فرآیندکاوی چیست؟ اهمیت و مزایای آن

در این مقاله قصد داریم با اصطلاح فرایند کاوی آشنا شویم. همانطور که می‌دانید، سازمان‌های امروزی برای پشتیبانی از عملیات کسب و کار خود به سیستم‌های اطلاعاتی مختلفی متکی هستند. خواه یک سیستم ERP برای ردیابی فرایندهای تولید باشد یا یک سیستم CRM برای هماهنگ کردن فرایندهای فروش و خدمات مشتری. این سیستم‌ها به طور مداوم حجم زیادی از داده‌ها را جمع آوری می‌کنند که در یک سازمان معمولی، منجر به ثبت هزاران رویداد در هر روز می‌شود. این دقیقاً جایی است که فرایند کاوی وارد عمل می‌شود.

فرآیند کاوی چیست

فرآیندکاوی به عنوان یک روش عینی و مبتنی بر داده، برای ارزیابی وضعیت واقعی فرآیندها و گردش کار در یک سازمان استفاده می‌شود. فرایندکاوی با استفاده از گزارش‌های رویداد (EventLogs) استخراج شده از سیستم‌های اطلاعاتی مانند نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار استفاده می‌شود. فرایند کاوی به کاربران کسب و کار این امکان را می‌دهد که گلوگاه‌ها، دوباره کاری‌ها، انحرافات و منابع ناکارآمد را در فرایندهای خود شناسایی کنند و فرصت‌هایی را برای بهینه سازی عملکرد و به حداکثر رساندن نتایج مثبت کسب و کار به وجود آورند.

اجزای اصلی فرآیند کاوی

برای انجام فرایندکاوی به دو عنصر اصلی نیاز هست که آن دو گزارش رویداد و مدل فرایند هستند:

1. گزارش رویداد: گزارش رویدادها اساس فرآیندکاوی را تشکیل می‌دهد. برای بکارگیری تکنیک‌های فرایند کاوی، استخراج گزارش‌های رویداد از سیستم‌های مختلف ضروری است. چرا که گزارش‌های رویداد، اجرای فعالیت‌ها را در یک فرایند کسب و کار ثبت می‌کنند. به عبارتی شما می‌توانید گزارش رویدادها را به عنوان ردپای دیجیتال در عملیات کسب و کار در نظر بگیرید.
2. مدل های فرایند: یک تصویر، هزار کلمه ارزش دارد. درک نحوه عملکرد یک فرایند، زمانی که آن را به صورت گرافیکی به تصویر بکشید بسیار ساده‌تر است تا اینکه بخواهید آن را در قالب عبارات و جملات توصیف کنید. مدل‌های فرایند معمولاً برای نمایش و تجزیه و تحلیل مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی که به طور مکرر و منظم رخ می‌دهند، استفاده می‌شوند. مدل‌های فرایند دارای شروع و پایان شفاف، نتیجه مورد نظر، ترتیب فعالیت‌ها و نتایج متفاوت بر اساس تصمیم‌هایی هستند که در طول فرایند می‌گیرید.

تکنیک‌های استفاده شده در فرایند کاوی

تحقیقات معتبر ویل ون در آلست، دانشمند و استاد کامپیوتر هلندی که سوابق زیادی در تحقیقات آکادمیک در مورد فرآیند کاوی دارد، سه نوع تکنیک فرایند کاوی را توصیف می‌کند که عبارتند از: کشف، انطباق و بهبود.

1. کشف: کشف خودکار فرایند از مهمترین تکنیک‌های فرآیندکاوی است که برای طراحی یک فرایند به‌کار می‌رود و یک روش بصری برای کاوش در هر مرحله از فرایند به منظور شناسایی گلوگاه‌ها فراهم می‌کند. به عبارتی، کشف خودکار فرایند، تمام راه‌های ممکن را که احتمال دارد یک فرایند انجام شود را بررسی و روش‌هایی برای خودکارسازی آن‌ها پیشنهاد می‌کند. در نتیجه کشف فرایند به ایجاد گردش کار و استقرار فرایندهای خودکار و کارآمد کمک می‌کند.
2. انطباق: فرآیندکاوی از “گزارش رویدادها” برای نشان دادن نحوه عملکرد یک فرایند استفاده می‌کند. بررسی انطباق فرایند، برای مقایسه یک فرایند یا گزارش رویداد واقعی با یک مدل مرجع یا مدل هدف انجام می‌شود. برای این کار، گزارش رویداد و مدل فرایند به عنوان ورودی استفاده می‌شوند و خروجی آن داده‌هایی است که تفاوت‌ها و شباهت‌های مدل فرایند را با گزارش رویداد نشان می‌دهد.
3. بهبود: فرآیندکاوی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به راحتی دو یا چند نسخه از یک فرایند کسب و کار را تجزیه و تحلیل و مقایسه کنند. آن‌ها از طریق روش‌های کشف فرایند و بررسی انطباق، انواع نقص‌های فرایند مانند گلوگاه‌ها، ناکارآمدی‌ها، انحرافات و گردش کار نامطلوب را کشف می‌کنند. این‌کار سازمان‌ها را قادر می سازد تا گردش کار را با جزئیات تجزیه و تحلیل کنند و در نهایت آن‌ها را بهبود بخشند و کارآمدتر ‌کنند.

مزایای فرایند کاوی برای سازمان‌ها

• تصمیم گیری داده محور:
  یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی که ممکن است سازمان‌ها با آن مواجه شوند: عدم دسترسی، شفافیت و کیفیت داده‌ها است. فرایند کاوی می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا شناخت بهتری نسبت به مجموعه داده‌های خود پیدا کنند و آنها را به روشی شفاف و قابل درک تجسم کنند. در این صورت سازمان‌ها می‌توانند به سرعت داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنند تا کارایی و ناکارآمدی‌های درون سازمان را شناسایی کنند. این کار به مدیران کمک می کند تا انتخاب‌های آگاهانه‌تری در مورد استراتژی‌های کسب و کار، هزینه‌ها و تفویض منابع داشته باشند.
• بهبود مدیریت عملکرد:
  فرایندکاوی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا جمع آوری داده‌ها، معیارها و KPIهایی را که برای ارزیابی عملکرد و موفقیت مهم هستند را خودکار کنند. سازمان‌ها از این داده‌ها برای تعیین عملکرد کارکنان و استراتژی‌های کسب و کار استفاده می‌کنند تا دریابند که آیا پول و منابع را به‌طور کارآمد استفاده می‌کنند یا خیر. همچنین فرایند کاوی این فرصت را فراهم می‌کند تا سازمان‌ها آگاهی لازم را برای اینکه چگونه فرایندهای خود را بهبود بخشند و عملکرد کارکنان را افزایش دهند، بدست آورند.
• اتوماسیون فرآیند:
  فرآیند کاوی نقش مهمی در تحلیل رفتار فرآیند جاری قبل از اجرای اتوماسیون دارد. با استفاده از event logs، کسب‌وکارها می‌توانند دقیقاً نحوه اجرای سیستم‌های عملیاتی مختلف را ببینند. آن‌ها همچنین دید بهتری از نحوه تصمیم گیری بخش‌های مختلف سازمان بدست خواهند آورد. این مورد سازمان‌ها را توانمند می‌کند تا تشخیص دهند کدام مرحله از فرآیند باید به طور خودکار مدیریت شوند و کدام یک همچنان باید به صورت دستی انجام شوند.
• کاهش هزینه ها و رفع گلوگاه‌ها
  با قابلیت مشاهده و شفافیت داده‌های موجود، می‌توان مدت زمان و میزان منابعی که سازمان برای هر بخش از یک فرآیند صرف می‌کند را پیگیری کرد. سپس تجزیه و تحلیل خواهد شد که چگونه زمان، پول و منابع به طور موثر در طول زنجیره عملیاتی بکار گرفته شود.
  فرایندکاوی نه تنها زمان لازم برای شناسایی ناکارآمدی‌ها و گلوگاه‌ها را کاهش می دهد، بلکه دقت جمع آوری داده‌ها را نیز بهبود می بخشد. در نتیجه، می توانید به سرعت هر گلوگاهی که بهره وری را کاهش می‌دهد برطرف کنید و منابع را بهتر از قبل، برای صرفه جویی در هزینه‌ها و افزایش سود و رشد تخصیص دهید.
• بهبود تجربه‌ی مشتری:
  سازمان‌ها می‌توانند به وسیله‌ی فرآیند کاوی از مزایای حل گلوگاه‌های فرآیند و هماهنگ کردن فرآیندهای وابسته به یکدیگر بهره مند شوند. با فرآیندهای بهینه شده، کسب و کار شما نه تنها روان‌تر می‌شود، بلکه مشتریان شما نیز می‌توانند از تجربه آسان‌تر و سریع‌تر در دریافت خدمات لذت ببرند.

کاربرد فرآیند کاوی در رفع ناکارآمدی‌های کسب و کار

تکنیک‌های فرآیند کاوی را می‌توان در هر صنعتی که در آن فرآیندهای کسب و کار نقش ایفا می کنند، استفاده کرد. فرایندکاوی تقریباً در تمام بخش‌های صنعت از جمله بانکداری و خدمات مالی، مخابرات، انرژی، مراقبت‌های بهداشتی، لجستیک، تولید و… قابل بهره برداری است. برخی از موارد استفاده عبارتند از:

امور مالی: موسسات مالی از نرم افزار فرآیندکاوی برای بهبود فرایندهای بین سازمانی، حسابرسی حساب‌ها، افزایش درآمد و گسترش مشتریان خود استفاده می‌کنند.
توسعه نرم افزار: از آنجایی که فرایندهای مهندسی معمولاً به هم ریخته هستند، فرآیندکاوی می‌تواند به شناسایی یک فرایند به وضوح کمک کند. همچنین می‌تواند به مدیران فناوری اطلاعات کمک کند تا فرایندها را نظارت کنند یا حتی تأیید یا رد کنند که سیستم طبق انتظار آن‌ها اجرا می‌شود یا خیر.
مراقبت های بهداشتی: فرایندکاوی توصیه‌هایی برای کاهش زمان پردازش درمان بیماران ارائه می‌دهد.
تجارت الکترونیک: فرایند کاوی می‌تواند نگرشی در مورد رفتارهای خریدار ارائه دهد و پیشنهادهای دقیقی برای افزایش فروش داشته باشد.
تولید: فرایند کاوی می‌تواند به اختصاص منابع مناسب کمک کند. مدیران کسب و کار می‌توانند دید دقیق‌تری در مورد زمان تولید به دست آورند و منابعی مانند فضای ذخیره سازی، ماشین آلات یا کارگران را بر این اساس مجدداً تخصیص دهند.

با انجام فرایند کاوی چه اتفاقی می افتد؟

نرم افزارهای فرایندکاوی به تحلیلگران و مدیران کسب و کار اجازه می‌دهند:

1. برای درک بهتر نحوه اجرای فرایندهای کسب و کار به داده‌های مرتبط دسترسی پیدا کنند.
2. برای شناسایی گلوگاه‌ها در یک فرایند کسب و کار و ارتباط این گلوگاه‌ها با شاخص‌های کلیدی عملکرد، از مزایای فرایندکاوی استفاده کنند.
3. عواملی که به نتایج مطلوب و نامطلوب فرایند منجر می‌‎شوند را پیدا کنند.
4. بهینه سازی مداوم فرایندها و حذف مشکلات برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان، در دستور کار خود قرار دهند.
5. رفتارهای ناسازگار و علل اصلی اختلالات را شناسایی کنند و تأثیر این اختلالات را بر عملکرد فرایند مشخص کنند.
6. ناکارآمدی‌هایی که فرایندها را کند می‌کنند را شناسایی و رفع کنند تا بهره وری را افزایش داده و هزینه‌ها را کاهش دهند.
7. عملکرد آینده یک فرایند را با سناریوهای مختلف پیش‌بینی کنند تا کاربران بتوانند تصمیمات درست‌تری بگیرند و اقدامات لازم برای بهبود فرایند را بهتر اولویت‌بندی کنند.

محدودیت‌های فرایند کاوی

اول از همه، درک این نکته مهم است که سازمان‌ها باید فرایندهای خود را حداقل تا حدی دیجیتالی کنند تا بتوانند از نرم‌افزار برای استخراج گزارش رویدادها استفاده کنند. شما باید یک ERP ،CRM یا هر نرم افزار مدیریت کسب و کار دیگری، در حال استفاده داشته باشید که فعالیت‌های شما را ثبت کند. بسیاری از سازمان‌ها هنوز به شدت به اسناد کاغذی یا سیستم‌های قدیمی متکی هستند که قادر به ارائه سوابق قابل اعتماد برای استخراج گزارش رویداد نیستند.

چالش دیگر مربوط به عدم یکپارچگی برای فرایندکاوی بین بخش‌های مختلف سازمان است. برای فرایندکاوی نیاز به استخراج اطلاعات از چندین سیستم جداگانه هست. به عنوان مثال، یک زنجیره تامین می‌تواند شامل همکاری چندین بخش (تولید، حمل و نقل، خرده فروشی و غیره) باشد و برای تجزیه و تحلیل کل فرایند انجام سفارش، گزارش رویدادهای سیستم‌های مختلف باید ادغام شوند.

چالش بعدی نیز مربوط به کیفیت داده‌ها است. نتایج فرایندکاوی شما مستقیماً به کیفیت داده‌های استخراج شده بستگی دارد. اگر داده‌های شما سازماندهی نشده باشد، یا به صورت جزیره‌ای در سیستم‌های مختلف ذخیره شده و ناقص باشد، پردازش موثر آن دشوار خواهد بود.

تفاوت فرایند کاوی با داده‌ کاوی

داده کاوی مجموعه‌ای از تکنیک‌ها برای غربال کردن داده‌های خام برای یافتن الگوهای مفید و مرتبط است. یعنی قبل از شروع فرایند کاوی، ممکن است از داده کاوی برای درک داده‌ها استفاده شود. با این حال، داده کاوی یک نمای پایانی از فرایند کسب و کار از جمله گلوگاه‌ها، محدودیت‌های ظرفیت، و دوباره کاری‌ها ارائه نمی‌کند. این به این دلیل است که تکنیک‌های داده کاوی، از فرایند آگاه نیستند.

فرآیند کاوی و داده کاوی را به عنوان دو کارآگاه در نظر بگیرید که در تلاش برای حل معما در کسب و کار شما هستند.
داده کاوی مانند کارآگاه کلاسیکی است که با ذره بین خود در خیابان‌ها پرسه می‌زند و هر سنگی را برمی‌گرداند تا به دنبال سرنخ بگردد. او انواع داده‌ها را جمع آوری می‌کند: ارقام فروش، اطلاعات مشتری، گزارش های آب و هوا و … سپس آن‌ها را برای شناسایی الگوها و پیش بینی، تجزیه و تحلیل می‌کند. او می گوید: “وقتی هوا گرم است مردم بیشتر بستنی می خرند. پرونده حل شد!”
از طرف دیگر فرآیند کاوی به جای تمرکز بر داده های موجود، کل فرآیند را بررسی می‌کند تا بفهمد واقعاً چه اتفاقی در حال رخ دادن است. او به چگونگی جریان فرایند از نقطه A به نقطه B نگاه می‌کند، گلوگاه‌ها را شناسایی می‌کند و راه‌هایی برای کارآمدتر کردن کارها پیدا می کند. او می گوید: “اگر فروش بستنی را به زمان ناهار منتقل کنیم، در واقع می توانیم بیشتر بفروشیم. پرونده حل شد!”
بنابراین، در حالی که داده کاوی بر تجزیه و تحلیل داده‌ها برای شناسایی الگوها و پیش بینی‌ها متمرکز است، فرآیند کاوی بر بهبود فرآیندهای تجاری تمرکز دارد. درواقع هر دو ابزار مهمی برای هر کسب و کاری هستند که به دنبال بهبود عملکرد و تصمیم گیری آگاهانه هستند.

معرفی بهترین ابزارهای فرایند کاوی

ابزارهای فرآیندکاوی عمدتاً توسط سازمان‌هایی استفاده می‌شود که می‌خواهند علاوه بر بهینه کردن فرایندهای خود، فرایندهای موجود را با قوانین تطبیق دهند و بین فرایندهای متمایز نیز هماهنگی بوجود آورند و حتی درمورد فرایندهای آینده هم قدرت پیش بینی داشته باشند. در زیر چند نمونه از پرکاربردترین ابزارهای فرایندکاوی آورده شده است:

1. Celonis:
   Celonis یک ابزار فرآیند کاوی قدرتمند و توانمند است که از آن برای شناسایی و رفع عیوب عملیاتی استفاده می‌شود. گزارش‌های دریافت شده توسط Celonis برای کمک به یافتن مشکلات در فرایندهای موجود استفاده می‌شود.
2. SAP Signavio Process Transformation Suite:
   پلتفرم مبتنی بر وب Signavio Process Intelligence آن را به ابزاری ارزشمند تبدیل کرده زیرا کاربران را قادر می سازد از هر مکانی به داده‌های خود دسترسی داشته باشند و آن را برای مدل سازی، تجزیه و تحلیل و بهبود فرایندها به کار بگیرند.
3. ABBYY:
   ABBYY Timeline یک پلتفرم پردازش مبتنی برهوش مصنوعی بر بستر ابر است که به کسب‌ و کارها امکان می‌دهد یک مدل بصری از فرایندهای خود ایجاد کنند، آنها را تجزیه و تحلیل و گلوگاه‌ها را شناسایی کنند و نتایج احتمالی را برای کمک به تصمیم‌گیری‌‌ها پیش‌بینی کنند.

نتیجه گیری

افزایش فروش تنها راه کسب درآمد نیست. روش‌های زیادی هستند که به شما نشان می‌دهند چگونه کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌تواند بازگشت سرمایه (ROI) شما را نیز افزایش دهد. همانطور که در این مقاله خواندیم، یکی از این روش‌ها، فرایند کاوی است. عملیات هر سازمان بر فرایندهای کسب و کار آن متمرکز است. تکنیک‌های فرایند کاوی به شما کمک می‌کنند تا درک درستی از فرایندها و جریان‌های کاری که منجر به عملکرد موفقیت‌آمیز کسب‌وکارتان می‌شود، به دست آورید.

در پایان، فرآیندکاوی به مدیران کسب و کار این امکان را می‌دهد تا در مورد تخصیص منابع تصمیمات واقع گرایانه‌تری بگیرند. شناسایی گلوگاه‌ها نه تنها می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد و بهبود فرایند را تسریع کند، بلکه می‌تواند نوآوری بیشتر، کیفیت بهتر و حفظ مشتری را نیز به همراه داشته باشد.