در دنیایی که دائماً در حال تغییر است، سازمان‌ها با چالش همگام شدن با تغییرات سریع در بازار که توسط انقلاب دیجیتال به وجود آمده است، مواجه هستند. در حالی که در این رقابت، ساختارهای سازمانی سنتی در تلاش هستند تا فرایندهای خود را با تحولات بازار تطبیق دهند، سازمان‌هایی که رویکرد چابکی را اتخاذ کرده بودند با این تغییرات «پیشرفت» می‌کنند.
سازمان‌های چابک قادر هستند خود را با شرایط متغیر سازگار کنند و واکنش سریعی نسبت به آن داشته باشند. در واقع، آنها به جای سود محور بودن، مشتری محور بودن را در محیطی پیچیده و غیرقابل پیش بینی پذیرفتند.
منظور از سازمان های چابک چیست؟
به بیان ساده، اگر یک سازمان رویکردی را اتخاذ کرده باشد که به آن اجازه می‌دهد نسبت به تغییرات شرایط بازار در مدت زمان کوتاهی پاسخ دهد و انعطاف پذیر باشد، سازمان چابک نامیده می‌شود. به عبارتی، سازمان چابک توانایی سازمان برای تنظیم و مدیریت استراتژی‌ها، ساختارها، فرایندها و افراد، برای دستیابی به ارزش و فرصت است.
ماهیت سازمان‌های چابک مشارکتی است. در حالی که تیم‌ها به صورت متقابل با هم کار می‌کنند و هر کدام نقش‌های مربوط به خود را دارند؛ اما همچنان برای انجام کارها به یکدیگر تکیه می‌کنند.
نکته مهم این است که سازمان‌های چابک به جای تمرکز بر بهینه سازی فرایندها برای افزایش حاشیه سود، بر درک نیازهای مشتریان خود و ارائه راه‌حل‌های مناسب هدف‌گذاری می‌کنند. در واقع کسب سود برای سازمان‌های چابک، با ایجاد ارزش برای مشتریان ایجاد می‌شود. همچنین؛ سازمان‌های چابک عمدتاً متشکل از بخش‌های مستقل با هدف و چشم‌انداز مشترک هستند که سیاست «بهبود مستمر» را در همه‌ی امور اتخاذ می‌کنند.
برای ایجاد یک سازمان چابک، در گام اول به یک اتوماسیون اداری نیاز دارید که به شما امکان می‌دهد:
- برای تمام بخش‌های سازمان شفافیت ایجاد کنید.
- یک جریان واحد از اطلاعات در دسترس داشته باشید.
- قدرت پیش‌بینی و تصمیم‌گیری سریع را در سازمان بهبود ببخشید.
اهمیت اتوماسیون اداری در سازمان‌ها
به احتمال زیاد هنوز خیلی از افراد، نتیجه‌ی به کارگیری اتوماسیون اداری را منجر شدن به یک سازمان بدون کاغذ می‌شناسند! اما در حقیقت فقط همین نیست. با تمام مزایا و معایب اتوماسیون اداری که دارد، فراتر از حذف کاغذ و حفظ محیط زیست عمل می‌کند و اهمیت آن برای سازمان‌ها در موارد زیر هم خلاصه می‌شود:
- بهبود ارتباطات و کاهش استرس
طی سال‌های اخیر مطالعات و آمارها نشان دادند کارکنان زیادی، استرس ناشی از کار را در سازمان‌ها تجربه می‌کنند که بیشتر آن می‌تواند ناشی از ارتباطات ضعیف در محل کار باشد. اتوماسیون اداری قادر است ارتباطات بین بخش‌های مختلف یک سازمان را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد و با خودکار سازی دریافت اعلان‌ها و یادآورها، در نهایت استرس کارکنان را کاهش دهد و همچنین با فرسودگی شغلی مبارزه کند. - تشخیص ناکارآمدی‌ها و نقاط ضعف
با خودکار کردن فرایندها، حجم انبوهی از کاغذها از روی میز کارکنان برداشته می‌شود. با این کار بروز هرگونه خطای انسانی به حداقل می‌رسد. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توان مسئولیت هر قسمت از یک فرایند را به یکی از اعضای تیم اختصاص داد. در این صورت به راحتی می‌توان گردش کار کلیه وظایف را پیگیری و شکاف‌های موجود را شناسایی کرد. مدیران کسب و کار با این روند، ناکارآمدی‌های فرایند یا نقاط ضعف را تشخیص می‌دهند. - صرفه جویی در زمان و منابع
اتوماسیون اداری، کارهای پرتکرار و وقت‌گیر را خودکار می‌کند و کارکنان می‌توانند با خودکارسازی فرایندها، کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهند. یک سازمان با خودکار سازی فرایندها می‌تواند به‌جای صرف زمان برای کپی، جابه‌جایی یا ورود دستی داده‌ها، در منابع خود صرفه‌جویی کند. با این کار توجه کارکنان به کارهایی که ارزش بیشتری دارد، معطوف می‌شود. - افزایش بهره‌وری
سرمایه گذاری در اتوماسیون اداری، یکی از سریع‌ترین راه‌ها برای بهبود کارایی و بهره وری در هر بخش است. اتوماسیون اداری با کاهش نرخ خطای انسانی، کارایی فرایندها را بهبود می‌بخشد و وظایف تکراری و یکنواخت را به فرایندهای خودکار واگذار می‌کند. با این کار مقیاس پذیری سازمان را افزایش می‌دهد و باعث صرفه جویی در هزینه‌ها و بهبود بهره وری می‌شود. - برنامه ریزی جلسات
برای برنامه ریزی موفق یک جلسه یا رویداد، باید به افراد زیادی ایمیل یا دعوت نامه ارسال کنید و هماهنگی‌های زیادی را انجام دهید که همه‌ی اینها نیازمند یک برنامه ریزی دقیق بدون فراموش‌کاری است. خوشبختانه با اتوماسیون اداری می‌توانید تمام این فرایند را خودکار کنید و درخواست جلسه را هم‌زمان برای فرد یا گروه مورد نظر ارسال کنید و حتی روی رویدادهای مهم خود اعلان بگذارید تا به شما یادآوری شود.
کاربرد اتوماسیون اداری در بخش‌های مختلف سازمان‌های دولتی
نهادها و سازمان‌های دولتی در خدمت شهروندان هستند؛ بنابراین، پیاده‌سازی فناوری‌هایی برای خودکارسازی فرایندهای آنها برای خدمت‌رسانی به عموم مردم و جلب رضایت آنها و همچنین افزایش بهره‌وری کارکنان، و ایجاد یک سازمان چابک، از الزامات حیاتی برای کلیه سازمان‌ها است. به همین منظور انواع اتوماسیون اداری در بخش‌های مختلف سازمان‌های دولتی به کار گرفته می‌شود. از قبیل:
- واحد دبیرخانه و بایگانی
یکی از مهم‌ترین بخش‌ها و قلب هر سازمانی چه دولتی یا خصوصی، واحد دبیرخانه است. همان‌طور که ابتدایی‌ترین شکل پیاده سازی اتوماسیون اداری، راه‌اندازی بخش دبیرخانه است. تمامی مکاتبات وارده و صادره باید در این بخش ثبت و بایگانی شوند و به دست فرد یا افراد مورد نظر برسند. انجام این روال به صورت دستی و سنتی علاوه بر صرف زمان، می‌تواند احتمال بروز هرگونه خطایی را افزایش دهد. با سیستم‌های اتوماسیون اداری دبیرخانه، می‌توان گردش مکاتبات را خودکار کرد و با استفاده از سیستم آرشیو الکترونیک، یک نسخه‌ی ماندگار از اسناد را در امنیت کامل نگهداری نمود. - واحد مالی
با ادغام اتوماسیون در فرایندهای مالی خود، از کپی کردن و ورود دستی اطلاعات یا حتی جابه‌جایی فیزیکی اسناد و مدارم، خلاص خواهید شد. می‌توانید چابکی و بهره وری را افزایش دهید، هزینه‌ها و تأخیرها را کاهش دهید و اشتباهات را به حداقل برسانید. - واحد منابع انسانی
منابع انسانی تا حد زیادی به فرایندهای کاغذی وابسته است. وجود اتوماسیون در منابع انسانی، هزینه‌های مرتبط با این موضوع را کاهش می‌دهد. استفاده از اتوماسیون در بخش منابع انسانی برای خودکارسازی و ساده سازی وظایف تکراری و پرزحمت و کمک به بخش منابع انسانی در مدیریت پرسنل است. به عنوان مثال، کارکنان با بهره‌مندی از گردش‌کار خودکار، تأیید درخواست مرخصی یا گزارش هزینه‌های خود را سریع‌تر دریافت می‌کنند.
چالش‌های اتوماسیون اداری در سازمان
اجرای اتوماسیون اداری نیاز به برنامه ریزی و آمادگی زیادی دارد. به دلیل اینکه نیروی انسانی در هر مرحله از فرایند دخیل است، پیاده سازی آن آسان نیست و با پیچیدگی‌های خاص خودش همراه است.
برخی از چالش‌های اصلی اتوماسیون اداری عبارت‌اند از: مشکل در شناسایی فرایندهایی که می‌توانند خودکار شوند، کمبود بودجه، پیچیدگی در فرایندهایی که خودکار شدند و مدیریت تغییرات. همچنین:
- یکپارچه سازی و سازگاری سیستم‌های قدیمی
- مدیریت حجم زیادی از داده‌ها
- حفظ امنیت و حریم خصوصی
- کمبود نیروی کار ماهر
راهکارهای مقابله با چالش‌های اتوماسیون اداری
اگر چالش‌های اتوماسیون اداری به درستی مدیریت نشود، ممکن است تأثیر منفی جدی بر خروجی مورد نظر داشته باشد. علاوه بر اینکه مدیران آینده‌نگر نقش مهمی در برقراری چابکی دارند، عوامل زیادی وجود دارد که باید قبل از شروع راه اندازی اتوماسیون اداری در نظر گرفته شوند، مانند:
- ارزیابی سیستم‌های فعلی
- شناسایی چالش‌های بالقوه تغییر سیستم
- برقراری تعامل بین افراد و ابزارهای فناوری
- درک مزایای خودکارسازی فرایندهای کسب و کار
- برقراری استمرار در یادگیری و آموزش
معرفی بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها
اتوماسیون‌های اداری می‌توانند به کارآمدتر کردن کسب و کار شما کمک کنند و حجم کارهای تکراری و پر زحمتی که کارکنان شما مسئول آن هستند را کاهش دهند. اکنون با بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری در جهان آشنا شوید:
نتیجه گیری
سازمان‌های چابک هنگام تغییرات، انعطاف‌پذیرتر و سازگارتر هستند و عقب نشینی نمی‌کنند. تیم‌های چابک پویا، پاسخگو و مشارکتی هستند و به این ترتیب به اهداف سازمان دست می‌یابند و بهره وری را بهبود می‌بخشند. اگر تشخیص داده‌اید که سازمان شما باید تغییر کند و یک سازمان سنتی هستید، تغییر ممکن است سخت‌تر از آن چیزی باشد که فکر می‌کنید. اینجاست که اتخاذ یک طرز فکر رشد بسیار مهم است و احتمالاً چالش برانگیز خواهد بود. اما هدف نهایی سازمان خود و اینکه چرا به دنبال چابکی هستید را ارزیابی کنید.
توسعه فناوری و به‌کارگیری یک نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توانند به ایجاد مسیر هموار برای موفقیت در رسیدن به یک سازمان چابک، به شما کمک کنند.
