چرخه ی بهبود مستمر یا چرخه دمینگ (PDCA) چیست؟

چرخه PDCA یا چرخه دمینگ، یک روش مدیریتی برای بهبود مستمر فرآیندها است که سازمان‌ها با استفاده از آن مشکلات را شناسایی، راهکارهای جدید را آزمایش، نتایج را بررسی و فرآیندهای خود را بهینه می‌کنند. PDCA از چهار مرحله برنامه‌ریزی (Plan)، اجرا (Do)، بررسی (Check) و اقدام اصلاحی (Act) تشکیل شده است و یکی از مدل‌های شناخته‌شده در مدیریت فرآیند کسب‌وکار، کنترل کیفیت و بهینه‌سازی عملکرد سازمانی محسوب می‌شود.

چرخه دمینگ (PDCA) چیست؟

چرخه دمینگ (PDCA) که به نام‌های دیگر مانند چرخه شوارتی (Shewhart Cycle) یا چرخه بهبود مستمر (Plan-Do-Check-Act) نیز شناخته می‌شود، یک روش مدیریتی برای بهبود مستمر فرآیندها و محصولات است. مفهوم PDCA که منجر به شناخت فرآیندها و محصولات شد، مبتنی بر روش علمی‌ست که می‌تواند به عنوان (فرضیه-آزمایش-ارزیابی) یا به عنوان (طرح- انجام-بررسی) مطالعه شود.

با اینکه سیستم‌های جامع الکترونیکی مانند سامانه جامع مالی باعث بهبود عملکرد می‌شوند، اما با کمک استراتژی چرخه دمینگ می‌توان بخش‌ها و نظریه‌هایی که به تغییر نیاز دارند، مطرح کرد، بهبود مستمر را مدیریت کرد و نتیجه هر مرحله را مورد ارزیابی قرار داد. وقتی که یک نظریه با چرخه دمینگ مورد مطالعه قرار می‌گیرد، امکان تسریع در بهبود مستمر ایجاد می‌شود و در نتیجه به بهینه‌سازی فرآیندها و عملیات خواهد رسید. در واقع دمینگ ترجیح می‌داد که به جای بررسی، بیش‌تر بر مطالعه‌ی نوآوری‌ها و پیگیری برنامه‌ی اولیه تمرکز داشته‌باشد و معتقد بود که جست‌وجوی دانش جدید همواره در پی یک نظریه اتفاق می‌افتد اما باید از صحیح بودن نظریه اطمینان پیدا کرد.

با استفاده از اتوماسیون اداری در کنار چرخه دمینگ، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای داخلی خود را به صورت مستمر و بهینه بررسی و اصلاح کنند و از این طریق به بهبود مستمر دست یابند.

مدل دمینگ چیست؟

مدل دمینگ نام دیگر چرخه PDCA، روشی ساده ولی دائمی و کارامد است که  برای ایجاد تحولات ثمربخش تمامی فرایندها به کار گرفته می‌شود. همان‌طور که از نام آن مشخص است، چرخه دمینگ به صورت دایره‌وار و چرخشی کار خود را انجام می‌دهد و در بخش‌های مختلف همچون بازاریابی، توسعه محصول جدید، افزایش فروش و رضایت مشتری، بهبود کیفیت، سیاست‌گذاری‌های بلندمدت و … می‌توان به‌کار برد.

چرخه پی دی سی ای یا همان چرخه بهبود مستمر فرایندی تکراری‌ست که بسته به نوع فعالیت‌های سازمان با هدف بهبود مستمر محصولات، افراد و خدمات به‌کار گرفته می‌شود. برای به کار بستن آنچه امروز به آن مدیریت ناب (Lean Management) گفته می‌شود، ابتدا باید مراحل چرخه PDCA را مورد مطالعه قرار دهیم؛ مدل Plan-Do-Check-Act  که شامل آزمایش راه‌حل‌ها، تجزیه و تحلیل نتایج و بهبود روند کار است.

چرخه دمینگ چگونه شکل گرفت؟

هر زمان که صحبت از چرخه PDCA چرخه دمینگ، چرخه شوارتی یا چرخه بهبود مستمر می‌‎شود، نام ویلیام دمینگ هم به گوش می‌رسد. دبلیو ادواردز دمینگ که بسیاری او را پدر کنترل کیفیت مدرن می‌دانند، ابزاری را برای مدیریت کنترل کیفی معرفی کرد که تا به امروز برای مدیریت کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد.

ویلیام ادواردز دمینگ نظریه‌پرداز کسب‌وکار، آهنگساز، اقتصاددان، مهندس صنایع، مشاور مدیریت، آماردان و نویسنده آمریکایی بود. او که به توسعه تکنیک‌های نمونه‌برداری (که هنوز در اداره سرشماری ایالات متحده و اداره آمار کار از آن استفاده می‌شود) کمک کرد. او همچنین در شکل‌گیری ژاپنِ پس از جنگ جهانی دوم و تبدیل آن به یکی از مسلط‌ترین اقتصادهای جهان بسیار تأثیرگذار بود.

دمینگ با تمرکز بر پیش‌بینی نتایج فعالیت‌های مربوط به بهبود هدف، مطالعه نتایج واقعی و مقایسه آ‌نها برای تجدیدنظر در نظریه‌ها به یک چرخه رسید که بعدها در مقوله کنترل کیفیت مورد مطالعه و اسفاده قرار گرفت. این چرخه ابتدا Plan-Do-Study-Act یا همان برنامه‎‌ریزی، انجام، مطالعه، عمل معرفی شد، اما پس از مشاهدات و مطالعات بیشتر دمینگ آن‌را به Plan–Do–Check–Act یا به اختصار PDCA تغییر داد؛ او به این نتیجه رسید که «بررسی» یا Check بیش از «تحقیق» (Study) بر مفهوم اجرای تغییر و تجزیه و تحلیل تاکید دارد.

مراحل چرخه دمینگ یا چرخه PDCA

همان طور که گفته شد، چرخه دمینگ یا چرخه PDCA از 4 کلمه تشکیل شده است؛ کلمه plan به معنای طرح و برنامه، کلمه DO به معنای انجام دادن، کلمه Check به معنای برسی و تحقیق، کلمه Act به معنای عمل کردن می باشد. در واقع این کلمات 4 مرحله پویا را تشکیل می دهند که می تواند به بهبود فرایند ها و نظارت سیستم کمک بسیاری کند. مراحل چرخه PDCA را در ادامه بررسی می‌کنیم:

مرحله	شرح	هدف	فعالیت‌های کلیدی
Plan (برنامه‌ریزی)	تعیین اهداف و برنامه‌های کاری	شناسایی مشکلات و تعیین راه‌حل‌ها	تحلیل مشکلات، تعیین اهداف کیفیت، طراحی برنامه‌های اصلاحی
Do (انجام آزمایش)	اجرای برنامه‌های اصلاحی به صورت آزمایشی	آزمایش راه‌حل‌ها و شناسایی مشکلات	پیاده‌سازی اقدامات، آموزش کارکنان، بهبود تجهیزات و فرآیندها
Check (بررسی)	ارزیابی نتایج و مقایسه با اهداف	بررسی کارآیی تغییرات و شناسایی انحرافات	جمع‌آوری داده‌ها، تحلیل نتایج، مقایسه با اهداف
Act (اقدام)	نهایی‌سازی تغییرات و گسترش آن‌ها	اعمال بهبودها و پیگیری برای حفظ تغییرات	اعمال تغییرات موفق، مستندسازی رویه‌ها، اصلاح برنامه‌ها

Plan: برنامه‌ریزی یا اجرای طرح

فاز نخست و مهم چرخه پی دی سی ای به برنامه‌ریزی اختصاص یافته است؛ چرا که تحقق اهداف فردی و سازمانی، در گرو برنامه‌ریزی است. به عبارت دیگر تعیین کردن اهداف و پیش‌بینی راه‌های رسیدن به آن، منجر به نوعی تعهد می‌شود که برای رسیدن به آن باید فعالیت‌های معینی در زمان مشخص انجام پذیرد.

Do: انجام آزمایش

برای اطمینان حاصل کردن از نتایج برنامه‌ها در چرخه‌ی دمینگ، بهتر است طرح در یک محدوده کوچک به صورت آزمایشی اجرا شود. یکی از فواید این کار آن است که به صورت عملی بسیاری از مشکلات و محدودیت‌ها در چرخه بهبود مستمر مشخص خواهد شد و در نتیجه اصلاحات لازم و راه‌حل‌های مشکلات برای ماژول‌های بزرگ‌تر به دست می‌آید.

Check : بررسی کردن

یکی از کارهای مهمی که در تحقق برنامه‎‌ریزی‌ها باید به آن توجه داشته باشیم، سنجش مداوم عملکردهایمان است. در فرایند کنترل و بررسی، نتایج به دست آمده را با اهداف تعیین شده مقایسه می کنیم. در صورت نیاز اصلاحات لازم را انجام می دهیم یا به تکمیل و تدوین دوباره آن‌ها می پردازیم.

Act : اقدام یا عمل کردن

اگر تمامی آنچه در مراحل قبل، مانند بررسی کردن‌ها و آزمایش‌ها درست بودند، حال نوبت به اقدام کردن و عملی کردن طرح‎‌ها و برنامه‌هاست. با توجه به ماهیت کار باید مناسب‌ترین شیوه عملی کردن طرح را انتخاب کرد تا به نتیجه دلخواه رسید.

کاربرد چرخه PDCA

چرخه ی دمینگ یا چرخه PDCA در کنترل کیفیت تمامی سازمان‌ها کاربرد دارد. فرقی نمی‌کند که محصول یا خدمات ارائه شده سازمان در کدام طبقه و گروه قرار گرفته است؛ چرخه دمینگ روی هر موضوعی که با هدف پیشرفت و توسعه تکیه باشد، قابل اعمال است. به طور کلی، چرخه دمینگ ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با رویکردی سیستماتیک و مستمر، بهبود و نوآوری را در فرآیندها و محصولات خود اعمال کنند.

جالب است بدانید که در حال حاضر کاربرد چرخه PDCA بیشتر در سازمان‌ها به چشم می‌خورد و تبدیل به یکی از عوامل و زیرساخت‌های اصلی استانداردهای بین‌المللی مانند ایزو شده است؛ مانند استاندارد ایزو 9001 که به طور دقیق بر مبنای چرخه دمینگ تدوین شده است.

از مهمترین کاربردهای چرخه PDCA میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

1. بهبود مستمر: با استفاده از چرخه دمینگ، سازمان‌ها می‌توانند به طور مداوم فرآیندهای خود را بررسی و بهبود دهند. این چرخه به شناسایی مشکلات، اجرای راه‌حل‌ها و ارزیابی نتایج کمک می‌کند.
2. حل مسئله: این چرخه به عنوان یک ابزار سیستماتیک برای شناسایی و حل مسائل مورد استفاده قرار می‌گیرد. با استفاده از مراحل برنامه‌ریزی، اجرا، بررسی و اقدام، مشکلات به طور منطقی و گام به گام حل می‌شوند.
3. مدیریت پروژه: چرخه PDCA می‌تواند در مدیریت پروژه‌ها به کار رود تا اطمینان حاصل شود که هر مرحله از پروژه به درستی انجام می‌شود و نتایج مورد انتظار به دست می‌آید.
4. چرخه PDCA در کنترل کیفیت: در فرآیندهای تولیدی و خدماتی، چرخه دمینگ به عنوان ابزاری برای کنترل و بهبود کیفیت استفاده می‌شود. با این چرخه، سازمان‌ها می‌توانند انحرافات از استانداردهای کیفیت را شناسایی و اصلاح کنند.
5. آموزش و توسعه: چرخه PDCA می‌تواند در برنامه‌های آموزشی و توسعه کارکنان نیز به کار رود. با استفاده از این چرخه، برنامه‌های آموزشی به صورت مستمر ارزیابی و بهبود می‌یابند.
6. مدیریت تغییر: این چرخه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تغییرات را به صورت مؤثر مدیریت کنند. با برنامه‌ریزی دقیق، اجرای تغییرات، بررسی نتایج و اقدام به اصلاحات لازم، می‌توان تغییرات را به خوبی مدیریت کرد.

مزایای چرخه PDCA

به دلیل اینکه به صورت مستمر می تواند تمامی بخش های کوچک و بزرگ کسب و کار را به صورت دائمی مورد بررسی قرار دهد؛ روشی کارامد برای اجرایی کردن هر تغییر و ارزیابی فعالیت‌های سازمان است. همچنین به دلیل داشتن سیکل بهبود برای شروع یک پروژه نیز مناسب است. زیرا با جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه ‌وتحلیل آن ها به ‌منظور بررسی و اولویت ‌بندی مشکلات و تعیین علل زیربنایی، به بهترین واکنش ممکن و رفع مشکلات منجر می‌شود.

چرخه PDCA در کنترل کیفیت با مثال

پیش از مطالعه چرخه دمینگ با مثال باید در نظر داشته باشید که چرخه دمینگ یا چرخه PDCA (Plan-Do-Check-Act) ابزاری کارآمد در مقوله کنترل کیفیت است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند و کیفیت محصولات یا خدمات خود را ارتقا دهند. برای درک بهتر این چرخه، می‌توانیم از یک مثال در صنعت تولید استفاده کنیم.

مثال: بهبود کیفیت تولید قطعات خودرو

مرحله 1: برنامه‌ریزی (Plan)

در این مرحله، تیم کنترل کیفیت متوجه شده است که میزان خرابی در قطعات تولید شده برای خودروها بیشتر از حد مجاز است. برای حل این مشکل، ابتدا باید یک برنامه دقیق تهیه کنند. این برنامه شامل موارد زیر است:

• تحلیل داده‌های مربوط به خرابی‌ها برای شناسایی الگوها و علل ریشه‌ای مشکلات.
• تعیین اهداف کیفی مشخص برای کاهش میزان خرابی‌ها.
• طراحی و برنامه‌ریزی یکسری اقدامات اصلاحی برای بهبود فرآیند تولید.

مرحله 2: اجرا (Do)

در این مرحله، اقدامات برنامه‌ریزی شده به اجرا گذاشته می‌شوند. این اقدامات ممکن است شامل موارد زیر باشند:

• آموزش کارکنان در مورد بهترین روش‌های تولید و کنترل کیفیت.
• بهبود ماشین‌آلات و تجهیزات تولیدی.
• استفاده از مواد اولیه با کیفیت بالاتر.
• اجرای یک برنامه منظم نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه.

مرحله 3: بررسی (Check)

پس از اجرای اقدامات، باید نتایج به دقت بررسی شوند تا مشخص شود که آیا بهبودهای مورد نظر حاصل شده‌اند یا خیر. در این مرحله، تیم کنترل کیفیت موارد زیر را انجام می‌دهد:

• جمع‌آوری و تحلیل داده‌های جدید مربوط به میزان خرابی‌ها.
• مقایسه نتایج جدید با اهداف تعیین شده در مرحله برنامه‌ریزی.
• شناسایی هرگونه انحراف از اهداف و علل احتمالی آن‌ها.

مرحله 4: اقدام (Act)

اگر نتایج بررسی نشان دهد که اقدامات انجام شده موثر بوده‌اند، این تغییرات به عنوان استانداردهای جدید در فرآیند تولید به کار گرفته می‌شوند. در غیر این صورت، تیم باید به مرحله برنامه‌ریزی بازگشته و برنامه‌های جدیدی برای حل مشکلات باقی‌مانده تدوین کند. این مرحله شامل موارد زیر است:

• مستندسازی بهبودها و ایجاد رویه‌های استاندارد جدید.
• ادامه دادن به نظارت و کنترل کیفیت برای اطمینان از حفظ بهبودها.
• در صورت لزوم، بازنگری و اصلاح برنامه‌های قبلی برای رسیدن به نتایج مطلوب.

نتیجه:

با استفاده از چرخه PDCA، شرکت تولید کننده قطعات خودرو می‌تواند به صورت سیستماتیک و مستمر کیفیت محصولات خود را بهبود بخشد. این رویکرد باعث کاهش خرابی‌ها، افزایش رضایت مشتریان و بهبود کلی عملکرد سازمان می‌شود.

بیشتر بخوانید: انواع ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان

ارتباط چرخه PDCA با مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) چیست؟

چرخه PDCA یکی از روش‌هایی است که در مدیریت فرآیند کسب‌وکار (Business Process Management یا BPM) برای بهبود و بهینه‌سازی فرآیندها مورد استفاده قرار می‌گیرد. در BPM، هدف اصلی سازمان این است که فرآیندهای خود را شناسایی، تحلیل، اجرا، پایش و به مرور زمان اصلاح کند.

در واقع، BPM یک رویکرد جامع برای مدیریت چرخه عمر فرآیندهای سازمانی است، در حالی که PDCA یک چارچوب عملی برای ایجاد تغییر و بهبود مستمر در همین فرآیندها محسوب می‌شود.

به بیان ساده، سازمان با استفاده از BPM مشخص می‌کند چه فرآیندهایی دارد و چگونه باید مدیریت شوند؛ سپس با استفاده از چرخه PDCA بررسی می‌کند که چگونه می‌توان این فرآیندها را بهتر، سریع‌تر و کم‌خطاتر اجرا کرد.

برای مثال، اگر یک سازمان متوجه شود فرآیند تایید درخواست خرید بیش از حد طولانی است، با استفاده از BPM می‌تواند فرآیند موجود را تحلیل کند و با کمک چرخه PDCA راهکارهای مختلف برای کاهش زمان انجام فرآیند را آزمایش و بهینه‌سازی کند.

ارتباط چرخه PDCA با BPMN و BPMS چیست؟

برای اجرای موثر چرخه PDCA در سازمان‌های بزرگ، تنها داشتن یک روش مدیریتی کافی نیست؛ بلکه سازمان نیاز دارد فرآیندهای خود را به شکل دقیق مدل‌سازی، اجرا و اندازه‌گیری کند. در این مرحله، مفاهیمی مانند BPMN و BPMS اهمیت پیدا می‌کنند.

نقش BPMN در چرخه بهبود مستمر PDCA

BPMN یا Business Process Model and Notation یک استاندارد برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار است که به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای خود را به صورت نموداری طراحی و تحلیل کنند.

در چرخه PDCA، BPMN بیشتر در مرحله Plan (برنامه‌ریزی) کاربرد دارد؛ زیرا سازمان می‌تواند فرآیند فعلی را مدل کند، نقاط ضعف و گلوگاه‌ها را شناسایی کند و برای بهبود آن برنامه‌ریزی انجام دهد.

به عنوان مثال، قبل از اصلاح فرآیند درخواست مرخصی کارکنان، سازمان می‌تواند گردش فعلی تاییدها، نقش افراد و نقاط تاخیر را با استفاده از BPMN مشخص کند.

بیشتر بخوانید: آشنایی کامل با مفهوم و کاربرد BPMN

نقش BPMS در اجرای چرخه PDCA

پس از طراحی و تحلیل فرآیند، سازمان برای اجرای واقعی، کنترل و پایش فرآیندها به یک بستر نرم‌افزاری نیاز دارد. اینجاست که نرم افزار BPMS (Business Process Management System) وارد عمل می‌شود.

BPMS امکان اجرای فرآیندهای طراحی‌شده، ثبت اطلاعات، کنترل گردش کار، گزارش‌گیری و اندازه‌گیری عملکرد فرآیندها را فراهم می‌کند.

به کمک BPMS سازمان می‌تواند:

• فرآیندهای خود را به صورت الکترونیکی اجرا کند.
• زمان انجام مراحل مختلف فرآیند را اندازه‌گیری کند.
• نقاط کندی و گلوگاه‌های فرآیندی را شناسایی کند.
• تغییرات جدید را اعمال و نتیجه آن‌ها را بررسی کند.

به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌ها برای پیاده‌سازی واقعی چرخه بهبود مستمر و مدیریت فرآیندهای خود از خرید نرم افزار BPMS استفاده می‌کنند.

اجرای چرخه PDCA با استفاده از نرم افزار BPMS چگونه انجام می‌شود؟

در سازمان‌هایی که تعداد فرآیندها زیاد است، اجرای دستی چرخه PDCA می‌تواند دشوار و زمان‌بر باشد. نرم افزار BPMS با فراهم کردن امکان مدیریت فرآیندها، این چرخه را به شکل ساختاریافته‌تر اجرا می‌کند.

مراحل اجرای PDCA در یک سیستم BPMS می‌تواند به شکل زیر باشد:

1. شناسایی و مدل‌سازی فرآیند موجود (Plan)

در مرحله اول، سازمان فرآیند فعلی خود را بررسی می‌کند، مشکلات موجود را شناسایی کرده و فرآیند را مدل‌سازی می‌کند. در این مرحله معمولاً از استانداردهایی مانند BPMN برای نمایش دقیق گردش کار استفاده می‌شود.

2. اجرای فرآیند به صورت آزمایشی (Do)

پس از طراحی فرآیند بهبود یافته، تغییرات موردنظر در BPMS اجرا می‌شوند تا عملکرد فرآیند جدید بررسی شود.

3. تحلیل عملکرد فرآیند (Check)

اطلاعات ثبت‌شده در سیستم مانند زمان انجام مراحل، تعداد درخواست‌ها، میزان خطاها و نقاط توقف بررسی می‌شوند تا میزان تاثیر تغییرات مشخص شود.

4. اصلاح و استانداردسازی فرآیند (Act)

در صورت موفقیت تغییرات، فرآیند جدید به عنوان روش استاندارد سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. در غیر این صورت، سازمان دوباره به مرحله برنامه‌ریزی بازمی‌گردد و بهبودهای جدیدی را آزمایش می‌کند.

تفاوت PDCA، BPM، BPMN و BPMS چیست؟

اگرچه این مفاهیم ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند، اما هرکدام نقش متفاوتی در مدیریت فرآیندهای سازمانی ایفا می‌کنند:

مفهوم	کاربرد
PDCA	یک چرخه برای بهبود مستمر فرآیندها
BPM	یک رویکرد مدیریتی برای طراحی، اجرا و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار
BPMN	یک استاندارد برای مدل‌سازی و نمایش فرآیندها
BPMS	یک نرم‌افزار برای اجرای فرآیندها، کنترل گردش کار و پایش عملکرد

به عبارت دیگر، BPM مشخص می‌کند فرآیندها چگونه مدیریت شوند، BPMN کمک می‌کند فرآیندها طراحی و نمایش داده شوند، BPMS اجرای آن‌ها را امکان‌پذیر می‌کند و PDCA باعث بهبود مستمر این فرآیندها می‌شود.

بیشتر بخوانید: تفاوت BPM، BPMN و BPMS چیست؟

جمع‌بندی

چرخه دمینگ یا PDCA یکی از ابزارهای کلیدی برای دستیابی به بهبود مستمر در سازمان‌هاست. با طی کردن مراحل برنامه‌ریزی، اجرا، بررسی و اقدام، می‌توان فرآیندها را به‌صورت سیستماتیک ارزیابی و اصلاح کرد. این چرخه نه‌تنها در حوزه‌هایی مانند کنترل کیفیت، مدیریت پروژه و آموزش سازمانی کاربرد دارد، بلکه در کنار راهکارهایی مانند سامانه جامع مالی یا اتوماسیون اداری می‌تواند به عنوان بستری مؤثر برای ارتقاء عملکرد کل سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

در نهایت، آنچه چرخه PDCA را از سایر روش‌های بهبود متمایز می‌کند، سادگی در اجرا، قابلیت تکرار و تمرکز بر داده‌ها و بازخوردها برای تصمیم‌گیری بهتر است؛ ویژگی‌هایی که آن را به ابزاری ضروری برای مدیریت علمی و توسعه پایدار تبدیل کرده‌اند.