فناوری، انقلابی در نحوه انجام کار در محیط‌های اداری و سازمانی ایجاد کرده است. روش‌های سنتی اداری به سرعت با نفوذ ابزارهای جدید و پیشرفته‌ی فناوری کنار گذاشته می‌شوند و جای خود را به انواع اتوماسیون‌های اداری می‌دهند. با درک امکانات اتوماسیون اداری برای سازمان ها، اتوماسیون در حال تبدیل شدن به یک ابزار ضروری برای بسیاری از کسب و کارها است.
اکنون کلیه کسب و کارها در هر اندازه‌ای از کوچک تا بزرگ، به طور هم‌زمان از امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری برای افزایش بهره وری خود و در عین حال کاهش هزینه‌ها، استفاده می‌کنند.
معرفی اتوماسیون اداری
طبق تعریف: “اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم‌ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای را توصیف می‌کند” به عبارتی، نرم افزار اتوماسیون اداری مسئول جمع آوری، ساماندهی، ذخیره سازی، انتقال، تجزیه و تحلیل و استفاده از اطلاعات اداری برای اجرای فرایندها است. ساختار طراحی نرم افزارهای اتوماسیون اداری استاندارد به گونه‌ای است که امنیت اطلاعات را تضمین می‌کند و می‌توان برای مدیریت داده‌های محرمانه سازمانی به آن اعتماد کرد.
یک نرم افزار اتوماسیون اداری ایده‌آل:
- کاغذ بازی را حذف می‌کند.
- به فضای ذخیره سازی کمتری نیاز دارد.
- خطاها را به حداقل می‌رساند.
- ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات را آسان می‌کند.
- امکان تعیین سطح دسترسی برای افراد مختلف را فراهم می‌کند.
اهمیت و دلایل استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری
در یک سازمان، هر بخش می‌تواند هر یک از انواع نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کند؛ از جمله امور مالی، منابع انسانی (HR)، بازاریابی و فروش. اهمیت اتوماسیون اداری معمولاً برای کسب و کارهایی که به خودکار سازی کارهای تکراری نیاز دارند، پررنگ‌تر است. به طور کل سازمان‌ها معمولاً به دلایل زیر به دنبال خودکارسازی گردش کار هستند:
- افزایش کارایی
- کاهش خطاها و افزایش دقت
- افزایش بهره وری
- سرعت بخشیدن به فرایندها
- بهبود ارتباطات
- افزایش رضایت مشتری
- بهبود کیفیت محصول
سازمان‌ها از امکانات اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند تا کارمندان بتوانند زمان کمتری را برای کارهای خسته کننده و کم ارزش صرف کنند. این استراتژی علاوه بر افزایش روحیه و جلوگیری از روزمرگی، باعث می‌شود کارکنان خود را ارزشمندتر بیابند. اتوماسیون اداری اغلب در شرایطی استفاده می‌شود که:
- یک کار تکراری است.
- یک کار باید با دقت و بدون خطای انسانی محقق شود.
- یک سری کارهای ساده را می‌توان کارآمدتر کرد.
هنگامی که اتوماسیون اداری در چنین مواردی مورد استفاده قرار می‌گیرد، سازمان را قادر می‌سازد تا فرایندهای تجاری خود را ساده کرده و کارایی و بهره وری کسب و کار را افزایش دهد.
امکانات اصلی یک نرم افزار اتوماسیون اداری
امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها با توجه به اهدافی که از راه اندازی اتوماسیون اداری داشتند ممکن است متفاوت باشد، اما مواردی که مطرح خواهد شد از اصلی‌ترین امکانات اتوماسیون اداری است که با خود به دل کسب و کارها می‌برد:
- سازگاری با انواع دستگاه‌های هوشمند و موبایل
امروزه سازمان‌ها و کسب و کارهای بسیاری خود را با سیاست‌های کار از راه دور (دورکاری) سازگار کردند. بسیاری از آنها نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب را به این دلیل پیاده سازی کرده‌اند که بسیاری از کارمندان آنها قادر به دورکاری باشند. در نتیجه یکی از امکانات اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری سازگاری با انواع دستگاه‌های هوشمند است. - در دسترس بودن گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل
یک راه وجود دارد که بررسی کنید آیا سرمایه‌گذاری در سیستم‌های اتوماسیون اداری منجر به نرخ بازگشت سرمایه مطلوب برای سازمان شما می شود یا خیر. و این راه‌حل فقط داده‌ها هستند. از دیگر امکانات اتوماسیون اداری، این هست که با استفاده از آن می‌توان تمامی عملیاتی را که مستلزم جمع‌آوری، سازماندهی، تجزیه و تحلیل و ذخیره‌سازی داده‌ها، و همچنین تولید و اشتراک‌گذاری گزارش‌ها هستند، همگام‌سازی و هماهنگ کرد. - یکپارچگی و سازگاری با سایر نرم افزارها
شما به راحتی می‌توانید نرم افزار اتوماسیون اداری را با سایر سیستم‌ها مانند CRM، و نرم افزار حسابداری ادغام کنید. این نکته مهمی است که وقتی نرم افزار اتوماسیون را در سازمان خود پیاده سازی می‌کنید، سیستمی را انتخاب کنید که باعث نشود زمان زیادی را صرف انتقال داده‌ها از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر کنید. اگر نرم افزار اتوماسیون اداری با سیستم‌های موجود سازگار نباشد، احتمالاً ارزش وقت و صرف هزینه را ندارد. - تسهیل در اجرای گردش کار
یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب و مؤثر سیستمی است که با در نظر گرفتن قوانین کسب و کار طراحی شده باشد. چرا که یکی از امکانات اتوماسیون اداری، ساده سازی گردن کار و بهبود اجرای فرایندهاست. با این کار، اتوماسیون اداری، پیچیدگی‌های موجود در روند کسب و کار شما را تا بیشترین حد ممکن تسهیل می‌کند.
امکانات اتوماسیون اداری ICAN (اتوماسیون اداری فرزین)
قبل‌تر درمورد مزایا و معایب نرم افزار اتوماسیون اداری صحبت شد، اکنون اجازه دهید به معرفی اختصاصی مزایا و ویژگی نرم افزار اتوماسیون اداری آی‌کن ( اتوماسیون اداری فرزین ) بپردازیم.
همان‌طور که آگاه هستید، تجزیه و تحلیل کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با منابع موجود خود به دستاوردهای بیشتری برسند و بهره وری را بهبود دهند. نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین آی کن که با استفاده از ابزارهای BPMS ساخته شده، با سازماندهی مجدد عملیات، خودکارسازی فرایندها و اجرای سریع و کارآمد آنها و همچنین راه اندازی سیستم‌های سفارشی نقش مهمی در سرعت بخشیدن به کارهای اداری ایفا می‌کند. از مزایا و امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری آی‌کن می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- به حداقل رساندن کار دستی مورد نیاز برای اجرای فعالیت‌های معمول
- حذف کامل خطای انسانی و دستی
- کاهش زمان، منابع و هزینه گردش کار
- کسب نگرش عمیق‌تری از معیارهای عملکرد فرایند
- ارتباطات داخلی بهینه و رضایت بیشتر کارکنان
- برنامه ریزی چابک براساس داده‌های پیش‌بینی شده
- افزایش ارزش برند، بهره وری و فروش
- استرس روانی کمتر برای کارکنان
- افزایش رضایت مشتری
- کسب حاشیه سود بالاتر
راهنمای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری
- اولین قدم در انتخاب ابزارهای نرم افزاری مناسب برای کسب و کارتان این است که هدف خود را بشناسید و بدانید می‌خواهید نرم افزار اتوماسیون اداری چه کاری انجام دهد. به یاد داشته باشید، شما نمی‌توانید در جستجوی نرم افزار خود موفق باشید مگر اینکه بدانید به دنبال چه هستید!
- حال از خود بپرسید سیستم باید چه کار کند؟ گلوگاه‌ها را بشناسید. به این سؤال پاسخ دهید که راه حل جدید چه مشکلاتی را باید حل کند؟
- اکنون فهرستی از نیازمندی‌های نرم افزار ایجاد کنید.
- با مشخص کردن اینکه چرا به نرم افزار نیاز دارید، وقت آن است که کمی دقیق‌تر شوید. در این مرحله شما باید امکانات اتوماسیون اداری که می‌خواهید را مشخص کنید.
- و نکته مهم اینکه تمام هزینه‌های احتمالی را از قبیل خرید لیسانس، تجهیز زیرساخت‌ها، پشتیبانی و پیاده سازی را در نظر بگیرید.
- اگر همچنان برای سرمایه‌گذاری روی اتوماسیون اداری دچار تردید هستید، می‌توانید یکی از نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان به مدت محدودی استفاده کنید تا با دستاوردها و امکانات اتوماسیون اداری برای سازمان خود آشنا شوید.
نتیجه گیری
نتایج نشان داده است که خودکار کردن کارهای روتین و وقت گیر یکی از موفق‌ترین روش‌ها برای بهینه سازی فرایندها، توانمندسازی کاربران و بهبود تجربه مشتری، مدیریت هزینه‌ها، توسعه محصول و بهبود مزیت رقابتی سازمان شما است. شاید انتخاب اتوماسیون اداری مناسب و درک چرایی استفاده از آن در سازمان، پیچیده به نظر برسد! تا جایی که برخی از کسب و کارها ترجیح دهند به وضعیت موجود پایبند باشند. اما در دنیای B2C و B2B اگر دقیقاً آنچه را که یک مصرف کننده می‌خواهد ارائه نکنید، بی شک یکی از رقبای شما این کار را خواهد کرد.
به همین دلیل ضروری است که از ماراتن پیشرفت جا نمانید و علاوه بر درک نیازهای خود، و انتخاب راهکار مناسب، ضمن شناخت کافی از مزایا و امکانات اتوماسیون اداری، از آن برای رسیدن به اهداف استراتژیک خود بهره ببرید.
