چرخه PDCA چیست؟

در دنیای مدرن امروز کسب و کارها هر روز به فکر توسعه تجارت خود هستند از این رو از هر روش و شیوه ای برای بهبود فراید کارهای خود بهره می برند. یکی از شیوه هایی که مدت ها است در حوزه کسب و کارهای مختلف نتیجه خوبی را در برداشته است استفاده از چرخه ی بهبود مستمر یا چرخه ی دمینگ (PDCA) است.

چرخه ی بهبود مستمر، یک ابزاری است که، در تمامی بخش های کسب و کار به کمکتان می آید. در نتیجه یک رشد ثابت و بهسازی در تمامی بخش ها را ایجاد می کند. وقتی هدف شما رشد، ترقی و توسعه سازمان به صورت تدریجی ولی پایدار و نتیجه بخش باشد، می توانید از چرخه ی دمینگ استفاده کنید.

مفهوم چرخه ی (PDCA)

یکی از روش های کارامد ارائه شده در بهبود مستمر، چرخه ی (PDCA) است که توسط دکتر ادوارد دمینگ ارائه شده است. یک روش ساده ولی دائمی و کارامد برای ایجاد تحولات ثمر بخش در تمامی فرایند های کاری است.

همانطور که از نام چرخه مشخص است به صورت دایره وار و چرخشی کار خود را انجام می دهد. چرخه ی PDCA را می توان در بخش های مختلف همچون بازاریابی، توسعه محصول جدید، افزایش فروش و رضایت مشتری، بهبود کیفیت، سیاست گذاری های بلند مدت و … به کار برد.

PDCA چیست؟

PDCA از ابتدای کلمات Plan، Do، Check و Act گرفته شده است که به ترتیب به معنی برنامه ریزی، انجام دادن، چک کردن و عمل کردن است. در حقیقت این چرخه، یک چرخه کاری چهار مرحله ای است که برای انجام تغییرات و بهبود فرایند ها در کسب و کار می باشد.

چه زمان هایی باید از سیکل PDCA استفاده کرد؟

این چرخه چندین بار برای بهبود مستمر در سیکل های زمانی مشخص تکرار می شود. در مورد زمان استفاده از این چرخه باید گفت هنگامی که به بهبود تدریجی در کسب و کار نیاز داریم می توان از این الگو استفاده کرد. از سوی دیگر وقتی سازمانی می خواهد یک طرح جدید یا پروژه را شروع کند نیز می توان از این چرخه بهره برد.

همچنین زمانی که به پیشرفت جدید و یا ارتقا در طراحی یک فرایند، بهبود محصول یا خدمات نیاز است این چرخه به کمکمان می آید تا فرایند طراحی شده بهبود یابد. به طور کلی وقتی صحبت از برنامه ریزی، جمع آوری داده ها، تجزیه و تحلیل ها در مقیاس کوچک، بررسی اولویت ها، ریشه یابی مشکلات و در نهایت برای انجام هرگونه تغییر تدرجی است چرخه ی دمینگ مورد استفاده قرار می گیرد.

مراحل چهار گانه ی چرخه ی دمینگ شامل چه فعالیت هایی است

Plan : برنامه ریزی

فاز نخست و مهم این چرخه شامل برنامه ریزی است. تحقق اهداف فردی و سازمانی در گرو برنامه ریزی است. به عبارت دیگر تعیین کردن اهداف و پیش بینی راه های رسیدن آن، منجر به نوعی تعهد به انجام دادن فعالیت های معین برای تحقق آن هدف می شود.
Do : برای اطمینان حاصل کردن از نتایج برنامه ها، بهتر است طرح در یک محدوده ی کوچک به صورت آزمایشی اجرا شود. فواید این کار آن است که به صورت عملی بسیاری از مشکلات و محدودیت ها مشخص خواهد شد. در نتیجه اصلاحات و ترمیم های لازم برای ماژول های بزرگ تر به دست می آید.

Check : بررسی کردن

یکی از کارهای مهمی که در تحقق برنامه ریزی ها باید به آن توجه داشته باشیم، سنجش مداوم عملکرد هایمان است. در فرایند کنترل و بررسی، نتایج به دست آمده را با اهداف تعیین شده مقایسه می کنیم. در صورت نیاز اصلاحات لازم را انجام می دهیم یا به تکمیل و تدوین دوباره آن ها می پردازیم.

Act : اقدام یا عمل کردن

اگر تمامی آنچه در مراحل قبل، مانند بررسی کردن ها و آزمایش ها درست بودند، حال نوبت به اقدام کردن و عملی کردن طرح ها و برنامه ها است. با توجه به ماهیت کار باید مناسب ترین شیوه عملی کردن طرح را انتخاب کرد تا به نتیجه دلخواه رسید.

چرخه PDCA چگونه به بهبود فرایند ها منجر می شود؟

اگر چهار مرحله ی نام برده شده برای بهبود فرایندی انجام شد و در مقیاس کوچک تغییری ایجاد نگردید و اثر مثبتی مشاهده نشد، نباید آن را به فرایند های دیگر و یا همان فرایند در مقیاس بزرگ تعمیم داد. بنابراین می توان یک طرح دیگر انتخاب کرد و مراحل چهار گانه را برای آن طی کرد.
تنها زمانی باید این چرخه را در مقیاس بزرگ یا به فرایند های کاری بزرگ تر تعمیم داد که وقتی چهار مرحله را در مقیاس کوچک انجام می دهیم، نتیجه کاملا موفقیت آمیز باشد. بنابراین می توان بر اساس آموخته ها و آزمایش های انجام شده در چرخه، تغییرات مثبت در کسب و کار را عملیاتی کرد، بسط و گسترش داد و در مقیاس بزرگتر آن ها را به کار برد.

می توان گفت PDCA ساختاری برای برنامه ریزی استراتژیک کلی سازمان، تجریه و تحلیل نیازها، طراحی برنامه ها، تحویل و تعیین اهداف کوچک و بزرگ، ارزیابی کارکنان و ارائه خدمات بهتر به مشتری، خدمات پشتیبانی و … دارد.

فواید چرخه ی (PDCA) یا چرخه دمینگ

این چرخه به دلیل اینکه به صورت مستمر می تواند تمامی بخش های کوچک و بزرگ کسب و کار را به صورت دائمی مورد بررسی قرار دهد؛ روشی کارامد برای اجرایی کردن هر تغیر و ارزیابی فعالیت های سازمان است. همچنین به دلیل داشتن سیکل بهبود برای شروع یک پروژه نیز مناسب است. زیرا با جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه ‌وتحلیل آن ها به ‌منظور بررسی و اولویت ‌بندی مشکلات و تعیین علل زیربنایی، به بهترین واکنش ممکن و رفع مشکلات منجر می شود.

نحوه ی عملکرد چرخه ی دمینگ در یک مثال عملی

تصور کنید که نمره رضایت مشتریان در یک وب سایت رتبه بندی بسیار پایین آمده است. وقتی شما کامنت های اخیر مشتریان را نگاه می کنید، می توانید ببینید مشتریان شما درباره تعویق در تحویل و حمل و نقل محصولات شکایت دارند و ناراضی هستند. از این رو شما تصمیم می گیرید یک پروژه تغییرات را در یک مدت کوتاه به اجرا درآورید.

در طرح جدید تصمیم می گیرید با استفاده از تامین کننده های جدید برای ارائه محصولات خود به مشتریان در یک نمونه یا مقیاس کوچک عوامل نارضایتی را بر طرف کنید. بعد نتیجه را که بررسی می کنید، متوجه می شوید بازخوردها در مقیاس کوچک مثبت و سازنده بوده است و مشتریان از این اتفاق جدید و تغییرات راضی هستند. در نتیجه شما تصمیم می گیرید در سطح گستره ای از تامین کننده های جدید برای تمام سفارشات و محصولات خود استفاده کنید.

در نتیجه آنچه انجام شده این است که یک طرح در چرخه PDCA به نتیجه ی مطلوب رسیده و اجرا شده است. بهبود و پیشرفت را در بر داشته و کمک کرده است تا کسب وکار بهتر شده و رضایت مشتریان حاصل شود. از این رو این چرخه می تواند مستمر ادامه پیدا کند و آن را در مقیاس بزرگتر و روی مشتریان بیشتر گسترش داد.