یکی از بهترین نرم افزار حضور و غیاب تحت وب برای کسب و کارهای کوچک و متوسطی است که قصد دارند بدون صرف هزینه بالا، ساعت ورود و خروج کارکنان خود را به صورت آنلاین و لحظه‌ای کنترل نمایند.
کارمندان می توانند ورود و خروج خود را با قرار دادن اپلیکیشن دینگ در مجاورت دستگاه بی سیم، ثبت نمایند. همچنین سامانه دینگ به دلیل تحت وب بودن، دغدغه‌های نصب و نگهداری نرم افزار را کاهش می‌دهد و مدیران به راحتی می توانند بدون محدودیت زمانی یا مکانی، گزارشات لحظه‌ای از ورود و خروج پرسنل خود را در دسترس داشته باشند.

۳) حضور و غیاب کاوان

از دلایلی که نرم افزار حضور و غیاب تحت وب کاوان را در رده‌ی یکی از بهترین نرم افزار حضور و غیاب قرار داده، این است که نه تنها امکانات مدیریت ساعات کاری، کنترل تردد کارکنان و انواع گزارش‌های مدیریتی از عملکرد پرسنل را به صورت کامل در اختیار شما قرار می‌دهد، بلکه دارای ماژول‌های CRM، حقوق و دستمزد و HR نیز می‌باشد. همچنین جدیدترین قابلیتی که به سامانه خود اضافه کرده، ویژگی ثبت حضور و غیاب براساس لوکیشن است که کاربران می‌توانند آن را در تلفن همراه خود داشته باشند.

۴) حضور و غیاب فینتو

حضور و غیاب تحت وب فینتو نیاز به هیچگونه تجهیزات و دستگاه‌های سخت افزاری برای ثبت تردد پرسنل ندارد. شاید به همین دلیل است که در دسته‌ی بهترین نرم افزار حضور و غیاب قرار گرفته و انقدر محبوب است. برای استفاده از این نرم افزار فقط کافی است که کارکنان شما اپلیکیشن فینتو را روی تلفن همراه خود نصب کنند. نرم افزار حضور و غیاب فینتو می‌تواند با نرم افزار حقوق و دستمزد شما یکپارچه شود. علاوه بر این، این قابلیت نیز وجود دارد که مدیر بتواند به کارمند خود از طریق فینتو پیام ارسال کند.

۵) حضور و غیاب دنیای پردازش

نرم افزار حضور و غیاب دنیای پردازش با نام تجاری PW Kara یکی از قدیمی‌ترین و بهترین نرم افزار حضور و غیاب است که قادر است با سیستم پرسنلی، مالی، حقوق دستمزد و منابع انسانی یکپارچه شود و اطلاعات پرسنل را دریافت نماید و در نتیجه خلاصه کارکرد ماهانه را در اختیار انواع سیستم حقوق و دستمزد قرار دهد. همچنین از نقاط قوت نرم‌افزار حضور و غیاب دنیای پردازش، یکپارچگی با سیستم سلف (رستوران) سازمان برای کنترل رستوران و پیمانکاران می‏‌باشد. این نرم افزار هم در نسخه تحت وب و هم ویندوزی در دسترس است.

۶) حضور و غیاب رادیکال

نرم افزار حضور و غیاب رادیکال نیز بسیار مقرون به صرفه است و با داشتن یک نسخه رایگان توانسته جزو بهترین نرم افزار حضور و غیاب باشد. این نرم افزار توانسته تمام عملیات مربوط به ورود و خروج کارکنان شامل مأموریت‌ها، اضافه‌کاری، شیفت‌ها، مرخصی‌ها، و کارکرد پرسنل را پوشش دهد و با نظارت دقیق باعث بهبود مدیریت تردد پرسنل شده می‌شود.

۷) حضور و غیاب جهان گستر

نرم افزار حضور و غیاب جهان گستر به عنوان یکی از بهترین نرم افزار حضور و غیاب، ضمن ارائه نسخه تحت وب، یک نسخه ویندوزی رایگان نیز دارد. علاوه بر این می‌توان حضور و غیاب جهان گستر را روی تلفن همراه یا تبلت نیز نصب کرد. نسخه تحت وب این نرم افزار با انواع خروجی و گزارش‌ها از اطلاعات کارکرد پرسنل، یک بانک اطلاعاتی جامع در اختیار شما قرار می‌دهد تا در تصمیم‌گیر‌ی‌های خود از آن بهره مند شوید. این نرم افزار قابلیت ارتباط به انواع دستگاه‌ها و ادغام یکپارچگی با نرم افزارهای حقوق و دستمزد را نیز دارد.

۸) حضور و غیاب کسرا

سیستم کنترل تردد تحت وب کسرا سال‌هاست که جزو بهترین نرم افزار حضور و غیاب است که جایگاه خود را در میان کسب و کارهای بزرگ تثبیت کرده. امکانات بی نظیر سامانه کسرا در تعریف انواع شیفت‌های کاری، برنامه‌های کاری، مرخصی‌ها، ماموریت‌ها، کارکردها و… می‌تواند پاسخگوی نیاز هر مجموعه‌ای برای مدیریت کارکنان باشد. علاوه بر این، به عنوان یکی از بهترین نرم افزار حضور و غیاب، کسرا با ارائه اپلیکیشن حضور و غیاب بدون دستگاه کسرا آوید و کسرا همراه توانسته مدیریت تردد را برای کارمندان، ساده‌تر و سریع‌تر کند.

معرفی بهترین نرم افزار حضور و غیاب خارجی

هرچند ممکن است نرم افزارهای خارجی به دلیل عدم انطباق با قوانین کسب و کار داخلی زیاد مورد استفاده قرار نگیرند. اما شناخت اسامی برخی از بهترین نرم افزار حضور و غیاب خارجی خالی از لطف نخواهد بود.

1. TimeCamp
2. Factorial
3. Jibble
4. Nowsta
5. Synerion

مزایای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب

قبلا در مقاله‌ای در خصوص مزایای نرم افزار حضور و غیاب صحبت شد و اکنون نیز به صورت موردی مروری بر برخی مزایای بهترین نرم افزار حضور و غیاب خواهیم داشت:

• افزایش بهره وری

اولین عاملی که مانع سوددهی هر سازمانی می شود بهره وری پایین است. بنابراین، یک کسب و کار موفق به حداکثر بهره وری و حداقل خطا متکی است. با بهترین نرم افزار حضور و غیاب تحت وب، می‌توانید کارهای دستی مانند بروز رسانی ساعات کاری کارمندان را خودکار کنید و داده‌هایی دقیق برای پردازش حقوق و دستمزد در اختیار داشته باشید.

• داده‌های قابل اعتماد

بهترین نرم افزار حضور و غیاب همیشه داده‌های دقیق را در اختیار شما قرار می دهد. بنابراین با کمک سیستم حضور و غیاب و نظارت می‌توانید هزینه‌های غیر منصفانه و خطاهای اجتناب ناپذیر انسانی را از بین ببرید و بر کارایی و بهره وری تمرکز کنید.

• مقرون به صرفه

عجیب به نظر می‎‌رسد، چگونه یک سیستم مدیریت حضور و غیاب می‌تواند هزینه‌ها را کنترل کند؟ درک این نکته مهم است که یک سازمان همیشه در مقابل کارهای دستی آسیب پذیر است. علاوه بر این، نرم افزار حضور و غیاب به از بین بردن هر گونه خطای حقوق و دستمزد کمک می‌کند که صرفه جویی زیادی در هزینه‌ها دارد.

• محاسبه دقیق حقوق و دستمزد

شما باید بتوانید در منصفانه‌ترین حالت، دستمزد خاصی را که با کارمندان خود توافق کردید، محاسبه و پرداخت کنید. همچنین، باید بدانید که آیا به کارمندان مزایایی بابت اضافه کار، ماموریت و… بدهکار هستید یا خیر. و این کار مستلزم دسترسی شما به داده‌هایی دقیق از کارکرد پرسنل است.

• ارزیابی عملکرد کارکنان

گزارش‌های کارکرد پرسنل به شما می‌گوید که آیا کارمندان قابل اعتماد هستند یا خیر. برای نظارت بر عملکرد پرسنل احتمالا از کارکنان انتظار دارید زمان مشخصی را که وارد یا خارج می‌شوند گزارش دهند. شما با بهترین نرم افزار حضور و غیاب می‌توانید بررسی کنید که آیا یک کارمند، به طور کلی، تاخیر دارد یا زودتر از موعد مقرر محل کار را ترک می‌کند.

نتیجه گیری

کارکنان ستون قدرت هر سازمانی هستند. ساختن یک کسب و کار موفق درست مانند ساختن یک خانه‌ی کاملا جدید است. بنابراین، شما باید پایه و اساس (کارکنان) را قوی نگه دارید تا ساختار (سازمان) بتواند در هر موقعیت ناملایمی، سربلند باشد. اطمینان از اینکه کارکنان شما وظایف خود را در زمان مناسب انجام می‌دهند، می‌تواند در بهره وری سازمان تفاوت را ایجاد کند. اولین نکته در چک لیست برای حداکثر بهره وری، پیگیری و مدیریت زمان حضور و غیاب کارمندتان است. علاوه بر این، شکی نیست که این کار در صورتی که آن را به صورت دستی انجام دهید، می‌تواند یک کار خسته کننده باشد. بنابراین پیشنهاد می‌‌کنیم یکی از بهترین نرم افزار حضور و غیاب را برای سازمان خود برگزینید و از مزایای آن بهره‌مند شوید.