کمیته امداد هم مانند هر نهاد و سازمان بزرگ دیگری در کشور، برای تسهیل در پیشبرد اهداف خود به سازوکارهای اداری مختلفی نیاز دارد تا هم در صرف زمان صرفه‌جویی کند، و هم بهره‌وری خود را با کاهش هزینه‌ها ارتقا ببخشد. یکی از این سازوکارهای حیاتی، اتوماسیون اداری کمیته امداد است که می‌تواند وظایفی از جمله ذخیره‌سازی و توزیع مستندات، نامه‌نگاری‌های اداری، حضور و غیاب، پردازش اطلاعات و … را برای مدیران و کارکنان آن سازمان آسان‌تر کند.
اتوماسیون اداری کمیته امداد
کمیته امداد امام خمینی، با هلدینگ‌ها و شرکت‌های تابعه متعدد خود، بدون شک به یک سیستم اتوماسیون اداری قدرتمند و جامع نیاز دارند تا بتواند پاسخگوی نیازهای ارتباطی و اطلاعاتی این سازمان باشد. سامانه اتوماسیون اداری که در اصل یک نرم افزار مدیریت کسب و کار به شمار می‌رود، با ابزارها و روش‌های کامپیوتری و فناورانه‌ای که دارد، می‌تواند تمام فعالیت‌های اداری و دفتری کمیته امداد را تسهیل می‌کند و کار ذخیره‌سازی اطلاعات، بازیابی داده‌ها، مبادله استاد و اطلاعات اداری، نامه‌نگاری‌های اداری، اشتراک‌گذاری اسناد، تبادل پیام بین کاربران و … را آسان‌تر می‌کند.
شاید اصلی ترین مزیت اتوماسیون اداری کمیته امداد که برای این سازمان به همراه خواهد داشت، خودکارسازی فرایندها باشد. به این ترتیب، کارکنان و مدیران کمیته امداد امام خمینی می‌توانند وظایف و کارهای محوله خود را در زمان کمتر و با دقت بالاتر پیش ببرند که منجر به ارتقای بهره‌وری آنها می‌شود. با خودکارسازی فرایندهای اداری، احتمال خطا پایین می‌آید، امنیت اطلاعات بالا می‌رود و کارکنان زمانِ آزاد بیشتری در اختیار خواهند داشت تا به کارهای مهم‌تر بپردازند.
به علاوه، اتوماسیون اداری امداد با مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی که بخش مهمی از عملیات این سازمان را تشکیل می‌دهد، می‌تواند عمل ارتباط و نامه‌نگاری را در این سازمان حل و فصل کند و با ارائه آرشیو الکترونیک، کار ذخیره‌سازی اسناد سازمان را آسان کند.
اتوماسیون اداری کمیته امداد که در حال حاضر مورد استفاده این سازمان است، ویژگی‌های متعددی از جمله مدیریت مکاتبات، مدیریت فرایندها، مدیریت اسناد، مدیریت جلسات و مصوبات، مدیریت اسناد شعبه و سیستم ارتباطات یکپارچه را ارائه می‌دهد. همچنین، این سامانه دارای نسخه تلفن همراه نیز هست تا کاربران بتوانند با ورود به سیستم اتوماسیون اداری کمیته امداد در هر جایی و با هر اینترنتی، از این سیستم استفاده کنند.
اتوماسیون اداری آی کن
اتوماسیون اداری آی کن که با نام نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین هم شناخته می‌شود، راهکاری جامع برای کمیته امداد امام خمینی به شمار می‌رود، چراکه علاوه بر رفع نیازهای اساسی این سازمان در بحث فرآیندها و مکاتبات اداری، می‌تواند با اتصال به سایر نرم افزارهای سازمان مانند نرم افزار حسابداری، سیستم حضور و غیاب، کارگزینی، انبار و …، یک سیستم یکپارچه اتوماسیون اداری بدون گردش کاغذ و کاملا هماهنگ را ارائه دهد.
همچنین، سیستم اتوماسیون اداری فرزین بر پایه زیرساخت BPMS ساخته شده است و به این ترتیب، برای استفاده از آن نیازی به فراهم کردن زیرساخت‌ها جدید نیست و این نرم افزار کاملا تحت وب است. همچنین، سرعت و امنیت بالای اتوماسیون فرزین در ساخت فرم‌های مختلف و مدیریت کردن فرایندهای سازمان، می‌تواند برای کمیته امداد بسیار مفید باشد.
با نصب اتوماسیون اداری کمیته امداد، کاربران می‌توانند علاوه بر استفاده از امکان ایجاد گزارش‌ها و آرشیو مدارک، با استفاده از نرم افزار چت درون‌برنامه‌ای این اتوماسیون، کانال و گروه بسازند و به راحتی به گفتگو و تبادل پیام و اسناد بپردازند.
به علاوه، در اتوماسیون اداری فرزین امکان تعریف چارت سازمانی چندسطحی تعبیه شده است تا بتواند واحدهای سازمانی و سمت‌ها را دسته‌بندی کرد که این امر کار ارسال بخشنامه‌ها در کمیته امداد را به ادارات استانی و شرکت‌های تابعه آسان‌تر می‌کند.
در ضمن، هیچ جای نگرانی برای آموزش کاربران وجود ندارد، چرا که این سامانه علاوه بر ارائه آموزش نصب اتوماسیون اداری، دارای آموزش‌های متعدد برای بخش‌های مختلف سامانه نیز هست که به زبانی ساده و گویا، تمام کاربران را در همه فرایندهای راهنمایی می‌کند.
بهترین اتوماسیون اداری کمیته امداد
به منظور انتخاب بهترین گزینه در مورد اتوماسیون اداری کمیته امداد، بهترین کار استفاده از یک دموی رایگان است. به این ترتیب، پیش از سرمایه‌گذاری روی یک اتوماسیون اداری، می‌توان از طریق دمو اتوماسیون اداری پی برد که آیا اتوماسیون مورد نظر با اهداف و ارزش‌های این سازمان مطابقت دارد یا نه. . به این ترتیب، شما می‌توانید با خیال راحت و بر اساس آزمایش‌ها و بررسی‌های دقیق، اتوماسیون خود را انتخاب کنید و ریسکِ از دست دادن سرمایه خود برای اتوماسیونی که به دردتان نمی‌خورد را به کمترین حد برسانید.
نتیجه‌گیری
کمیته امداد امام خمینی، مانند هر ارگان و سازمان بزرگ دیگری، برای مدیریت بهتر اطلاعات و اسناد خود، و همچنین به منظور تسهیل در کارهای اداری و ارتقای بهره‌وری کارکنان خود، نیاز به یک سیستم اتوماسیون اداری به‌روز و مبتکرانه دارد. اتوماسیون اداری کمیته امداد می‌تواند با ارائه امکانات فناورانه متعدد، کارهایی از قبیل نامه‌نگاری‌های اداری، تبادل فایل و اسناد مختلف، ارتباط‌گیری کارکنان با یکدیگر، مدیریت و ذخیره‌سازی اسناد و … را تسهیل کند. همچنین، این اتوماسیون با خودکارسازی بسیاری از فرایندهای اداری، در زمان و هزینه کارکنان صرفه‌جویی می‌کند و به این ترتیب کارآمدی و بهره‌وری سازمان را ارتقا می‌بخشد.
