تفاوت اصلی Bpm و bpmn و bpms چیست؟

اگر آشنایی اندکی هم با مدیریت کسب و کار و فرایند داشته باشید، ممکن است با کلمات اختصاری مانند BPM ،BPMN و BPMS مواجه شده باشید. اما آیا واقعاً می‌دانید مفهوم آنها چیست و از تفاوت BPM و BPMS آگاه هستید؟ این کلمات اختصاری بسیار شبیه به هم هستند، اما در واقع معانی بسیار متفاوتی دارند. شناخت تفاوت‌ها و توانایی تشخیص آنها برای توسعه استراتژی‌های مؤثر کسب و کار و دستیابی به بهبود مستمر بسیار مهم است. در این مقاله یک نمای کلی از معنای هر اصطلاح، مزایا و معایب این سیستم‌ها و همچنین تفاوت BPM ،BPMN ،BPMS با یکدیگر، خدمت شما ارائه می‌شود.

معرفی BPM

برای توضیح تفاوت BPM ،BPMN ،BPMS ابتدا درمورد BPM صحبت می‌کنیم. به طور خلاصه، این مخفف به معنای مدیریت فرایند کسب و کار است.

اگر کسب و کار شما دارای اهداف استراتژیک برای افزایش بهره وری، کاهش هزینه‌ها، جلوگیری از اتلاف یا اشتباه در تولید، ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان، و غیره باشد، BPM می‌تواند نقش مفیدی داشته باشد. هدف اصلی BPM کمک به سازمان‌هایی است که می‌خواهند از طریق ابزارها و تکنیک‌هایی برای تجزیه و تحلیل، مدل سازی، بهبود، اجرا و کنترل فرایندها به اهداف خود دست یابند. در ادامه تفاوت BPM و BPMS را مشخص خواهیم کرد.

مزایای BPM

• در BPM، چارچوب عملیات ساده شده است؛ زیرا فرایندهای کاری به خوبی بین کارکنان توزیع شده است. BPM به کارمندان اجازه می‌دهد تا با تمرکز و منابع بیشتر به مسائل مربوط به بخش خود بپردازند. در بیشتر موارد از این مزیت به عنوان چابکی یاد می‌شود، زیرا سازمان‌ها می‌توانند مشکلات را مشخص کرده و به سرعت راه‌حل‌هایی برای آن ارائه دهند.
• BPM به طور هم‌زمان روی تمرکز بر مشتری و رشد کارکنان کار می‌کند. با چارچوب BPM، حرفه‌ای‌ها می‌توانند حرفه خود را در یک مرحله چالش برانگیز؛ اما پرارزش ایجاد کنند. به طور خلاصه، BPM یک راه حل برد_برد است. با به کار گیری فناوری، بسیاری از کارکنان نگران امنیت شغلی خود هستند. در BPM، نیروی انسانی در صدر قرار دارد. یک سازمان، کسب و کار یا سازمانی که از BPM استفاده می‌کند، به جای رایانه‌های هوشمند، به کارکنان رقابتی نیاز دارد.

معایب BPM

• مزایای BPM تنها در صورتی که به درستی اجرا شود به طور کامل محقق خواهد شد. در غیر این صورت منجر به از دست دادن بودجه و سایر منابع می‌شود. اگر این کار به درستی انجام شود، در کوتاه‌ترین زمان افزایشی در بازگشت سرمایه خود مشاهده خواهید کرد.
• یکی دیگر از نقاط ضعف این هست که سازمان‌هایی که از BPM استفاده می‌کنند در سازگاری با فناوری مدرن یا روندهای جدید مهارت کافی ندارند. از سوی دیگر برخی از سازمان‌ها نگران هستند که روش BPM برای تفکیک جریان‌ها و فرایندها ممکن است منجر به ارتباطات ضعیف بین کارکنان درگیر در بخش‌های مختلف سازمان شود.

معرفی BPMN

مدل و نماد فرایند کسب و کار (BPMN) که قبلاً به عنوان نماد مدل‌سازی فرایند کسب و کار شناخته می‌شد، مجموعه‌ای از نمادها و نمایش‌های گرافیکی است که تمام جریان فرایند، فعالیت‌ها، رویدادها، و سایر عناصر مورد نیاز برای تکمیل یک فرایند را به تصویر می‌کشد؛ بنابراین، حتی اگر عموماً به عنوان روش BPMN شناخته می‌شود، در واقع یک روش نیست، بلکه یک نماد است.

مزایای BPMN

حتماً شما هم همین نظر را دارید که یک تصویر گرافیکی می‌تواند گویاتر از متن باشد. ترسیم نمودار یک فرایند در یک فلوچارت، با ارائه جزئیات و وضوح کافی در توالی فعالیت‌های کسب و کار، شکاف بین هدف فرایند و اجرای آن را پر می‌کند. همچنین ارتباطات را تسهیل می‌کند و باعث می‌شود همکاری‌ها نتایج باکیفیت‌تری به ارمغان بیاورند. این را می‌توان برای انواع مختلفی از فرایندهای عملیاتی، اداری یا مالی اعمال کرد. علاوه بر این، تجسم مراحل و عملیات، منجر به تصمیم گیری قاطعانه‌تر خواهد شد.

معایب BPMN

BPMN در مقایسه با BPM نیاز به سطح بالاتری از مهارت و آموزش دارد، زیرا شامل یک نماد پیچیده است که ممکن است پیچیدگی یا ابهام ایجاد کند، زیرا راه‌های متعددی را برای نمایش یک فرایند ارائه می‌کند، اما تفاوت‌های ظریف یا تغییرات فرایند را به تصویر نمی‌کشد. علاوه بر این، ممکن است برای فرایندهای بسیار پویا که به انعطاف‌پذیری و نوآوری بیشتری نسبت به استانداردسازی نیاز دارند، مناسب نباشد.

بیشتر بخوانید: BPMN چیست؟ راهنمایی کامل برای درک بهتر فرآیندها

معرفی BPMS

شاید به نظر برسد BPMS مفهوم نزدیکی به BPM دارد، اما تفاوت BPM و BPMS نشان می‌دهد که سیستم مدیریت فرایند کسب و کار تکنیکی برای بهبود و ساده کردن فرایندهای کسب‌وکارها، استانداردسازی و تحلیل فرایندها است. به نوعی می‌توانیم مدیریت فرایند را همراهی برای مدیریت گردش کار در نظر بگیریم. ابزارهای BPMS داده‌ها را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل‌ می‌کنند تا برای درک این موضوع که کدام بخش از فرایندهای کسب‌وکار را می‌توان خودکار کرد یا تغییر داد، به سازمان‌ها کمک کنند. اکنون مزایا و معایب BPMS را به طور خلاصه شرح می‌دهیم:

مزایای BPMS

نرم افزار BPMS امکان به اشتراک گذاری داده‌ها را با سایر سیستم‌های یکپارچه مانند ERP ( برنامه ریزی منابع سازمانی ) و CRM ( مدیریت ارتباط با مشتری ) می‌دهد که دسترسی و یکپارچه سازی ابزارهای مورد نیاز را آسان‌تر از قبل می‌کند. BPMS با خودکارسازی وظایف دستی و رسیدگی به گلوگاه‌های فرایند و آنها را کارآمدتر کند در نتیجه هزینه‌های عملیات را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش دهد. یکی دیگر از مزیت‌های BPMS مدیریت اسناد الکترونیکی است، زیرا به تبادل اسناد، سازماندهی و دسترسی اطلاعات کمک می‌کند و در عین حال امنیت بیشتری را تضمین می‌کند.

معایب BPMS

از هزینه‌های بالای خرید و شروع کار با BPMS همواره به عنوان یکی از معایب اصلی یاد می شود، در عین حال منجر به بازگشت سرمایه بالاتر نیز می گردد. همچنین در بعضی موارد BPMS به دلیل چارچوب بسیار سفت و سخت خود تمایل به محدود کردن نوآوری‌ها دارد و ساختار آن به کاربران اجازه نمی‌دهد تا برای حل مسائل به هر روشی که خودشان مناسب می‌دانند اقدام کنند.

بیشتر بخوانید: BPMS چیست: راهی نوین برای بهره‌وری سازمانی

تفاوت کلی BPM ،BPMN ،BPMS

برای اینکه به درک تفاوت BPM و BPMS برسیم، باید گفت پلتفرم‌های BPM از نیازهای سازمان‌ها پدید آمدند. یعنی تبدیل فرایندها به راه حل‌های دیجیتال، کنترل داد‌ه‌ها و گردش کار. BPM روشی مؤثر برای مدیریت و کنترل فرایندها است که امکان هم‌راستایی فرایندهای کسب و کار را با نیازهای مشتری فراهم می‌کند و به مدیران کسب و کار کمک می‌کند تا چگونگی استقرار، نظارت و توزیع بهتر منابع سازمان را تعیین کنند.
از طرف دیگر، BPMN یک زبان مدل سازی بصری قابل درک است که برای دستیابی به وظایف BPM استفاده می‌شود. هدف استاندارد کردن نمایش عناصر به صورت گرافیکی توسط BPMN این است که فرایندها توسط همه کارکنان سازمان درک شود، نه فقط برخی بخش‌های خاص.
در حالی که BPMS ابزاری است که به فرایندهای یک سازمان اجازه می‌دهد تا هر مرحله از BPM بر اساس الگوهای BPMN، طراحی، خودکار، تجزیه و تحلیل و نظارت شوند.

بنابراین، تفاوت BPM و BPMS در اینجا کاملاً واضح است. اساساً BPM یک روش یا تکنیک برای بهبود نتایج کسب‌وکار از طریق درک بیشتر از نحوه عملکرد یک فرایند و چگونگی کارکرد آن در آینده است و BPMS مجموعه‌ای از ابزارها است که در هر مرحله از اجرا از الگوها و استانداردهای BPMN برای کمک به ساختن سیستم‌های نرم‌افزاری یا برنامه کاربردی برای خودکارسازی فرایندها استفاده می‌کند.

نتیجه گیری

زمانی که فرایندهای یک سازمان توسط ابزارها و استراتژی‌های مناسب پشتیبانی شود، به کاهش هزینه، افزایش بهره وری، بهبود کیفیت محصولات و خدمات و نتایج بهینه منجر می‌شود. پس از خواندن این مقاله، می‌توان نتیجه گرفت که BPM یک روش برای مدیریت فرایند کسب و کار است، در حالی که BPMN مجموعه‌ای از قوانین و نمادها برای نشان دادن مراحل یک فرایند به صورت گرافیکی است. از سوی دیگر با توجه به تفاوت BPM و BPMS (سیستم مدیریت فرایند کسب و کار) یک ابزار نرم افزاری است که برای اتوماسیون و اجرای فرایندهای کسب و کار استفاده می‌شود. هنگامی که فرایندها را اجرا، بازطراحی و نظارت می‌کنید، می‌توانید نقاط ضعف یک کسب و کار را شناسایی کرده و با دقت بیشتری روی آنها کار کنید. نتیجه‌ی این امر، داشتن یک کسب و کار معطوف به مشتری است که نشان دهنده کسب مزیت‌های رقابتی بیشتر در مقایسه با سایر رقبا است.