امضای الکترونیکی ( دیجیتال ) چیست و چگونه کار میکند؟

امضای دیجیتال یا Digital Signature یکی از ضروریات دنیای تجارت آنلاین است که به عنوان یک روش امنیتی برای تأیید اصالت و امضای الکترونیکی اسناد و اطلاعات استفاده می‌شود. با گسترش استفاده از اینترنت در دنیای امروز، برای تسریع انجام امور مشاغل زیادی وارد دنیای تجارت الکترونیک شده‌اند. یکی از این امور، انجام آنلاین فعالیت‌های تجاری‌ست که به امنیت ویژه‌ای نیاز دارد.

یکی از تمهیداتی که برای جلوگیری از شنود و سرقت اطلاعات در دنیای تجارت الکترونیک در نظر گرفته شده، تعیین و ایجاد امضای الکترونیکی یا دیجیتال است. همان‌طور که از نام آن برمی‌آید، نمونه امضای دیجیتال در دنیای مجازی کارت هویت شما قلمداد می‌شود؛ انتخاب بهترین امضای الکترونیکی یا دیجیتال در کنار کاهش هزینه‌ها و بالابردن دستاوردهای سازمانی، در مدیریت امور کسب‌وکار هم کمک شایانی می‌کند. به همین دلیل از شما دعوت می‌کنیم در ادامه این مقاله با امضای الکترونیکی و دیجیتال در سطح تخصصی‌تر آشنا شوید.

امضای دیجیتال چیست؟

امضای دیجیتال نوعی امضای الکترونیکی‌ست که از فناوری رمزنگاری برای ایجاد گواهی دیجیتال در راستای ارائه مدرکِ هویتی استفاده می‌کند. این فرآیند با استفاده از الگوریتم‌های رمزنگاری ایجاد می‌شود و به صورت یک کلید عمومی و یک کلید خصوصی برای فرد یا سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

برای ساخت امضای الکترونیکی یا دیجیتالِ هر فرد یا سازمان ابتدا باید یک زوج کلید عمومی و خصوصی ایجاد شود؛ کلید عمومی برای تأیید امضای الکترونیکی که به صورت عمومی در دسترس است، و کلید خصوصی برای ایجاد امضای دیجیتال استفاده می‌شود و باید محرمانه نگهداری شود.

زمانی که یک فرد یا سازمان می‌خواهد اطلاعاتی را امضا کند، ابتدا با استفاده از کلید خصوصی خود، امضای دیجیتال را ایجاد می‌کند. سپس  امضای دیجیتال و اطلاعات مورد نظر با استفاده از کلید عمومی مربوط به فرد یا سازمان دیگری که می‌خواهد امضای دیجیتال را تأیید کند، رمزگشایی می‌شود. اگر اطلاعات با کلید عمومی مطابقت داشته باشد، این نشان می‌دهد که امضای دیجیتال معتبر است و اصالت اطلاعات تأیید می‌شود.

با ایجاد یک اثر انگشت دیجیتال منحصر به فرد، امضاهای دیجیتال با تأیید هویت امضاکننده، بالاترین سطح تضمین امنیتی را ارائه می‌دهند. این پروسه از طریق یک بخش ثالث قابل اعتماد که به آن مرجع صدور گواهی  Certificate Authority یا به فرم اختصار آن(CA) می‌خوانند، انجام می‌شود.

بنابراین، امضاهای الکترونیکی پیشرفته (AES) و امضاهای الکترونیکی واجد شرایط (QES) امضاهای دیجیتالی هستند که با رمزنگاری پشتیبانی می‌شوند و تضمین امنیتی در سطوح مختلف ارائه می‌دهند. امضای دیجیتال تضمین می‌کند که:

• سند معتبر است و از یک منبع تأیید شده آمده است.
• هویت‌ها توسط یک سازمان مورد اعتماد عمومی (CA) تأیید شده است.
• سند از زمان ثبت امضای دیجیتالی دستکاری نشده، چراکه در صورت ایجاد تغییرات، امضا نامعتبر نشان داده می‌شود.

استفاده از امضای الکترونیکی و دیجیتال مانند بهره‌مندی از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب از اتلاف زمان و هزینه جلوگیری می‌کند. حتما این سوال در ذهن شما نقش بسته است که امضای الکترونیکی و امضای دیجیتال چیست و این دو چه تفاوتی با هم دارند؟ در ادامه به این سوالات پاسخ خواهیم داد.

امضای الکترونیکی چیست؟

به عبارت کلی امضای الکترونیکی Electronic Signature نمایش دیجیتالی از مقصود فرد برای امضای یک سند یا قرارداد است. این امضاها می‌توانند اشکال مختلفی داشته باشند؛ از جمله تصاویر اسکن شده از امضاهای دست نویس، نام‌های تایپ شده یا حتی صداهای ضبط شده.

به‌طور ساده‌تر، امضای الکترونیکی به‌جای یک تکه کاغذ فیزیکی اعمال می‌شود، اما تمامی سطوح تضمین امضای الکترونیکی از نظر قانون یکسان نیستند. اگر در صنعتی هستید که به شدت تحت نظارت است و در آن با اطلاعات و داده‌های شخصی و/یا خصوصی سروکار دارید، ممکن است لازم باشد گزینه ایمن‌تری را در نظر بگیرید. به‌طور کلی برای پاسخ به سوال امضای الکترونیکی چیست، باید به انواع آن اشاره کرد:

• امضاهای الکترونیکی ساده (SES) : ابتدایی‌ترین نوع امضاست که درجه امنیت پایینی دارد؛ چراکه هیچ گونه تأیید هویت امضاکننده را ارائه نمی‌دهد.
• مهر الکترونیکی(eSeal)  : معادل دیجیتالی مهر شرکتی‌ست که برای تأیید یکپارچگی و منشاء یک سند الکترونیکی استفاده می شود و همان وزن یک امضای الکترونیکی پیشرفته را دارد.
• امضاهای الکترونیکی پیشرفته (AES): نوعی امضای الکترونیکی‌ست که با استفاده از رمزنگاری از طریق یک گواهی دیجیتال صادر شده توسط یک مرجع، سطح بالاتری از امنیت و احراز هویت را ارائه می‌دهد.
• امضاهای الکترونیکی واجد شرایط (QES): ایمن‌ترین شکل امضای الکترونیکی‌ست که الزامات قانونی خاص را برآورده می‌کند و توسط یک گواهی دیجیتال واجد شرایط(QTSP) پشتیبانی می‌شود.
• eSeals واجد شرایط: این نوع امضاها با یک گواهی واجد شرایط صادر شده توسط QTSP تأیید می‌شوند؛ به این معنی که مالکیت آن برای اراده سطح بالایی از اعتماد تأیید شده است.

تفاوت بین امضای الکترونیکی و امضای دیجیتال چیست؟

تفاوت‌های زیادی بین امضای الکترونیکی و امضای دیجیتال وجود دارد، از فناوری و زیرساخت مورد استفاده برای استقرار و سطح امنیت و احراز هویت گرفته تا چارچوب‌های قانونی و الزامات انطباق در سراسر، موارد استفاده و پذیرش صنعت؛ از جمله:

فناوری و زیرساخت:

امضا الکترونیکی را می‌توان با روش‌های مختلفی اعمال کرد؛ از جمله تصاویر اسکن‌شده از امضاهای دست‌نویس، نام‌های تایپ‌شده یا صداهای ضبط شده. از سوی دیگر، امضای دیجیتال با استفاده از فناوری رمزنگاری، یک اثر انگشت دیجیتال منحصر به فرد از سند ایجاد می‌کند و امنیت و یکپارچگی بالاتری را ارائه می دهد.

سطح امنیت و احراز هویت:

امضاهای دیجیتال سطح بالاتری از امنیت را در مقایسه با امضای الکترونیکی ارائه می‌دهد. امضای الکترونیکی امنیت، اطمینان یا تایید محتوای یک سند را فراهم نمی‌کند.

چارچوب‌های قانونی و الزامات انطباق:

امضای دیجیتالی نیاز به استفاده از گواهی صادرشده توسط یک مرجع واجد شرایط برای تعیین هویت امضاکننده دارد. یک QTSP هویت امضاکننده را تأیید می‌کند و باید مطابق با مقررات باشد. از سوی دیگر، امضای الکترونیکی ممکن است شرایط قانونی را نداشته باشد و پذیرش آن می‌تواند بسته به فضای کار متفاوت باشد.

موارد استفاده و پذیرش صنعت:

اسنادی که به صورت الکترونیکی به ساده‌ترین شکل امضا شده‌اند، در طول سال‌ها و تجربه‌های متمادیِ صنایع مختلف افزایش یافته است. با این حال، امضای دیجیتال به دلیل امنیت و اعتبار قانونیِ افزایش یافته، معمولا در شرایطی که نیاز به سطوح بالاتری از یکپارچگی و عدم انکار وجود دارد؛ مانند تراکنش‌های مالی، اسناد حقوقی، یا قراردادهای حساس ترجیح داده می‌شوند.

امضای دیجیتال چگونه امنیت را بر قرار می کند؟

برای مثال فرض کنید شما می خواهید متنی را که شامل آمار و ارقام مهم شرکتتان است، برای حسابدار از طریق اینترنت ایمیل کنید. این نگرانی در ذهنتان است که اگر شخصی به آن‌ها دسترسی پیدا کند و یا تغییراتی در آن ایجاد کند، چگونه متوجه آن شوید.

 بین خودتان و حسابدار شرکت یک سری کدها و قواعدی را تعیین می‌کنید، اینجا نام رمزنگاری متقارن به میان می‌آید. درست است که شما از یک سری کلید یا کد از قبل تعریف‌شده استفاده کرده‌اید (امضای الکترونیکی)؛ ولی هنوز هم نگران لو رفتن کد ها و دستکاری اطلاعات هستید. زیرا شما از یک سری کلید مشترک هم برای رمزگذاری و هم برای رمزنگاری استفاده کردید.

با توجه به ضعف روش بالا بهتر است از الگوریتم پیچیده‌تری به نام کلید عمومی استفاده کنید. در این روش هم فرستنده و هم گیرنده کلیدهای عمومی و خصوصی را دارند. اطلاعاتی که با کلید عمومی رمز می‌شوند، فقط با کلید خصوصی قابل رمزگشایی است؛ در صورتی که در روش رمز نگاری متقارن، فرستنده و گیرنده یک کلید مشترک دارند و با استفاده از آن به تبادل اطلاعات می پردازند.

کلیدها چه کمکی به امضای دیجیتال می کنند؟

امضای دیجیتال به نوعی همان کلید خصوصی است که به هر فرد داده می شود. از این پس فرد خیالش راحت است که داده‌ها دستکاری نمی‌شود و اگر هم تغییراتی ایجاد کنند، طرفین متوجه آن خواهند شد. به عبارت دیگر فرستنده کل پیام را با کلید خصوصی خود رمز می کند و گیرنده با کلید عمومی شخص فرستنده پیام را رمزگشایی می کند. به این ترتیب، تعیین هویت و تضمین صحت انجام می‌شود؛ چون نامه اگر فقط با کلید خصوصی فرستنده کدگذاری شده باشد، فقط با کلید عمومی او هم رمزگشایی خواهد شد.

مزایای امضای دیجیتال

استفاده از کلید خصوصی یا همان امضای دیجیتال مانند دیگر نرم‌افزارهای اداری مانند نرم‌افزار BPMS مزایای متعددی دارد که مهم‌ترین آن امنیت است. با توجه به توضیحات بالا نحوه عملکرد یک امضای دیجیتال را درک کردیم. اما علاوه بر امنیت که نهاد ایجاد امضای دیجیتال است، مزایای دیگری نیز وجود دارد؛ از جمله:

1. صرفه‌جویی در هزینه و زمان: امضای دیجیتال فرآیند امضا را ساده می‌کند؛ زیرا اسناد را می‌توان فورا امضا و به اشتراک گذاشت و باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش تاخیر در معاملات می‌شود.
2. امنیت پیشرفته: با استفاده از امضای دیجیتال و عناصر رمزنگاری، یک سند امضاشده می‌تواند یکپارچگی و اصالت خود را حفظ کند و با بالا بردن سطح امنیت خطر تقلب و دستکاری را کاهش دهد.
3. صرفه‌جویی در هزینه و پایداری محیطی: یا دیجیتالی شدن این پروسه نیاز به چاپ، کاغذ، جوهر و هزینه پست برطرف می‌شود و با صرفه‌جویی در هزینه‌های مرتبط با اسناد فیزیکی، به پایداری محیط‌زیست نیز کمک می‌کند.
4. تجربه کاربری منعطف: ایجاد امضای دیجیتال اسناد از هر کجا و در هر زمان با استفاده از هر دستگاهی با اتصال به اینترنت امکان‌پذیر است.

معایب امضای دیجیتال

در کنار تمام مزایایی که انواع امضای الکترونیکی یا ایجاد امضای دیجیتال می‌تواند داشته باشد، معایبی هم وجود دارد که هرچند ناچیز اما گاهی مشکلاتی را ایجاد می‌کنند؛ از جمله:

1. وقت‌گیر بودن: امضای الکترونیکی یا امضاهای دیجیتالی به دلیل مدت زمانی که برای تأیید هویت امضا‌کننده لازم است، ممکن است برای قراردادهای روزمره مناسب نباشند. این امر برای افراد یا مشاغلی که معمولا نیاز به امضای اسناد دارند، کار را دشوار می‌کند.
2. هزینه تنظیم اولیه: هزینه‌های مرتبط با امضاهای دیجیتال اغلب بیشتر از اشکال ساده‌تر امضای الکترونیکی است.
3. وابستگی به زیرساخت‌ها: امضاهای دیجیتال به یک زیرساخت کلیدی عمومی امن و قابل اعتماد (PKI) و مراجع تاییدکننده وابسته است. اگر زیرساخت ها در دسترس نباشند، می تواند بر پروسه ثبت امضای دیجیتال تأثیر بگذارد.
4. شناخت حقوقی: با اینکه امضاهای دیجیتالی به‌طور گسترده پذیرفته شده‌اند، اما ممکن است در برخی از حوزه‌های قضایی چالش‌های قانونی و نظارتی وجود داشته باشد. اطمینان از قوانین و استانداردهای شغلی مهم است و برای این نکته پیشنهاد می‌شود.
5. محدودیت در کاربری آفلاین: امضای الکترونیکی و دیجیتال معمولا به دسترسی کلید خصوصی امضاکننده نیاز دارند که ممکن است در سناریوهای آفلاین چالش برانگیز باشد. برخی از سیستم‌ها برای پرداختن به این موضوع از توکن‌های سخت افزاری یا عناصر ایمن استفاده می‌کنند که مشکل را تا حدود رفع اما به پیچیدگی آن اضافه می‌کند.

با وجود این چالش‌ها، مزایای امضاهای دیجیتال اغلب از معایت آن فراتر می‌رود و با اجرای مناسب و پیروی از بهترین شیوه‌ها، امضاهای دیجیتال یک راه حل امن و کارآمد برای احراز هویت الکترونیکی و یکپارچگی اسناد ارائه می دهند. مانند دیگر امکانات اتوماسیون اداری، استفاده از تکنولوژی روز، روند انجام امور را ارزان‌تر و ساده‌تر کرده و رسیدن به نتیجه مورد انتظار را تسریع می‌بخشد.

کاربردهای امضای دیجیتال

در حال حاضر امضای الکترونیکی و دیجیتال در بسیاری از کشورهای دنیا کاربردهای گوناگون دارد؛ از صدور ایمیل گرفته تا نقل و انتقالات مالی و امضای اسناد تعهدآور و …. که تحت قواعد خاصی کنترل می‌شود. امضای دیجیتالی این امکان را فراهم می‌کنند تا افراد با اطمینان از لحاظ امنیتی تبادلات خود را انجام دهد. به طور کلی امضای الکترونیکی سه نیاز عمده  زیر را در بستر اینترنت و دنیای مجازی برآورده می‌کند.

• تصدیق هویت: امضای دیجیتال هویت واقعی افراد را مشخص می‌کند؛ بدان معنی که ما مطمئن هستیم شخصی که در حال مکاتبه با ماست، شخص حقیقی و مورد نظر ماست.
• عدم انکار: هر دو سوی مکاتبات، ارسال‌کننده و دریافت‌کننده، نمی‌توانند منکر مبادلات، تعاملات و تبادل‌های صورت گرفته شوند.
• صحت و یکپارچگی: اطلاعات موجود در تبادلات و پیام‌ها تنها برای افراد مورد نظر قابل خواندن هستند و همچنین می‌توان اطمینان حاصل کرد که پیام ها مورد سرقت یا دستکاری قرار نگرفته‌اند.
• جلوگیری از اتلاف زمان در مراودات مالی: پیش از این برای نهایی کردن قراردادها و انجام امور اداری و مالی در شهرهای مختلف زمان بیشتری برای امضای قرارداد و امور مالی تلف کنند، در حالی که امروز در کمترین زمان اجرای این قبیل عملیات نهایی می‌شود.

نتیجه‌گیری

بهره‌گیری از فناوری اطلاعات به منظور تحقق سیاست‌های نظام اداری زمینه‌ساز دولت الکترونیک بوده است که امضای دیجیتال نیز به این هدف را تحقق بخشیده است. در این مجال به صورت مختصر و ساده با مفهوم امضای دیجیتال آشنا شدیم. دانستیم که امضای دیجیتال همانند امضای معمولی که نشان‌دهنده هویت هر فردی است، استفاده می شود؛ با این تفاوت که امضای دیجیتال در بستر اینترنت و تعاملات الکترونیکی در راستای حفظ امنیت هر چه بیشتر مراودات به وجود آمده‌اند و منجر به شفافیت در مراودات مالی و حفظ حریم خصوصی شده‌اند.