با توجه به توسعه روزافزون فناوری ها و به تبع آن اهمیت “سرعت توام با دقت و کیفیت” در روند امور، روش های قدیمی ساماندهی دبیرخانه و مکاتبات در وزارت خانه ها و سازمان ها، نیازهای روزمره این مراکز را برآورده نمی کند. زیرا علاوه بر زمان بر و پر هزینه بودن، به نیروی انسانی بیشتری نیاز دارند. بنابراین با توجه به لزوم ارتباطات برون سازمانی، استفاده از سیستم هایی با استاندارد مشترک و نرم افزاری همانند نرم افزار دبیرخانه ضروری و سودمند می باشد.
تقریبا تمامی مکاتبات اداری و سازمانی، تحت عنوان نامه های اداری که بین اعضای درون سازمان و بیرون سازمان تبادل می شود، از اهمیت ویژه ای برخوردار است. بنابراین برخورداری از یک زبان اداری گویا و رسا، لازمه یک نظام اداری چابک و خواهان پیشرفت است.
